Используйте готовые примеры и шаблоны матриц рисков для управления проектными рисками.

Матрицей рисков называют инструмент аналитики, который используют для оценки и управления рисками в разных областях, будь то производство, бизнес или финансы. Благодаря ему можно систематизировать и визуализировать информацию, а также распределить ее по степени вероятности возникновения и степени воздействия на деятельность компании или проекта.

Классическая структура матрицы обычно формируется в виде таблицы с двумя осями:

– Ось X – отражает вероятность возникновения риска. Для удобства она делится на графы: низкая, средняя, высокая.

– Ось Y – показывает степень воздействия или ущерба от риска. Также для удобства может быть разделена по степени градации: низкая, средняя и высокая.

Все обнаруженные риски классифицируются по ячейкам в зависимости от полученных оценок по указанным параметрам. Чтобы усилить визуальный эффект, каждую ячейку можно окрасить в определенный цвет в зависимости от степени влияния риска.

Какие ещё существуют виды матрицы рисков?

Помимо ключевой версии существуют и другие варианты, которые имеют свои особенности и могут быть использованы для разных ситуаций. Ниже коротко о них расскажем.

– Матрица оценок рисков – благодаря ей можно оценить риски в количественном эквиваленте. Она имеет две шкалы, в которых используются числовые значения:

Вероятность от 1 до 5, соответственно, от низкой к высокой.

Воздействие от 1 до 5, от незначительного до критического.

Кроме того, данный вариант матрицы имеет формулу общей оценки риска:

Оценка риска = Вероятность × Воздействие, что дает представление о том, какие риски находятся в приоритете для их управления и устранения.

– Качественная матрица рисков – интуитивный метод оценки рисков, основанный на описательных значениях ("низкий", "умеренный", "высокий"). Обычно применяется в проектах, где недостаточно данных для проведения количественной оценки. Не самый надежный способ для получения полноценной картины, поэтому лучше использовать в качестве дополнения к методам с количественными показателями.

– Матрица принятия решений – в отличие от двух предыдущих вариантов, данный тип имеет дополнительные параметры, такие как ресурсы и временные рамки. То есть, благодаря этой матрице можно определить риски, классифицировать их по степени воздействия, а также обозначить, какими средствами и за какой промежуток времени стоит их устранить.

– Матрица приоритетов – в данном случае уровень риска зависит от их значимости для проекта. Этот тип матрицы обычно используется для создания списка приоритетов управления рисками. Благодаря этому появляется понимание того, куда нужно направить ресурсы и усилия в первую очередь.

– Тематическая матрица рисков – это узконаправленная матрица, которая классифицирует риски по различным категориям, например, таким, как финансовая, операционная, репутационная, техническая и так далее. Такая структуризация упрощает дальнейший анализ и принятие управленческих решений.

Чем может быть полезна матрица рисков в бизнесе?

– За счет визуализации, систематизации данных, матрица упрощает анализ. Благодаря ей проще выявить наиболее критичные риски. В особенности в условиях ограниченного времени и ресурсов.

– Благодаря матрице можно управлять рисками и классифицировать их по степени их приоритетизации. То есть в первую очередь внимание и ресурсы будут выделяться на наиболее критические проблемы, которые имеют высокий уровень влияния на деятельность компании.

– Согласно классификации рисков, создается план мероприятий по их управлению и устранению. Это позволяет избежать путаницы и забыть что–то важное, а также распределить нагрузку и ответственность за исполнение таким образом, чтобы это действительно было эффективным.

– Матрица выступает сопутствующим инструментом в коммуникации между руководством и командой, а также другими заинтересованными лицами, такими как инвесторы или акционеры. Благодаря этому любые управленческие решения будет принимать легче.

– Информация уже структурирована в формате визуального отчета и поэтому будет проста для понимания разным участникам бизнес–процессов.

Пример использования матрицы рисков.

Предположим, что компания решила выйти на новый рынок. Прежде они провели исследование региона и его политических, социальных, экономических и технических особенностей, чтобы выявить существующие риски и оценить их степень влияния на бизнес. Для этого они собрали актуальную информацию из открытых источников, которую затем занесли в матрицу.

На основе этих данных выстраивается бизнес–стратегия, маркетинг и продажи, а также выстраиваются партнерские отношения с местными поставщиками и консалтинговыми организациями.

Для создания эффективной матрицы рисков необходимо пройти несколько последовательных шагов. Ниже перечислим их.

1 этап: Идентификация рисков.

На данном этапе осуществляется поиск количественных и качественных данных о потенциальных рисках, которые могут возникнуть в бизнес–процессах. Для этого можно использовать различные инструменты и методы.

Например, такие, как мозговой штурм, SWOT–анализ, мониторинг профессиональных СМИ, изучение нормативной документации, сбор обратной связи от клиентов и так далее.

2 этап: Оценка рисков.

Далее собранную информацию необходимо оценить. То есть классифицировать найденные риски. Это можно сделать с помощью рейтинговой системы, различных формул, графиков и диаграмм.

Для этого необходимо выбрать определенные параметры, которые будут анализироваться и оцениваться. После этого определить для них шкалу оценки.

3 этап: Классификация рисков.

Чтобы упростить процесс оценки рисков, необходимо их классифицировать. Для этого можно использовать визуальные инструменты, такие как таблица, диаграмма или профессиональное программное обеспечение для управления проектами.

Соответственно, после того, как каждый риск будет оценен, его нужно разместить в том разделе, который соответствует его оценке, то есть низкий, средний, высокий.

Создание матрицы рисков можно реализовать с помощью таких программ, как:

– Microsoft Excel/Google Sheets – это самые доступные и доступные инструменты визуализации, с помощью которых можно создать табличную или графическую матрицу. Данный вариант подходит для стартапов и малого бизнеса, когда продукт или проект типовые, не слишком сложные и не требуют долгого анализа.

– Pragmatic Risk Management – это программное обеспечение для управления рисками и с готовыми шаблонами матриц рисков. С его помощью ответственные лица могут не только анализировать и оценивать риски, но и обсуждать их в диалогах с другими заинтересованными сторонами. Также программа позволяет находить наиболее оптимальные решения для управления рисками.

– Risk Matrix Tools – это специализированное приложение для визуализации риска в виде диаграммы или таблицы. Оно помогает сортировать зависимости от их вероятности возникновения и возможных последствий. Обычно его используют для определения приоритетности рисков. После чего на основе этого принимаются меры безопасности и строятся планы по снижению рисков.

– Trello или аналогичные инструменты – изначально это платформа по управлению задачами, но они также обладают различными опциями визуализации. Также они содержат информацию о всех совершенных действиях компании внутри и за ее пределами, что упрощает поиск рисков и их анализ.

– PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – является сводом правил по управлению проектами, а также описания различных методов и инструментов по оценке рисков. Выпускается и регулярно обновляется Институтом управления проектами (Project Management Institute, или PMI).

Руководство по управлению проектами, содержащее описание методов и инструментов для оценки рисков.

– Mind Mapping Software – мозговые карты, которые используют для визуализации риска и построения взаимосвязи между ними.

4 этап: Разработка стратегий управления рисками.

На основе матрицы создается план действий. Для каждого отдельно взятого риска создается своя стратегия. В каком–то случае это будет избегание, в каком–то случае это будет снижение факторов риска, а в каком–то его полное устранение.

То есть для каждого серьезного фактора риска, который в наибольшей степени влияет на деятельность и эффективность компании, лучше иметь отдельный план действий. Так как это может занять много времени и потребовать значительных вложений денег и ресурсов.

5 этап: Мониторинг и обновление.

В процессе реализации плана по управлению рисками необходимо проводить регулярный мониторинг. Это позволит своевременно вносить корректировки в план, чтобы добиться наиболее эффективных результатов.

Кроме того, рекомендуется поддерживать актуальность матрицы рисков. То есть проводить повторный анализ внутренней деятельности компании и окружающей среды.

Матрица является действительно полезным инструментом для анализа бизнес–процессов и рынка. Она помогает избегать неоправданного риска, потерь и сокращать уровень расходов и издержек. Это в свою очередь повышает уровень конкурентоспособности компании и ее стабильность.

Управление рисками является критически важным процессом для успеха любого предприятия. Это позволяет устранить множество проблем и препятствий, которые влияют на эффективность, а также оптимизировать процессы и снизить уровень расходов.

Состояние матрицы рисков, ее регулярное обновление позволяет взять ситуацию под контроль. Однако, как и любой другой процесс, он также имеет вероятность возникновения ошибок. Приведем типичные примеры, которые возникают при составлении матрицы рисков, а также разберемся, как можно их избежать.

1. Риски выявлены не полностью.

К такой ошибке могут привести множество различных факторов. Например, на поиск и анализ информации было потрачено недостаточно много времени и ресурсов или рассматривались только внутренние аспекты без учета факторов внешней среды.

Чтобы этого избежать, нужно осознать, что данный анализ имеет действительно важное значение для эффективной работы предприятия. Поэтому необходимо подключить различных специалистов в команде, которые будут проводить сбор и структурирование информации. Если компания не обладает достаточным количеством собственного персонала, то можно рассмотреть вариант обратиться на аутсорсинг.

Кроме того, особое внимание стоит уделить источникам. Они должны быть актуальными, достоверными и не иметь противоречий. Если для анализа используются данные различных исследований, то их инициаторами должны быть независимые лица, чтобы не было предвзятости в результатах.

2. Субъективность в оценке.

Если компания самостоятельно занимается анализом и оценкой рисков, то в этом случае свою роль может сыграть фактор субъективности. Где–то может быть предоставлена недостоверная информация, приукрашенные данные, желаемые результаты выдаются за действительные и т.д.

В итоге это приводит к неправильным выводам и ошибкам в принятии управленческих решений.

Основу матрицы должны составлять: мнение экспертов, стандартизированные шкалы оценки, проверенные количественные данные, независимое мнение специалистов и клиентов.

3. Отсутствие четких критериев оценки.

Для того, чтобы матрица рисков была эффективной, необходимо принять стандартизированную шкалу для оценки вероятности и воздействия рисков. В противном случае результаты становятся неопределенными.

Критерии можно разработать самостоятельно, либо обратиться к нормативным документам в данной отрасли.

4. Игнорирование взаимосвязей, рисков.

На самом деле риски могут быть взаимосвязаны между собой. Они могут влиять друг на друга и увеличивать значимость некоторых проблем и ошибок. Эту взаимосвязь нельзя игнорировать. Поэтому нужно определить причинно–следственные связи, чтобы потом это использовать при построении плана по управлению рисками.

Поэтому рекомендуется использовать методы системного анализа для выявления взаимосвязей и зависимости между рисками. Впоследствии они визуализируются в виде диаграммы или карты взаимозависимости, что упрощает дальнейший анализ и принятие решений.

5. Необоснованное упрощение.

Явно недоработкой будет излишнее упрощение матрицы рисков. Вероятно, при создании были упущены различные важные нюансы, которые могут повлиять на результат. Конечно, излишняя перегруженность может запутать. Тем не менее, если после первичного заполнения матрицы картина не становится яростной, то необходимо внедрить дополнительные параметры. Их, разумеется, впоследствии также нужно оценить.

6. Игнорирование периодического обновления.

Использование устаревшей версии матрицы рисков не учитывает новые условия внешней среды или изменения в проекте или на производстве. Соответственно, она уже не будет актуальной.

Кроме того, необходимо помнить, что в некоторых отраслях стандартные шаблоны будут неуместны. Также при обновлении матрицы можно менять ее структуру и дополнять новыми параметрами, если того требует ситуация.

7. Недостаточная документация.

Все найденные факторы, решения и выводы необходимо фиксировать для дальнейшего анализа и оценки. В противном случае возникает риск потерять какие–то важные данные, которые могли существенно повлиять на результаты исследования.

В идеале, если будут задействованы системы или программы управления бизнес–процессами или облачные решения. Они помогут автоматизировать процесс сбора, визуализации и анализа данных.

8. Пренебрежение стратегиями управления рисками.

Матрица рисков создается не только для выявления рисков и их последующей оценки, а в большей степени для того, чтобы предпринять необходимые действия по их управлению. Соответственно, по каждой категории рисков необходимо разработать свой план действий и, разумеется, воплощать его в жизнь. Если это проигнорировать, то проблему решить не получится, а в некоторых случаях ситуация только усугубится.

9. Игнорирование обучения и развития.

Специалисты, которые на регулярной основе проводят анализ внутренних и внешних рисков, а также занимаются разработкой матрицы, должны обладать определенными профессиональными и личными навыками и знаниями. Это позволит им осуществлять процесс профессионально, без лишней предвзятости, а также избегать типичных ошибок.

Поэтому рекомендуется своевременно проводить обучение и повышение квалификации аналитиков и маркетологов, если они работают внутри компании. Либо обращаться в специализированные организации, которые занимаются анализом бизнес–процессов.

Понимание вышеперечисленных ошибок позволит создать наиболее эффективную матрицу рисков, которая будет действительно полезна при принятии решений.