Все о составлении бизнес-кейса для проекта: от определения до реализации. Пошаговое руководство по созданию эффективного и убедительного бизнес-кейса.

Бизнес–кейс проекта – это это сводный документ, описывающий причины, по которым стоит начать этот проект.

Цель бизнес–кейса – убедить заинтересованные стороны (руководство, инвесторы и т.д.) в том, что проект актуален и действительно востребован.

Бизнес–кейсы проектов нужны для: помощи с принятием решений о запуске проекта, вовлечения спонсоров, экономического обоснования проекта, предоставления основных вводных данных для руководителя проекта, а также для отображения связи проекта с основной стратегией компании.

Итак, у вас появилась отличная идея для проекта. И теперь вы хотите собрать команду специалистов и показать заинтересованным сторонам, что ваш проект жизнеспособен и достоин внимания. Но как это сделать?

Предже чем вашу идею одобрят, нужно будет показать ее пользу и суть, а также описать, какое финансирование понадобится для поддержки проекта (и откуда оно возьмется). Именно на этом этапе вам и пригодится понятие «бизнес–кейс проекта».

В первую очередь оно отображает то, как вы будете воплощать свою идею в жизнь. Это очень важный этап, поскольку исследования показывают, что неэффективные бизнес–кейсы могут привести к прогоранию проектов.

В нашем тексте мы разберем все, что вам нужно знать о бизнес–кейсе проекта.

Проекты требуют вложения не только денег, но также времени и усилий, поэтому ключевым вопросом автоматически становится вопрос: «Стоит ли проект этого?». Бизнес–кейс лежит в основе любого проекта, а главная его задача – дать обоснования для реализации. Другими словами, он предназначен для того, чтобы убедить лиц, принимающих решения, что проект обладает всеми необходимыми достоинствами. Обычно это происходит путем описания выгод, затрат, изменений и финансового плана.

Т.е. бизнес–кейс проекта – это это сводный документ, описывающий причины, по которым стоит начать этот проект.

Цель бизнес–кейса – убедить заинтересованные стороны (руководство, инвесторы и т.д.) в том, что проект актуален и действительно востребован.

Подготовка бизнес–кейса включает в себя оценку:

• Проблем, существующих в бизнесе;

• Возможностей;

• Преимуществ;

• Рисков;

• Затрат, которые включают также оценку инвестиций;

• Технических решений;

• Времени;

• Влияния;

• Организационных возможностей для достижения результатов проекта.

Проблемы – одна из самых важных составляющих бизнес–кейса, так как они отображают именно те трудности, которые связаны с текущей ситуацией и демонстрируют преимущества нового видения бизнеса.

Таким образом, бизнес–кейсы служат для следующих целей:

1. Принятия решений о запуске проекта

Конечно, это можно назвать чуть ли не основной целью. Обычно бизнес–кейсы составляются четко и структурированно. Такое описание содержания проекта, выгод, ресурсов, которые могут понадобиться и т.д., позволяет принять решение быстро и обоснованно.

2. Для вовлечения спонсоров

Проще говоря, бизнес–кейс содержит краткое перечисление всех преимуществ и недостатков проекта, что позволяет потенциальному спонсору принять решение, нужен ли ему этот проект.

3. Экономическое обоснование проекта

Конечно, никакой проект не запустится, если будет понятно, что он принесет одни убытки. Поэтому в бизнес–кейс обычно включают различные экономические расчеты.

4. Основные вводные данные для руководителя проекта

Как мы уже говорили, бизнес–кейс – это «краткое содержание» проекта. Именно поэтому его наличие значительно упростит жизнь руководителю проекта. Он сможет быстро погрузиться в работу, что ускорит процесс реализации.

5. Связь проекта со стратегией компании

Бизнес–кейс отображает, что именно даст проект компании, а значит и его влияние на достижение стратегических задач.

Стоит отметить, что к концепции бизнес–кейсов проектов в разных компаниях относятся по–разному. Где–то это обязательный документ, а где–то его могут не использовать или же его пишет человек, напрямую заинтересованный в том, чтобы проект был запущен. Но, конечно, большинство организаций являются скорее сторонниками использования бизнес–кейсов. Почему?

В основном это связано с причиной появления самого проекта. Скорее всего, вы хотите запустисть новый проект, потому что вам нужно решить какую–то определенную проблему.

Обычно проблема заключается в том, что что–то мешает вашей компании достигать поставленных целей. Таким образом, получается, что работа направлена на достижение целей.

Если проект получил одобрение, стоит ответить еще на несколько простых вопросов:

• Какова его цель?

• Что может помешать достижению этой цели?

• Какие изменения необходимы, чтобы решить проблему?

• Вы уверены, что этот проект решит проблему?

Если у вас не получается ответить на эти вопросы, то, возможно, стоит отложить старт проекта.

Бизнес–кейс необходим, когда нужно обосновать ресурсы или финансы, которые будут потрачены на проект. К тому же, с их помощью можно получить одобрение спонсора и других заинтересованных сторон.

Например, спонсор может выделить средства на проект, а IT–отдел – предоставить нужные ресурсы.

Но не забывайте, что цель бизнес–кейса – убеждение. Поэтому каждый его раздел должен быть написан на языке аудитории, для которой он предназначен. Более того, он должен содержать достаточный объем информации, которого хватит комиссии для принятия решения. Поэтому при написании бизнес–кейса помните следующее:

• Будьте краткими и доносите только ту информацию, которая действительно необходима;

• Бизнес–кейс должен быть понятным и интересным;

• Не стоит додумывать. Опирайтесь только на ту информацию, которая ссылается на какие–то расчеты и т.п.

• Опишите свое видение;

• Продемонстрируйте ценность и преимущества проекта для вашего бизнеса в целом.

Бизнес–кейс можно условно поделить на четыре раздела:

1. Основные положения

2. Финансы

3. Основная информация о проекте

4. Организация проекта

Рассмотрим каждый из них подробнее.

1. Основные положения

Этот пункт стоит добавлять, если у вас достаточно большой объем информации, так как основные тезисы помогут быстрее ориентироваться в нем.

По сути, это краткое изложение всего бизнес–кейса. Оно лаконично передает всю важную информацию о проекте и создает первое общее впечатление (которое, считается самым важным!).

2. Финансы

Раздел финансирования в первую очередь предназначен для тех, кто в компании отвечает за эту сферу (т.е. руководство или спонсоры). Обычно он включает в себя:

• Финансовую оценку

Ее может предоставить финансовый отдел вашей компании. А целью такой оценки является:

• Анализ чувствительности

Данный анализ касается рисков, связанных с проектом и рассматривает варианты результатов проекта. Фактически, он позволяет финансовому отделу проекта прорабатывать и оценивать возможные сценарии развития.

3. Основная информация о проекте

Это самый большой раздел бизнес–кейса, предназначенный сразу для всех сторон (руководства, спонсоров, команд и т.д.). Он отвечает на большинство вопросов, касающихся вашего проекта. Проще говоря, объясняет «что», «как» и «почему».

В этот раздел входит:

• Исходная информация

Ее цель – дать ясное представление о самом проекте и его бизнес–модели. Это краткий обзор причин, из–за которых произошли изменения: проблемы, возможности или изменения обстоятельств.

• Бизнес–цель

В этой части рассказывается, почему вы решили, что нужно реализовать проект. Если кратко, то бизнес–цель отвечает на следующие вопросы:

• Преимущества и недостатки

В этом разделе нужно указать все финансовые и нефинансовые преимущества. Цель та же – объяснить, зачем вам нужен проект.

Ответом может быть:

Не забывайте указать и любые недостатки, которые были вами обнаружены, поскольку они отображают потенциальные риски проекта.

• Варианты решения проблем

Определите возможные варианты решения проблем и опишите их как можно подробнее.

Например, если в бизнес–модели и предлагаемом решении используются какие–то дополнительные технологии, обязательно объясните как. К тому же, поскольку у большинства проблем есть несколько вариантов решений, постарайтесь предоставить основные из них. Это позволит выбрать самый лучший способ.

• Объем и влияние

В этом разделе описывается работа, которая необходима для достижения целей, а также определяются функции, которые затронет проект. Кроме того, он описывает границы и ключевые взаимосвязи с другими проектами.

• Наброски плана

Это краткое изложение основных задач проекта и его общий график.

В идеале проект должен быть разделен на этапы, для каждого из которых будет свой набор задач.

• Оценка рынка

Чтобы бизнес–кейс давал всестороннюю оценку, нужно изложить в нем состояние рынка (относительно вашей сферы деятельности). Другими словами, четко обозначьте основные бизнес–интересы.

• Оценка рисков

Мы уже упоминали этот этап, но стоит повторить, что оценка рисков должна охватывать те проблемы, которые могут возникнуть в ходе вашего проекта, а также оценку возможностей компании среагировать на них.

Поэтому этот раздел чаще всего отвечает на следующие вопросы:

4. Организация проекта

Последний раздел играет большую роль для менеджера проекта, который будет ответственным за реализацию в целом. В этом пункте описывается, как создается проект.

• Управление проектом

Подраздел бизнес–кейса, который показывает, как структурирован сам проект и его различные уровни принятия решений (роли и обязанности, стандарты проекта и т.п.).

• Отчетность

Наконец, бизнес–кейс должен определять, как будет фиксироваться прогресс проекта. Обычно это делает менеджер, составляя краткие отчеты о ходе работы или развернутый отчет в конце каждого из этапов проекта.

Заключение

Возможно, у вас сложилось впечатление, что бизнес–кейс – это большой и громоздкий документ, который требует огромного количества усилий. Но это абсолютно не так. Большим он будет только для более крупных и сложных проектов, требующих глобальных изменений во всей бизнес–модели компании.

В целом бизнес–кейс – это удобный инструмент, позволяющий провести быстрый анализ проекта и решить, стоит ли его реализовывать. Другими словами, его цель состоит в том, чтобы обрисовать бизнес–обоснование для выполнения проекта и предоставить средства для постоянной оценки прогресса.