Методы и подходы к оптимизации стандартных бизнес-процессов. Как улучшить эффективность работы, снизить затраты и повысить производительность предприятия.

Типовые бизнес–процессы присутствуют в практически в каждом проекте, независимо от того, в какой отрасли он находится. По сути, это стандартные и повторяющиеся последовательности шагов, которые выполняются в компании для достижения поставленных целей. Они составляют основу для работы организации и обеспечивают эффективность процессов и эффективность бизнеса.

Мы можем выделить несколько видов типовых бизнес–процессов, которые присутствуют в большинстве типов компаний, независимо от их размеров и специализаций. А именно, такие как:

Производственные процессы. Подразумевают создание товаров или услуг, которые предоставляет компания. Включает в себя процессы от закупки материалов и заканчивая производством и доставкой. Например, на молочном заводе это будут процессы дойки коровы, пастеризация, расфасовка в тары и доставка в магазины.

Финансовые процессы. Связаны с управлением финансовыми операциями компании: бюджет, учет, отчетность, управление капиталом и инвестициями. Например, на предприятии легкой промышленности это может быть распределение бюджета на приобретение нового оборудования, которое повысить производительность линии.

Маркетинговые процессы. Включают в себя все этапы маркетингового цикла: исследование рынка и целевой аудитории, разработка стратегии маркетинга, внедрение инструментов, продвижение продукта и анализ результатов. Примером таких процессов может служить создание и продвижение новой передачи на телевидении.

Управленческие процессы. Процессы, связанные с разработкой и реализацией стратегических планов, таких как управление ресурсами, постановка целей и контроль выполнения задач. В ИТ–компании это может быть пример создания команды для работы над новым проектом: постановка задач, распределение ролей, определение зоны ответственности и обязанностей, а также определение сроков исполнения.

Кадровые процессы. Это процессы внутри компании, которые включают в себя такие операции, как найм и увольнение сотрудников, обучение персонала, управление производительностью и мотивацией. Примером может служить расширение штата на кондитерской фабрике в связи с открытием нового цеха производства.

Логистические процессы. Это все процессы, связанные с управлением поставкой, а также хранением и доставкой товаров или услуг от поставщиков до клиентов. Например, многим компаниям в последние пару лет пришлось искать новых поставщиков сырья и запчастей, чтобы восстановить эффективность производства.

Это лишь часть типовых бизнес–процессов, которые имеет каждая организация независимо от ее отрасли. Также существуют и свои собственные уникальные бизнес–процессы, отражающие ее специфические потребности и цели.

На самом деле можно оптимизировать любые существующие бизнес–процессы, которые присутствуют в организации. Именно постоянное обновление и усовершенствование процессов дает возможность создавать высокоэффективный проект. Среди процессов, которые можно оптимизировать, есть такие, как:

1. Процесс продаж.

Оптимизировать процесс продаж можно за счет автоматизации таких операций, как оформление заказов, подтверждение заказа, сокращение времени на доставку товаров или на оказание услуг. Это повысит лояльность со стороны клиентов компании.

2. Процесс закупок.

Процесс закупок также можно оптимизировать за счет автоматизации. Это позволит сократить время на проверку и подтверждение заказа, а также упростит процесс осуществления платежей.

3. Процесс производства.

Производство также можно автоматизировать, чтобы улучшить показатели эффективности. Это позволит сократить время на сборку и обработку товаров, а также позволит контролировать качество без риска влияния человеческого фактора. Разумеется, некоторые операции по прежнему будут выполняться в ручном режиме, но это все–таки будет менее трудоемким процессом, чем полностью ручная работа.

4. Процесс управления клиентами.

Работа с клиентами работает больших трудозатрат. К тому же стоит учитывать, что обслуживание покупателей и пользователей может производиться в пределах нескольких часовых поясов, поэтому автоматическая обработка обращений будет как нельзя кстати. Это повысит уровень сервиса обслуживания и уровень удовлетворенности заказчиков.

5. Процесс управления человеческими ресурсами.

Человеческий ресурс является одним из ключевых элементов всех процессов в компании. Процесс управления людьми может включать в себя поиск и найм сотрудников, их обучение, определение обязанностей и назначение задач. Кроме того, этот процесс подразумевает управление режимом работы, отпусками и больничными, а также оплатой труда.

6. Процесс маркетинга и рекламы.

Построение маркетинговой стратегии продвижения продукта или услуги является трудоемким и сложным процессом. Поэтому его оптимизация может значительно упростить выход товара на рынок. Например, можно автоматизировать процесс анализа информации о рынке, конкурентах и целевой аудитории. На основе этих данных может быть создан отчет с предложениями о стратегии продвижения. Для наглядности могут быть использованы графические инструменты визуализации.

Это некоторые из имеющихся бизнес–процессов, которые могут быть оптимизированы. В зависимости от цели, каждая организация может выбрать свои процессы, которые требуют анализа и улучшений.

Чтобы осуществить оптимизацию типовых бизнес–процессов, необходимо пройти несколько ключевых этапов. Они помогут сделать провести улучшения грамотно и снизить риск ошибок. Процесс оптимизации включает в себя такие этапы, как:

1. Анализ процессов.

Сперва нужно начать с проведения анализа текущих процессов. Для этого нужно собрать всю актуальную информацию, которая имеется. Ее можно получить от сотрудников компании, из документации или системы управления. Анализ этих данных позволит выявить узкие места и проблемные области в процессах, которые требуется улучшить.

1. Постановка целей.

Оптимизация всегда подразумевает наличие какой–либо цели. Её верное определение является важным шагом. Целью может быть повышение производительности, снижение затрат, улучшение качества продукта или услуги, сокращение времени цикла производства и прочее. Чтобы провести оптимизацию успешно, необходимо поставить конкретные цели и задачи.

1. Идентификация и реализация улучшений.

Следующим шагом будет идентификация возможных улучшений и их реализация в бизнес–процессе. Например, в результате анализа было выяснено, что требуется автоматизация производственной линии или оборота документации. Кроме того, улучшение коммуникации между участниками процесса также может стать хорошим способом оптимизации, что снизит риск потери данных или дублирования работы. Важно помнить, что улучшения должны быть реалистичными и достижимыми, а их результаты – измеряемыми.

1. Тестирование и оценка.

После того, как будут внесены изменения в процессы, необходимо провести тестирование. Оно нужно для того, чтобы убедиться, в правильности принятых решений. Смогла ли оптимизация действительно привести к желаемым результатам. Они же в свою очередь должны быть сравнены с целями, установленными на этапе постановки.

1. Мониторинг и управление.

Чтобы обеспечить эффективность проекта в долгосрочной перспективе, необходимо установить механизмы мониторинга и управления бизнес–процессами. Это часть постоянного процесса оптимизации, который необходим для поддержания высокого уровня производительности.

1. Повторный анализ и изменение.

Необходимо регулярно проводить анализ бизнес–процессов, чтобы обнаружить другие слабые места и возможности для улучшения. Как мы говорили уже раньше, процесс оптимизации должен быть непрерывным. Кроме того, он должен адаптироваться под новые условия, которые возникают как из–за внутренних, так и из–за внешних изменений.

Оптимизация бизнес–процессов требует немало усилий и тщательной подготовки. Здесь любая ошибка может привести к новым проблемам, которые потребуют больших вложений ресурсов. Поэтому важно, чтобы оптимизацией бизнес–процессов занимались подготовленные специалисты.

Разумеется, что оптимизация в бизнес–процессах будет иметь свое влияние на организацию в разных аспектах. Например, таких, как:

Эффективность работы.

Благодаря новым процессам и внедренным технологиям возможно увеличить эффективность работы организации. С их помощью можно сократить цикл производства, автоматизировать процессы, снизить трудозатраты и издержки. Кроме того, улучшения позволяют открывать новые возможности для развития компании по разным направлениям.

Например, оптимизация производственных процессов позволит увеличить обороты продукции и освоить новую нишу на рынке.

Качество продукции/услуг.

Качество продукции или услуг также можно улучшить за счет проведения оптимизации процессов. Это позволит привлечь новых покупателей и увеличить лояльность среди постоянных.

Например, фабрика по пошиву одежды, может сменить поставщика тканей, что позволит расширить линейку продукции и увеличить долю предложений на рынке.

Улучшение обслуживания клиентов.

Как мы уже говорили ранее, оптимизация некоторых бизнес–процессов может повысить лояльность клиентов. Это можно реализовать через инструменты автоматизации. Например, интернет–магазин может автоматизировать процесс совершения покупок. Обработка заказа будет сопровождаться уведомлениями, которые будут поступать клиенту. Таким образом возрастет уровень доверия к магазину со стороны покупателя и повысит вероятность повторного обращения.

Инновации.

Оптимизация бизнес–процессов может способствовать осуществлению других инноваций в организации. Компания становится более конкурентоспособной на рынке и может создавать новые продукты или услуги, которые будут иметь более высокое качество. Это может способствовать развитию рынка отрасли.

Адаптация к изменяющимся условиям.

Оптимизация бизнес–процессов помогает организации лучше адаптироваться к изменениям внешней среды, требованиям рынка и запросам покупателей. Это позволяет сохранять свою стабильность, конкурентоспособность и рыночную долю.

Не всегда процесс оптимизации может проходить гладко. Иногда этому противостоят внешние факторы, а иногда сами сотрудники организации. Поэтому, прежде чем осуществлять оптимизацию типовых бизнес–процессов, стоит провести глубокий анализ текущей ситуации и ресурсов, а также осведомиться мнением участников команды. В таком случае получится максимально снизить риски и провести успешные изменения.