Подходы визуального управления для улучшения производительности. Принципы и инструменты для создания наглядных и эффективных рабочих процессов.

Визуальное управление – это метод управления, при котором менеджер принимает решения и осуществляет действия на основе визуальной информации, которую он получает через анализ и интерпретацию графических изображений. Под графическими изображениями понимаются различного рода графики, диаграммы и блок–схемы, отображающие рабочие и бизнес–процессы.

Такой метод управления может быть применен в различных областях, от авиастроения до робототехники. В его основе лежат такие принципы, как:

Визуализация данных.

Для облегченного восприятия информации о рабочих и бизнес–процессах происходит визуализация данных. Она выражается в таких формах, как дашборды, графики, диаграммы и прочие графические элементы.

Прозрачность и доступность.

Благодаря визуализации информацию удается сделать доступной для всех участников проекта. Таким образом удается добиться прозрачности и общего понимания текущего состояния проекта. Все ответственные лица бизнес–процессов должны иметь доступ к инструментам визуализации данных, чтобы фиксировать свой прогресс и достижения команды.

Мониторинг и анализ.

В рамках визуального метода управления проектами могут быть практически любые процессы и их результаты. Эти данные позволяют наблюдать за прогрессом и анализировать производительность проекта. Таким образом удается выявить проблемы, чтобы предпринять корректирующие меры в срочном порядке.

Планирование и управление ресурсами.

Кроме того, визуальное управление используется для постановки планов проекта, управления задачами, а также для распределения ресурсов. Наглядное представление данных о прогрессе рабочих и бизнес–процессов дает возможность определить – потребуются ли дополнительные вложения в развитие проекта, или получится сэкономить некоторые ресурсы и добиться большей результативности.

Визуальные коммуникации.

Визуализация данных также служит средством коммуникации между членами команды проекта, заказчиками и другими заинтересованными сторонами. Визуальные диаграммы и отчеты можно использовать для презентации результатов, или, например, для того, чтобы наглядно показать сильные и слабые стороны работы.

Автоматизация и интеграция.

Чтобы получить больше пользы от работы с инструментами визуализации данных, их можно интегрировать с другими программными обеспечениями, которые помогают в управлении командой. Таким образом можно автоматизировать процессы и обновлять визуальные данные в режиме реального времени.

Внимание к деталям.

Визуальное управление проектами позволяет уделять внимание деталям. Все процессы становятся более прозрачными и развернутыми, что способствует лучшему контролю и управлению ими.

Эти принципы помогают сделать управление проектами более эффективным, так как этот метод помогает находить скрытые проблемы и ресурсы компании.

Метод визуального управления возможно применить в различных областях, от производства автомобилей до сельского хозяйства. Разумеется для этого используются различные инструменты. Это помогает проектному менеджеру и команде лучше понимать текущее положение дел, выявлять проблемы, чтобы затем принимать обоснованные управленческие решения. Вот некоторые из инструментов, которые используются для визуального управления:

Графические диаграммы Ганта.

Диаграммы представляют собой горизонтальные полосы, где каждая из них является задачей. Продолжительность определяется на временной шкале. С помощью диаграммы Ганта можно визуализировать весь процесс на пути к достижению цели. То есть каждая отдельная горизонтальная полоса – это отдельная подзадача, которую требуется выполнить к определенному сроку.

Канбан–доски.

Японский метод управления рабочими и бизнес–процессами через визуализацию на карточках. Они включают в себя столбцы, где каждый из них является отдельным этапом работы, и карты задач. Каждая из этих карточек несет в себе всю необходимую информацию о том, что нужно сделать и кто является ответственным. По мере готовности, они перемещаются из столбца в столбец, то есть проходят все этапы рабочего процесса.

Диаграммы Перт.

Program Evaluation and Review Technique используются для анализа и визуализации зависимостей между задачами в сложных и трудоемких проектах. Подразумевается, что в работе существуют некоторые неопределенности, которые не мешают создать рабочий график проекта. Главная цель данного метода заключается в том, чтобы отследить, сколько времени требуется на выполнение каждой отдельной задачи, а количество минимального времени для выполнения всего проекта.

Балансировка ресурсов.

Проектные менеджеры могут осуществлять управление ресурсами с помощью визуальных инструментов. Блок–схемы отражают пути, по которым направляются различные материальные и нематериальные ресурсы. Таким образом можно определить места дефицита и профицита. Затем менеджер принимает решение о перераспределении ресурсов.

Инфографика.

Этот инструмент может отображать такую информацию, как бюджет, сроки, ключевые показатели эффективности. Инфографика включает в себя разного рода диаграммы и графики с актуальными данными по различным задачам. Создаются с помощью графических программ.

Программное обеспечение для управления проектами.

Microsoft Project, Trello, Asana, Jira, и другие программные обеспечения предоставляют визуальные средства для управления проектами. Это инструменты автоматизации, которые могут самостоятельно осуществить анализ на основе предоставленных данных, а результат представить в виде графического изображения.

Дашборды.

Специальная программа с набором утилит, которые ещё называют виджетами. Она представлена в виде интерактивной аналитической панели с графическим интерфейсом. ПО устанавливается на специальные планшеты, которые используются в процессе работы. Таким образом удается следить за всеми рабочими и бизнес–процессами в режиме реального времени: находить слабые места, чтобы принимать оперативные управленческие решения.

Пример:

Визуальное управление можно использовать на любом массовом производстве. Для этого необходимо установить специализированное программное обеспечение, которое будет отображать нагрузку на линии, показывать провалы в работе, проводить диагностику оборудования и выполнять многие другие полезные задачи. Результаты всех исследований будут отображаться в виде графиков и диаграмм, что позволит провести анализ эффективности и произвести необходимые изменения.

Как и в любом другом методе управления, визуальное также имеет свои риски и ограничения. Ниже рассмотрим некоторые из них:

Ограниченная информация.

Некоторые инструменты визуализации не могут обрабатывать сложную или неполную информацию. Тогда конечные результаты не будут точными: графики и диаграммы не покажут проблемных мест или возможностей для развития.

Субъективность.

Несмотря на то, что визуализация данных происходит на основе актуальной информации с использованием метрик, ее интерпретация осуществляется человеком. Это в свою очередь приводит к риску субъективной оценки и ошибкам. Один и тот же результат может быть прочитан по–разному в зависимости от степени квалификации человека, который его интерпретирует.

Восприимчивость к ошибкам и утомление.

Проведение анализа, даже при наличии визуализации данных, является трудоемким процессом. Здесь свою роль может сыграть человеческий фактор, когда менеджер не обратил внимание на какую–то деталь из–за усталости или даже чувства голода.

Недостаточная скорость реакции.

В некоторых случаях, когда визуализация производится не в автоматическом режиме, а в ручном, может пострадать актуальность информации. Кроме того, если полученные данные сразу же не применить в процессе принятия управленческих решений, то ценность визуализации так же падает.

Невозможность работы в условиях ограниченной видимости.

В некоторых ситуациях, когда инструменты визуализации, такие как дашборды, используются в природных условиях, их эффективность может снизиться. Это может произойти из–за погодных условий таких, как туман, дым, низкая освещенность или наоборот слишком яркое солнце. В этом случае не получится осуществлять фиксацию данных или проводить анализ в режиме реального времени.

Ограниченная масштабируемость.

Не все инструменты визуализации могут масштабироваться с учетом сложности и размеров задач. Поэтому не всегда получится одновременно отслеживать большое количество объектов или анализировать обширные данные.

Зависимость от оборудования.

Помимо компьютера или ноутбука для визуального управления часто требует наличие специализированных камер, сенсоров и другого оборудования. С их помощью происходит сбор информации, которая затем идет на обработку и анализ. Это дополнительная статья расходов. Кроме того, оборудование может быть подвержено сбоям или неисправностям.

О том, как избежать подобных рисков, расскажем в следующем разделе.

Чтобы избежать рисков при визуальном методе управления, необходимо обращаться к надежным практикам и стратегиям. По сути данный метод является не самостоятельным, а вспомогательным. Он позволяет наглядно показать все процессы и их исполнителей, а также другие ответственные и заинтересованные лица.

Несмотря на то, что информация становится наглядной и прозрачной, существуют риск, о которым мы рассказали выше. Теперь узнаем, каким образом можно решить возникающие проблемы:

Подготовьтесь и обучитесь.

Использование виртуальных инструментов для осуществления проектами требует определенного набора навыков и опыта. Они необходимы для того, чтобы правильно формировать данные в виде графических изображений. Также важно уметь правильно читать графики и диаграммы, чтобы ещё на этапе создания визуализации сократить риск ошибок.

Четкая цель.

Прежде чем приступить к визуализации данных, важно определить, какой цели вы хотите этим достичь. Таким образом получится сфокусировать внимание именно на тех деталях, которые имеют значение в данном анализе информации. Если графики и диаграммы будут отображать слишком много ненужной информации – это увеличит риск возникновения человеческого фактора.

Используйте надежные инструменты.

Осуществить качественную визуализацию можно только с качественными инструментами. Выберите надежные программы и софт, которые имеют разработанную механику. Важно, чтобы ПО или приложения работали в соответствии с действующим законодательством и были безопасными для обработки внутренних данных компании.

Коммуникация и сотрудничество.

В случае использования метода визуального управления, обеспечьте доступ к его инструментам для всех ответственных лиц. Таким образом, они не только будут в курсе нынешних положений дел, но также смогут добавить необходимые данные, чтобы актуализировать их.

Разрабатывайте планы срочных действий.

Имейте в виду, что риски могут возникнуть в любой момент. Причем их могут спровоцировать те обстоятельства, которые совершенно от вас не зависят. Поэтому разработайте планы срочных действий для непредвиденных событий.Постоянное совершенствование.

Принцип непрерывного улучшения позволит эффективно подходить к методу визуального управления. Адаптируйте инструменты к изменяющимся обстоятельствам, чтобы поддерживать актуальность и снижать риск ошибок.

Благодаря этим практикам, получится снизить риски при использовании визуальных методов управления и увеличить эффективность бизнес–процессов внутри проекта.