Руководство по принятию решений в управлении проектами. Основные стратегии и подходы, которые помогут эффективно решать задачи и достигать целей.

Принятие решений – это важная часть успешного осуществления проекта. Процесс принятия решений включает следующие этапы:

1. Определение задачи. На этом этапе необходимо выделить основные проблемы и риски или те задачи, для которых нужно принять важные решения. Нужно понимать контекст ситуации и изучить все ограничения задачи.

2. Сбор данных. Чтобы принять правильное решение по проблеме или по задаче, важно собрать все данные по целям проекта, его характеристиках, рисках и возможностях. Собрать информацию можно по отчетам сотрудников, анализу ключевых метрик или опросу.

3. Анализ возможных решений. Вы должны проанализировать все возможные решения по проекту, чтобы выбрать наиболее оптимальный вариант действий в вашей ситуации. На этом этапе можно использовать разные методики анализа.

4. Принятие решения. Вы должны выбрать тот вариант действий, который приведет к лучшему решению задачи или проблемы. Учитывайте результаты анализа различных факторов.

5. Реализация решения. После того, как вы решили, что нужно сделать, важно проконтролировать выполнение решения сотрудниками компании, используя соответствующие инструменты управления.

Основные причины неудачных решений заключаются в следующем:

• Недостаток информации. Важно собрать как можно больше данных о проекте и получить объективное представление о всех его особенностях, прежде чем принять объективное и взвешенное решение.

• Безальтернативность. При решении каждой ситуации существуют несколько альтернативных вариантов. Если вы не можете продумать и проанализировать разные варианты действий, есть риск принять неправильное решение.

• Недостаточное понимание рисков. При принятии решений вы должны понимать, какие риски может спровоцировать каждый вариант действий. Выбирая тот или иной вариант, нужно правильно определить все риски и рассчитать все возможные проблемы.

Для принятия правильного решения можно использовать следующие методы:

• SWOT–анализ. Этот метод позволяет определить сильные и слабые стороны каждого решения, выявить угрозы и преимущества разных путей решения проблемы. Он подходит не только для принятия решений, но и для определения стратегических целей и способов развития компании.

• Дерево решений. Графический способ принятия решений позволяет визуализировать структуру различных вариантов действий. Каждое решение в схеме, имеющей вид дерева, – это узел, из которого растут ответвления последствий. Этот метод позволяет визуально оценить последствия каждого решения и понять, какой из вариантов более выгоден для компании.

• Матрица приоритетов. Этот инструмент помогает оценить соответствие каждого варианта приоритетам компании и ее целям. Необходимо выделить критерии, по которым будет осуществляться выбор наиболее правильного решения, и оценить по ним приоритетность каждого решения. Наиболее выгодное из них можно реализовать.

• Метод Парето. В контексте управления компанией этот метод позволяет выделить наиболее важные задачи, которые сильнее всего влияют на успешное завершение проекта, и сконцентрировать внимание на них для быстрого и качественного завершения работы.

• Метод Делфи. Этот метод заключается в сборе анонимных мнений экспертов по поводу необходимого вопроса или задачи. После сбора мнений их необходимо проанализировать, чтобы понять, какое решение вопроса лучше и почему. Так как эксперты в этом методе не контактируют друг с другом, они не могут выработать общее мнение и высказывают ровно то, что считают правильным.

• Метод экспертных оценок. Этот метод требует сбора экспертных мнений для принятия решения. Он основан на оценках вероятности определенных последствий альтернативных решений.

Неправильное принятие решений в рамках проекта может привести к следующим проблемам:

• Перерасход бюджета. Неверно принятое решение или его неграмотная реализация могут привести к слишком большим тратам ресурсов. Если вы не можете объективно оценить расходы на выполнение поставленных перед командой задач, лучше обратиться к экспертам, которые смогут рассчитать реалистичные цифры и указать дополнительные расходы при их наличии.

• Отрицательные отзывы клиентов. Неправильно принятые ключевые решения могут негативно сказаться на мнении клиентов о продукте, особенно если они затрагивают качество производства, маркетинг или взаимодействие с пользователями.

• Понижение репутации компании. Задержки в проекте из–за неверных решений или неграмотной их реализации могут привести к снижению мнения партнеров и инвесторов о компании.

• Конфликтные ситуации. Если при принятии решений они не доносятся до всех членов команды или не объяснены команде понятно, во время работы над их реализацией неизбежно возникнут недопонимания и конфликты, решить которые может быть довольно сложно.

Критерии принятия решений помогают определить, какая из альтернатив является лучшим выбором для вашего проекта и принесет больше положительных последствий. Критерии принятия решений можно установить следующими методами:

• Весовой метод. При использовании этого метода важно оценить каждый критерий в зависимости от его приоритетности и важности. Если для вас самым главным является скорость возможной реализации решения, это будет самый важный критерий и, как следствие, он будет иметь наибольший вес при оценке возможных решений.

• Метод парных сравнений. Метод парных сравнений предполагает попарное сравнение всех существующих критериев и выбор наиболее важных по оценкам, которые вы поставили в рамках сопоставления критериев.

• Метод экспертных оценок. Этот метод предполагает оценку критериев на основе экспертных мнений о том, какие критерии более важны для принятия конкретного решения. Он требует совместного обсуждения критериев на совещании или через онлайн–встречу и дальнейшего анализа полученных мнений.

Эффективность принятых решений определяется по следующим характеристикам:

• Соответствие принятых решений целям проекта. Важным критерием любого решения в рамках проекта становится его соответствие глобальным целям. Каждое действие в рамках проекта должно вести к достижению запланированного итогового результата.

• Финансовая эффективность. При оценке принятого решения и его реализации важно определить, насколько эффективно было решение с точки зрения расходования ресурсов. Если при его реализации потребовалось слишком много ресурсов или они были израсходованы на ненужные действия, это говорит о низкой финансовой эффективности проекта.

• Сроки реализации. Если выбранный вами путь решения задачи или проблемы затрачивает слишком много времени на реализацию, это говорит о его неэффективности. Все решения должны приниматься своевременно и укладываться в определенный заранее график проекта.

• Результативность. В рамках оценки принятого и реализованного решения важно провести анализ полученного результата на качество. Если качество результата не соответствует стандартам качества компании, принятое решение нельзя считать эффективным.

Анализ данных при принятии решений играет важную роль и позволяет выбрать тот вариант действий, который принесет пользу проекту. Для анализа данных можно использовать следующие инструменты:

• Таблицы. В таблицах можно собрать все статистические метрики проекта и сравнить их между собой. Выставив фильтрацию данных, можно провести анализ конкретных показателей в динамике и расчеты планируемых достижений на весь срок проекта. Кроме того, табличные данные можно использовать для построения графиков и работы с большим количеством параметров проекта.

• Программы для анализа больших объемов информации. Такие программы позволяют создавать интерактивные отчеты на основе необходимых для анализа метрик и быстро получать динамику изменения показателей. В них также можно создавать интерактивные доски, на которых могут работать сразу несколько членов команды.

• Искусственный интеллект. Программы, полученные с помощью машинного обучения, могут самостоятельно обрабатывать большие объемы данных и выдавать результат в короткие сроки. Они позволяют следить за выполнением большого количества задач одновременно и контролировать их влияние на итоговый результат проекта.

• Дашборды. Этот инструмент помогает визуализировать необходимые данные и получать наглядное изображение изменений в важных для проекта метриках. Визуализация информации помогает быстрее сориентироваться в большом количестве информаций и принимать грамотные решения.

Чтобы снизить возможные риски при принятии решений, можно использовать следующие методы:

• Диверсификация. Этот метод можно использовать для распределения рисков между отдельными компонентами задачи или несколькими альтернативными подходами. Используя диверсификацию, вы можете составить такой подход к решению задачи, который будет иметь минимально возможное количество рисков.

• Страхование. Для сохранения финансовых активов можно заключить страховой договор, который позволит уменьшить финансовые потери благодаря привлечению страховой компании, которая возместит убытки в случае неожиданных трудностей в проекте.

• Прогнозирование рисков. Во время анализа работы компании необходимо определить возможные риски заранее, чтобы в дальнейшем иметь наготове план действий на случай возникновения проблем. Это позволяет своевременно принять меры предосторожности и обойти большинство проблем.

• Резервирование ресурсов и бюджета. При выделении на проект большего количества ресурсов небольшие задержки или проблемы не приведут к серьезным трудностям и потерям при реализации планов.