Как эффективно организовать работу распределенной команды. Стратегии и инструменты для управления удаленными командами и обеспечения их высокой эффективности.

Распределенные команды – это команды, состоящие из двух и более сотрудников, работающих в разных географических точках, т.е. члены команды не используют одно и то же рабочее пространство. Они могут находиться в разных городах или даже в разных странах.

Удаленные команды создаются с тем расчетом, что сотрудники живут на небольшом расстоянии друг от друга, и периодически могут встречаться лично в офисе. А распределенные команды могут быть созданы с условием, что все члены команды будут работать из абсолютно разных точек по всему миру. Некоторые из таких работников могут редко или вовсе никогда не встречаться друг с другом лично.

Лучшим вариантом будет смешанная, или гибридная, форма, то есть распределенная удаленная команда. С помощью такой модели увеличивается шанс найти подходящего специалиста, повышается гибкость в работе, а также выводится на новый уровень качество связи между сотрудниками.

Сегодня огромное количество компаний выбирает удаленный формат работы. И не без оснований. Все эти компании отказываются от традиционных бизнес–моделей в интересах эффективной работы.

Пандемия заставила большинство компаний вынужденно создавать распределенные команды, чтобы выжить, в то время как другие компании лишь адаптировали свою бизнес–модель под текущие потребности, потому что они уже работали по такой системе.

Компаниям приходится быть гибкими, чтобы поддерживать свою конкурентоспособность, а это не всегда так просто. Сложности поиска и удержания талантливых специалистов, а также достижения в области технологий, создали условия, при которых практически у любого руководителя появятся сомнения, стоит ли продолжать тратить средства на аренду офисов, коммунальные услуги, оборудование и т.д. Распределенные команды быстро становятся новой нормой.

Распределенные команды – это команды, состоящие из двух и более сотрудников, работающих в разных географических точках, т.е. члены команды не используют одно и то же рабочее пространство. Они могут находиться в разных городах или даже в разных странах.

Такая система работы требует хорошо налаженной инфраструктуры, которая будет включать в себя ПО для постоянной поддержки связи, организации и координации работы. Цифровые инструменты играют ключевую роль в управлении проектами, человеческими ресурсами и т.д. Общение в интернете, индивидуальные и групповые чаты, а также видеоконференции – лучший вариант компенсации возможности работать группой в одном офисе. Эти инструменты позволяют членам команды оставаться на связи и эффективно поддерживать работу компании.

Возможность нанять специалиста в любой точке земного шара позволяет собрать сильный коллектив.

Таким образом, распределенные команды отлично подходят для работы в различных областях. Так, например, многим большим компаниям из индустрии моды и красоты, с их помощью намного проще следовать модели, ориентированной на клиента. Конечно, в рамках разных городов и стран у них могут существовать и физические магазины или шоурумы, предлагающие полную линейку продукции. Однако, если мы берем интернет–магазины (которые обрели большую популярность в условиях пандемии), то распределенная команда с сотрудниками из этой конкретной страны, может иметь более высокую осведомленность об интересах местной целевой аудитории, и к тому же они будут доступны для клиентов в нужном часовом поясе.

Распределенные команды – это удобный ресурс еще и для управления операциями по заказу и доставке товара, а также поддержки клиентов. Так как такая система позволяет охватить потребности клиентов со всего мира и, возможно, отвечать им на их же языке.

Два термина: «распределенная команда» и «удаленная команда». Может показаться, что между ними нет никакой разницы и звучат они одинаково. Ведь сначала кажется, что сходств даже слишком много: сотрудники работают независимо, вдали от офиса, общаются по видеосвязи и т.д. Однако, специалисты, особенно работающие в сфере Agile, скажут вам, что это не так. Различия начинаются еще на моменте вариативности интеграций команд, способа их связи между собой и местоположения офисов. Поэтому сегодня мы разберем различия между распределенными и удаленными командами. Но сначала выясним как выглядят эти команды.

Как выглядят распределенные команды?

В названии этой модели организации не просто так используется именно слово «распределенные». Оно буквально означает, что все члены команды обособлены друг от друга. Абсолютно все! Это может означать, что вы работаете из дома в любой точке мира, или, в офисе, но не со своей командой. Такая модель предполагает, что члены команды очень редко видятся друг с другом.

Как выглядят удаленные команды?

Удаленные команды, как и распределенные, работают отдельно друг от друга, но обычно это не означает, что абсолютно все работают удаленно или, что компания распределяет членов своей команды по всему миру. При работе в удаленной команде, вместо того, чтобы пытаться скооперировать работу в разных часовых поясах, вы можете нанять только одного или двух удаленных сотрудников, в то время как остальная часть вашей команды будет находиться в офисе.

Такой вид команды также может быть основан и на местоположении. Это означает, что все сотрудники работают удаленно, но находятся в непосредственной близи от офиса и имеют возможность время от времени встречаться.

Что лучше?

Хотя каждый из вышеперечисленных вариантов предлагает свой набор преимуществ, они также имеют и ограничения. Обычно причиной этому служит отсутствие общего опыта удаленной работы, которое может вызывать враждебную настроенность среди членов коллектива.

Удаленные команды создаются с тем расчетом, что сотрудники живут на небольшом расстоянии друг от друга, и периодически могут встречаться лично в офисе. А распределенные команды могут быть созданы с условием, что все члены команды будут работать из абсолютно разных точек по всему миру. Некоторые из таких работников могут редко или вовсе никогда не встречаться друг с другом лично.

Так что же выбрать? Лучшим вариантом для руководителей и сотрудников будет – смешанная, или гибридная, форма, то есть распределенная удаленная команда. С помощью такой модели увеличивается шанс найти подходящего специалиста, повышается гибкость в работе, а также выводится на новый уровень качество связи между сотрудниками.

Модель гибридной формы образуется тогда, когда членам команды по разным причинам просто нецелесообразно работать в одном и том же месте.

Конечно, все еще нужно учитывать часовые пояса, а работники, возможно, не будут встречаться в офисе постоянно. Но множество инструментов и ресурсов, доступных в настоящее время, позволяют бизнесу продуктивно работать на всех его уровнях.

По прогнозам специалистов, к 2028 году около 73% компаний будут использовать модель распределенных команд. Такой механизм позволяет компаниям быть более ориентированными на сотрудников и предложить им удачный баланс между работой и личной жизнью.

Преимущество для компаний состоит в том, что это дает им возможность привлекать больше талантливых специалистов, так как они не ограничиваются поисками кадров только в своем географическом регионе. Компании, которые стремятся выйти на новый рынок или представить какие–то продукты, нацеленные на конкретные регионы, могут воспользоваться опытом и знаниями своих сотрудников из этих самых регионов.

Команды, полностью работающие на удаленной основе имеют множество преимуществ. Давайте рассмотрим несколько из них:

1. Вам не нужен офис, а значит не будет и расходов, связанных с этим

Аренда, коммунальные услуги, обслуживание помещения – все эти расходы исключаются, если весь ваш коллектив работает по системе распределенной команды. Это поможет вам ежемесячно экономить огромное количество денег. Для многих стартапов такая экономия может играть ключевую роль, так как в самом начале бизнес особенно уязвим, а значит лишние деньги не помешают.

2. Сотрудники могут работать откуда угодно, что дает им полную свободу перемещений.

Конечно, работая на удаленке иногда сложно настроить свой график. Однако, в конце концов все приходят к осознанию, что такая работа позволяет свободно путешествовать, что открывает новый мир возможностей.

3. Нет социальных и культурных различий, о которых стоило бы беспокоиться.

Один из самых заметных рисков удаленной работы – это разрыв между офисными и удаленными работниками. Система распределенных команд полностью исключает такую проблему, так как все сотрудники работают удаленно, а значит все в равных условиях.

4. Можно нанять специалиста из любой точки мира, ставя опыт и талант выше мобильности.

Мы уже говорили об этом выше. Модель распределенных команд не только удобнее для коммерческих проектов, но и расширяет круг поиска кандидатов.

5. Повышает скорость работы.

Опять же, поддержка клиентов и обработка заказов происходит гораздо быстрее, если ваши сотрудники находятся в разных регионах. Большой компании, охватывающей несколько стран и более, трудно достичь высокой скорости реагирования, не работая в нескольких часовых поясах.

Конечно, где преимущества, там скорее всего и недостатки. И модель распределенных команд не исключение. Некоторые из них вы вряд ли встретите в системе удаленной команды, а некоторые являются общими для обеих моделей:

1. Некоторые хорошие специалисты не могут работать удаленно.

Проблема в том, что не все могут работать дома. Действительно хороший специалист может отказаться от предложенной должности просто по причине того, что его не устраивает формат удаленной работы. Некоторым людям не нравится «смешивать» дом и работу. К тому же такая модель требует хорошей самомотивации и тайм–менеджмента.

В таких случаях можно постараться имитировать офисную командную работу, создавая каналы связи сотрудников, которые не будут относиться к работе, то есть просто чаты для общения. Такой подход поможет сплотить команду.

2. Распределенные команды всегда зависят от надежного и постоянного доступа в интернет.

Когда вы работаете в офисе, вы можете обеспечить высококачественные интернет–услуги с гарантией бесперебойной работы. Однако вы не всегда способны предложить такую же функцию своей команде.

3. Трудности составления расписания.

Еще одна проблема распределенных команд – это составление расписания на основе часовых поясов большинства, из–за чего люди, живущие в отдаленных точках могут попасть в ситуацию, когда, например, чтобы попасть на митинг компании, им придется вставать рано утром.

Конечно, эту проблему достаточно сложно решить так, чтобы всем было удобно. Возможно, вам придется составлять несколько вариантов расписания и делить коллектив или же этим сотрудникам придется подстраиваться под большинство.

Управление распределенной командой может быть сложной задачей. Оно требует наличие профессиональных менеджеров, которые смогут ставить четкие цели, проводить полезные митинги, поддерживать общение внутри коллектива и замечать сильные стороны каждого из членов команды. Это требует терпения, времени и большого количества практики. При наличии правильной стратегии и инструментов, можно создать продуктивную и заинтересованную в успехе распределенную команду. Несколько советов, как сделать этот процесс лучше и проще:

1. Нанимайте правильных людей

Возможно звучит очевидно, но, как мы уже говорили, удаленная работа подходит не всем. И задача менеджера, еще на этапе отбора, определить, сможет ли кандидат работать в таком режиме. Вы не сможете постоянно проверять работу каждого члена команды, поэтому нужен человек, который будет делать свою работу хорошо. Даже без постоянной поддержки.

2. Установите четкие ожидания

Непонимание ожиданий на ранней стадии может привести к проблемам и недопониманию в будущем, что обычно вызывает серьезные нарушения рабочего процесса и производительности вашей команды. Уточните, какие инструменты вы будете использовать, как и в какое время все должны будут работать и общаться, когда должны быть завершены проекты и так далее. Такой подробный список желательно разослать всем сотрудникам по почте или выложить куда–то, где они смогут легко его найти, если понадобится.

3. Постарайтесь привить культуру видео–общения

Видео–общение обеспечивает больше «личного» взаимодействия и добавляет в разговор человеческий фактор, который часто отсутствует в других формах интернет–общения.

4. Регулярно проводите индивидуальные и командные встречи

Постоянное общение – ключ к поддержанию продуктивности и вовлеченности в процесс. Планируйте регулярные встречи команды по видеоконференцсвязи для обсуждения статусов проектов, рисков, проблем и целей.

5. Подберите правильные инструменты для работы

После того как вы определили свои ожидания, пора подобрать подходящие инструменты, которые помогут вашей команде оправдать их.

Об этом немного подробнее.

Для успешной работы распределенных команд необходим набор программного обеспечения, соответствующий потребностям как клиентов, так и самих команд. Ведь если вы хотите добиться эффективного взаимодействия в команде, а также высокого уровня управления проектами, то важным аспектом будет подбор наиболее подходящих приложений.

Мы рассмотрим несколько основных пунктов такого набора ПО:

• Программное обеспечение для видеоконференцсвязи

Видеовстречи позволяют проводить презентации, митинги и обсуждения проектов удаленно. К популярным примерам таких приложений можно отнести: Zoom, Skype, Google Meet и многие другие.

• Программное обеспечение для управления проектами

Это приложения, позволяющие организовать внутренний и внешний обмен файлами, управление задачами и целями, а также прогнозирование. Популярные варианты: Trello, Wrike, Basecamp, Notion и т.д.

• Приложения для создания документации

Это касается как обычного пакета Microsoft, так и облачных хранилищ или онлайн–редакторов. Наличие таких приложений позволит сотрудникам иметь доступ и совместно работать над одним и тем же документом.

• Облачные хранилища

Простые приложения, вроде облачного хранилища Dropbox будут очень полезными для обмена файлами или их резервного копирования.

• Тайм–трекеры

Программное обеспечение, с помощью которого можно отслеживать всю деятельность человека в его рабочее время.

Это далеко не весь список того, что вам может пригодиться. Особенно, если вы работаете в какой–то отрасли, для которой требуется специализированное программное обеспечение другого типа. Однако, это основные пункты, которые вам стоит учесть при создании распределенной команды.

Учитывая все преимущества, которые может предложить модель распределенной команды для компании и сотрудников, ей давно пора было стать популярной. Что и произошло за последний год (пусть отчасти и вынужденно). Множество специалистов утверждают, что за такой формой работы будущее. Люди будут работать из любой точки мира, не ограничивая себя в перемещениях. Разве звучит не привлекательно?