Как создать паспорт проекта: подробное руководство по составлению устава и планированию ИТ проектов. Этапы, советы и ключевые элементы для успешного начала.

Цель проекта — это тот конечный результат, который нужно достичь, выполнив проект. Она определяет стратегию работы над проектом и обосновывает принятые в процессе решения.

Одна из лучших систем определения целей проекта — система SMART. SMART расшифровывается как:

S — Specific ("конкретная"). Для того, чтобы правильно составить план действий, распределить ресурсы и не потерять мотивацию в процессе работы, цель должна быть сформулирована максимально конкретно. Например, формулировка «увеличить количество клиентов» слишком туманна. Лучше сформулировать так: «успешно закрыть 15 сделок за месяц, что в полтора раза больше, чем в предыдущий, — то есть увеличить количество клиентов на 50%»

M — Measurable ("измеримая"). Нужно установить конкретные метрики, чтобы иметь возможность отслеживать результат работы и оценить, в полной ли мере цель была достигнута.

A — Attainable ("достижимая"). Важно убедиться, что поставленную цель можно достичь, учитывая уже имеющиеся ресурсы и возможности и те, что гарантированно появятся в будущем. Если цель фактически невыполнима, хоть и грандиозна, это только демотивирует команду.

R — Relevant ("актуальная"). При постановке целей важно учитывать, насколько они соотносятся с глобальными целями вашей компании и какова их приоритетность.

T — Time-bound ("ограниченная по времени"). Эффективная цель всегда имеет четкие временные рамки: это помогает не только грамотно выстроить план ее достижения, но и сохранить мотивацию.

Паспорт проекта — это документ, который содержит всю основную информацию о проекте. В нем содержится описания целей и задач проекта, ожидаемых результатов, а также зафиксированы требования и обязанности сторон договора.

Паспорт проекта разрабатывается в начале работы на проектом и содержит следующие разделы:

• Название проекта — должно быть кратким и емким

• Цель проекта — описание ожидаемого результата, смысл создания проекта, продукт деятельности

• Задачи проекта — перечень задач, которые нужно выполнить для достижения цели

• Ожидаемые результаты — ожидаемые конкретные и измеримые результаты как итог деятельности

• Сроки — указываются даты начала и окончания проекта, а также ключевых этапов деятельности

• Бюджет проекта — планируемые расходы и их распределение по различным составляющих проекта

• Ресурсы — перечисление ресурсов, которые потребуются для успешного завершения проекта: людт, оборудование, материалы и др.

• Риски — описание потенциальных рисков и способов их преодоления

• Мониторинг и оценка проекта — метрики оценки результатов работ

• Зоны ответственности участников проекта

• Ф.И.О куратора и руководителя проекта

Паспорт для IT–проекта имеет специфические особенности. В нем должна быть следующая информация:

• Детальное описание технических решений, которые будут использоваться в проекте

• Технические требования к проекту: например, к производительности и масштабируемости

• Описание архитектуры проекта, компонентов системы и их взаимодействия

• Информация о внешних интерфейсах и интеграциях, которые будут использоваться в проекте

• Описание плана тестирования, также методы оценки качества

• Информация о протоколах безопасности: защите данных и контроле доступа

• Схемы обработки данных и коммуникации между компонентами системы

• План управления изменениями и протокол введения изменений в проект

1. Начните с краткого описания проекта, его целей и предполагаемых результатов. Например: «Наш проект позволит крупным поставщикам решить проблему бюрократической загруженности с помощью автоматизации обработки данных».

2. Распишите цели проекта по системе SMART. Например: «Увеличить прибыль компании Х на 5% до конца года, внедрив новую услугу Y».

3. Опишите ожидаемые результаты проекта — как материальные, так и нематериальные.

4. Опишите выгоды для заказчика и исполнителя проекта. Это могут быть прямые выгоды в виде увеличения прибыли или создания продукта или косвенные — например, рост узнаваемости компании.

5. Подробно распишите ресурсы, которые потребуются для выполнения проекта, и роли членов вашей проектной команды.

Главная ошибка при составлении паспорта проекта — недостаток информации. Постарайтесь заполнить его как можно более детально и указать все данные о проекте. Также постарайтесь как можно более четко сформулировать цели и задачи — они должны быть ясными и измеримыми.

Важно правильно оценить риски, чтобы суметь эффективно справиться с ними в случае их возникновения и не допустить задержек в работе. Детально распишите ресурсы и бюджет проекта, чтобы не допустить перерасхода.

Соблюдайте структуру паспорта проекта и правила оформления: ошибки в оформлении и структуре паспорта могут усложнить его понимание и использование.

Учтите все интересы заинтересованных сторон, чтобы не допусить недовольства и задержек в выполнении проекта.

Избегая эти ошибки, вы повысите шансы на успешное завершение проекта.