Все о кик-офф митингах: их роль, значение и подготовка. Используйте предоставленный чек-лист для организации эффективного и продуктивного старта проектов.

Это встреча команды, заказчика и менеджера проекта перед началом работы над проектом

Кик–офф нужен команде, чтобы понять, над каким проектам они будут работать, задать вопросы заказчику по проекту, понять сроки. Заказчику кик–офф нужен, чтобы познакомиться с командой, которая будет делать проект. Кик–офф нужен, чтобы все задали вопросы и получили ответы до того, как начнут работать. Лучше выложить багаж на кик–офф, чем перед самым дедлайном.

1 шаг — Знакомство, 2 шаг — Повестка речи, 3 шаг — Обсуждение сути проекта, 4 шаг — Описание этапов реализации проекта, 5 шаг — Назначение ролей, 6 шаг — Мониторинг проекта, 7 шаг — Оценка результатов, 8 шаг — Планирование следующего кик–оффа

Сначала по порядку… Идея? — Есть. Концепция? — Есть. План разработки? — Есть. Сотрудники тоже есть. Что дальше?

А дальше приступаем к важному этапу для всех участников проекта — Kik-off. Что это такое, какие у него цели и как правильно его проводить — рассмотрим далее.

Kickoff meeting — стартовая встреча в самом начале реализации проекта. На самом деле, примеры кик–оффа мы встречаем довольно часто в обычной жизни — семейное «собрание» перед уборкой в доме (постановка задач каждому участнику, правда здесь пропускается этап знакомства), собрание волонтеров перед благотворительным мероприятием или же встреча застройщика, подрядчиков и заказчика перед постройкой дома и т.д.

Важно понимать, что кик–офф — это собрание не для обсуждения идеи проекта (она уже есть), а для определения конкретных способов её реализации.

На практике кик–офф показал себя как эффективный метод, позволяющий сделать сотрудничество прозрачным и комфортным. Целей стартовой встречи мы выделяем несколько:

• Знакомство участников

Работать в команде знакомых людей намного легче и приятней, согласны? Стартовая встреча начинается с краткой информации о каждом участнике. Что касается роли, то это будет оговариваться далее.

• Обсуждение основных вопросов

Определяем самые важные этапы работы в проекте.

• Назначение ролей и донесение сути целей в рамках проекта;

Каждому участнику нужно четко понимать какие задачи перед ним стоят и для чего они нужны.

• Мотивация участников перед запуском

Без психологической поддержки в проекте тоже не обойтись. Мотивация — главный двигатель прогресса.

• Установка правил работы

У любого рабочего процесса должна быть структура, для того чтобы не превратить проект в груду хаоса и нерешенных задач.

Стартовая встреча — как мы уже говорили, это подготовительный процесс команды к решению задач в рамках проекта. Но и подготовке нужна своя подготовка. Извиняемся за тавтологию. На суть такова. Чтобы кик–офф митинг был удачным, нужно выполнить несколько условий еще до его проведения:

• Сделать оценку вероятности выполнения проекта (процент должен быть не ниже 50%);

• Согласовать устав и основные вопросы для обсуждения со спонсором и заказчиком;

• Обозначить штат сотрудников (этот вопрос можно также заранее обсудить с заказчиком);

• Обговорить присутствие спонсора или заказчика (а лучше их двоих). Если это вызовет большие сложности, то боимся, что у вас уже назревают проблемы.

Основательная подготовка поможет избежать долгих пауз и подобных «эммм, нууу, как быыы». Поэтому не рекомендуем ей пренебрегать.

Теперь настало время пошагово рассмотреть процесс проведения кик–оффа.

1 шаг — Знакомство

Рассказываем базовую информацию о себе по типу: ФИО, специальность, будущая роль в проекте (если она известна). В целом, этот этап необходим для выстраивания коммуникации между друг другом.

2 шаг — Повестка речи

Определяем все этапы встречи. Здесь же обозначаем время для возможности задать интересующие вопросы.

3 шаг — Обсуждение сути проекта

На этом этапе важно как можно лучше донести идею и цель проекта до слушателей, убедиться в их понимании и настроить на желаемый результат.

4 шаг — Описание этапов реализации проекта

Занимаемся структурой работы. Обозначаем даты начала и завершения задач. Требуемый результат от работы не просто стоит обсудить, а подробно описать для лучшего понимания. Тут же стоит обозначить программы для управления проектом, в которых вы собираетесь работать (Trello, Notion и т.д.)

5 шаг — Назначение ролей

Информируем участников об их персональных задачах и ответственностях, обмениваемся контактами.

6 шаг — Мониторинг проекта

Необходимо подготовить список, который каждый сотрудник будет сдавать в виде отчета о проделанной работе в процессе. Как правило, он выглядит так:

• статус выполнения задачи;

• соблюдение графика;

• соблюдение бюджета;

• краткое изложение результата;

• вопросы;

• состояние удовлетворения в команде;

• риски, которые возможны в работе.

Мониторинг рекомендуется проводить не реже, чем раз в неделю и всегда в письменной/электронной форме.

7 шаг — Оценка результатов

Хоть и до начала оценки результатов может быть далеко (если у вас долгосрочный проект), но вместе с группой уже заранее нужно определить как вы будете оценивать работу. Также можно сделать план для оценки промежуточных результатов.

8 шаг — Планирование следующего кик–оффа

«Мы не прощаемся, а говорим до свидания!». Заключительный этап стартовой встречи — планирование новой. Снова обозначаем дедлайны и вносим дату повторного кик–оффа в свои календари.

• Спонсора/заказчика

Ключевое звено о котором должны быть в курсе все. Для кого и для чего выполняется проект.

• Подрядчиков

Нужно четко понимать с кем именно команда будет сотрудничать в процессе работы и кто за это будет отвечать.

Ну, а чтобы, ваш Kik-off прошел максимально идеально стоит обратить внимание на ещё кое–что:

• Не допускайте ситуации, когда будущие участники проекта узнают о существовании проекта непосредственно на кик–оффе. Стоит предоставить хотя бы краткую информацию о том, что будет обсуждаться на встрече;

• Пресекайте полное отхождение от темы и возгласов по типу "а зачем вообще запускать этот проект". Решение принято — нужно действовать;

• Для наглядности и хорошего понимания проекта вашей аудиторией, было бы неплохо подготовить презентацию, в которой вся нужная информация представлена в лаконичной и понятной форме;

• Используйте флипчарт для дополнительных комментариев и важных заметок;

• Не бойтесь общаться с участниками и иногда включать импровизацию. Вы не на совещании у президента. С вами работает крутая команда специалистов, с которой вы можете обсудить все вопросы и создать отличный продукт/услугу;

• Дайте слово спонсору, он расскажет подробнее о том, что хочет видеть в проекте и какие ожидает результаты;

• Пригласите на стартовую встречу как можно больше участников, в идеале, если будет 100% посещаемость. Таким образом, все одинаково погрузятся в процесс;

• Если невозможно собрать всех оффлайн, то используйте инструменты онлайн, сейчас довольно много удобных площадок для общения с командой на расстоянии;

• Не затягивайте встречу и обсуждайте только самые важные вопросы. Оптимальное время для обсуждений — 60 минут. Если же информации очень много, то тогда стоит включить в план встречи кофе–брейк или разделить её по блокам на разные дни.

Технология kik-off позволяет не просто собрать всех участников за одним столом. Главная цель стартовой встречи намного глобальнее — достигнуть наилучшего результата, засчет таких факторов как: обсуждение задач и рисков, мотивации, мониторинга и методов оценки работы. Если держать цели кик–оффа в голове при планировании и проведении встречи, то митинг пройдет максимально продуктивно для всех участников.

И главный вопрос: Стоит ли применять кик–офф в своей работе?

Однозначно — да!

Кик–офф — это встреча с командой перед началом проекта. На ней обсуждают цели проекта и ожидания команды и заказчика. Заказчик проекта на кик–офф знакомится с командой.

Кик–офф нужен, чтобы команда проекта еще до начала работы задала вопросы по проекту, поделилась своими сомнениями. Руководитель говорит, кто и за что отвечает, какие есть правила работы над проектом и почему они такие.

В идеальном варианте на кик–офф команда настраивается на работу. Руководитель всех мотивирует и вдохновляет. Заказчик оценивает готовность команды, снижается градус недоверия.

Выражением Kick-off обозначают также стартовый удар в американском футболе. Игрок разбегается и со всей силы бьет по мячу. Его задача ударить так, чтобы возвращающая команда не смогла далеко продвинуть мяч. Как этот прием связан с проектной работой — неясно.

Базовый план, как проходит кик–офф

Чтобы кик–офф не превратился в унылое собрание для галочки, к нему заранее готовятся.

Составляют план встречи по пунктам: что будете обсуждать, какие вопросы обязательно надо озвучить.

Участникам кик–офф заранее рассылают приглашения и тему встречи, чтобы они заранее подготовили вопросы. Лучше сделать это за 48 часов до встречи.

Заранее подумайте над сложными вопросами, проблемными темами по проекту.

Кик–офф — это всегда диалог. Не надо выделять час на информацию о проектах и цифрах. Лучше кратко расскажите суть и переходите к вопросам. Дайте высказаться каждому участнику.

Расскажите, в чем суть проекта, какие проблемы он решает. Это поможет команде понять цель проекта, зачем каждый из них делает свою работу.

Опишите, какой результат ждете от команды.

Разбейте проект на этапы. Например, 1-8 июля подготовка макета и документации по проекту. Распишите, какие задачи делают параллельно.

Обсудите с командой, какие программы для управления проектом будете использовать.

Объясните каждому сотруднику, чем он занимается в проекте: его роль и за что он отвечает.

Опишите, как сотрудники будут взаимодействовать друг с другом. Например, арт–директор ставит задачу дизайнеру, через два дня тот показывает результат и принимает правки. Когда задача готова, арт–директор утверждает результат с заказчиком.

Расскажите, как вы будете оценивать результаты проекта. Установите сроки согласований внутри команды, дедлайн проекта, в какой бюджет надо уложиться.

Первое, что надо сделать на кик–офф — рассказать всем, почему они пришли на это собрание: что это за проект. Какую пользу он принесет бизнесу или клиентам.

Цели: чего проект пытается достичь в долгосрочной и краткосрочной перспективе. Здесь полезно использовать формат OKR (цели, ключевые результаты).

SWOT: сильные и слабые стороны, возможности и угрозы применительно к проекту.

Временные рамки: когда проект должен начаться, когда он должен быть завершен и основные этапы между ними.

После того, как вы ввели команду в курс дела, представьте роли, которые вы хотели бы отвести каждому участнику. Для этого можно использовать матрицу RACI, которая распределяет определенные обязанности между членами команды на каждом этапе проекта.

Пример матрицы RACI для команды инженеров

Определите, как часто вы будете встречаться с командой и заказчиков. Как вы будете общаться онлайн и офлайн. Как будете обмениваться документами и информацией о ходе работ.

Убедитесь, что все уходят, зная, над чем работать и что принести на следующее собрание. Это про определение объема работы и распределение задач.

К концу встречи должен быть разработан план дальнейших действий с четкими сроками и исполнителям.

Пример презентации для кик–офф

Кик–офф нужен, чтобы продемонстрировать клиенту, что вы и команда справитесь. Презентация поможет это впечатление усилить.

Допустим, вы уже готовы к началу встречи по проекту. Вы подготовили план, разослали приглашения подготовили команду. Дело за презентацией.

Включите в нее представление участников команды, кто есть кто и его роль в проекте.

Кратко расскажите о компании: какие проект сделали, каких результатов достигли. Здесь же покажите материалы по текущему проекту, их можно заранее попросить у клиента.

Добавьте слайды по цели проекта, бизнес–проблеме, которую должен решить проект.

В презентации опишите понимание задачи. Оно должно быть заранее согласовано с клиентом. Общее понимание того, как выглядит успешный проект.

Если это внутренний проект компании, то включите в презентацию KPI или другие показатели успеха проекта, которые вы обычно используете.

Покажите, какие отчеты о состоянии проекта получит клиент.

Обсудите со своей командой и с клиентом, как вы будете реагировать на проблемы в ходе проекта.

Например, за две недели до дедлайна, команда понимает, что не успевает сделать часть функций. Лучше заранее предусмотреть такой вариант и договориться о возможности упростить проект, выпустить его с ограниченным набором функций. Остальное можно доделать в следующей итерации.

План проведения кик–офф создают менеджер проекта. Он же ведет мероприятие.

Исходные данные для создания повестки кик–офф включают устав проекта или подписанный контракт, понимание задачи.

Чтобы кик–офф прошел с пользой для всех, к нему надо готовиться. Мы подготовили чек–лист, который вам поможет. Отмечайте галочками пункты, по которым вы готовы.

• Создайте краткое описание проекта или презентацию
• Назначьте время встречи и пригласите сотрудников команды и все заинтересованные стороны
• Разошлите участникам план встречи и краткое описание проекта. Сделайте это не позднее чем за 48 часов до встречи.