Узнайте об эффективных методах управления портфелем проектов с использованием Lean подходов, и как это помогает улучшить результаты.

Lean Portfolio Management – это метод управления портфелем, относящийся к бережливому производству. Он получил распространение в эпоху глобальной экономики и развивался под влиянием цифровой революции. Методика Lean Portfolio Management – это принципы управления, которые подразумевают глубокое изучение стратегий организации для дальнейшего перераспределения бюджета на более актуальные проекты.

Работа с инвестиционным портфелем компании требует творческого подхода, а Lean Portfolio Management подразумевает повышенную гибкость компании. Такая методика позволяет быстро создать или повысить ценность продуктов компании и проработать управление отдельными группами сотрудников, которые отвечают создания ценности. Она также предполагает разработку сбалансированной системы финансирования, которая позволяет уделить больше внимания наиболее ценным для компании и для клиентов возможностей. Это предотвращает появление узких мест и перерасхода финансов организации.

Руководитель в концепции Lean Portfolio Management выступает в качестве лидера, который распределяет финансы и сотрудников таким образом, чтобы минимизировать риски и сложности, сконцентрировать внимание специалистов на определении конечных результатов и создании компанией ценности. В процессе работы в бережливом подходе руководитель компании регулярно пересматривает планы компании и ее решения на основе обновленных данных, постоянно контролирует финансовые и другие ресурсы организации.

В отличие от традиционной модели управления портфелем проектов компании Lean Portfolio Management фокусируется на предоставлении устоявшейся команде ценностных возможностей, согласовании с командами необходимого объема работы и постоянном отслеживании новейших решений на рынке при запуске новых итераций работы. Это позволяет компании гибко реагировать на все изменения на рынке и своевременно подключать дополнительное финансирование к наиболее актуальным проектам. И напротив, если проект неактуален, Lean Portfolio Management позволяет своевременно закончить над ним работу или снизить его финансирование.

При использовании традиционного метода управления проектами организации очень часто сталкиваются со снижением гибкости компании в условиях постоянного изменения рынка. Некоторые длительные проекты могут терять свою актуальность, однако традиционный метод управления проектами не позволяет их отклонить или снизить финансирование. Управление проектами в бережливом подходе же заключается в создании ценности на ранних этапах проекта и постоянной обратной связи по вопросам соответствия проектов рынку.

Lean Portfolio Management позволяет добиться постоянного создания ценности для пользователей в каждом проекте. При использовании этой методики управления проектами и их развитие осуществляется короткими спринтами, которые вместе составляют крупную инициативу или проект. Каждый короткий спринт несет в себе определенную ценность как для компании, так и для клиентов. Это дает возможность постоянно проверять, насколько проект актуален на каждом этапе своего развития.

Еще одной особенностью работы с портфолио проектов в бережливом подходе является сокращения цикла получения обратной связи. Это приобретает особую важность тогда, когда необходимо оценить прогресс компании в достижении целей. Для оценки используются отзывы от клиентов и конечных пользователей, а также мнения команд, занимающихся работой над проектами. Отзывы используются для того, чтобы в дальнейшем сформировать план финансирования тех проектов, которые приносят хорошие результаты и имеют наивысший уровень соответствия пожеланиям пользователей.

Lean Portfolio Management позволяет устранить следующие проблемы:

• Слишком длительное выполнение отдельных проектов. При использовании принципов бережливого производства для каждого проекта создаются автономные команды, которые включают в себя сотрудников различных направлений. Это позволяет проводить работу над проектом внутри команды, не передавая ее другим специалистам и отделом. Внутри команды налаживается коммуникация, благодаря чему создаются условия для обмена идеями, быстрого внедрения лучших предложений и соответственно быстрого создания ценности. При этом в фокусе внимания оказывается именно ценность продукта для клиентов, а не само по себе выполнение отдельных задач.

• Отсутствие заметного прогресса в процессе работы. Использование принципов бережливого производства предполагает определение целей с точки зрения итоговых результатов для бизнеса, а не выполнения небольших промежуточных задач. При этом результаты оцениваются в коротких спринтах, то есть каждый небольшой промежуток времени должен вести к достижению целей. В рамках регулярной оценки промежуточных результатов становится возможным изменение планов в соответствии с тем, насколько качественно сотрудники работали в предыдущем спринте. Промежуточные же результаты обычно оцениваются в соответствии с желаемыми итоговыми.

• Сложности в процессе перераспределения бюджета. Часто рынок претерпевает серьезные изменения, связанные с изменениями общей экономической ситуации. В этом случае принципы бережливого производства позволяют обезопасить компанию от перерасхода бюджета и исследовать перемены на рынке благодаря финансированию небольших проектов, которые можно выполнить в короткие сроки. При этом Lean Portfolio Management предполагает, что конкретные планы работы будут составлять отдельные команды. Планы должны соответствовать стратегическим целям и опираться на доступные бюджеты. Такое распределение обязанностей позволяет компаниям повысить общую скорость постановки задачи и их выполнения.

В процессе работы с портфолио проектом по принципу бережливого производства руководство компании определяет глобальную цель, которая способствует достижению миссии бренда. Все сотрудники распределяются по командам, каждая из которых занимается определенным проектом. Количество команд определяется исходя из количества проектов, которые нужно выполнить. Команды разрабатывают свои планы по работе над определенным проектом, а руководству компании остается только отслеживать результаты выполнения отдельных планов, чтобы убедиться, что они соответствуют запланированным. Руководители также объединяются в команду для принятия решений. Все команды следуют заранее созданному графику работы для согласования каждого цикла планирования, непосредственной работы и обратной связи.

Составляющими Lean Portfolio Management являются следующие элементы:

• Операции. В рамках работы компании каждая команда производит определенный набор действий, которые называются операции. Эти операции и являются основной составляющей бережливого подхода к управлению бизнесом: они позволяют создавать ценность определенных товаров и услуг, улучшать внутренние процессы компании, устанавливать принципы взаимодействия с клиентами и клиентского сервиса.

• Миссия компании. На основе миссии формируются все цели и выбираются наиболее актуальные как для компании, так и для клиентов проекты. Проекты и цели регулярно пересматриваются и в соответствии с изменяющейся ситуацией на рынке. Важным является также выбор стратегических направлений для развития компании. На основе выбранных стратегических направлений уже осуществляется определение соответствующих проектов, целей и задач для каждой команды.

• Существующие возможности. В процессе анализа ситуации, в которой находится компания, необходимо оценить все существующие возможности компании. Возможности могут появляться как благодаря изменениям на рынке, так и благодаря завершению предыдущих проектов. Важно проанализировать каждую возможность организации и выбрать те из них, которые наиболее полно соответствуют миссии компании и текущим запросам экономики. Эти возможности нужно конвертировать в новые проекты.

• Ценности. Одним из главных постулатов бережливого производства является ценность для клиентов и ориентация на потребителя. Именно поэтому при выборе наиболее актуальных для компании проектов в первую очередь необходимо проанализировать ценность, которую вы можете дать пользователям. Все проекты должны выбираться в соответствии с принципом максимизации возможной ценности для привлечения большего количества пользователей.

• Рыночные условия. Рыночные условия и приоритеты рынка постоянно меняются, а каждое изменение рынка влияет на положение компании и мнение клиентов о ее работе и продуктах. Отслеживание постоянного изменения на рынке и гибкое подстраивание бизнеса под них – это один из важнейших элементов успеха. Lean Portfolio Management – это методика, которая как раз и опирается на постоянное отслеживание рыночных трендов и тенденций. Она предполагает регулярное соотнесение рыночных трендов и проектов компании и перестройку планов для каждого спринта в соответствии с результатами этого сравнения.

• Проверки. Для достижения целей Lean Portfolio Management подразумевает регулярное проведение проверок того, как именно отдельные команды достигают запланированных целей. В процессе проверок руководители анализируют, соответствуют ли результаты команд стратегическим целям компании. Они также анализируют бюджет на соответствие планам отдельных команд. При анализе бюджета важно удостовериться, что он эффективно финансирует отдельные проекты, выполнение которых ведет к достижению определенной глобальной цели компании.

Внедрение методов бережливого управления требует полноценной перестройки всей компании. Lean Portfolio Management подразумевает создание отдельных команд, которые будут заниматься выполнением отдельных проектов и достижением соответствующих целей, а также полную переработку системы управления компанией.

Внедрение Lean Portfolio Management в бизнес осуществляется следующим образом:

1. Сбор команды руководителей портфолио. Важной частью Lean Portfolio Management является грамотная команда руководителей, состоящая из высокоэффективных экспертов, способных решить большое количество разнообразных задач. Важно собрать такую команду руководителей, которая будет способна и проанализировать рынок, и справиться с составлением стратегических идей и планов, и собрать многофункциональные команды сотрудников для создания отдельных продуктов и выполнения проектов. Руководители портфеля будут отвечать за подбор проектов, обеспечение их финансирования и контроль достижения целей. Именно благодаря их работе осуществляется развитие компании в соответствии с принципами бережливого производства.

2. Определение источников финансирования. Lean Portfolio Management предполагает финансирование не проектов, а команд, которые занимаются этими проектами. Чтобы эта система функционировала правильно, необходимо проанализировать взаимосвязь между стратегическими целями компании и тем, как команды строят более мелкие планы для достижения определенных результатов в рамках проекта. В процессе определения источников финансирования важно определить, кто обеспечивает финансирования проекта и бизнеса в целом, и какие результаты инвесторы ждут от компании в целом и от отдельных проектов организации в частности.

3. Построение новой операционной структуры. В рамках Lean Portfolio Management важно определить потребности и ожидания команды руководителей, которые работают с портфолио проектом. Важно понять, каким именно образом должен осуществляться переход от текущей системы управления к будущему бережливому производству. В процессе анализа необходимо выработать план постепенного перехода на систему бережливого производства и построить индивидуальную операционную структуру.

4. Перевод существующих проектов в систему бережливого производства. Не обязательно закрывать уже существующие и получившие финансирование проекты перед внедрением новой структуры производства. Важно пересмотреть их целесообразность и, если они соответствуют всем запросам рынка, перевести их в более бережливые формы и продолжать их выполнение при необходимости. Перевод проектов в бережливое управление позволяет сэкономить ресурсы, отказаться от активной работы в том случае, если она на данный момент нерентабельна или не приносит достаточной ценности.

Важно понимать, в чем заключаются принципы бережливого производства. Этот термин появился в начале двадцатого века благодаря Генри Форду, однако свою популярность он начал завоевывать только ближе к середине прошлого века. Эта модель производства и управления компанией основывается на максимизации ценности компании и снижении издержек за счет избегания перепроизводства, снижения процента брака, перестройки логистики и обеспечении бесперебойной работы компании. Само по себе бережливое производство позволяет снизить себестоимость создания продукции и поддерживать приемлемые для покупателей цены, сократить расходы компании и провести масштабную оптимизацию всех существующих в компании процессов.

Одной из главных задач компании в процессе бережливого производства является создание ценности для потребителя. Для этого руководство бизнеса и сотрудники должны точно понимать сильные стороны того товара или услуги, которые они предлагают пользователю. Ценность продукта нельзя снижать: наоборот, все действия в рамках бережливого производства направляются на поддержание ее на одинаковом уровне или ее повышение. При этом отдельные проекты в рамках бережливого производства могут добавлять продукту дополнительные ценности. Чем больше ценности генерируется при создании продукта, тем большую популярность он завоевывает у пользователя.

Важным аспектом развития компании является оптимизация цикла производства продукта. В бережливом производстве постоянный анализ работы бизнеса предполагает определение слабых зон и постепенную их ликвидацию. Для этого проводится оптимизация отдельных процессов, автоматизация этапов производства. При этом, так как бережливое производство предполагает ровное производство без накопления недоделанного продукта на одном из этапов, все производство выравнивается по наиболее узкому месту в работе компании. Это позволяет избежать избыточного производства на одном из этапов работы организации и простоя на других этапов.

Важным принципом бережливого производства является отсутствие перепроизводства. Это означает, что продукт должен производиться ровно в том объеме, в котором он в дальнейшем будет продан. Производство осуществляется с ориентацией на аудиторию бренда и действительно заинтересованных в продукте клиентов. Именно поэтому процесс бережливого производства напрямую связан с изменениями рынка, а на первый план в Lean Management выходит анализ внешних факторов и уровня клиентского спроса.

Важно понимать, что бережливое производство – это не статичная модернизация бизнеса. Lean Management предполагает постоянное развитие и совершенствование компании в рамках сокращения затрат на производства, оптимизации внутренних процессов и улучшении качества продукции.