Освойте методы и техники постановки целей, которые помогут вашей команде достигать общих результатов и улучшить эффективность работы.

Цели – это очень важный аспект развития любой компании. Это те потенциальные результаты, которых необходимо достичь в процессе работы бизнеса. Цели позволяют добиться определенного уровня, завоевать новые рынки, получить больше клиентов или доработать внутренние бизнес–процессы организации. Ни одна компания не обходится без целей и их достижения в своем развитии, а некоторые бизнесы полностью строятся на постановке и достижении целей.

Отдельным понятием в бизнесе является целеполагание. Целеполагание – это умение выбрать цели на основе объективной ситуации и идти к ней. В процессе выбора, внедрения и достижения целей формируется уникальная обстановка внутри компании: все сотрудники объединяются ради достижения определенных показателей. Однако добиться этого результата можно только правильной постановкой целей.

Целеполагание формирует определенные ценности как у сотрудников, так и у компании в целом. На основе понимания компании, видения ее перспектив и уже выработанной стратегии развития выбираются ценности бизнеса и цели отделов или компании в целом. На основе существующих целей определяются задачи сотрудников. Такая схема предполагает, что цели и ценности объединяют весь коллектив. Как следствие, от каждого сотрудника руководство ждет поддержки ценностей бизнеса и готовности принять участие в реализации планов и целей.

Использование целей в работе компании позволяет установить определенную систему руководства, которая базируется на постоянном контроле четко установленных показателей. Это позволяет руководству компании стабилизировать развитие бизнеса, выявить слабые места и решить существующие проблемы благодаря четкому руководству и продуманному плану действий.

Еще одним позитивным эффектом от внедрения системы целеполагания является установление дружественной обстановки в коллективе. При наличии четко определенных целей и разделенных обязанностей сотрудники знают, что им делать, понимают, кто несет ответственность за отдельные работы, а потому количество конфликтов в коллективе снижается. Соответственно между специалистами налаживается коммуникация, появляется возможность длительного сотрудничества между специалистами. Это приводит к повышению эффективности работы компании в целом.

Планирование и постановка целей могут осуществляться с использованием разнообразных методов. Наиболее распространенными и эффективными являются следующие методики:

• декомпозиция;

• колесо баланса;

• техника Уолта Диснея.

Декомпозиция

Метод разделения больших и длительных целей на более мелкие задачи используется во многих компаниях. Он позволяет грамотно распределить мелкие задачи для достижения крупного и долгосрочного результата. Такое планирование особенно часто используется в крупных компаниях, где необходимо декомпозировать задачи на нескольких уровнях, начиная с крупной цели и заканчивая небольшими задачами для отдельных специалистов. Однако и для небольшого бизнеса метод декомпозиции подходит: он позволяет делить цели неограниченное количество раз.

Этот метод предполагает для начала определение крупной цели, которая обычно ставится сразу на несколько лет. Цель может быть среднесрочной или долгосрочной: все зависит от срока, на который она выбирается. Цель выбирается на уровне высшего руководства. В дальнейшем эта цель дробится на несколько более мелких подцелей, которые распределяются между отделами. Внутри отделов подцели дробятся на задачи для каждого сотрудника. Для задач и целей выбираются ответственные, которые и будут в дальнейшем отвечать за те или иные результаты. Также вырабатываются определенные ключевые показатели, на основе которых осуществляется промежуточный и итоговый контроль выполнения задач.

Колесо баланса

Колесо баланса – это метод анализа ситуации внутри компании, который позволяет определить слабые места и зоны роста компании. Этот метод предполагает построение круговой схемы, на каждом луче которой отмечается степень развития каждой сферы компании, начиная от внутренних процессов и заканчивая видимыми показателями, такими как доходность организации и ее позиция на рынке. Эта визуализация позволяет быстро определить, в какой из сфер больше всего проблем. На основе анализа соответственно выстраиваются цели компании.

При использовании колеса баланса определение целей базируется на тех слабых зонах, которые были выявлены в процессе анализа. Так, если большинство проблем компании сосредоточено в зоне бизнес–процессов, большая часть целей должна быть направлена на решение этих проблем. Если проблемы связаны с качеством продукта, выбранные цели должны быть связаны с его улучшением и развитием.

Колесо баланса позволяет также определить очередность целей: чем слабее развита одна из зон компании, тем больше ее негативное влияние на остальные зоны. Соответственно, именно самые слабые зоны бизнеса требуют улучшения в первую очередь. В дальнейшем, когда проблемы в них решены, выбираются следующие наиболее слабые зоны и развиваются уже они.

Техника Уолта Диснея

Эта техника названа так потому, что по легенде она была создана Уолтом Диснеем для создания новых мультфильмов. Сейчас же она используется во многих компаниях. Она заключается в том, что каждую задачу нужно рассматривать с трех сторон: со стороны мечтателя, реалиста и критика. В рамках компании это выглядит следующим образом:

• Этап мечтателя. На этом этапе цели только предлагаются. Ограничений для фантазии руководства не существует: каждый из руководителей может предлагать свои варианты, в том числе и те, которые могут быть сложными для выполнения или неосуществимыми. На этом этапе проводится креативный брейншторм, в рамках которого выдвигается максимальное количество идей и предположений, придумываются новые продукты, создаются новые схемы работы. Идеи могут быть неосуществимыми, сложными или абсурдными. Главное, чтобы их было как можно больше.

• Этап реалиста. На этом этапе все идеи подвергаются оценке. Проводится полный анализ ситуации, которая на данный момент существует внутри компании и вокруг нее. Необходимо понять, какие факторы влияют на бизнес изнутри и снаружи, что может помочь решить существующие проблемы, а какие риски могут негативно сказаться на функционировании бизнеса.

• Этап критика. На этом этапе руководство обсуждает все выдвинутые идеи в соответствии с теми знаниями, которые были получены в ходе анализа. Каждая идея подвергается внимательному рассмотрению. На этом этапе необходимо постараться найти недостатки в каждой идее, обсудить, какие минусы каждого плана могут привести к снижению производительности компании.

После прохождения всех трех этапов руководство компании получает стратегию развития бизнеса, состоящую из нескольких целей и путей их достижения. Стратегия, разработанная в ходе использования методики Уолта Диснея, будет очень творческой: она зачастую состоит из тех идей, которые команда бы не придумала в ходе классического обсуждения.

В процессе постановки целей необходимо соблюдать следующие важные правила:

• Ответственность. Для каждой цели и каждой задачи должен выбираться ответственный. Этот сотрудник будет отвечать за итоговые результаты и отслеживать, как именно продвигается работа над определенными задачами. Если речь идет о небольших заданиях, ответственным может стать тот же специалист, который занимается ее выполнением. Если же вы рассматриваете большую задачу или цель, ответственным лучше назначить компетентного руководителя или наиболее опытного сотрудника. Ответственный специалист должен понимать особенности задачи, которую он контролирует, и иметь возможность осуществлять полноценный контроль каждой работы, которую необходимо выполнить. Для этого в его распоряжении должны быть все необходимые инструменты. Сотрудники, которые занимаются выполнением задач, должны знать, кто несет ответственность за результат, и иметь возможность обратиться к нему за помощью.

• Конкретика. Цель должна быть конкретной. Ее нельзя сформулировать общими словами. Например, нельзя написать «увеличить производительность отдела», потому что в этом случае у всех сотрудников возникнет вопрос, какой результат работы будет удовлетворительным. При такой формулировке даже увеличение производительности на 1% будет успехом, а это значит, что специалисты, скорее всего, даже не будут стараться достичь высоких результатов. Если же задачу сформулировать как «увеличить производительность на 10%», вопросов у сотрудников будет уже гораздо меньше. Такое определение позволяет специалистам сразу понять, какой результат ожидается от их работы. Как следствие, качество их работы растет.

• Сроки. Каждая задача должна иметь определенные сроки выполнения. Дело в том, что многие сотрудники склонны первым делом заканчивать простые задачи, если сроки для каждого обязательства не установлены. Более сложные задания откладываются и откладываются до тех пор, пока не станут неактуальными, или до тех пор, пока ничего другого не останется. Именно поэтому каждая задача должна иметь срок. Это мотивирует специалистов в первую очередь выполнять те задания, которые необходимо завершить быстро.

• Измеримость. Измеримость цели – это количественный показатель, который выражает определенный результат. Если цель неизмерима, то и оценить степень ее достижения окажется невозможным. Например, «улучшить продукт» – это неизмеримая цель. Она непонятна для сотрудников, следовательно, результатом постановки и внедрения такой цели будет цепочка непонятных и несвязанных действий. Если же целью станет «увеличить производительность продукта на 10%», специалистам будет проще понять, что именно нужно сделать для достижения этой цели. Они смогут определить, как именно увеличить производительность продукта, и выполнить поставленную задачу.

• Сложность. Цели должны быть сложными. Это, как ни странно, очень важно для удачного их выполнения. Чем труднее цель, тем больше мотивация сотрудников к работе и их спортивный интерес к тому, чтобы достичь заранее оговоренных результатов. Легкие цели не приносят высокой результативности бизнесу и снижают интерес специалистов к работе. Однако тут важно не переборщить: постановка недостижимых целей также негативно сказывается на мотивации специалистов. Когда сотрудники не могут достигнуть определенной цели и вполне закономерно ее не достигают, дальнейшие задачи они выполняют медленнее, менее охотно и старательно, даже если они вполне достижимы. Все дело в том, что доверие сотрудников к руководству и его планам снижается.

Очень часто в процессе постановки целей используется техника SMART. Эта система существует уже более 60 лет и используется как в бизнесе, так и в личной жизни. Она позволяет оценить цели по различным характеристикам и определить, насколько они выполнимы и понятны. Эта методика предполагает определение целей по пяти характеристикам:

• конкретность;

• измеримость;

• достижимость;

• актуальность;

• ограниченность во времени.

Конкретность целей

Характеристика «конкретность» относится в первую очередь к формулировке цели. Формулировка играет большую роль: если вы не можете правильно и четко сформулировать то, чего вы хотите от сотрудников, результаты будут достаточно низкими, а развитие компании замедлится. Важно создать такую формулировку цели, чтобы каждый специалист, занятый ее достижением, понимал, каким именно должен быть итоговый результат его работы, а между сотрудниками не возникало недопониманий на фоне нечеткой формулировки.

Необходимо определить как можно более точный результат, которого вы ждете. Возможно, вы сможете создать определенную градацию результатов: например, выделить удовлетворительный, достаточный и наилучший исход работы специалистов. Если вы создаете определенную лестницу результатов, сотрудники смогут сами определить тот результат, к которому они будут стремиться. Однако в таком случае важно, чтобы достижение более высоких результатов вознаграждалось финансово или другими способами. Это повысит мотивацию и приведет к более высокому качеству работы специалистов.

Измеримость целей

Измеримость цели – это еще одна важная характеристика. Для контроля работы сотрудников и для того, чтобы сами специалисты могли отследить результаты своей деятельности и сравнить их с планируемыми, необходимо ввести определенные критерии оценки. Обычно это числовые показатели, которые отражают уровень изменений в работе компании.

Важно, чтобы эти числовые показатели были точными и конкретными. Помните о том, что конкретика в формулировке целей очень важна. При этом конкретика в показателях особенно полезна тем, что в дальнейшем конкретные показатели позволяют осуществлять промежуточный и итоговый контроль результатов. Можно сравнить полученные показатели с теми, которые были запланированы, и понять, насколько слаженно и качественно поработали сотрудники.

Достижимость целей

Достижимость целей – это еще один важный параметр. На основе него можно определить, реально ли вообще достигнуть запланированной цели. Проверка на достижимость осуществляется путем анализа текущего состояния компании, всех внутренних процессов и внешних условий работы бизнеса.

В процессе анализа необходимо изучить все ресурсы, которыми владеет компания на момент постановки целей. Важно проанализировать не только материальные ресурсы, но и время сотрудников, количество специалистов и уровень их навыков, опыт руководства в решении определенных проблем. Необходимо также понять, какие внешние обстоятельства могут помочь или помешать достижению целей. На основе полноценного анализа всей ситуации в компании и вокруг нее принимается решение о том, насколько выбранные цели достижимы.

Достижимость целей важна потому, что этот параметр напрямую влияет на мотивацию сотрудников. Если цель недостижима, сотрудники, скорее всего, будут работать над ней неохотно, и она не будет достигнута. Если цель слишком легкая, она может быть достигнута, однако мотивация сотрудников также упадет. Важно соблюдать баланс сложности и реалистичности целей.

Актуальность целей

Цель должна быть актуальна для компании. Это значит, что она должна соотноситься с другими целями, которые были установлены ранее, и со стратегией развития бизнеса. Этот критерий также называют экологичностью.

Экологичность целей можно рассматривать в двух разных аспектах. Внутренняя экологичность – это то, как цель соотносится с существующей стратегией компании, ее видением и общим направлением ее развития, а также с ценностями компании и убеждениями сотрудников и руководства. Внешняя экологичность – это то, как соотносятся новые и старые цели.

Ограниченность целей во времени

Ограниченность во времени – это последний важный параметр постановки целей по методике SMART. Дело в том, что заранее определенные сроки заставляют сотрудников работать активнее и не дают им возможности откладывать выполнение необходимых задач на потом. Они также дают специалистам возможность проанализировать, сколько задач уже сделано, на каких этапах работы возникают задержки и сложности, и сразу выявить проблемные зоны.

Установление четких сроков для выполнения цели также влияет на психологическое состояние сотрудников. Грамотно выбранные сроки увеличивают мотивацию специалистов, в то время как слишком небольшое время на выполнение задач или слишком длительные сроки, напротив, снижают их желание работать и негативно влияют на качество работы.