Почему коробочные решения являются простым и удобным выбором для бизнеса. Обзор ключевых преимуществ готовых продуктов и советы по выбору подходящего решения.

Коробочное решение – это программа или аппаратное решение, которые имеют готовый функционал, предназначенный для общего пользования. То есть такой продукт имеет универсальную основу, которая подходит под разные виды деятельности. Это дает возможность интегрировать ПО практически в любую организацию, чьи потребности оно удовлетворяет в наибольшей степени. Чаще всего коробочные решения используют в банковской сфере, коммерческой сфере и ритейле.

Коробочное решение является готовым продуктом, который могут предлагать различные конкурирующие компании на рынке. Каждый из них будет утверждать, что их продукт лучше, потому что может решать бОльшее количество задач.

На что стоит обратить внимание при выборе коробочного решения, чтобы подобрать наиболее оптимальный вариант цены/качества для своей организации.

Какие потребуются затраты на то, чтобы в дальнейшем поддерживать работоспособность ПО?

Ответ на этот вопрос даст понять, имеет ли компания достаточное количество финансов на то, чтобы не только внедрить новый продукт в бизнес–процессы, но и обеспечивать его дальнейшую работоспособность. В некоторых случаях недостаточно заплатить только за лицензию, иногда требуется открытие дополнительного функционала, подходящего под специфику организации.

Как будет осуществляться дальнейшее развитие и обновление продукта?

Этот вопрос особенно актуален в нашей стране, так как после увеличения количества санкций, отечественные потребители софта столкнулись с ограничениями в обновлении ПО и приложений. Кто–то из импортных разработчиков перестал оказывать поддержку, кто–то усложнил оплату и заметно ее повысил. Поэтому компании начали переходить на аналоговые ПО и софт из России, стран СНГ и Евразии.

На каких условиях предоставляется данное коробочное решение и какие у него есть дополнительные возможности?

Ответ на этот вопрос, по сути, не только объединяет два предыдущих, но и делает их шире. Здесь руководство компании может понять, готово ли оно пойти на какие–то уступки и переплачивать, или они готовы рискнуть и обратиться в компанию по заказной разработке. То есть, по сути, это просчет финансовых вложений, как скоро они окупятся в той или иной ситуации. К тому же некоторым компаниям важно, чтобы они имели возможность самостоятельно менять структуру коробочного решения под собственные нужды. Не каждый разработчик готов предоставить такое право.

Сможет ли текущая система выдержать нагрузку? Требуется ли обновление технологий и архитектуры?

Подготовка существующей техники для установки нового ПО или софта так же крайне важна. Особенно в тех случаях, когда требуется обновление не просто программы на компьютере, а на рабочем оборудовании и станках. В некоторых случаях это может повлечь за собой дополнительные затраты, так как «железо» может оказаться просто–напросто устаревшим. То есть оно не сможет поддерживать никакое, даже самое легкое ПО. Тогда, возможно, будет рассматриваться частичная автоматизация системы.

Имеет ли решение открытый код для самостоятельной доработки? Возможна ли кастомизация продукта под запросы пользователя? Сколько это займет времени и как много на это потребуется средств?

Как мы уже упоминали ранее, некоторые компании могут выбрать коробочное решение по той причине, что его гораздо быстрее, проще и дешевле интегрировать, чем продукт заказной разработки. Но в этом случае может потребоваться доработка либо силами клиента, либо силами разработчика. Важно понять, сколько средств ещё придется вложить и как долго придется ждать реализации изменений.

Какие созданы условия безопасности? Существует ли риск утечки персональных данных пользователей? Может ли быть нарушена коммерческая тайна?

Независимо от сферы деятельности, каждая компания дорожит своими данными, в первую очередь коммерческими. Поэтому при выборе коробочного решения важно, чтобы разработчик смог создать безопасные условия для пользования продуктом. Это также означает контроль личных данных сотрудников. Если их номера телефонов окажутся слиты, то этим могут воспользоваться мошенники.

Разумеется, это дополнительные, развертывающие вопросы, которые возникают сразу после изучения функционала и прочих возможностей коробочного решения. После того, как выбор был совершен, наступает внедрение, которое для удобства делится на несколько этапов.

В каждой организации процесс будет несколько отличаться, но он будет состоять из таких шагов:

Изучение и анализ текущего состояния бизнес–процессов.

Осуществляется для поиска узких мест, требующих оптимизации. Благодаря этому руководство может принять управленческие решения. Они выберут наиболее подходящую стратегию, которая позволит улучшить бизнес–процессы с учетом текущих возможностей компании.

Определение требований к ИТ–продукту.

В идеале ПО или софт должны автоматизировать большинство задач, чтобы оптимизировать наибольшее количество бизнес–процессов. То есть у него должно быть достаточно много полезных функций: совместимость с большим количеством форматов документов, возможность интеграции с другими программами и т.д. Набор требований будет отличаться от типа организации и ее рода деятельности. Чем больше компания и сложнее сфера, тем больше будет индивидуальных запросов. Все это требует дополнительного финансирования в случае, если ИТ–продукт не имеет необходимых функций и опций.

Описание технических требований и ресурсов.

Это требуется клиенту, чтобы понимать свои текущие возможности и требуют ли они доработок и вложений. Это необходимо и разработчикам, чтобы предложить наиболее оптимальное коробочное решение. Может оказаться, что ПО или софт не соответствуют тем условиям, которые в настоящий момент существуют в организации. В таком случае руководство будет принимать решение либо о замене оборудования, либо использовать ИТ–продукт с минимальными возможностями, которые потянет старое.****

Выделение бюджета и покупка ПО или софта.

После того, как выбор был сделан, осуществляется приобретение ИТ–продукта. Важно, чтобы менеджеры компании–разработчика грамотно составили все необходимые документы. Как минимум в них должны быть указаны: исполнитель и получатель, все условия пользования, а также контактные данные обеих сторон. Это необходимая юридическая защита участников договора.

Чем быстрее окупятся вложенные средства, которые были потрачены на коробочное решение, тем более выгодным было предложение. На это влияет множество факторов, и их, разумеется, нужно учитывать. Здесь важно просчитать возможные внутренние и внешние риски. По возможности, можно привлечь дополнительные инвестиции, которые обеспечат успешный переход на новый ИТ–продукт и его дальнейшую эксплуатацию.

Подготовка команды и обучение.

Внедрение коробочного решения — это значительное изменение в привычных бизнес–процессах компании. Поэтому перед внедрением важно оповестить сотрудников организации о том, что в скором времени произойдет оптимизация, которая позволит улучшить все процессы. Большое значение имеет именно подача. Если команда узнает об изменениях в положительном ключе, будет знать, для чего осуществляются перемены, почему они полезны, то проще принять предстоящие изменения.

Кроме того, внедрение нового ПО или софта потребует обучения, даже если текущее имеет схожий функционал. Освежить знания будет совсем не лишним, к тому же у каждого ИТ–продукта существуют свои нюансы. Также во время обучения сотрудники смогут задать все интересующие вопросы, которые позволят им в дальнейшем эффективно выполнять свои обязанности в новых условиях.

Внедрение и сбор данных.

После того, как коробочное решение было внедрено в бизнес–процессы компании, важно осуществлять сбор данных и разработать метрики для измерения эффективности. Таким образом, в будущем компания сможет провести анализ и оценить, насколько удачным было выбранное решение для компании. Кроме того, эту информацию можно будет использовать для того, чтобы обратиться к разработчикам с просьбой расширить функции и опции ИТ–продукта специально для организации.

Сопровождение и обновление.

Важно, чтобы все специалисты, которые взаимодействуют непосредственно с коробочным решением со стороны клиента, были максимально вовлечены в процесс. В таком случае они смогут дать адекватную обратную связь по ИТ–продукту руководству. Возможно, сотрудники столкнулись с трудностями обновления программы или какими–либо багами. Тогда об этом требуется сообщить разработчикам. Они предложат возможные варианты решения проблемы.

Коробочное решение является лишь одним из возможных вариантов, которым может воспользоваться компания для оптимизации своих бизнес–процессов. Оно имеет свои достоинства и недостатки, о которых мы расскажем ниже.

Преимущества коробочного решения.

• Быстрая и легкая интеграция.

Разработчики стараются сделать ИТ–продукт доступным, чтобы каждый желающий мог справиться с установкой самостоятельно. К тому же часто разработчики имеют обучающий материал, позволяющий разобраться в ПО или софте.

• Приемлемая цена.

Поскольку решение является скорее универсальным, то оно рассчитано на достаточно большую аудиторию. Соответственно, и цена у него будет более доступная, чем у продукта, созданного по заказной разработке. Из числа представленных предложений на рынке, всегда можно найти наиболее приемлемое в соотношении цена/качество.

• Автономная работа.

Коробочное решение является готовым продуктом, которое не требует постоянного присутствия разработчиков. Оно прошло множество проверок для того, чтобы снизить риск возникновения ошибок. Обычно исправление каких–либо багов осуществляется через релизы. Также в пакете обновлений могут стать доступны изменения, которых не было в предыдущих версиях. Это хоть и готовое решение, но разработчики все–таки прилагают усилия для того, чтобы сделать ПО или софт лучше.

В случае, если конечный пользователь столкнулся с какими–то индивидуальными сложностями, то он может обратиться в техническую службу поддержки разработчика коробочного решения.

• Возможность персональной настройки.

Несмотря на то, что коробочное решение рассчитывается на абсолютно разные компании с разными потребностями, разработчики стараются оставлять место для маневров. То есть конечный потребитель сам выбирает наполнение в соответствии со своей сферой и запросами. Некоторые создатели коробочных решений оставляют код открытым, что дает возможность создавать максимально подходящее ПО или софт с учетом индивидуальных особенностей. В этом случае клиент может нанять специалиста, который доведет коробочное решение для компании до ума.

• Совместимость с другими ПО и софтом.

Если ИТ–продукт не имеет возможности интеграции с другими продуктами на рынке, то он не достаточно ценен для потребителя. Иногда для управления бизнес–процессами используется несколько систем и программ, каждая из которых имеет свое назначение. Тогда коробочное решение используется в качестве шины, либо полной замены.

Но если бы коробочное решение было настолько прекрасным, тогда бы у компании не было потребности в альтернативных вариантах. Поэтому теперь разберем недостатки.

• Авторские права на коробочное решение принадлежат только разработчикам.

Если компания захочет переделать продукт под собственные запросы, то потребуется обратиться к его создателям. Те, в свою очередь, оценят рентабельность изменений и определят, сколько они будут стоить, а также какое количество времени потребуется на их разработку.

• Ограничения в функционале.

Как бы ни старались разработчики коробочного решения сделать его гибким и универсальным, все–таки всем угодить не получится. То, что используется в одной сфере деятельности, может не пригодиться в другой и наоборот.

• Ограниченность в контроле действий.

Опять же, по причине наличия авторских прав и ограничений доступа к коду, пользователь не может самостоятельно не только переделать продукт под собственные нужды, но даже устранить какие–то существенные недостатки.

• Ненужные функции.

Лицензии на использование продукта могут быть разные. Можно примерно подобрать наиболее оптимальный вариант, но не всегда. В некоторых случаях пользователю приходится переплачивать за те функции и опции, которыми он пользоваться не намерен, а убрать он их не может.

• Долгая и дорогая кастомизация продукта.

Компания может принять решение использовать коробочное решение, чтобы быстро осуществить переход и внедрить продукт в бизнес–процессы. Однако, спустя время в некоторых организациях возникает потребность в доработке. Причем не в том, чтобы добавить пару опций, а в том, чтобы внести существенные изменения в соответствии с запросами клиента и сферы.

Обычно такие изменения занимают много времени. Так как существует очередь из компаний, которые хотели бы доработать продукт. Соответственно и стоить это будет дороже, чем просто готовый продукт по подписке. Не каждая компания–заказчик к этому готова ни морально, ни материально.

• Более низкий уровень защиты.

Несмотря на то, что готовое решение ценится за то, что оно работает практически бесперебойно, у него есть слабые бреши в безопасности. Такие продукты можно найти в общем доступе, а значит, существует возможность изучения и поиска слабых сторон ПО или софта. Тогда их можно использовать для проникновения в систему компании, которая использует это коробочное решение. В зависимости от деятельности организации последствия могут быть довольно тотальными.

Для коробочного решения главным «противником» на ИТ–рынке является заказная разработка.

После 2022 года ее доля выросла аж на 20%, что совсем не удивительно. Зарубежные вендоры массово покинули российский рынок. Кто–то разорвал контракт или продал свою долю в бизнесе, кто–то ужесточил условия, что, разумеется, привело к поиску альтернативных решений.

Компании в большинстве своем так или иначе справляются с новыми условиями. Некоторые делают это за счет импортозамещения и выбирают отечественные коробочные решения либо те, которые предлагают в странах–партнерах. Другие организации обратились к заказной разработке. Причин выбрать последний вариант достаточно. Среди них такие, как:

• Разработка ИТ–продукта осуществляется в соответствии с запросами заказчика. То есть ПО или софт будут содержать только те функции, которые важны для компании и подходят именно под ее специфику.

• Заказчик получает исходный код и авторские права на пользование. Это дает возможность в дальнейшем без препятствий осуществлять доработку продукта как самостоятельно, так и с помощью разработчика. В целом клиент может использовать ИТ–продукт по своему усмотрению и, например, продавать его другим компаниям на рынке.

• Продукт заказной разработки более гибкий и легче масштабируется вместе с ростом компании–заказчика. Соответственно, процесс кастомизации будет менее трудоемким.

• Не требуется доплачивать за лицензию. Продукт переходит в полное пользование заказчика, поэтому компания не нуждается в том, чтобы получать разрешение, платить за ненужные функции и услуги и т.д.

• Поскольку код продукта открыт, существует возможность самостоятельного технического сопровождения. То есть проводить проверки и исправлять ошибки ПО может штатный программист компании–заказчика. Те, кто не обладает такими ресурсами, за сопровождением обращаются к разработчикам.

• Можно создать продукт, который будет иметь высокую конкурентоспособность на рынке, что не только улучшит показатели компании, но и повысит ее статус в сфере деятельности.

Все это прекрасно работает, когда заказчик имеет представление о том, каким должен быть конечный продукт. То есть он тщательно изучил текущее положение дел в компании, чтобы сформировать ее главные триггеры, по которым следует ударить. Если нет, то будет сложнее. Хотя грамотная компания–разработчик предоставляет собственных аналитиков и тестировщиков, которые могут провести все необходимые исследования и анализы. Они это сделают даже более профессионально, так как имеют большее количество инструментов для этого, а также соответствующий опыт.

В целом заказная разработка является дорогостоящим и трудоемким процессом. Часто она создается в ограниченных временных и ресурсных условиях, от чего может страдать качество самого продукта. То есть в сравнении с коробочным решением, оно будет более подвержено различным ошибкам. Правда, как правило, эта проблема решается за счет постоянного тестирования и улучшений.

Если замена ПО или софта требуется срочно, то коробочное решение будет более правильным вариантом. Создание продукта от идеи до его запуска в эксплуатацию может длиться не просто месяцы, а годы. Особенно, если это какая–то сложная сфера типа авиастроения. Как правило, в таком случае задействованы разные дочерние компании и посредники. Для их управления создаются сложные системы, закрывающие специфические задачи, присущие данной сфере.