Методика S.M.A.R.T. для эффективной установки целей. Изучите, как формулировать четкие и достижимые цели для максимизации продуктивности и успеха.

Сама по себе аббревиатура SMART была предложена экспертом в области стратегического планирования Джорджем Дораном. Она расшифровывается, как:

• Specific (конкретная);

• Measurable (измеримая);

• Attainable (достижимая);

• Relevant (актуальная, уместная);

• Time-bound (ограниченная во времени).

По сути, этот подход является универсальным и эффективным для многих видов деятельности. Он позволяет визуализировать цель, сделать ее ясной и доступной для понимания. Причем SMART может применяться абсолютно в разных ситуациях.

Например, если мы берем процесс работы над проектом, то этот метод подойдет как для общего планирования, так и для конкретизации отдельных задач. В гибком методе управления большой объем работы делится на короткие этапы. SMART подход позволит спланировать как общий план разработки, так и отдельно взятые итерации.

Таким образом команда сможет грамотно распределить нагрузку и ресурсы. У них будет четкое понимание того, каким должен быть продукт, чтобы удовлетворить все запросы клиента или конечных пользователей. Также они будут иметь представление о том, какое количество времени понадобится для выполнения задач. Члены команды будут заниматься только актуальными вопросами, которые требуют их внимания здесь и сейчас.

Помимо этого, SMART методология позволяет проводить анализ и оценку рабочих процессов, находить ошибки и измерять эффективность результатов. Это делает проект гибким и позволяет вносить изменения на любом этапе разработки. Для команды это означает две вещи: 1. Они имеют возможность постоянно улучшать продукт и рабочие процессы.

1. Команда становится конкурентоспособной, потому что может оперативно реагировать на любые запросы заказчика или требования рынка.

Область применения SMART–метода обширна. Его используют в учебе, строительстве, для постановки личных целей, в бизнесе и во многих других сферах жизни. Этот подход позволяет визуализировать цель, понять, какие существуют от нее ожидания и насколько они реалистичны. Кроме того, данная методология позволяет измерять свой уровень успеха. Для этого можно использовать различные метрики.

Например, если команда по разработке берется за работу над проектом, то они могут разбить большую задачу на несколько небольших и ограничить их временными рамками. По мере готовности, участники будут отмечать прогресс и сравнивать его с поставленными целями и сроками. Если команда обнаружит отставание от графика, то тогда они могут провести анализ, чтобы выявить причины задержки и устранить их.

Ранее мы уже обозначили, что метод SMART имеет множество сфер применения. Он упорядочивает информацию, делает ее ясной и наглядной. Это позволяет принимать более объективные и обоснованные решения, а также строить четкие и эффективные планы.

Теперь подробнее поговорим о том, как правильно поставить цели с применением методологии SMART, чтобы достичь нужного эффекта. Любой подход теряет свою эффективность, если его использовать неправильно, не учитывать его принципы и прочие важные нюансы.

Если при построении плана для достижения цели по SMART методу не учитывать сроки исполнения, то это может снизить эффективность работы. Например, перед командой разработки стоит задача создать новый программный продукт. Для того, чтобы составить план проекта, они применили SMART–подход. Они определили достигаемые цели и задачи, установили метрики, благодаря которым могут измерять свою эффективность, но не указали конкретные временные рамки для проекта.

Это может привести к снижению уровня ответственности и мотивации членов команды. Не имея четких сроков, они не будут заинтересованы в том, чтобы вовремя выполнять свои задачи. От этого может пострадать весь рабочий процесс, так как снизится общий уровень производительности. Кроме того, не понимание ответственности может привести к появлению большого количества ошибок. Тогда команде потребуется ещё больше времени на то, чтобы их устранить и улучшить качество продукта.

В случае, если разработка выполняется под конкретного заказчика, то это может вызвать у него недовольство качеством работы, что скажется на репутации компании. А если команда работает над собственным продуктом слишком долго, то тогда он потеряет актуальность и рискует быть не востребованным на рынке.

Теперь, когда мы определили возможные риски, из–за которых неправильное использование SMART подхода может оказаться не эффективным, разберемся, каким образом нужно правильно формировать цели.

Как было уже сказано в прошлом разделе, аббревиатура SMART имеет определенную расшифровку. Она то и поможет нам узнать, как правильно применять данный метод на практике.

S – Specific

Под конкретностью в данном случае подразумевается то, что цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы не иметь двоякость в прочтении.

Для того, чтобы добиться ясности, можно ответить на такие вопросы, как:

• Какого результата требуется достичь?

• Почему он должен быть именно таким?

• Что нужно сделать, чтобы добиться этой цели?

• Какие для этого существуют условия, возможности и ограничения?

Это лишь несколько вариантов вопросов, на которые нужно ответить при формулировке цели. Важно, чтобы они дали ясное представление о том, каким должен быть результат.

Например, если компания задалась целью повысить свою конкурентоспособность, то важно обозначить несколько важных факторов:

Критерии успеха, которые будут указывать на то, что цель достигнута.

Ресурсы и возможности, которые для этого существуют или какие нужно будет привлечь для получения эффективного результата.

А также участники процесса, которых необходимо вовлечь для достижения цели.

M – Measurable

Абстрактная цель не дает никаких конкретных результатов. Поэтому данный критерий метода говорит о том, что нужно стремиться к такой цели, которая будет измеряемой. То есть ее эффективность можно оценить на соответствие каким–либо стандартам.

При формулировке данного критерия можно ответить на такие вопросы, как:

• Каким образом можно измерить эффективность поставленной цели?

• Какие для этого существуют методы и инструменты?

• Какой результат будет удовлетворительным?

Эти или похожие вопросы позволят конкретизировать цель и определить критерии ее успешности.

Например, команда по маркетингу поставила цель – в течение года привлечь большее количество подписчиков в официальный аккаунт компании в социальной сети. Для того, чтобы она стала измеряемой, установлены не только временные рамки, когда нужно достичь результатов, но и конкретное число, к которому нужно стремиться.

Цель можно считать достигнутой, если удалось набрать необходимое число подписчиков или даже превзойти результаты.

A – Attainable

Когда мы говорим о том, что цель должна быть достижимая, то подразумеваем, что потребности должны совпадать с возможностями. То есть при постановке цели нужно понимать, что есть процессы, которые не могут происходить быстрее, чем они были задуманы изначально. Поэтому нужно указывать реальные сроки, в которые их можно выполнить.

Также стоит учитывать, что для достижения цели необходимо оптимально распределить нагрузку. Чтобы не вызвать сопротивление со стороны коллектива и не снизить их мотивацию.

Чтобы определить, что задача является достижимой, можно ответить на следующие вопросы:

• Существуют ли примеры успешного достижения цели? Какой был негативный опыт?

• Какие существуют препятствия и ограничения на пути достижения цели? Что можно сделать, чтобы их преодолеть?

Эти и похожие вопросы помогут определить, не является ли поставленная задача слишком сложной и труднодостижимой.

Например, если команда ставит задачу увеличить продажи в три раза в течение двух месяцев, то ее можно назвать нереалистичной и недостижимой.

R – Relevant

Актуальность при поставке цели также имеет большое значение. Во–первых, она должна решать те проблемы или закрывать те потребности, которые имеют значение в настоящее время или в ближайшем будущем. Умение стратегически мыслить является хорошим навыком при условии, что условия среды остаются стабильными. В наше время факторы рынка и запросы клиентов меняются постоянно, поэтому больше ценится навык гибкости.

Чтобы понять, является ли цель актуальной, можно ответить на такие вопросы, как:

• Имеет ли данная цель противоречия с основной миссией компании?

• Какое значение имеет достижение данной цели?

Например, команда поставила цель – уменьшить количество летнего ассортимента на складе. Важно, помнить о сезонности спроса. Поэтому, если данная цель намечена на зимний период, то достичь ее будет достаточно проблематично, потому что на рынке существует другой, более актуальный спрос.

T – Time-bound

Ранее мы уже обозначили, что если цель не имеет конкретного срока достижения, то она перестает быть эффективной. Это работает как для личной мотивации, так и для командной.

Чтобы определить реальные сроки достижения цели, важно ответить на такие вопросы, как:

• Какое количество времени потребуется на достижение цели?

• Какой срок достижения цели будет реалистичен?

Например, если руководство решило увеличить объемы выпуска продукции, то при планировании они должны учитывать сроки. Для этого необходимо проанализировать скорость выполнения задач и увеличивать нагрузку постепенно, чтобы избежать переработок и сопротивления со стороны сотрудников. Кроме того, необходимо использовать инструменты оптимизации, чтобы сократить объем ручной работы и тем самым ускорить процесс производства.

Альтернативным методом SMART является подход GROW. Они появились примерно в одно и то же время для того, чтобы улучшить понимание цели и способов, которыми ее можно достичь.

Аббревиатура GROW расшифровывается, как:

• Goal (Цель);

• Reality (Реальность);

• Options (Варианты);

• Will (Намерение).

Прохождение всех четырех этапов дает представление о том, какие усилия необходимо приложить для того, чтобы добиться желаемого результата. Кроме того, это дает понимание того, зачем все это нужно.

Первый этап подразумевает, что необходимо понять, какой именно цели необходимо достичь. Для этого можно ответить на такие вопросы, как:

• Какой результат будет наиболее приемлемым?

• Какие критерии можно использовать для оценки эффективности?

• Какие последствия возникнут после достижения цели?

• Как достижение результата может отразиться на окружающей среде?

Это не полный список, который может изменяться в зависимости от сферы деятельности и многих других обстоятельств.

Чем более точно будет сформулирована цель, тем больше она будет соответствовать ожиданиям.

Второй этап дает возможность оценить свои текущие возможности и условия. Эти факторы напрямую влияют на вероятность успешного достижения цели. Чтобы оценить актуальное состояние, можно ответить на следующие вопросы:

• Какие факторы влияют на принятие решений?

• Какие ресурсы имеются в настоящий момент для достижения цели?

• Какие существуют преграды для получения нужного результата?

Благодаря этим и другим похожим вопросам можно понять, какова вероятность того, что получится добиться поставленной цели именно в той формулировке, которая была придумана изначально. Если есть какие–то отклонения, то это дает повод для того, чтобы пересмотреть стратегию.

Важно оценивать именно текущие условия, а не те, что имеются в перспективе, так как они могут и не сбыться.

Третий этап – возникает возможность рассмотреть все возможные варианты развития событий на пути достижения цели. Предлагаются различные идеи, но они не подвергаются критике. Все они пригодятся для следующего этапа, на котором будут приниматься решения.

Следующие вопросы помогут ответить, как будут развиваться события в процессе достижения цели:

• Какие варианты существуют в настоящий момент?

• Какие ещё имеются альтернативы?

• Что будет при недостатке ресурсов для реализации цели?

• Что будет при недостатке информации для достижения цели?

Каждый из этих вопросов позволит оценить риски, которые могут возникнуть в процессе достижения результата. Таким образом можно будет избежать некоторых из них или снизить их влияние на эффективность и качество.

При оценке ресурсов важно учитывать факторы влияния окружающей среды. Например, если компания планирует выйти на международный рынок, то надо подробно изучить условия: какие есть ограничения и возможности, конкуренты, законодательство и прочие аспекты.

Четвертый этап является завершающим в данной методологии. Он помогает выбрать стратегию, составить план действий и совершить первый шаг.

После того, как было изучено достаточно информации, рассмотрены возможные варианты и определены доступные ресурсы, наступает фаза перехода к конкретным действиям. Для этого можно ответить на следующие вопросы:

• Какие действия предстоит совершить?

• Какой шаг будет первым?

• Сколько времени понадобится на достижение цели?

Это уточняющие вопросы, позволяющие выстроить последовательную цепочку действий, которые приведут к желаемому результату.

То есть по сути, когда достигается четвертый этап, возникает полное понимание цели и ее последствий.

В чем же заключается разница между постановки цели по SMART в отличие от GROW?

Если отвечать коротко, то сферой применения. Обычно GROW используют в коучинге для того, чтобы разобраться с текущим состоянием сотрудника. Какими ресурсами он обладает, какие у него существуют возможности и ограничения, а также какими способами можно добиться большей производительности и эффективности.

SMART подход в большей степени ориентирован не на индивидуальные цели, а на групповую работу. Чаще его применяют при работе команды над каким–либо проектом, так как в его основе лежит опора на объективную реальность и мотивацию сотрудников.

Оба метода могут быть использованы командой параллельно. Первый для того, чтобы следить за производительностью каждого отдельного сотрудника и помогать ему развиваться. Второй — для того, чтобы эффективно выстраивать рабочий процесс и достигать поставленных целей.

В завершении хотелось бы поговорить об ошибках, которые допускаются при использовании SMART подхода. Мы уже успели обозначить важность соблюдения всех правил метода, чтобы получить эффективный результат. Теперь мы конкретизируем проблемы и разберемся с тем, как их решить.

Завышенные ожидания

Некоторые люди имеют склонность к переоценке своих и чужих возможностей. Чаще всего это происходит из–за того, что человек обладает недостаточной информацией обо всех обстоятельствах.

Например, при планировании проекта с использованием SMART метода команда поставила нереалистичные сроки разработки продукта. Они не учли, что заказчик может долго согласовывать результаты разных этапов работы. Кроме того, разработчики не заложили время на исправление ошибок, которые возникли в процессе работы над проектом. В итоге достижение цели заняло больше времени, чем изначально было заложено, что снизило уровень удовлетворенности заказчика.

Отсутствие гибкости

Иногда случается так, что в процессе работы над проектом могут меняться обстоятельства. Причем в такой степени, что приходится полностью менять приоритеты и конечную цель. SMART метод обычно применяют только в начале планирования проекта, но он не всегда дает возможность учесть вероятность изменений.

Например, при планировании общественного мероприятия компания поставила цель привлечь 5000 зрителей, чтобы окупить затраты на организацию и получить некоторую прибыль. Однако достичь данного результата не удалось, потому что не были учтены такие факторы, как: логистика, погодные условия, скромный бюджет на рекламу.

Отсутствие мотивации

Даже если соблюсти все условия SMART это, к сожалению, не дает гарантии того, что исполнители будут иметь достаточную мотивацию для того, чтобы добиваться цели. Это скорее частная проблема отдельно взятой команды.

Например, для того, чтобы успеть выпустить продукт в соответствии с установленными сроками, команда должна увеличить производительность. В том числе и за счет переработок. Но команда не заинтересована в том, чтобы оставаться сверхурочно, потому что не имеют должной мотивации. Им не предложили повышенную оплату и дополнительные выходные, чтобы компенсировать переработки.

Нереалистичные сроки

Эта проблема имеет те же корни, что и завышенные ожидания. Это происходит от стремления быстрее достичь цели с минимальными затратами. Причем желательно, чтобы результаты оказались выше, чем предполагалось изначально.

Например, обычно команда справляется с 10 задачами за 2 месяца. Однако руководство компании решило взяться за более крупный проект, который имеет ограниченные сроки. Они не учли, что для того, чтобы осилить такой объем работы, требуется большее количество людей, либо более реалистичные сроки.

Каждая из этих проблем имеет решение. В первую очередь необходимо выстроить доверительные отношения внутри команды, чтобы каждый участник мог открыто обсуждать предстоящие цели компании. Тогда будет возможность учесть различные нюансы, которые может заметить конкретный специалист.

Кроме того, большую роль играет грамотное распределение ролей. Важно, чтобы задачу решал специалист, который имеет для этого необходимые навыки и знания. Также это позволяет избежать большой нагрузки на сотрудников, а значит — позволит сохранить должный уровень мотивации. Знания специалистов также пригодятся для определения оптимальных сроков достижения цели.