Полное руководство по жизненному циклу проекта: его фазы, этапы и методы управления. Как эффективно управлять проектами на каждом этапе их развития.

Жизненный цикл проекта – это наиболее эффективная в управлении и контроле, протекающая во времени целенаправленная последовательность фаз, этапов, стадий.

Составляющими жизненного цикла проекта являются стадии, этапы, фазы. Фазы представляют длительные временные промежутки и включают набор последовательных действий, реализация которых позволяет достичь определенного результата. Фазы подразделяются на этапы, этапы делятся на стадии. Количество фаз, этапов определяется индивидуально от проекта.

Жизненный цикл проекта в самом простом виде включает три фазы: начальную (прединвестиционную), среднюю (инвестиционную), завершающую (эксплуатационную). Общая структура всех проектов включает четыре фазы: концепцию, разработку, реализацию, завершение.

Проект представляет из себя систему действий, направленны на достижение поставленной цели. При этом, деятельность в проекте строго структурирована. Она может быть различного характера: организационная, информационная и пр. Одним из основных параметров жизненного цикла проекта, объединяющих все эти виды деятельности, является их последовательная смена во времени. Он и отражает жизненный цикл проекта.

Жизненный цикл проекта – это наиболее эффективная в управлении и контроле, протекающая во времени целенаправленная последовательность фаз, этапов, стадий.

Как видно из определения, составляющими жизненного цикла проекта являются стадии, этапы, фазы.

Фазы представляют длительные временные промежутки и включают набор последовательных действий, реализация которых позволяет достичь определенного результата. Фазы подразделяются на менее длительные промежутки с более четким функционалом — этапы. Этапы делятся на стадии – четкое описание необходимых действий. Количество фаз, этапов определяется индивидуально в зависимости от особенностей самого проекта.

Все проекты, от возникновения идеи и до ее реализации, имеют ряд последовательных действий, при этом разделение проекта на стадии, этапы, фазы зависит от степени сложности самого проекта.

Отметим, что фазы проекта являются не только последовательными, но и взаимосвязанными. Каждая предыдущая фаза является подготовительной для реализации последующих фаз проекта.

Жизненный цикл проекта – это одно из самых важных понятий проектного менеджмента. Он несет следующие базовые функции:

• временную – определение начала, конца, продолжительности проекта;

• структурную – определение состава работ, этапов, фаз реализации проекта;

• плановую – распределение ресурсов на реализацию запланированных работ;

• координационную – установление требований и методик управления и мониторинга реализации проекта.

В теории проектного менеджмента выделяют различные структуры жизненного цикла проекта, мы же рассмотрим основные – упрощенную и общую.

Она описывает жизненный цикл проекта в самом простом виде и включает три фазы: начальную (прединвестиционную), среднюю (инвестиционную), завершающую (эксплуатационную).

Отметим, что многие российские проектные менеджеры называют рассмотренные фазы жизненного цикла проекта концептуальной, контрактной и фазой реализации.

На начальной фазе производится непосредственно разработка проекта, ведутся переговоры с инвесторами, оформляются юридические вопросы.

В целом данную фазу можно разделить на следующие этапы:

работа с проектом (включает стадии разработки, оценки, планирования проекта, а также выработки требований к проекту);

инвестиционная (включает стадии оценки объемов инвестиций и поиска инвесторов, а также источников финансирования проекта).

Этап подготовки является этапом подготовительных к запуску проекта затрат. Прединвестиционная фаза выступает базой для вступления в инвестиционную фазу.

Инвестиционная фаза предполагает инвестиции в оборудование, подготовку производственных площадок, подбор персонала, маркетинговые программы. Он является самым затратным с точки зрения жизненного цикла проекта.

Инвестиционная фаза предполагает следующие этапы:

работа с проектом (включает стадии подготовки проектного задания, утверждение проекта, утверждение программ реализации, маркетинговой стратегии и т.п.);

подбор команды (включает стадии разработки квалификационных требований, отбор исполнителей, заключение контрактов с исполнителями);

инвестиции (предполагает инвестиции в производственные фонды, закупку материалов, предварительную оплату исполнителей, оплату услуг сторонних организаций и пр., необходимое для запуска проекта).

Инвестиционная фаза призвана подготовить все необходимое для начала реализации фазы эксплуатации.

Эксплуатационная фаза, исходя из названия, подразумевает начало эксплуатации оборудования и запуск производства.

На начальном этапе этой фазы происходит завершение процессов проектирования, поставок, строительства и установки необходимого оборудования.

На следующем этапе производится запуск и «отстройка» производства и реализации продукции.

По мере дальнейшего развития компании выплачиваются кредиты, осуществляется выход на точку безубыточности. В дальнейшем предполагается рост доходов, окупаемость инвестиций и получение прибыли.

Как видно, отличительной особенностью данной структуры является неравномерность распределения ресурсов во времени, что обуславливает ее актуальность в большей части для несложных проектов.

Общая структура всех проектов включает четыре фазы реализации: концепцию, разработку, реализацию, завершение.

• Концепция

Начальный этап жизненного цикла проекта предполагает разработку концепции проекта.

Данный этап предполагает ответ на определяющие саму необходимость реализации проекта вопросы: «нам это нужно?» и «нам это по силам?»

После положительного ответа на эти вопросы разрабатывается сама концепция проекта. Для этого осуществляется сбор данных, анализ текущего состояния, дорабатывается проект, определяются потребности в ресурсах, проводится анализ альтернатив, утверждаются концепция и план работ на следующем этапе.

• Разработка

Вторая фаза представляет разработку проекта и имеет целью создать условия для запуска, управления и контроля проекта.

На данной фазе идентифицируют перечень выполняемых работ.

В процессе разработки проекта производятся следующие действия:

1. назначается руководитель проекта, он управляет и контролирует процесс подготовки бюджета, а также составление расходных смет;

2. производится управление областью – определяются задачи проекта, их временные рамки, необходимые ресурсы;

3. формируется бюджет в целях отслеживания, контроля и управления затратами;

4. формируется команда исполнителей и заключаются договора;

5. ведется работа с клиентами для определения требований к проекту;

6. заключается договора на реализацию необходимых работ;

7. одобряется продолжение работ по сводному плану, составляется система показателей качества, утверждаются механизмы контроля и план приема.

При реализации фазы разработки очень важно вовремя определить и устранить все риски срыва проекта.

• Реализация

Третья фаза предполагает реализацию плана проекта путем выполнения следующих работ:

1. исполнение работ проекта, менеджмент и контроль реализации проекта и сроков исполнения работ;

2. мониторинг хода работы, анализ и прогноз основных показателей эффективности;

3. проведение торгов, заключение контрактов;

4. оперативное планирование работ;

5. материально–техническое обеспечение;

6. мотивация команды;

7. проектирование и спецификации;

8. оперативное решение проблем и задач;

9. окончание работ и получение разрешения на начало работ следующей фазы.

Как видно из содержания работ данной фазы, исполнение плана постоянно контролируется (например, с помощью отчетов). Отклонение от плана должно быть зафиксировано, затем предпринимаются меры по возврату к плану. Если невозможно осуществить данный возврат, необходимо скорректировать план.

Как правило, в течении реализации данной фазы инвесторам на постоянной основе предоставляются соответствующие отчеты.

По итогу принятия отчета о достигнутых результатах и получения одобрения клиента проект переходит в завершающую фазу.

На последней фазе проекта производится подведение итогов о достигнутых результатах и целях, осуществляется конечное разрешение споров и закрытие самого проекта.

На данной фазе реализуются следующие работы:

1. завершающие испытания, работа с персоналом для ввода в эксплуатацию продукта, сдача проекта;

2. оценка результатов проекта;

3. закрытие документов;

4. закрытие проекта.

В процессе завершения основной задачей является подведение итогов, сдача результатов заказчику и закрытие договоров с исполнителями и подрядчиками. На этом же этапе делается отчет о проделанной работе инвесторам. На данном этапе анализируются достигнутые результаты реализации плана и составляется их оценка.

Также отметим зависимость основных критериев жизненного цикла от времени.

Что касается затрат труда, то трудоемкость реализации проекта нарастает до фазы реализации и далее идет на спад. С учетом смещения кривой вправо, видно, что трудозатраты находятся в прямой зависимости от инвестиций и затрат, которые растут на протяжении всего жизненного цикла проекта. Обратную динамику имеют риски срыва проекта: кривая рисков начинается с максимума и снижается до нулевых значений в конце проекта.

Итак, мы рассмотрели структуру жизненного цикла проекта. Исходя из данных о составляющих фазы этапах и работах, важно обращать внимание на следующие правила. При реализации плана проекта:

• нельзя забывать про миссию компании;

• необходимо постоянно держать коммуникацию с клиентом;

• нельзя сбиваться с графика;

• необходимо проверять материальную, ресурсную и техническую базу;

• необходимо понимать важность проекта.

Таким образом, мы рассмотрели основные аспекты жизненного цикла проекта. В заключении отметим, что жизненный цикл проекта демонстрирует как ограниченность его реализации во времени, так и предсказуемость изменений и достижения поставленных целей при должном внимании и усилиях.