Как правильно установить границы и критерии проекта. Руководство по формулированию ключевых элементов для четкого определения области и целей проекта.

Границы проекта помогают распланировать отдельные задачи внутри проекта и отделить ненужные задания, выполнение которых не принесет пользы итоговому результату. Границы проекта также помогают определить ограничения, от которых зависит срок и качество выполнения работы. Ограниченность проекта помогает сконцентрироваться на ожидаемом результате и не отвлекаться на дополнительные ожидания и пожелания.

Определение границ проекта перед началом работы над его выполнением важно по следующим причинам:

• Четкость целей. Важность определения границ проекта заключается в том, что команда, работающая над его выполнением, может четко сосредоточиться на выполнении задач и целей, которые необходимы для успешного завершения планов.

• Эффективное управление ресурсами. После определения границ проекта можно более точно оценить, какие финансовые и материальные ресурсы необходимы для достижения его результата. Это позволяет избежать перерасхода.

• Определенность сроков и целей проекта. Границы проекта помогают точнее определить время, необходимое на его выполнение, установить максимально реалистичные цели.

При определении границ проекта важно определить интересы заказчика, пользователей продукта и членов команды. Важно понимать, что каждый из них имеет свое понимание проекта и его итогового результата, и в процессе определения границ выработать компромиссное решение, при котором все заинтересованные стороны получат нужный для них результат.

Понимание интересов и целей каждого участника проекта и нахождение компромиссного решения помогает сориентироваться в том, какое время необходимо для выполнения проекта и какие финансовые затраты понадобятся. После определения результатов можно более точно разграничить этапы проекта и распределить бюджет таким образом, чтобы не допустить перерасхода.

После определения бюджетных и временных ограничений важно распределить зоны ответственности и понять, что должен делать каждый участник проекта. Это помогает команде более точно сфокусироваться на заданиях, выполнять только необходимую работу в нужном объеме.

Критерии успешности проекта помогают определить, насколько полученные результаты соответствуют ожидаемым. Для определения результатов проекта можно использовать следующие критерии:

• Соответствие требованиям заказчика. После окончания проекта важно оценить, соответствует ли итоговый результат проекта тому, что изначально хотел заказчик. Это сравнение можно проводить по таким критериям, как дизайн, функциональность или особые требования.

• Время. Этот критерий необходим для проверки наличия задержек. Выполнения проекта в заданный временной промежуток часто является одним из важнейших показателей эффективной работы команды.

• Бюджет. При определении результатов работы по этому критерию важно проверить, не возникло ли на отдельных этапах проекта перерасхода бюджета. До начала работы важно установить реалистичные лимиты бюджета и материальных ресурсов на каждом этапе проекта.

• Качество. Перед началом работы над проектом необходимо установить стандарты итогового продукта, которые могут включать требования к функциональности, дизайну, клиентской удовлетворенности. После завершения проекта необходимо оценить результат по выбранным заранее стандартам, чтобы понять, насколько сильно итоговый результат отличается запланированного.

Установить критерии приемки продукта можно следующим образом:

• Определение стандартов. До начала работы над проектом важно понять, каких именно результатов нужно добиться. Для определения стандартов, с которыми вы в дальнейшем будете сравнивать итоговый результат, нужно понять ожидания заказчика и выработать общее представление о проекте.

• Риск–менеджмент. Во время продумывания критериев приемки продукта необходимо учитывать возможные риски. Чтобы довести проект до необходимого результата, важно заложить определенные рамки как в вопросе сроков выполнения работы, так и в вопросе бюджета.

• Коммуникация внутри команды. При установлении критериев приемки продукта проекта необходимо постоянно поддерживать общение между членами команды. Важно определить, насколько команда готова выполнять работу в соответствии с определенными критериями и по каким критериям можно оценить выполнение сотрудниками задач.

Для определения границ проекта можно использовать следующие инструменты:

• Воркшоп по созданию Ворк Брейкдауна. Этот инструмент помогает декомпозировать проект и выделить отдельные задачи в его границах. Важно правильно определить, из каких этапов должен состоять проект, чтобы четко установить его ограничения, распланировать бюджет и определить ответственных за задания.

• Анализ пожеланий заинтересованных сторон. Во время анализа желаемых результатов проекта с точки зрения заинтересованных сторон можно использовать опросы и анкетирование, а также проводить совещания. Важно вовремя выявить, кто из членов команды должен принимать важное участие в обсуждении границ проекта, а чье мнение менее важно. Благодаря этому можно выстроить правильное общение внутри команды.

• Согласование требований интерессантов. Перед началом проекта важно согласовать все требования заказчиков и клиентов. Определить их можно с помощью опросов, анкетирования или брифа. После получения представлений о том, какие именно требования выдвигают заинтересованные стороны к проекту, важно найти компромисс между взаимоисключающими требованиями, чтобы исключить из проекта ненужные задачи.

При определении границ проекта могут возникнуть следующие сложности:

• Непонимание пожеланий заказчика. Если вы или члены вашей команды неточно понимают, каких результатов нужно добиться после выполнения всех задач проекта, итоговый продукт может оказаться далеким от запланированного. Именно поэтому важно сразу уточнить, какие требования выдвигает заказчик. Можно провести с ним дополнительную консультацию и уточнить все непонятные моменты.

• Неправильное распределение ресурсов. Если для выполнения проекта недостаточно ресурсов или они распределены неправильно, достичь желаемого результата не получится. Именно поэтому важно точно определить границы проекта, чтобы впоследствии можно было эффективно разбить бюджет и ресурсы на каждый этап работы. При необходимости важно запросить дополнительное финансирование.

• Смена условий рынка. Эта проблема может появиться на любом этапе проекта. Если условия рынка меняются, могут измениться и требования, которые выставляются к проекту, поэтому важно быстро реагировать на изменения и подстраивать проект под них. При этом необходимо постоянно анализировать, что происходит во внешней среде, чтобы выпустить на рынок продукт, который будет пользоваться спросом.

Чтобы определить границы проекта, важно получить ответ на следующие вопросы:

• Что относится к проекту? Этот вопрос помогает понять, какие задачи входят в проект. Важно понимать, что нужно сделать для достижения итогового результата и каким образом можно достичь поставленных целей.

• Что не относится к проекту? Этот вопрос помогает понять, какие задачи из выбранных не обязательны для выполнения в рамках проекта. Их можно смело исключить из границ проекта и не выполнять, чтобы сконцентрироваться на итоговой цели.

• Какие ресурсы необходимы для завершения проекта? Для окончания проекта необходим определенный бюджет и материальные ресурсы. Важно точно определить, что нужно для выполнения работы, и обеспечить команду необходимым финансированием.

• Какие ограничения есть у проекта? У каждого проекта существуют определенные факторы, которые выстраивают вокруг задач определенные рамки. Это могут быть ограничения в бюджете или ограниченные сроки для выпуска определенного продукта на рынок.

Границы проекта позволяют четко определить роли участников в команде и назначить ответственных за выполнение тех или иных задач. Благодаря ограничениям и четкому планированию можно установить обязанности для каждого сотрудника и наладить эффективную коммуникацию.

С границами проекта связаны следующие роли и обязанности:

• Менеджер проекта. В рамках проекта это один из основных его руководителей, который назначает ответственных за отдельные задачи, определяет объем задач для каждого сотрудника. Он же определяет границы проекта и его ограничения.

• Команда проекта. Команда проекта – это люди, которые занимаются непосредственным выполнением задач в рамках выставленных целей. Они несут ответственность за отдельные задания и их результаты.

• Заказчик. Он озвучивает пожелания по проекту и финансирует его выполнения. Именно заказчик определяет итоговые характеристики продукта или услуги. Он может влиять на границы проекта и давать пожелания по срокам и стоимости работы команды.

• Менеджер по коммуникациям. Менеджер по коммуникациям занимается налаживанием общения между отдельными сотрудниками и между командой и заказчиком. Он помогает выстроить эффективную коммуникацию для достижения положительного результата работы.

Границы проекта помогают наладить эффективное управление рисками. Они помогают определить ответственных за каждую задачу и наладить коммуникацию между отдельными сотрудниками. Так как каждый член команды выполняет свою работу и следует стандартам качества, контролировать риски становится легче, как и добиваться качественных результатов для каждой задачи.

В рамках границ проекта можно установить отдельные ограничения по бюджету, времени или набору команды. Это позволяет обеспечить четкое планирование проекта и гарантировать высокое качество его выполнение благодаря более простому определению потенциальных рисков.

При ограничении проекта определенными границами можно сфокусироваться не только на внутренних процессах, но и на внешних. Это позволяет вовремя отслеживать возможные изменения в законодательстве или на рынке сбыта, контролировать их влияние на проект и принимать соответствующие меры для повышения эффективности работы.