29 апреля, 2022 г.
11 отзывов, в среднем 5 из 5

Организация работы отдела продаж по Scrum

В данной статье будет рассмотрена организация работы отдела продаж по Scrum
  1. Scrum вне IT
  2. Марина Ульянова
    Product Owner

Scrum вне IT

Традиционно считается, то Scrum  был создан для организации работы по разработке программного обеспечения в IT – сфере.

Но мало кто задумывается (и что важно применяет!) Scrum  для организации работы в других отраслях. Что печально, так как организация работы по Scrum значительно повышает эффективность бизнеса (об этом мы и поговорим в данной статье).

Тем более, что  первоначально Scrum применялся в организации производства (производственная система компании Toyota) и боевой авиации (цикл OODA концепции применения боевой авиации, включающий в себя четыре составляющих: observe («наблюдать»), orient («ориентироваться»), decide («решать»), act («действовать»)).

Кстати, Scrum зародился совсем недавно:

В 1986 году Хиротака Такэути и Икудзиро Нонака  обращают внимание на то, проекты, над которыми работают небольшие команды из специалистов различного профиля, обычно систематически производят лучшие результаты (назвав это подход «регби»).

И только в 1991 году ДеГрейс и Шталь в книге «Нечестивые проблемы, праведные решения» навал такй подход Scrum.

Итак, что же такое Scrum?

Scrum — легкий фреймворк, который помогает людям, командам и организациям создавать ценность с помощью адаптивных решений комплексных проблем.

Вкратце Scrum требует, чтобы Scrum Master способствовал возникновению среды, в которой:

  1. Product Owner упорядочивает работу по решению комплексной проблемы в Product Backlog.
  2. Scrum Team в ходе Sprint превращает выбранную работу в Increment, несущий ценность.
  3. Scrum Team и заинтересованные лица инспектируют результаты и вносят правки для следующего Sprint.
  4. Повторить.

Справочно: для работы по Scrum рекомендуется использовать Руководство по Scrum, которое было разработано  в начале 1990-х, чтобы помочь людям во всем мире лучше понимать Scrum. Актуальную версию от ноября 2020г. можно скачать по ссылке https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-Russian.pdf

Вернемся к отделу продаж.

Роли в отделе в отделе продаж:

Scrum Master- заместитель руководителя отдела, главный менеджер. Задача, кроме выполнения основных задач следить за тем, чтобы организация работы была по Scrum.

Он несет ответственность за применение Scrum в соответствии с Руководством по Scrum, помогая всем понять теорию и практики Scrum, как внутри Scrum Team, так и в организации.

Product Owner- руководитель отдела.

Он несет ответственность за максимизацию ценности продукта, получаемого в результате работы Scrum Team, отвечает полностью за организацию отдела продаж и выполнение плана)

Scrum Team- менеджеры отдела продаж.

Increment- новые сделки/продажи- выполнение плана продаж.

Product Backlog- перечень мероприятий для выполнения плана продаж.

Роли распределены.  Теперь посмотрим какие мероприятия необходимо проводить в рамках Scrum:

Sprints — согласно руководству по Scrum это отрезок времени, где идеи превращаются в ценность. Это событие фиксированной продолжительности не более одного месяца для обеспечения согласованности.

В случае с организацией работы отдела продаж рекомендуется продолжительность Sprint – 1 неделя.

В ходе Sprint:

  • не вносятся изменения, которые могут поставить под угрозу выполнение цели;
  • не снижается качество;
  • Список задач (Product Backlog) уточняется по мере необходимости;
  • по мере появления новых знаний содержание работы может быть уточнено и пересмотрено с начальником отдела продаж (Product Owner).

Sprint Planning – (инициирует Sprint), планирует работу, которую необходимо выполнить в этом Sprint.

Результатом события становится план, созданный совместными усилиями всем отделом (Scrum Team).

В процессе планирования должны быть получены ответы на вопросы:

  • почему нам нужно выполнить эти задачи?
  • какой результат мы можем показать за неделю?
  • что для этого нужно сделать?

Рассмотрим на примере:

Цель: за неделю заключить новых сделок на 10 млн.рублей.

Процесс планирования выглядит так:

  • почему нам нужно выполнить эти задачи? Для выполнения ежемесячного плана продаж.
  • какой результат мы можем показать за неделю? Заключить новых сделок на 10 млн. руб.
  • что для этого нужно сделать?
  • Обзвонить действующих клиентов и уточнить наличие потребности;
  • Отработать маркетинговые компании и входящий поток;
  • Разослать коммерческие предложения в 100 компаний;
  • Обзвонить ранее обращавшихся, но не совершивших покупку клиентов.

Daily Scrum – ежедневное мероприятие продолжительностью не более 15 минут, где происходит инспекция прогресса в достижении цели, адаптация списка мероприятий по мере необходимости, корректировка запланированной предстоящей работы.

Данное событие проводится в одно и то же время, в одном и том же месте, каждый рабочий день (очень похоже на «утреннюю планерку»).

Sprint Review мероприятие для  инспекции результата за неделю (Sprint) и выявление возможностей для адаптации.

Менеджеры отдела продаж представляет результаты своей работы ключевым заинтересованным лицам (обычно начальнику отдела и начальнику подразделения), и обсуждают прогресс в достижении цели.

Для отдела продаж рекомендуемая продолжительность данного мероприятия не более 40 минут 1 раз в неделю в пятницу во 2 половине дня.

Sprint Retrospective завершает Sprint.

Здесь менеджеры отдела продаж  обсуждают, что прошло хорошо за неделю, с какими проблемами они столкнулись, и как эти проблемы были (или не были) решены,  так же  определяют наиболее полезные для повышения эффективности изменения. Улучшения с самым высоким влиянием реализуются в кратчайшие сроки. Они могут даже быть добавлены в список мероприятий на следующую неделю.

В отделе продаж рекомендуется проводить в понедельник вначале рабочего дня или в пятницу в конце дня.

Давайте  сравним эффективность  традиционной организации работы отдела продаж и организации работы по Scrum :

Организация работы по ScrumТрадиционная организация работы  отдела продаж
Высокая за счет постоянной обратной связиНизкаяГибкость/Адаптивность
Сотрудники совместно с руководителем определяют перечень мероприятий для достижения целиМинимально, обычно руководитель принимает решения и дает задания, а менеджеры их исполняютУчастие сотрудников в процессе
Менеджеры отдела продаж сами определяют мероприятия для достижения цели и соответственно относятся к их выполнению максимально ответственно.На руководителе, так как он принимает решение и вырабатывает стратегию.Ощущение ответственности за результат
Максимальная- так как  через неделю должен быть конкретный измеримый результатНе самая высокая–акцент идет на процесс и выполнение задач руководителяРезультативность
Ежедневно (на Daily Sprint) и еженедельно (на Sprint Review и Sprint Retrospective)По итогам месяца по результатам выполнения плана продажОбратная связь

Как видим, организация работы отдела продаж по Scrum гораздо эффективнее традиционной организации работы. Более того, достоинство организации работы по Scrum в том, что переход на такую систему не требует значительных материальных вложений, но сложность заключается в том, что этот требует значительной перестройки сознания сотрудников и разделения ими ценностей Scrum (что зачастую бывает очень и очень сложно!!).

Кстати организовать работу по Scrum возможно не только отделу продаж, но и любому другому отделу компании, который имеет нестандартную/не имеющую четких алгоритмов решения проблему/задачу и возможность в течении Sprinta  выдать продукт, несущий ценность.