Пошаговое руководство по завершению проекта: основные этапы и процессы, необходимые для успешного закрытия проекта и оценки его результатов.

Проект можно считать завершенным, когда:

• все задачи, поставленные в начале проекта, определены как выполненные

• все функциональные требования проекта реализованы и работают корректно — поэтому очень важно провести тестирование проекта перед его завершением

• проведено тщательное ревью кода и документации проекта

• все необходимые документы и отчеты подготовлены

• успешно проведена финальная встреча с заказчиком, он удовлетворен результатами проекта

• проведен анализ рисков и проблем, возникших в процессе проекта.

Чтобы завершающая фаза проекта прошла успешно, используются такие инструменты, как:

• Проверка по KPI (Key Performance Indicators) — это позволяет понять, насколько реальные результаты близки к запланированным

• На завершающем этапе проводится анализ рисков, которые встретились команде во время работы над проектом. Это как «работа над ошибками» — чтобы уменьшить шанс, что похожие ошибки будут допущены в следующих проектах. Матрицы рисков и анализ вероятности и воздействия используются как для оценки ситуации, так и для разработки плана устранения рисков.

• Аудит проекта — это систематическая проверка проекта на соответствие его целям, планам и стандартам. При аудите часто используются анкеты, опросники, интервью и анализ документации проекта.

• При завершении проекта вся документация архивируется, сохраняется и систематизируется база данных.

• После завершения проекта проводят постпроектный анализ для окончательной оценки результатов: определяются сильные и слабые стороны, извлекаются уроки, также собирается обратная связь от участников проекта.

Итак, на стадии завершения проекта решаются следующие задачи:

1. Оценка выполнения проекта

2. Завершение работы по достижению целей проекта — проведение финальных тестов и проверок

3. Анализ результатов проекта

4. Документирование и архивирование проектной документации

5. Передача проекта заказчику

Основная причина неудач при завершении проекта — неправильное определение целей и ожиданий. Если цели определены неточно, это помешает планированию, а если нереалистичные ожидания — то заказчик в конце может не удовлетвориться результатами.

Также «убить» проект может неправильное распределение ресурсов: это и превышение бюджета, и различного рода задержки и неустойки. Важно также качественно решать проблемы с возникающими в процессе рисками и проблемами.

Как говорится, Communication is key. Неправильно выстроенная коммуникация внутри команды или между руководителями проекта и заказчиками также может привести к ошибкам и неточностям при выполнении проекта и отсрочить его завершение.

• Чтобы проект официально был завершен, необходимо уделить внимание документации и ее правильному оформлению

• Также важно контролировать сроки и не допускать их просрочки, чтобы не вызвать недовольства заказчика и ухудшения репутации проектной команды.

• В процессе работы необходимо следить за бюджетом и не выходить за его рамки

• Обязательно учитывайте возможные изменения в требованиях заказчика и старайтесь эффективно адаптировать проект к ним.

• Важно контролировать качество работы и не допускать ошибок

• Необходимо брать во внимании возможные риски и заблаговременно разрабатывать планы их минимизации.

• Возможные задержки со стороны поставщиков и подрядчиков также ставят под сомнение успех проекта, поэтому важно контролировать эти процессы

• Важно поддерживать коммуникацию с заказчиком на протяжении всей работы над проектом

• Также нужно учитывать возможные изменения в законодательстве и адаптировать проект к ним

Перед тем, как происходит сдача проекта заказчику, обязательно проводится финальное тестирование продукта на соответствие требованиям и критериям, установленным в начале работы над проектом. Если все в порядке, проект передается заказчику и начинается административное и юридическое завершение проекта.

На этом этапе документируются результаты работы над каждой фазой проекта, которые потом перемещают в проектный архив. Важно провести ретроспективу проекта, чтобы выявить проблемы и недочеты, возникшие в процессе работы, и «усвоить уроки», чтобы не допустить такого в будущих проектах.

Чтобы улучшить бизнес–процессы и повысить прибыльность в будущем, проводят анализ затрат и прибыли на конкретном проекте.

После того, как проект был передан заказчику и взят в работу, куратор или руководитель проекта запрашивают у заказчика обратную связь по проекту, чтобы зафиксировать недочеты со стороны пользователя, если таковые есть.