Откройте пример заполнения реестра рисков и научитесь правильно учитывать и управлять рисками в вашем проекте.

Реестром рисков называют документ, содержащий информацию обо всех внешних и внутренних рисках, которые угрожают компании. Этот инструмент помогает определить потенциальные препятствия в рамках проекта. Также он позволяет расставить приоритеты по существующим проблемам и выбрать для их решения наиболее эффективные меры.

Реестр это не просто список с возможными рисками. Он содержит их оценку, то есть информацию о том, насколько вероятно возникновение того или иного события и как оно может повлиять на процессы и конечные результаты деятельности.

Используется в различных отраслях, таких как бизнес, производство, проектная деятельность, здравоохранение, строительство и прочее.

Перечислим несколько ключевых причин, почему создание реестра рисков имеет смысл:

– Для того, чтобы составить реестр, требуется сначала идентифицировать риски, которые могут повлиять на деятельность организации. Благодаря этому можно своевременно предпринять меры по устранению текущих проблем и подготовиться к потенциальным.

– При составлении реестра производится оценка рисков и их распределение по степени вероятности их возникновения и потенциального воздействия. В дальнейшем на основе этого происходит распределение ресурсов и усилий по устранению или минимизации угроз.

– Реестр является инструментом визуализации, который помогает структурировать и оценивать информацию о рисках. Поэтому с его помощью легче проводить анализ угроз и разрабатывать план мер по управлению рисками.

– В реестре должны быть актуальные данные о рисках, поэтому требуется проводить регулярный мониторинг внутренней и внешней среды, чтобы своевременно обновлять список. Во–первых, это позволит понять, удалось ли избавиться от проблем, которые ранее решались. Во–вторых, таким образом можно обнаружить новые угрозы, требующие внимания.

– Над созданием реестра могут трудиться специалисты из разных подразделений компании, так как они лучше знают специфику своей работы и то, какие угрозы там могут быть. Этот инструмент способствует открытой коммуникации между всеми участниками бизнес–процессов.

– Реестр помогает в управлении ресурсами, необходимыми для минимизации и устранения рисков. Речь идет не только о деньгах или каких–то расходных материалах, но и о времени и человеческих ресурсах. В некоторых случаях может потребоваться привлечение третьих лиц.

– Благодаря структурированию данных о рисках, руководство может принимать более обоснованные решения. Тем самым минимизируется неопределенность и связанные с ней последствия.

– Благодаря грамотному использованию данного инструмента для управления рисками, можно повысить эффективность производства, улучшить качество проектов, продукции и услуг. Это, в свою очередь, повысит уровень удовлетворенности клиентов и прибыль, а также сократит издержки.

Нельзя сказать, что реестр является лишь формальным документом, который просто уйдет в архив. Его рекомендуется использовать на регулярной основе и постоянно обновлять. Это позволит эффективно управлять неопределенностью, снижать вероятность негативных последствий из–за возникших угроз и увеличивать свои шансы на успех.

Каждый реестр имеет свои элементы, позволяющие систематизировать и управлять данными о рисках. В зависимости от специфики организации и целей, наполнение может несколько отличаться. Тем не менее, существуют основные компоненты, которые встречаются чаще всего. Ниже их перечислим.

– Идентификатор – нужен для того, чтобы упростить процесс отслеживания и управления риском на протяжении всего жизненного цикла проекта, продукта или услуги. В дальнейшем, если компания повторно встретится с данной проблемой, то с помощью идентификатора он сможет обнаружить, что уже сталкивалась с подобным опытом и имеет пути решения.

– Описание – дает представление о том, что из себя представляет риск, то есть природу его происхождения, по каким причинам он может возникнуть и к каким последствиям привести. Также описывается принцип действия в возникшей ситуации. По сути, происходит описание полного жизненного цикла риска.

– Категория – необходима для того, чтобы иметь представление, в каком аспекте бизнеса или производства возник риск. Это важно для дальнейшего анализа и менеджмента. Компания будет иметь возможность выстроить причинно–следственные связи, чтобы не просто минимизировать риск, а постараться устранить его полностью.

– Вероятность возникновения – оценка вероятности рецидива риска. Это необходимо для понимания того, можно ли контролировать этот аспект и если да, то какие меры для этого требуется предпринять.

– Влияние – оценка того, в какой степени риск может повлиять на деятельность компании и ее репутацию в случае возникновения. Чаще всего выражается в виде шкалы со значениями – от незначительного до катастрофического. Это позволяет визуализировать данные для дальнейшего анализа.

– Приоритет – определение степени важности риска для понимания того, какой из проблем стоит уделить внимание в первую очередь. Классификация основывается на сочетании вероятности их возникновения и степени воздействия. Чем выше эти показатели, тем больше времени и усилий потребуется на устранение или минимизацию риска.

– Ответные меры – описание методов, инструментов и ресурсов по управлению и минимизации рисков. План можно описать коротко, а на его развернутую версию предоставить ссылку в документе.

– Ответственное лицо – индивид или группа лиц, несущие ответственность за мониторинг и управление риском. Это позволяет распределять ответственность между участниками бизнес–процесса и доверять им проблемы, которые имеют отношение к их компетенции. Кроме того, таким образом сокращается вероятность того, что ситуация будет пущена на самотек.

– Статус – данное поле нужно для того, чтобы следить за прогрессом управления рисками. В зависимости от стадии исполнения статус, например, может меняться от «под контролем» до «завершен».

– Документация и ссылки – указание всех материалов, содержащих данные о риске. Перегружать реестр большим количеством информации тоже не стоит, так как это тяжело для восприятия. Однако вся информация должна храниться в одном месте. Лучше всего хранить ее в облаке, чтобы не потерять и всегда иметь доступ с любого устройства.

– История изменений – графа с комментариями о том, как менялся статус риска, какие меры были реализованы, к каким результатам это привело и т.д. Это позволит оценить эффективность управления рисками.

Благодаря этим элементам удается создать полезный инструмент, который содержит подробную информацию о рисках, оценках и мерах, связанных с ними.

Грамотно разработанный реестр рисков станет полезным инструментом в управлении рисками в любой организации. Его создание является кропотливым трудом, требующим высокого уровня вовлечения разного рода специалистов, так как это достаточно объемный документ.

Чтобы составить по–настоящему эффективный реестр, нужно придерживаться определенной последовательности шагов.

Во–первых, нужно определить цель создания реестра.

Это позволит понять, какие данные требуется получить с помощью этого инструмента и для чего они нужны. Реестр может составляться как для всей деятельности компании в целом, так и для отдельно взятого долгосрочного проекта. От конкретной цели будут зависеть его компоненты и содержание.

Во–вторых, осуществляется идентификация рисков.

Для этого прибегают к таким методам сбора и обработки данных, как:

– Мозговой штурм – коллективный поиск проблем в различных аспектах бизнеса и производства. Это позволит взглянуть на процессы под разным углом с точки зрения людей с разными компетенциями.

– Анализ исторических данных – все предыдущие проекты, разработки, отчеты, а также внешние данные, такие как мнения экспертов или статистика. Важно, чтобы эта информация была актуальной и соответствовала запросам со стороны компании.

– Интервью – мнение заинтересованных лиц по поводу текущих проблем и потенциальных рисков, которые могут снизить эффективность организации.

– Обратная связь – получение информации от клиентов и партнеров, чтобы иметь возможность оценить качество своей работы и обнаружить потенциальные угрозы для бизнеса.

В–третьих, необходимо провести классификацию рисков.

Условно все риски можно разделить на внешние и внутренние, а затем внутри поделить их уже по конкретным направлениям, например, финансовые, технические, экологические и так далее. Благодаря этому можно структурировать информацию для дальнейшего анализа.

В–четвертых, произвести оценку рисков.

После того, как все риски были идентифицированы и структурированы, им нужно дать оценку. Определить степень вероятности их возникновения и то, как они могут повлиять на проект или предприятие.

Для этого можно использовать такие шкалы, как:

– Вероятность – от низкой к высокой, может быть выражена в баллах или процентах.

– Воздействие – от незначительной до катастрофической. Также может быть выражена в количественном эквиваленте.

Кроме того, для вычисления приоритета риска можно использовать формулу:

Приоритет = Вероятность × Воздействие

В–пятых, разработать ответные меры.

По группе рисков или по каждому отдельно взятому риску необходимо разработать меры. Они могут быть основаны на четырех стратегиях: принятие, избегание, снижение или передача.

В–шестых, создать реестр.

Для этого можно использовать как доступные стандартные редакторы документов типа Excel, так и специализированные программы по управлению рисками. Важно, чтобы они обладали необходимыми опциями для визуализации данных. Графы таблицы реестра могут содержать следующие параметры: идентификатор риска, описание, класс, вероятность, воздействие, приоритет, меры, статус и лицо, ответственное за управление риском.

Конечно, не стоит забывать о регулярном пересмотре данных и их обновлении. Это необходимо для того, чтобы поддерживать актуальность данных, изменять статус или добавлять информацию по рискам.

Данные, собранные в реестре, можно сформировать в отчете, чтобы предоставлять его заинтересованным лицам. Это позволит поддерживать прозрачность данных и пополнять информацию новыми фактами.

Реестр помогает систематизировать и визуализировать данные о возможных рисках. Обычно он создается в форме таблицы. Для этого можно использовать различные инструменты. Например, такие, как:

– Электронные таблицы, представленные в стандартных редакторах документов.

Например, Microsoft Excel или Google Sheets. Оба инструмента имеют схожий набор опций для визуализации данных. К ним можно обеспечить как ограниченный, так и общий доступ, чтобы все заинтересованные лица могли заходить в документ для ознакомления с информацией или для редактирования. Кроме того, в функционале они имеют различные формулы, которые можно использовать для подсчета количественных показателей.

– Специализированные программные решения для управления проектами, такие как:

Microsoft Project – программа по управлению проектами, которая помогает планировать, распределять и управлять ресурсами, а также проводить анализ и мониторинг проделанных работ.

Trello или Asana – инструменты, помогающие отслеживать риски через создание карточек или задач. Удобство заключается в том, что можно перемещать карточки с отметками о рисках по этапам.

– Программное обеспечение для управления рисками, такое как:

Risk Register – специализированный инструмент по управлению и контролю рисками. По сути, он является тем самым реестром, в котором регистрируются возможные проблемы и препятствия, которые влияют на проект или деятельность компании. В нем указываются идентификаторы рисков, степень вероятности их возникновения, возможные последствия и меры по минимизации или устранению рисков.

К плюсам данной программы можно отнести:

+ позволяет заранее обнаружить возможные риски и подготовиться к ним;

+ помогает в эффективном менеджменте рисков;

+ упрощает коммуникацию между участниками проекта;

+ используется для соответствия требованиям некоторых проектов.

К минусам программы можно отнести:

– требует потратить значительное количество времени и усилий для создания и поддержания;

– в некоторых случаях может быть сложный анализ рисков.

– не является гарантией полного предотвращения всех рисков.

Active Risk Manager – программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов по управлению рисками, включая идентификацию, оценку, контроль и мониторинг рисков.

Имеет такие плюсы, как:

+ позволяет автоматизировать процессы управления рисками;

+ поддерживает интеграцию с различными системами и источниками данных;

+ может подстраиваться под индивидуальные потребности компании;

+ имеет мобильное приложение для оперативного мониторинга рисков.

Имеет такие минусы, как:

– высокая стоимость ПО, а также услуг по внедрению;

– существует необходимость обучения персонала работе с системой.

– есть сложности при внедрении с другими системами и базами данных.

– Базы данных – собирают информацию о различных событиях, которые можно рассматривать как риски и угрозы.

Airtable – инструмент для создания и управления базами данных. Позволяет структурировать и визуализировать информацию, поддерживает разные типы данных и устанавливает связи между таблицами.

К плюсам Airtable можно отнести:

+ имеет удобный интерфейс;

+ позволяет работать с разными типами данных;

+ дает возможность создавать связи между таблицами;

+ имеет настройки визуального отображения информации;

+ дает доступ работы с удаленными командами.

К минусам Airtable можно отнести:

– не адаптирован к другим языкам, имеет англоязычный интерфейс;

– обладает ограничением на количество строк и баз данных в бесплатных тарифах.

– Инструменты для анализа.

Monte Carlo Simulation Software – программный продукт для оценки и анализа рисков, использующий метод Монте–Карло.

Его главными преимуществами являются:

+ упрощает данные для восприятия результатов анализа;

+ может адаптироваться к различным распределениям входных данных;

+ ведет учет взаимодействий и взаимосвязей между факторами;

+ позволяет определить сильные и слабые стороны путем проведения анализа чувствительности;

+ для исследования многокомпонентных систем используют эффективные модели;

+ имеет высокую точность результатов в рамках заданных переменных;

+ данное программное обеспечение является доступным.

Также имеет такие недостатки, как:

– имеются трудности при сборе статистических данных для моделирования расчетов результирующих показателей;

– мнения оценщиков при выборе функций распределения переменных являются неоднозначными;

– возникают сложности при создании имитационных моделей;

– могут возникнуть обманчивые выводы по причине возникновения проблем с корреляцией переменных;

– точность результата зависит от количества итераций.

– Картирование и визуализация (Mind Mapping Tools).

MindMeister – визуальная платформа, которая используется для составления карт разума. Предназначена для планирования проектов, проведения мозговых штурмов, разработки бизнес–стратегий и т.д.

Плюсами MindMeister являются:

+ имеет большое количество инструментов для совместной работы;

+ является редактором ментальных карт;

+ поддерживает импорт и экспорт данных;

+ используется для управления проектами;

+ имеет готовые шаблоны, макеты и темы;

+ позволяет вкладывать изображения и видео;

+ осуществляет автоматическое резервное копирование.

Минусами MindMeister являются:

– имеет сложную процедуру регистрации;

– обладает ограниченными возможностями использования на мобильных устройствах;

– короткая бесплатная пробная версия (только на 7 дней).

Эти и другие инструменты можно использовать для составления реестра рисков. Это позволит упростить процесс и автоматизировать некоторые задачи.