Изучите ключевые принципы управления проектами в рамках методологии Prince2. Эффективные стратегии и подходы для успешного руководства проектами.

Вы наверняка обратили внимание, что название методологии содержит цифру 2. Это говорит о том, что данный подход является модификацией другого метода управления проектами. Само слово «PRINCE» является акронимом, который расшифровывается как «Projects In Controlled Environments. В дословном переводе звучит как «Проекты в контролируемых средах».

История начинается в 70-х годах в Великобритании с методологии PROMPT, которая была создана для управления ИТ–проектами. Это слово тоже является акронимом и расшифровывается как Project Resource Organisation Management Planning Techniques, а переводится, как «Управление и планирование ресурсов проекта». В состав PROMPT входил модуль разработки системы под названием PROMPT II, который в дальнейшем стал основой для PRINCE2.

Модификация PRINCE2 появилась в 1996 году. Именно эта версия стала универсальной для различных видов проектов и вышла за рамки ИТ. Её начали применять в различных сферах деятельности, чтобы добиться эффективных результатов. С тех пор методология управления не раз значительно обновлялась, но ее название до сих пор остается прежним.

В 2017 году случился очередной прорыв, и подход получил модификацию PRINCE2 6th Edition. Чем же она отличалась от предыдущих версий? Тем, что она была обновлена с учетом современных тенденций в управлении проектами. В том числе она предложила более четкое распределение ролей и обязанностей, а также сделала акцент на высоком уровне адаптивности к различным проектным средам.

А уже в следующем году PRINCE2 стал применяться в тесной связке с Agile–подходом и даже получила обновленное название PRINCE2 Agile. Она по–прежнему была узнаваем, сохранила свои корни и традиции, что так присуще для консервативных британцев, но в то же время позволила себе некоторую модернизацию, чтобы удовлетворять потребности пользователей.

На практике это выглядит следующим образом:

PRINCE2 имеет возможность быстро адаптироваться к разным видам гибких методологий, например, таким как Канбан–система или Scrum. Гибкость этих подходов проявляется на стадии реализации проекта. Здесь PRINCE2 допускает применение любых Agile–практик, которые способствуют улучшению эффективности процессов и качества продукта. Примером может служить готовность команды к изменениям, которые возникают из–за запросов заказчика или новых требований рынка.

В следующем разделе разберем основные принципы данного подхода к управлению проектами.

Как и любая другая методология управления проектами и разработкой, PRINCE2 имеет свои принципы, на которых она основана. Среди них такие, как:

Непрерывное бизнес–обоснование.

Данный принцип подразумевает, что каждый проект, независимо от его специфики, должен обладать экономическим обоснованием и существовать до тех пор, пока оно остается в силе. Для того, чтобы отслеживать соблюдение данного аспекта, проводится регулярный анализ. Он может подтвердить или опровергнуть тот факт, что проект имеет экономическую пользу, а также стоит вложенных в него средств и ресурсов.

Например, предприятие занималось выпуском определенной продукции. Со временем они заметили, что прибыль начала падать. Они обновили и улучшили продукт, сделали его более современным. Но данное действие не возымело должного эффекта. Вложенные средства на модернизацию не окупились. В итоге проект был завершен, а компания взялась за производство нового продукта, который востребован на рынке.

Обучение на основе предыдущего опыта.

В наше время большинство проектов запускаются на основе предыдущего опыта. Причем он может быть как собственный, то есть сама компания уже выполняла такого рода работу, так и приобретенный, то есть тот, который получили конкуренты или лидеры рынка.

Если компания ведет необходимую документацию, в которую заносит полученный опыт, то они получают сразу несколько преимуществ. Во–первых, они могут использовать эту информацию для того, чтобы повторить успешные практики и избежать повторения ошибок. Во–вторых, эти данные могут пригодиться во время обучения новых сотрудников организации. В–третьих, информацию о полученном опыте можно использовать для того, чтобы улучшить его в новых проектах.

Например, во время работы над программным продуктом команда использовала код из предыдущего аналогичного проекта, чтобы ускорить процесс разработки.

Четкое определение ролей и уровня ответственности.

Любой проект, независимо от его специфики, должен иметь четкую структуру с точным распределением ролей и уровня ответственности. Это позволит избежать переработок за счет грамотного распределения нагрузки на специалистов в соответствии с их компетенциями и опытом. Когда каждый сотрудник понимает свою роль и обязанности, а также имеет представление о конечной цели и результатах, что это позволяет выстроить эффективный рабочий процесс.

Например, в начале проекта в команде не было четкого распределения ролей. В итоге это привело к снижению эффективности из–за частых конфликтов и дублирования задач.

Управления этапами проекта.

Работа над проектом разбивается на этапы, которые имеют контрольные точки для оценки результатов. Благодаря этому удается отслеживать прогресс исполнения задач, а также контролировать работу и своевременно устранять проблемы и ошибки.

Кроме того, таким образом можно проверять экономическое обоснование, чтобы понять, стоит ли продолжать работу, требуется ли внесение корректировок или проект стоит завершить.

Например, компания занимается разработкой программного продукта для медицинской сферы. Данный проект они могут разделить на несколько этапов: подготовка, реализация, тестирование, исправление ошибок, внедрение и сопровождение.

Управление исключениями.

В рамках проекта существуют различные лимиты толерантности. Если по какой–то причине они нарушаются, то более низшее звено доносит об этом более старшему управляющему звену.

Предположим, что при производстве продукции подразумевается допуск брака в размере 3%. Если этот показатель вырос, то подчиненные доносят об этом руководству для принятия соответствующих управленческих решений.

Фокус на продукте.

Чтобы продукт был востребованным и успешным, важно, чтобы в начале работы над ним было сделано детальное и точное описание. Это позволит всем участникам проекта правильно понять поставленные цели и приложить необходимые усилия для достижения ожидаемого результата. Детальное описание продукта дает возможность избежать разночтений, а значит снизить риск возникновения ошибок.

Например, если в начале работы над проектом клиент не смог дать полное и точное описание продукта, то это может стать причиной торможения разработки и снижения эффективности.

Адаптивность.

Несмотря на то, что PRINCE2 подходит под различные виды проектов, его разработчики считают, что данный фреймворк не является универсальным абсолютно для всех. Поэтому важно сохранять гибкость и учитывать особенности отрасли, сложность и продолжительность проекта и другие не менее важные аспекты.

Например, если компания занималась разработкой приложения для частного банка, то в случае, если они будут выполнять аналогичный проект для другого банка, то он может отличаться. Во–первых, могут измениться требования законодательства и рынка. Во–вторых, сам заказчик может попросить расширить количество функций.

Мы перечислили основные принципы PRINCE2. В следующем разделе поговорим об основных процессах подхода.

Процессный подход для PRINCE2 имеет важное значение, так как обеспечивает четкую структуру управления каждым элементом и этапом работы над проектом. Каждый из нижепредставленных процессов выполняется последовательно.

Теперь остановимся на них подробнее:

Подготовка проекта к старту.

Это совокупность работ, которые осуществляются до официального старта проекта, то есть до того момента, когда в него будут вложены средства и ресурсы. Этот этап подразумевает изучение и анализ первичных данных, оценку жизнеспособности, создание команды, подбор инструментов и создание инициирующих документов. Например, во время подготовки команда маркетологов может изучить рынок и целевую аудиторию, чтобы понять конкурентоспособность продукта.

Инициация.

Следующий этап, который наступает после подготовки. Здесь команда приступает к детальной проработке плана работ. Также они оценивают экономический потенциал, определяют структуру управления, разрабатывают план управления рисками, выстраивают коммуникацию и т.д. По сути этап инициации выступает неким фундаментом для будущего проекта.

На этом этапе важна работа всех заинтересованных лиц. Так как от их участия зависит, насколько подробно будет описан проект. Это позволит команде эффективно выполнить свою работу и свести к минимуму возможные ошибки.

Направление проекта.

На нем вплотную подключается высшее руководство, так как компетенции и степень ответственности проектного менеджера уже исчерпаны. Глава компании или топ–менеджер проекта проводит стратегический контроль, принимает управленческие решения, осуществляет идентификацию отклонений и исключений, а также вносит необходимые корректировки плана.

Например, ознакомившись со сметой, руководитель может сократить какие–либо расходы, которые посчитает недостаточно важными для реализации проекта.

Управление стадиями проекта.

Это процесс, который подразумевает контроль за различными стадиями реализации проекта. То есть это постоянный мониторинг текущей ситуации на всех этапах. Кроме того, в рамках этого процесса осуществляется сбор и анализ данных с целью подготовки отчетов для вышестоящего руководства.

Управление границами.

Каждая стадия проекта имеет свои границы, которые по сути выступают связующим звеном. Под управлением в этом случае подразумевается оценка полученного опыта, а также планирование следующего этапа реализации проекта. В рамках этого процесса осуществляется подготовка отчетов, корректировка и обновление стратегии, а также проверка экономического обоснования.

Например, компания решила расширить свое производство в других регионах. Для этого нужно оценить текущее состояние проекта и составить план реализации. Если обнаружится, что в выбранном регионе уже существует достаточно большое количество аналогичных компаний, то производство могут перенести в другое место, где конкуренция ниже.

Управление доставкой продуктов.

Этот процесс подразумевает активное взаимодействие между проектным менеджером и командой, которая осуществляет выполнение задач по плану проекта. От этого зависит эффективность ожидаемых результатов.

Завершение проекта.

Данный процесс наступает в тот момент, когда все необходимы работы по реализации проекта уже выполнены и команду удалось достичь нужного результата. Он подразумевает передачу продукта заказчику, освобождение ресурсов и средств, а также оценку полученного опыта. В будущем этот анализ пригодится для того, чтобы повторить аналогичный проект или провести обучение персонала.

В некоторых случаях завершение проекта наступает, если была обнаружена его экономическая рентабельность.

В следующем разделе рассмотрим главные темы PRINCE2 и инструменты к ним.

Ещё одной ключевой составляющей PRINCE2 подхода в управлении проектами является его темы и инструменты, которые для этого используются. Они помогают контролировать работу и реализовать задачи, поставленные в ходе проекта. Под темами в этом случае подразумевают определенные области знаний, которые применяются для управления разработкой продукта.

Перечислим основные темы и механики, которые используются в PRINCE2:

Экономическое обоснование.

По сути это документ, который содержит в себе информацию об экономической целесообразности проекта. В этом случае в качестве инструментов выступают:

анализ затрат и предполагаемых выгод; различные методы, помогающие оценить возврат инвестиций и определить сроки окупаемости; контрольные точки, необходимые для коррекции плана работы над проектом.

Экономическое обоснование может по сути является ключевым элементом, который определяет жизнеспособность проекта. Если он не приносит прибыли, то принимается решение о модернизации, либо закрытии**.**

Организация.

Здесь речь идет о структуре проектной команды, распределении ролей и обязанностей в рамках проекта. В качестве инструментов будут различные системы управления задачами, матрицы распределения ответственности, карта проекта, диаграммы процесса и прочее. По сути они визуализируют весь процесс, что дает возможность следить за его прогрессом, находить ошибки и узкие места, которые требуется исправить до сдачи продукта.

Качество.

Данная тема дает гарантию того, что проект будет реализован с соблюдением всех стандартов и требований, даже если они изменятся в процессе работы. Инструментарием можно назвать нормативные документы, план работ, тестирование, аудит и прочие способы контроля качества проекта. Эта тема крайне важна, так как ее контроль позволяет сохранять экономическое обоснование на должном уровне и поддерживать жизнеспособность продукта.

Планы.

Это основа, на которой базируется весь проект. Каждый его отдельный этап имеет свой тщательный план действий. В качестве главного инструмента выступает система управления проектами. Кроме того, сюда относятся, например, гант–диаграммы или метод критического пути, определяющий зависимости и сроки. Они позволяют визуализировать план работ, для того, чтобы следить за прогрессом исполнения задач.

Риски.

Благодаря управлению рисками удается сократить число ошибок в процессе работы над проектом, что делает его более качественным и эффективным. Среди инструментов существуют такие, как SWOT–анализ или матрицы вероятности и воздействия риска. Они помогают определить степень влияния внутренних и внешних факторов на проект.

Изменения.

Эта тема отвечает за то, как команда реагирует на возникающие изменения в процессе работы над проектом. Удается ли справиться с новыми требованиями оперативно или есть какие–либо препятствия, которые необходимо устранить.

Инструментами можно назвать систему, которую используют для управления изменениями, или реестр проблем и запросов.

Прогресс.

Тема позволяет отслеживать прогресс исполнения задач проекта и сравнивать достигнутые результаты с ожиданиями, которые были установлены в плане работ. Для этого используются такие инструменты, как система управления проектами, график сроков, отчеты о достижениях и проблемах, точки контроля, ретроспектива и прочее.

Благодаря этому удается обеспечить эффективную реализацию проекта на всех этапах работы.

В завершении расскажем об инструментах, которые можно использовать для внедрения PRINCE2 в работу компании. К ним относятся:

Специальные программы, такие как «in-Step PRINCE2 Edition». Они созданы для того, чтобы помочь плавно интегрировать и адаптировать работу компании по методологии PRINCE2.

Кроме того, можно использовать и универсальные инструменты планирования. Они могут включать такие облачные платформы, как Projecto. Методология PRINCE2 не подразумевает, что для ее внедрения требуются сложные инструменты или действия, поэтому при необходимости ее можно легко адаптировать практически в любой отрасли.