Пошаговое руководство по созданию PERT диаграммы и ее использованию в управлении проектами. Освойте этот инструмент для оптимизации процессов.

В управлении проектами метод анализа и оценки проекта, или PERT, используется для определения времени, необходимого для завершения конкретной задачи или действия.

Диаграмма PERT – это инструмент визуализации проектов для наглядного представления задач и планирования графика работы над проектом.

Диаграмма PERT состоит из пронумерованных узлов, отображающих этапы проекта; стрелок, отображающих задачи, выполнение которых необходимо для перехода к другому этапу проекта.

В современном менеджменте существует множество метрик, графиков и т.д., которые могу отслеживать почти любые параметры вашего бизнеса: рост, отток, да и просто помогать с его планированием. Так и в нашем случае, столкнувшись с необходимостью планирования нового проекта, вы понимаете, что сегодня существуют десятки диаграмм, которые можно использовать для управления этими самыми проектами. И бывает сложно понять, какую именно лучше выбрать. В этом тексте мы разберем одну из таких диаграмм. А именно – PERT диаграмму.

В управлении проектами метод анализа и оценки проекта, или PERT, используется для определения времени, необходимого для завершения конкретной задачи или действия. Это целая система, которая помогает распланировать и скоординировать задачи в рамках какого–либо проекта.

Пользу такого анализа можно выразить через его значение. PERT анализ позволяет руководителю проекта продумать свои действия относительно всех факторов, влияющих на рабочий процесс: планирование бюджета, распределение проектных задач и т.д. И в результате вы получите часть вашей бизнес–стратегии и ее реалистичную оценку.

PERT диаграмма относится к обязательным составляющим анализа и оценки проекта, поэтому мы можем вывести следующее определение:

Диаграмма PERT (PERT chart) – это инструмент визуализации проектов для наглядного представления задач и планирования графика работы над проектом. Аббревиатура PERT расшифровывается как Project (Program) Evaluation and Review Technique, что, собственно, на русский язык и переводится как «Метод анализа и оценки проекта (или программы)».

Диаграмма PERT используется для определения минимального количества времени, которое потребуется для реализации проекта. Это делается путем изучения его структуры, вычисления продолжительности выполнения каждой задачи и их порядка выполнения. Но и это не все. Вот еще несколько причин для использования PERT charts:

• Привлечение разных специалистов для планирования проекта

Это также и организационный инструмент, который собирает данные из разных отделов, работающих над проектом, что помогает определить, кто чем занимается и отследить ответственность за конкретные задачи. Такой сбор информации упрощает выстраивание общих стратегических целей и согласование связи между этими отделами.

• Разработка решений, которые могут понадобиться

Еще одно преимущество использования PERT диаграмм – это возможность создавать сценарии действий, основанные на методике «что, если». Располагая данными о проектном времени и ресурсах, вы можете определить, что работает, а что нет. Такой подход сэкономит много времени, которое могло бы уйти на доработки и делает PERT гибким и полезным методом управления проектами.

Диаграммы PERT очень похожи на диаграммы Ганта тем, что они предлагают графическое представление задач и графика проекта. Но все же есть несколько существенных различий между этими двумя типами диаграмм управления проектами:

1. Форма отображения

Диграммы Ганта – это гистограммы (способ представления табличных данных в графическом виде – в виде столбчатой диаграммы). Они показывают задачи и этапы проекта с помощью горизонтальных линий, каждая из которых имеет длину, соответствующую временным рамкам отображаемой задачи.

А диаграмма PERT, напротив, может быть абсолютно произвольной формы. Вы можете создавать диаграммы, где какая–либо фигура будет изображать узлы, представляющие собой определенные цели, которые должны быть достигнуты за определенное время. Все эти фигуры соединяются с помощью стрелок, которые в свою очередь являются задачами, выполнение которых необходимо для достижения этих целей.

2. Отображение зависимостей

Одним из недостатков использования диаграммы Ганта для управления проектом является то, что она не указывает зависимость задач. Каждая линия (задача) на графике стоит отдельно. Из–за этого руководителю может быть сложно понять по диаграмме, насколько один сорванный дедлайн может повлиять на выполнение других задач.

А вот PERT charts решают эту проблему с помощью тех самых стрелок, соединяющих узлы. Параллельные стрелки указывают на то, что ряд задач должен быть выполнен последовательно, поскольку они взаимозависимы. А расходящиеся стрелки показывают, что зависимостей нет, а значит задачи могут выполняться параллельно или в произвольном порядке.

И в методе критического пути, и в PERTcharts используются сетевые диаграммы. Но выглядят они по–разному в каждом из этих методов. Их основная задача – оценка длительности отдельных задач и проекта в целом. Например, в диаграмме PERT стрелки обозначают какое–либо действие, а узлы – этапы работы. В то время как диаграммы метода критического пути, наоборот, отображают действия как узлы.

Кроме того, диаграмма PERT предлагает три варианта оценки времени: оптимистичный, наиболее вероятный исход и пессимистичный, что полностью исключено в методе критического пути. Это связано с тем, что PERT анализ был разработан для планирования проектов, у которых нет фиксированного срока, в то время как метод критического пути используется для проектов, у которых такие сроки обычно известны.

Однако, оба этих метода часто используются вместе при планировании затрат, нужных ресурсов и в целом для того, чтобы отслеживать точность соблюдения графика. В то время как диаграмма PERT дает оценку времени, МКП решает аналогичные проблемы, только сформулированные несколько иначе: использует единую оценку времени для каждой задачи, фокусируется на анализе последовательности задач и оценивает общее количество времени, необходимого для завершения проекта. Это позволяет менеджеру проекта определять критически важные действия, которые никак нельзя откладывать.

В сочетании они дают более точное представление о том, сколько времени понадобится на каждую из поставленных задач или на реализацию проекта в целом и, к тому же, позволяют получить более полный анализ проектной деятельности.

Для начала стоит рассмотреть составляющие диаграммы PERT, чтобы лучше понимать ее значение в целом. Сам «состав» не особо сложный:

• Пронумерованные узлы

Это пронумерованные поля (обычно в виде прямоугольников или кругов), которые представляют собой какую–то цель или событие проекта. Их еще называют узлы. Это может быть завершение какого–то этапа или серии задач.

• Параллельные стрелки

Стрелки в диаграмме PERT представляют задачи или действия, которые необходимо выполнить, прежде чем команда сможет перейти к следующему событию или этапу проекта.

Параллельные стрелки означают, что задача должна быть выполнена в указанной последовательности (от поля №1 к полю №2 и т.д.). Обычно такие стрелки используются для тех действий, которые имеют зависимости.

• Расходящиеся стрелки

Это стрелки, представляющие задачи, над которыми команда может работать в любой последовательности, т.к. у этих задач нет зависимостей. Их можно выполнять даже одновременно.

Итак, мы узнали основные составляющие PERT диаграммы. Теперь давайте разберем последовательность ее построения:

Шаг 1. Определить все необходимые этапы работы над проектом.

Во–первых, определите все основные фазы, этапы и задачи, которые необходимы для реализации проекта.

Шаг 2. Определить зависимости между задачами и целями

Этот этап важен, так как он понадобится при добавлении стрелок в диаграмму, соединяющих узлы, которые помогут команде узнать последовательность, необходимую для решения каждой задачи.

Шаг 3. Сделать саму диаграмму

Следующий шаг – отобразить наши пронумерованные узлы (т.е. события, этапы), а затем добавить стрелки (т.е. задачи и действия), соответственно их зависимости друг от друга.

Шаг 4. Установить дедлайны

На завершающем этапе вам нужно будет установить временные рамки, в которые должна уложиться ваша команда, если будет работать согласно этой диаграмме.

Как видите в самом составлении нет ничего сложного. Все сложности заключаются в том, что нужно тщательно отслеживать зависимости между задачами и правильно распределять время на них. Это самый сложный этап. Для такой работы нужен хороший менеджер, который поможет команде работать слаженно и справляться согласно всем графикам.

Конечно, как и у любого другого метода оценки, у PERT диаграмм есть свои недостатки и преимущества. В этом тексте мы отметим лишь некоторые из них, те, которые можно назвать основными.

Преимущества:

1. Помогает распланировать максимально эффективное использование ресурсов.

2. Делает планирование проекта более управляемым.

3. Играет важную роль, даже если данных о предыдущем планировании мало или совсем нет.

4. Позволяет руководителям проектов точнее определеить дату завершения проекта.

Недостатки:

1. В сложных проектах иногда бывает трудно интерпретировать PERT диаграмму, поэтому в таких случаях приходится использовать диаграмму Ганта.

2. Обновление, изменение и поддержка актуальности диаграммы PERT может быть достаточно утомительным процессом.

3. Эта диаграмма относится к достаточно субъективному варианту распределения времени на выполнение задач. Если менеджер проекта будет предвзят или не особо опытен, это может плохо отразиться на графике проекта.

В современном мире можно найти ПО практически для любых подобных задач (и нетолько). Поэтому необязательно создавать диаграмму PERT вручную. Мы подобрали несколько программ, которые помогут сделать все по уже готовым шаблонам.

1. SmartDraw

Она подходит для любой операционной системы (Windows, Mac и даже Android). Огромный плюс SmartDraw – наличие полного набора функций и множества вариантов дизайна для реализации ваших задач. Конечно, тут есть и шаблоны, о которых мы говорили чуть выше. Вы можете выбрать тот, который в большей степени подходит вашему проекту и полностью адаптировать его.

2. Edraw max

В целом у этой программы есть такой же набор функций, как и у Smartdraw. Однако, ключевым отличием является возможность создания онлайн–диаграммы. Вы также можете создавать задачи, графики работы, работать с иерархией задач по структуре WBS и даже воспользоваться методом критического пути (его мы тоже уже упоминали выше).

3. Lucidchart

Данное ПО предлагает неограниченный выбор настроек и разных возможностей использования, включая все тот же полный функционал для создания хорошей PERT диаграммы.

4. Creately

Этот графический инструмент, который, как утверждают сами создатели, обладает множеством функций, которые помогают создавать графики PERT очень быстро. А также имеет обширную библиотеку фигур диаграмм PERT, ярлыков для быстрого построения диаграмм и множество вариантов оформления.

Заключение

С готовой диаграммой PERT у вас будет четкий план действий и понимание, какие из них имеют решающее значение для своевременной сдачи проекта. Ведь, по сути, это метод анализа задач, связанных с реализацией какого–либо проекта, а в особенности со временем, необходимым для этой реализации. Поэтому использование PERT диаграмм будет полезным и верным решением для того, чтобы команда могла работать последовательно и эффективно.