Глубокое погружение в управление проектами: почему это ключевой навык не только в IT. Примеры, преимущества универсального управления проектами и полезный чек-лист.

Каждый человек управляет проектами. Кто–то умеет это делать, а кто–то факапит. Даже поход за хлебом — это проект.

Каждый проект нужно разбивать на задачи с понятным сроком, быть готовым, что проект пойдет не по плану, иметь резервный вариант на такой случай.

Потому что у управляющего есть все рычаги для этого. Весь проект зависит от него.

Управлять проектами — это уметь разруливать сложные ситуации. Управляющий проектами общается со всеми, кто делает проект, связывает их друг с другом. Он как кукловод стоит посередине и дергает за нитки, которые постоянно путаются и превращают все в хаос.

Например, менеджер управляет IT–проектом. Он ставит задачи команде и следит за выполнением. Он же ведет переговоры с заказчиком, показывает ему результат работы. На проект влияют внешние силы — политика, экономика, неполадки интернет–провайдера. И все это тоже разруливает управляющий проектами.

Управлять реализацией проекта — это иметь все рычаги, чтобы сделать проект вовремя и не облажаться.

С проектами люди встречаются не только в IT. Любая работа — это проект. Любое крупное дело — тоже проект. Даже сходить за хлебом — проект. Потому что у всех этих дел есть задача, план действий и результат, к которому нужно прийти. Ну или не прийти и облажаться. Проекты повсюду. Поэтому всем надо уметь ими управлять.

Научился управлять проектами — положил кирпичик в фундамент своих умений. Это полезно. Дает преимущество в работе и жизни.

В дизайн–студии «Бюро Горбунова» говорят, что управление проектами — это боль. Один человек должен решить массу разных задач, всем угодить и из хаоса вытащить готовый проект.

Если посмотреть внимательно, то мы увидим, что управляющий проектами стоит посередине. От действий управляющего зависит каким получится проект.

• Только у него есть рычаги для влияния на всю систему.
• Только он связывает всех участников проекта друг с другом.

Иллюстрация из книги Николая Товеровского «Управление проектами, людьми и собой». Показывает, что проект никогда не идет ровно из точки А в точку Б. На ход проекта влияют разные силы и точка Б может оказаться совсем в другом месте, чем планировалось.

Ровных и гладких проектов ни в жизни, ни в работе почти не бывает. Никогда путь из точки А в точку Б не идет строго по прямой.

Люди всегда хотят верить в лучшее. Что если хорошо постараться, все спланировать, то точно повезет и проект пойдет по плану. Но нет. Кто–то заболел, в хлебном магазине отключили свет, рейс задержали и вы не успели на пересадку, в вашем отеле прорвало трубу…

Всегда надо брать в расчет силы, которые влияют на реализацию проекта. Быть готовым к тому, что будет не по плану.

1. Вы должны быть готовы отступить от плана.

2. Иметь резервный план.

3. Иметь запас времени.

Сходить за хлебом — простой проект. Его сложно провалить: закрыт магазин, вы идете в соседний. Чтобы хлеб был свежий, внимательно его осматриваете и проверяете дату изготовления.

Сделать сайт — проект сложный. Его разбивают на несколько задач, у каждой свой срок и много этапов согласований. Но даже тщательная подготовка, не исключает того, что все будет не по плану.

Николай Товеровский, преподаватель Школы «Бюро Горбунова» и автор книги «Управление проектами, людьми и собой», приводит примеры из своей рабочей практики. В бюро обратился поставщик французского детского питания для новорожденных. Для питания придумали название, нарисовали логотипа, дизайн упаковки и сайт.

Питание назвали «За маму». Когда все было готово, его отправили на согласование в институт РАМН. И оттуда пришел отказ в регистрации: название «За маму» не подошло, потому что создавалось ощущение, что детская смесь заменяет грудное молоко. До конца проекта три дня, все материалы готовы и их надо переделывать.

В бюро провели собрание, на котором придумали новое название «Я расту», переделали логотип и другие материалы. Это получилось, потому что все сразу знали, что проект не идет по ровной прямой от начала до конца. Всегда нужно быть готовым к тому, что будет не по плану.

Письмо от директора компании «Термофор» в «Студию Лебедева» о том, как долго он ждал конца проекта.

В «Студии Лебедева» делали сайт для компании «Термофор». Заказчик написал отзыв о работе над проектом:

«Мой младший внук, родившийся после начала согласования ТЗ, научился сложносочинённо говорить к выходу сайта на стадию бета‑тестирования. И я верил, что сайт будет опубликован раньше, чем он научится курить».

«Занаду» попал в Книгу рекордов Гиннеса как самый долгий айти–проект в мире. Его делали 54 года. Начали в 1960-м, закончили в 2014-м.

Команда разрабатывала новую основу для веба — документы в нем связаны друг с другом. Это замена нынешних веб–страниц. Где–то в середине проекта стало ясно, что они не будет востребован: изменить нынешний веб почти невозможно. Но ребята все–таки доделали «Занаду». И еще раз подтвердили правило, что путь проекта из точки А в Б никогда нельзя предсказать на 100%.

Проект «Занаду» мог сделать наш интернет совсем другим.

Для айти–проектов действует принцип FFF:

• Fix budget
• Fix time
• Flex scope.

Фиксируем бюджет, фиксируем время, меняем функциональность. То есть айтишники сразу принимают, что все пойдет не по плану. Но на этот случай они готовы изменить функциональность продукта. Не жертвовать при этом временем, деньгами и качеством.

Как выбрать функцию, которой можно пожертвовать? Для этого определяют полезное действие продукта.

Например, клиент заказал сайт. Дедлайн назначен. Но в середине проекта команда понимает, что не успевает. Тогда они определяют полезное действие, которое нужно клиенту к дедлайну. Клиент участвует в выставке, где ему нужно показать сайт с каталогом игр. Значит, эта функция для сайта самая главная. Команда фокусируется на этой задаче и успевает все срок. А остальные функции доделывает позже по согласованию с клиентом.

Чтобы понять полезное действие, нужно вести переговоры с клиентом и задать ему правильные вопросы.

— Почему сайт должен быть запущен к 1-му декабря?

— Потому что мы участвуем в новогодней ярмарке, название сайта указано в рекламных плакатах и на баннере.

— Какую информацию вы хотели дать на сайте для участников выставку?

— Хотели показать наш огромный каталог настолок с описанием.

И тут уже понятно, что полезное действие этого сайта — демонстрация каталога с описанием каждого товара. Команда может сосредоточить на этой функции и успеть к дедлайну.