Рассмотрение пяти наиболее важных факторов, которые определяют успех проекта, и советы, как их эффективно управлять и оптимизировать.

Ключевые факторы успеха (КФУ) – под этим термином понимают определенные условия, которые должны произойти, чтобы проект был успешно реализован и достиг поставленных целей.

Примером успеха можно назвать такие случаи, как:

В сфере бизнеса это означает достижение каких–либо бизнес–целей: например, увеличение продаж, привлечение большего числа потребителей, освоение новой ниши и т.д.

В сфере строительства это означает сдачу объекта, который полностью соответствует всем стандартам и нормам, а также требованиям со стороны заказчика.

В сфере науки, например, в физике успехом будет считаться строительство необходимого оборудования для проведения исследований космоса. Для создания наземного телескопа требуется не просто большое количество времени и денег, но также современные технологии и высокий уровень знаний команды, которая работает над проектом.

Вариантов достижения успеха множество, так как в зависимости от специфики проекта критерии и факторы успешности будут меняться.

Впоследствии методика определения КФУ была сформирована американским теоретиком Джоном Ф. Рокартом в статье для журнала Harvard Business Review. В ней он дал такое определение:

«Ключевые факторы успеха – это ограниченное количество областей, удовлетворительные результаты в которых обеспечат высокую конкурентоспособность организации. Это несколько ключевых областей, в которых «всё должно идти правильно», чтобы бизнес процветал. Если результаты в них будут неудовлетворительными, то успехи организации за этот период будут не столь значительными."

Отдельное внимание стоит уделить КУП, то есть критериям успешности проекта. В этом случае подразумевается совокупность метрик, как количественных, так и качественных, дающих возможность оценить степень успешности реализации проекта.

Основными критериями успеха можно назвать:

– Общепринятые, которые обычно указывают в рекламных слоганах: «качественно, бюджетно, вовремя» и т.д.

– Основанные на личных ожиданиях пользователей или заказчика. То есть это больше, чем просто качество, но также и удобство, простота, доступность и т.д.

– Профессиональные, которые есть со стороны участников проекта. Среди них будут любые исполнители: от менеджеров проекта до маркетологов.

В большей степени это качественные, а не количественные метрики, которые достаточно субъективны. Разумеется, соблюдение сроков сдачи проекта будет уже количественным показателем, который можно измерить.

Приведем пример.

В агентство организации праздников обратились с просьбой провести День города.

Критериями успеха в таком случае будут:

– Исправность всего оборудования, которое требуется для проведения мероприятия.

– Праздник начался вовремя, и в процессе весь тайминг соблюдался.

– На мероприятие пришло запланированное количество людей и даже больше.

– Публика положительно отозвалась о празднике в социальных сетях и СМИ.

– Заключение контракта на сотрудничества по другим общегородским мероприятиям.

– Получение награды от администрации города.

Критерии успешности проекта формируются ещё на стадии планирования. В их определении участвуют как представители со стороны исполнителей, так и заинтересованные лица со стороны заказчиков.

Ключевые факторы успеха (КФУ) строятся на трех основных элементах проекта:

– Четкая постановка целей и задач, чтобы они были одинаково понятны всем участникам проекта.

– Эффективное управление.

– Обеспечение проекта необходимыми ресурсами, материалами, средствами и технологиями для достижения ожидаемого результата.

Д. Слевин (D. Slevin) и Дж. Пинто (J. Pinto) проводили исследования по выявлению критических факторов. Для этого они провели опрос среди 400 менеджеров проектов из разных сфер деятельности, от строительства до науки. По итогам опроса было выявлено 10 ключевых факторов, которые оказывают высокое влияние на успешную реализацию проекта. Ниже рассмотрим подробнее каждый из них.

Миссия проекта.

Под данным понятием понимают генеральную цель проекта, то есть основная причина, по которой он должен быть реализован и требует материальных и нематериальных вложений. Благодаря миссии можно построить план работ, а также мотивировать инвесторов вкладываться в проект.

То есть, например, если предприниматель собирается выпускать экологические детские игрушки, то его целью будет не просто прибыль. Возможно, когда–то он столкнулся с проблемой, что его ребенок контактировал с токсичной игрушкой, которая вызвала у него аллергию. Тогда предприниматель изучил этот вопрос и пришел к выводу, что он как родитель в этом вопросе не одинок. После чего у него родилась идея разработать и выпустить такие игрушки, которые будут безопасными и полезными для детей.

По сути, можно сказать, что его миссией будет — выпустить на рынок детские экологичные, гипоаллергенные и интересные игрушки, что позволит родителям сэкономить на лекарствах и походах к врачу.

Чтобы верно определить миссию проекта, нужно выполнить четыре следующих шага:

– Необходимо составить список всех стейкхолдеров проекта, а также изучить их главные интересы. Их нужно отразить в уставе проекта или в другом документе, который будет согласовываться с руководством.

– При презентации проекта перед принимающими решения лицами, с точки зрения значимости миссии, какую она имеет связь с другими проектами компании и ее стратегией.

– Также требуется построить карту фактических и косвенных результатов. Её можно будет использовать для презентации перед руководством и другими лицами, принимающими решения.

– Кроме того, миссию проекта нужно использовать для мотивации команды. Это позволит поднять их уровень мотивации либо выявить скрытые слабые стороны.

Поддержка руководства.

Инициаторы проекта, если сами не являются руководителями организации, должны заручиться их всесторонней поддержкой. От их решений будет зависеть успешность реализации и дальнейшая жизнеспособность разработки. Руководитель может указать на недостатки, которые позволят улучшить проект и сделать его более эффективным или коммерчески выгодным.

Также мнение начальства может повлиять на размер бюджета. Возможно, оно поможет в привлечении инвестиций для более успешной реализации.

Степень проработки плана проекта.

Планом проекта называют документ, описывающий последовательность действий и задач, а также необходимые средства для реализации проекта. В нем указываются сроки достижения поставленных целей и задач, а также график работ. Кроме того, план содержит информацию о заинтересованных сторонах, бюджет и средства коммуникации между участниками проекта.

Документ может описывать как один сценарий, так и быть мультисценарным. Важно составить его настолько подробно, чтобы это не было чрезмерно, но при этом, чтобы у участников проекта, особенно у исполнителей, не возникало множества дополнительных вопросов.

Согласно своду знаний PMBoK (Project Management Body of Knowledge), планирование является постоянным процессом. При составлении плана работ стоит учитывать следующие аспекты:

– Содержание – то есть те требования, имеющиеся со стороны всех заинтересованных лиц, а также цели и задачи, которые нужно выполнить для достижения успеха. Это станет основой для дальнейшей детализации плана.

– Сроки – для определения дедлайнов потребуется определить состав и трудоемкость работ, а также пути взаимодействия между участниками проекта и необходимые ресурсы. Все это влияет на продолжительность выполнения задач, а также на сроки достижения целей.

– Стоимость – оценка работ и ресурсов, необходимых для достижения целей проекта. На ее основе формируется бюджет.

– Уровень качества – выбор метрик для оценки качества проекта и определение контрольных точек для проверки промежуточных результатов.

– Необходимые ресурсы – план по управлению человеческими ресурсами, которые будут участвовать в реализации проекта. Также учитываются и другие средства, инструменты и материалы, необходимые для работы.

– Коммуникация – определяются каналы коммуникации, средства передачи данных, частота взаимодействий, общий язык связи между разными участниками проекта.

– Возможные риски – поиск и устранение возможных рисков, которые могут препятствовать достижению цели.

– Интеграция – то есть возможность совместимости с различным ПО для улучшения эффективности проекта.

Шаблоны для составления планов проекта представлены в различных системах управления типа Jira и Microsoft Project. Также можно создать собственную структуру с учетом особенностей решения.

Обеспечение обратной связи от заказчика и его заинтересованных лиц.

Это обязательный аспект, который позволяет создать продукт, соответствующий всем запросам. Причем неважно, как часто заказчик может давать обратную связь. Если редко, то она должна быть подробной, если часто, то это позволит своевременно вносить изменения в проект и не тратить на это слишком много времени. Желательно, чтобы все правки по работе команды фиксировались в письменном виде, чтобы каждое слово заказчика было подтверждено его подписью. Это и для него полезно, дабы убедиться, что ничего не забыли, и для исполнителей, которые будут точно знать, что им делать.

Своевременная обратная связь позволяет создавать качественный и стабильный проект, а также контролировать прогресс исполнения задач.

Каждый инициатор проекта мечтает о том, чтобы его работа была реализована и была оценена по достоинству. Он прилагает к этому немало усилий. Ниже рассмотрим факторы, которые влияют на достижение сверхцели проекта.

Квалифицированный персонал.

Профессионализм исполнителей, которые будут реализовывать проект и затем сопровождать его, играет важную роль.

Во–первых, нужно учитывать, чтобы в состав команды входило нужное количество специалистов. Таким образом, получится снизить вероятность срыва сроков. Также вся нагрузка на участников проекта будет распределяться равномерно, что снизит человеческий фактор.

Во–вторых, нужно обратить внимание на квалификацию и опыт участников команды. Если бюджет позволяет, то необходимо собрать вместе узкоплановых специалистов, которые будут мастерами своего дела. Они будут смотреть на проект и его задачи под своим углом, а значит, помогут сделать его более качественным и эффективным.

В–третьих, помимо hard skills важно наличие soft skills, так как это обеспечит согласованность внутри команды. Если участники проекта имеют открытые и доверительные отношения, то это уже значительная часть успеха, так как это позволяет им быстро находить решения в кризисных ситуациях. ****

Обеспечение технической поддержкой.

Это актуально для технических проектов, где задействовано большое количество оборудования. Причем речь идет не только об IT–сфере, но и, например, сфере производства или науки. Успешный запуск и последующая эксплуатация сильно зависят от бесперебойности работы оборудования.

Кроме того, при их создании или покупке необходимо учитывать стоимость обслуживания и ремонта. Как показывает практика, лучше вовремя провести диагностику оборудования и предотвратить проблему, чем потом бороться с ее последствиями. Так как они обойдутся дороже.

Также важно обеспечить техническую поддержку конечных пользователей, которые могут столкнуться с багами, неисправностью или прочими проблемами продукта. Чем оперативнее специалисты смогут предоставить обратную связь и устранить препятствие, тем лучше.

Согласование заказчика.

В гибких методологиях управления проектами предоставление обратной связи от заказчика происходит на регулярной основе. Он или его представители могут контролировать промежуточные результаты в процессе разработки, а также согласовывать необходимые изменения.

Свои предложения по улучшению продукта могут поступить от любого участника проекта. Прежде чем их воплотить в жизнь, требуется согласование. Причем лучше всего не на словах, а в специальном документе, чтобы избежать взаимных претензий и недопониманий по задачам и конечным результатам.

Согласование со стороны заказчика — это зеленый свет для проекта. Чем быстрее это будет происходить, тем быстрее разработка будет реализована и запущена в эксплуатацию.

Мониторинг проекта после его запуска.

Если удалось соблюсти все сроки и условия и проект сдан заказчику, это не говорит о 100% успехе. Нужно учитывать, что чаще всего идеальных продуктов разработки не бывает. Причем неважно, речь идет о строительном объекте или программном обеспечении. Всегда после финальной проверки проекта остаются допустимые погрешности, которые принимают, чтобы сдать работу вовремя.

Это не значит, что нужно на них закрыть глаза. Конечный продукт практически всегда можно улучшить даже после того, как он запущен в эксплуатацию. К сожалению, не во всех сферах деятельности это действует одинаково, но это то, к чему стоит стремиться.

Исполнитель несет ответственность за проект, над которым он работал, а значит должен проводить регулярный мониторинг и обеспечивать своевременное обслуживание. Это не только обеспечит корректную работу продукта, но и повысит уровень удовлетворенности заказчика и конечных пользователей.

Коммуникации.

Между всеми участниками проекта должны быть открытые и доверительные отношения. Это обеспечит достоверность и актуальность данных и со стороны исполнителя, и со стороны заказчика.

По каждому проекту нужно хранить все документы, чтобы ими могли воспользоваться все заинтересованные лица. Это позволит сохранить прозрачность продукта.

Кроме того, для коммуникации важно определить общий язык, чтобы не было такого, что заказчик говорит на простом человеческом языке, а исполнитель использует профессиональные термины, понятные только ему.

О частоте и способах коммуникации также стоит договориться ещё до начала реализации проекта, чтобы всем было удобно и комфортно.

Управление рисками.

Управление рисками имеет большое значение как в процессе реализации проекта, так и после запуска его в эксплуатацию. Это позволяет снизить или вовсе исключить их влияние на разработку. Таким образом, удается соблюдать дедлайны и поддерживать качество продукта на требуемом уровне.

Существует несколько видов рисков, которые могут оказывать влияние на проект.

Временные.

Время — важный ресурс в любой работе, поэтому важно избегать угроз как внутренних, так и внешних, которые могут замедлить реализацию проекта. Срыв дедлайнов увеличивает сроки разработки, а значит повышает стоимость оплаты работы специалистов. Кроме того, это вызывает недовольство со стороны заказчика и других заинтересованных лиц.

Перед запуском проекта, при составлении плана работ, стоит особое внимание уделить срокам выполнения задач. Нужно учитывать предыдущий опыт и прочие факторы, которые могут повлиять на время выполнения действий и процессов.

Бюджетные.

Чем больше различных факторов будет учтено при подсчете предполагаемого бюджета, тем точнее он будет. Никто не обрадуется, если узнает, что расходы значительно увеличиваются, потому что забыли учесть оплату логистики, например.

В некоторых случаях заказчик не сможет увеличить бюджет. Тогда либо команде придется прибегнуть к креативу и выжимать соки из того, что есть, либо работать себе в убыток, если нет желания терять клиента.

Изменения.

Заказчик может изменить некоторые требования к продукту, чтобы улучшить его качество и эффективность. Команда должна быть к этому готова, поэтому необходимо закладывать чуть больше времени, чем надо, чтобы иметь возможность внести правки без суеты.

Изменения могут возникнуть и из–за требований окружающей среды. Особенно это характерно для коммерческой сферы. Поэтому важно тщательно изучить сферу деятельности заказчика и его целевую аудиторию.

В случае, если объем работ увеличивается, то потребуется перераспределение всех ресурсов, чтобы сохранить необходимый уровень производительности и не снизить качество продукта.

И это лишь часть из возможных рисков.

Критические факторы успеха могут быть как общими, так и специфическими в зависимости от проекта.