Понимание важности различных ролей в проектной команде. Как правильно распределить роли для повышения эффективности и успешной реализации проектов.

Управление командой в рамках проекта подразумевает распределение ролей внутри проекта и определение зоны ответственности для каждого участника. Это необходимо для успешной реализации проекта, потому что уточнение ответственности каждого сотрудника снижает количество конфликтов и способствует налаживанию коммуникации.

При четком разделении ролей появляется возможность грамотно распределить задачи. Для этого необходимо опираться на компетенции сотрудников, их опыт и знания. При назначении сотрудникам задач в соответствии с их навыками можно повысить качество работы сотрудников и оптимизировать работу команды.

Установление четких ролей также помогает наладить коммуникацию между сотрудниками. В этом случае каждый член команды понимает, кто несет ответственность за те или иные задачи. Общение в команде становится более простым и понятным.

Команда проекта выполняет все задачи, связанные с осуществлением планов и целей. Работа команды обеспечивает своевременное завершение проектов. Правильно подобанная команда дает компании возможность быстро закрывать существующие проекты благодаря установлению четких сроков работы и быстрому завершению отдельных задач. Четкое понимание каждым сотрудником команды его обязанностей и ответственности помогает эффективно расходовать рабочее время и избегать задержек.

Команда проекта также помогает управлять качеством услуг и продуктов, выпускаемых на рынок по результатам проектов. Наличие в компании профессионалов своего дела, правильно и эффективно решающих существующие проблемы и постоянно улучшающих продукт, помогает создавать все более качественный результат, который будет востребовать на рынке.

В команде проекта существуют следующие роли:

• Руководитель проекта. Руководитель проекта задает направление работы и отвечает за стратегические решения. Он контролирует выполнение задач на каждом этапе и следит, чтобы работа выполнялась вовремя. Руководитель проекта также распределяет отдельные задания между членами команды и выбирает цели, которых необходимо достигнуть.

• Аналитик. Он занимается изучением требований, которые предъявляются к проекту, оценкой существующих данных и разработкой стратегических решений. Аналитик также собирает всю необходимую информацию и подготавливает отчеты для дальнейшего принятия объективных решений по проекту.

• Разработчики. Команда разработчиков отвечает за создание продукта, если речь касается программного обеспечения. Разработчики отвечают за код программы, проведение тестов кода и внедрение готовых решений на рынок.

• Дизайнеры. Дизайнеры разрабатывают внешний вид приложений и продумывают удобные для пользователя функциональные решения. Графические дизайнеры создают логотипы и другие визуальные компоненты программы, в то время как UX/UI–дизайнеры разрабатывают отображение функциональных страниц приложения в соответствии с пользовательским опытом.

• Тестировщики. Тестировщики проводят проверку почти готового приложения на наличие багов и ошибок, тестируют каждую функцию и в случае неполадок составляют о них отчет и передают его разработчикам. В их обязанности входит постоянная отладка даже готового продукта и его усовершенствование.

• Менеджер проекта. Менеджер проекта координирует работу отдельных сотрудников, распределяет ресурсы для каждой задачи, контролирует расход бюджета и контролирует выполнение отдельных задач в рамках проекта.

Кроме личного опыта и навыков для успешного выполнения проекта в команде необходимо уметь договариваться. Управление конфликтами помогает налаживать контакт внутри проекта даже в стрессовой ситуации и работать над проблемами вместе. В критической ситуации и при наличии серьезных трудностей коммуникация становится одним из важнейших способов быстрого решения проблем.

Для управления конфликтами и развития эффективной коммуникации необходимо использовать следующие методы:

• Открытость. Открытая коммуникация в рамках проекта позволяет всем членам команды быть в курсе происходящего. Важно общаться без конфликтов, поддерживать честность и конструктивность в диалоге.

• Общие цели. Так как команда работает над проектом, все члены команды имеют общие цели, хотя набор задач у каждого сотрудника свой. Все работники должны знать, какого итогового результата стоит добиться и как именно выражается их вклад в общее дело.

• Распределение ролей. При работе в команде важно четко обозначить роль каждого участника и его сферу ответственности. Это позволит сделать коммуникацию прозрачной и избегать недоразумений.

• Компромиссы. При возникновении конфликтов и недоразумений важно находить компромиссы и гибкие решения, которые удовлетворяют интересы всех сторон.

• Стрессоустойчивость. При наличии трудностей и конфликтов необходимо сохранять спокойствие и опираться на объективные данные при принятии решений.

Для управления командой можно использовать следующие инструменты:

• Проектные доски. Это виртуальные пространства, которые позволяют управлять задачами. На досках можно размещать карточки заданий, назначать ответственных за их выполнение, отслеживать то, на какой стадии находится каждая задача. Ответственные за ее выполнения могут менять статус задачи, менеджер имеет возможность отслеживать, как продвигается работа над проектом и на какой стадии он находится.

• Системы отслеживания ошибок. Эти инструменты помогают определять изменения в проекте и находить неполадки и проблемы в работе сотрудников при выполнении отдельных задач. Они помогают собрать все замечания по проекту и сделать объективные выводы о проблемах. После этого в проект можно вносить соответствующие изменения.

• Планировщики. В календарях можно устанавливать сроки выполнения задач, планировать отдельные совещания, отслеживать прогресс работы над проектом. Это помогает избежать задержек и отследить появляющиеся трудности на раннем этапе.

• Системы управления документами. В таких программах можно хранить все документы проектов в постоянном доступе для всех участников проекта. Члены команды благодаря таким программам имеют доступ ко всей необходимой информации.

Функциональная структура команды проекта помогает распределить членов команды по отделам, каждый из которых несет ответственность за некоторое количество специализированных задач. Она эффективна для тех проектов, где четко выделены отдельные задачи и процессы.

При таком разделении членов команды на отделы каждая группа сотрудников имеет знания в определенной функциональной области и работает над своей частью проекта. В этом случае становится возможной централизация ресурсов и их разделение между отделами под управлением руководителей каждого из них. Такое распределение ресурсов во многих случаях становится очень эффективным.

Функциональная структура команды обеспечивает легкую координацию ее членов внутри отделов благодаря тому, что все задачи также разделяются по специализациям как между отделами, так и между сотрудниками внутри отделов. Каждому сотруднику достаются задачи для самостоятельной работы, и для выполнения целей проекта необходимости в постоянной коммуникации нет.

Матричная же структура команды – это что–то среднее между функциональной структурой и простой проектной командой. В ее рамках каждый сотрудник имеет свои функциональные обязанности, однако управление командой осуществляется одним руководителем проекта. Такой способ организации подходит для проектов, где задач много, но процессы четко не определены.

Матричная структура команды имеет определенную гибкость, благодаря которой такой команде легче подстроиться под изменения требований к проекту. В зависимости от изменений можно перевести сотрудников на выполнение более приоритетных задач. При этом ресурсы в такой системе распределяются в соответствии с приоритетами. Более приоритетные задания получают большее количество ресурсов и финансирования.

В матричной структуре команды приобретает особенную важность коммуникация между членами коллектива. Руководитель проекта постоянно остается на связи и общается с отдельными сотрудниками, чтобы оставаться в курсе всех происходящих событий.

Для повышения производительности команды важно не только расставить сотрудников на правильные позиции и определить их зоны ответственности, но и наладить коммуникацию внутри команды. Это делается следующим образом:

• Четкие роли и понятные цели. Внутри команды присутствуют люди, которые имеют абсолютно разный опыт и навыки, и важно распределить роли в команде таким образом, чтобы каждый сотрудник выполнял работу, которую он делает качественно. При этом в рамках работы над проектом каждый специалист должен понимать, какой вклад он вносит в общее дело.

• Регулярные совещания. Во время совещаний важно собирать информацию о том, какие задания уже выполнены, какие только начаты или ждут своей очереди, и какие проблемы существуют у отдельных сотрудников. Совещания позволяют обсудить возникающие вопросы и найти решение существующих трудностей.

• Разные каналы коммуникации. Кроме обычных совещаний для поддержания постоянного общения во время работы над проектом сейчас существуют мессенджеры, электронная почта и даже соцсети. Также для общения можно использовать проектные системы управления, которые помогают участникам оставаться на связи и координировать свои действия в рамках работы над проектом.

• Обратная связь. Внутри команды важно постоянно обмениваться мнениями и давать друг другу обратную связь. Стоит помнить, что обратная связь должна быть объективной и конструктивной, только тогда она действительно улучшает работу отдельных сотрудников и мотивирует их.

Для решения возникающих конфликтов внутри команды важно налаживать общение таким образом, чтобы общение было конструктивным и касалось исключительно рабочих вопросов. При этом коммуникация должна быть открытой: каждый участник команды должен знать, кто занимает какие роли, и не бояться обратиться за помощью, советом или обратной связи. В процессе обсуждения рабочих вопросов на совещаниях каждый сотрудник должен иметь возможность высказаться и получить понимание, поддержку и уважение.

При возникновении разногласий важно не допустить конфликта или перехода на личности. Всегда старайтесь найти компромиссное решение, при котором все участники конфликта будут удовлетворены. Для нахождения компромисса можно использовать услуги нейтрального посредника, так называемого фасилитатора, который будет учить команду разговаривать объективно и находить точки соприкосновения даже при наличии противоположных мнений по отдельным вопросам.

Управление проектом – это целенаправленная деятельность по созданию, улучшению или обновлению какого–либо продукта или услуги в условиях ограниченного времени и в рамках определенного бюджета.