Стратегии установления краткосрочных целей для успешного достижения долгосрочных амбиций. Как правильно планировать и приоритизировать задачи.

Цель выступает в качестве конечной точки, к которой следует стремиться для того, чтобы добиться желаемого результата. В каждой сфере деятельности будет своя конечная цель, но в бизнесе она чаще всего будет связана с получением или увеличением прибыли. По сути в этом и заключается смысл продаж и предоставления услуг. У одного есть спрос, у другого предложение. Последний прилагает возможные усилия для того, чтобы к нему обратилось как можно большее количество потребителей. Так он может не только отбить вложенные средства, но и получить прибыль.

Сейчас мы не будем конкретизировать, какие именно бывают цели в принципе, потому что их неимоверное количество. Мы объединим их по общим признакам и разделим по категориям.

Основаны на времени.

Здесь все просто. В данной категории есть долгосрочные и краткосрочные цели.

Первые выступают в качестве основы. Они показывают, к чему компания или команда должна двигаться, чтобы добиться необходимого результата. Такие цели рассчитаны на длительный период, который может занимать даже не один год.

Например, ИТ–компания может поставить долгосрочную цель выйти в топ-3 разработчиков веб–приложений в России. На достижение этого может уйти несколько лет, так как на рынке существует достаточно высокая конкуренция. Компаниям приходится соперничать не только с отечественными соперниками, но и с международными компаниями. Даже если эта цель имеет конкретный дедлайн «Попасть в топ-3 разработчиков веб–приложений в течение 3 лет», то нет гарантии, что результата получится достичь. Поставленные цели должны быть реалистичными, то есть важно учитывать не только сроки исполнения, но и имеющиеся ресурсы.

Краткосрочные цели являются частью главной цели. Они разбивают процесс достижения на более короткие этапы.

Обычно они ограничены временными рамками и имеют определенные метрики эффективности. Кроме того, при их постановке используются различные инструменты визуализации и контроля исполнения. В гибких системах это могут быть доски с задачами.

Если компания или команда используют Agile–подход к управлению проектами, то достижение общей цели будет разбито на краткосрочные итерации. Каждая из них будет иметь свою цель, которую и можно назвать краткосрочной. В рамках ретроспективы команда имеет возможность оценить полученный опыт и понять, где были допущены ошибки, а какие практики были успешны и их можно повторить.

Основаны на производительности.

Это тоже своеобразный подвид краткосрочных целей, которых необходимо достичь для выполнения конкретных задач. Их можно измерить временем, количеством или вычислить скорость. Благодаря этому можно отслеживать прогресс и следить за качеством работы. Кроме того, краткосрочные цели могут показать слабые места в производственном цикле, которые требует оптимизировать для достижения эффективных результатов.

Приведем несколько примеров:

• Сократить время на смену детали в оборудовании на 15% за месяц;

• Выпустить 3000 деталей за неделю;

• Сократить количество брака на 25% за месяц.

Здесь важно отметить, что цели должны ставиться с учетом возможностей и ресурсов, а также быть реалистичными. Если производитель хочет увеличить мощность и объемы выпускаемой продукции в два раза, то для достижения этих результатов нужно указывать оптимальные сроки и приложить некоторые усилия. Например, оптимизировать работу линии за счет автоматизации некоторых участков или провести обучение сотрудников для повышения их эффективности. В противном случае цели не могут быть достигнуты.

Основаны на качестве и количестве.

С количественными целями все достаточно просто, они также измеряемы, как и производственные. То есть имеют определенные метрики, которые могут показать эффективность. Качественные цели сложнее оценить объективно, но все таки можно создать определенные критерии, которые покажут уровень результативности.

Например, если компания ставит цель в течение предстоящей итерации увеличить количество подписчиков в своих официальных сетях на 1000 человек, то это будет количественная цель. Её метрикой будут служить показатель числа прибывших людей в группе или на канале, которые появились за отведенный период.

Если компания планирует увеличить уровень удовлетворенности пользователей приложения, то это будет качественная цель. Измерить качество проделанной работы можно, например, с помощью опросника, а также провести анализ комментариев.

Ориентированы на результат и на процесс.

Здесь разница в том, что результат является некой точкой в пространстве, к которой необходимо стремиться. Прогресс — это то, что способствует достижению цели.

Приведем пример:

Результат – внедрить в компанию новую систему управления.

Процесс – провести обучение сотрудников новым методикам и инструментам для эффективного внедрения изменений.

Цель необходима для того, чтобы компания или команда могли определить, какие действия необходимо совершить для ее достижения. Если она отсутствует или сформулирована неверно, то тогда прогресса и развития не будет.

В зависимости от типа управления и структуры организации, ответственным лицом за постановку краткосрочных целей будут разные люди.

Если мы говорим о вертикальной иерархии, где есть четкое распределение ролей по степени градации, то в этом случае обязанность возлагается на руководителя и менеджеров. Они определяют последовательность действий, а также сроки их исполнения. Они же осуществляют контроль исполнения и оценивают эффективность полученных результатов.

В командах, которые работают по принципам гибких методологий, распределение ответственности находится в вертикальной плоскости. Каждый участник процесса наделен возможностью принимать управленческие решения в соответствии со своим уровнем компетенций.

Краткосрочные цели может ставить владелец продукта. Он определяет стратегию, которая затем делится на отдельные этапы реализации. Каждая итерация имеет собственные кратковременные цели.

Если в команде есть собственный коуч, то он также может ставить краткосрочные цели в рамках своей компетенции. Они могут быть связаны с планом обучения или коммуникацией в коллективе. Например:

• Провести обучение и адаптацию нового сотрудника в течение 3 месяцев;

• Внедрить в команду новый инструмент коммуникации для повышения эффективности взаимодействий;

• Организовать и провести ретроспективу для изучения полученного опыта в рамках прошлой итерации.

Ставить краткосрочные цели могут руководители отделов, которые распределяют нагрузку среди сотрудников. Они ставят задачи конкретным специалистам, обладающим необходимыми навыками и знаниями для работы.

Сами члены команды также могут ставить свои личные кратковременные цели в рамках итерации. Они могут выражаться в форме плана работ на день или на неделю. Эта информация пригодится для ежедневных собраний, которые проводятся для отчета и планирования.

Кроме непосредственных участников проекта, ставить кратковременные задачи могут заказчики и другие заинтересованные лица. Они могут обратиться с просьбой о внесении изменений или внести замечания по поводу работы, которые необходимо учитывать при планировании следующей итерации.

В любом случае постановкой целей занимается ответственное лицо, которое имеет представление о главной цели и путях ее достижения. Кто именно является этим человеком, зависит от структуры компании и ее методов управления.

Сам по себе процесс постановки цели крайне важен независимо от того, на какой срок она устанавливается.

Для этого существует несколько важных причин, а именно:

Способ проверки эффективности команды.

Если перед началом работы команда получила четкое представление о том, каким должен быть результат, то автоматически возникают стандарты, позволяющие оценить эффективность работы и ее качество. Даже если цель является краткосрочной, она должна иметь четкие критерии, которые будут указывать, что все условия были выполнены верно.

Привязка целей к деятельности компании.

В случае, когда цели компании напрямую связаны с основной деятельностью компании, они приобретают особенную ценность. Сотрудники организации понимают, ради чего они выполняют свои обязанности, и тем самым повышается их уровень вовлеченности. Они в большей степени получают удовольствие от своей работы.

Согласованность действий.

Ранее мы уже обозначали, что цель дает возможность выстроить план действий, которые приведут к желаемому результату. То есть, если перед командой стоит цель, увеличить прибыль компании за год на 25%, то каждый отдел может поставить перед собой соответствующие микрозадачи. Аналитики могут провести анализ, чтобы выявить слабые места и возможности для роста. Маркетологи могут разработать стратегию продвижения, которая позволит привлечь большее количество потребителей. Каждый внесет свой вклад в достижение общей цели за счет исполнения собственных микро целей.

Для этого вся работа на год будет разбита на короткие этапы, которые будет проще выполнить и проконтролировать.

Индивидуальный контроль.

Как мы уже говорили ранее, поставленные цели могут быть измеримыми. Соответственно для оценки эффективности результатов используются некоторые метрики. Они могут показывать как общую производительность команды в целом, так и личную каждого участника проекта. При планировании цели итерации все сотрудники получают свой список задач. Если кто–то из них не успел выполнить свои обязанности в рамках спринта, то это может говорить о возникших проблемах. Разумеется это отразится на общем результате.

Обоснованность управленческих решений.

Постановка краткосрочных целей дает возможность проверять стратегии и идеи. То есть, если команда предполагает, что для достижения результата необходимо выполнить некоторые действия, то они могут поставить цель на короткий промежуток времени. По итогам тестового периода они могут понять требуется ли корректировка или данный метод подтвердил свою эффективность.

Также перечислим несколько советов по поводу того, как стоит верно ставить цели для достижения эффективных и ожидаемых результатов.

• В постановке как долгосрочных, так и краткосрочных целей должны участвовать не только руководители, но и ведущие специалисты компании. Они обладают необходимыми знаниями, опытом и компетенциями, чтобы оценить вопрос со своей профессиональной точки зрения и указать на некоторые нюансы.

• Чтобы точнее сформулировать цели, нужно иметь четкое представление о том, каких хочется добиться результатов. Для этого можно ответить на несколько вопросов, например, таких, как: «Какие существуют пути достижения цели?», «Какое количество времени понадобится, чтобы добиться необходимых результатов?», «Какие ресурсы потребуются для достижения цели?», «Какие риски существуют и как они могут повлиять на достижение цели?» и др.

• Используйте специальные инструменты и методы для постановки целей.

О них расскажем в следующем разделе. Кроме того, поговорим о типичных ошибках, которые возникают в процессе постановки цели.

Большая часть ошибок при постановке целей делается на первоначальных стадиях становления бизнеса. Новички осваивают рынок и пока ещё не знают всех тонкостей управления компанией и проектами. Большинство решений принимается с опорой на чужой опыт, который не всегда может быть корректным.

В некоторых случаях ошибки в постановке целей возникнуть из–за заказчика. Если у него нет четкого представления о том, какой результат он ожидает увидеть, то команде приходится опираться на аналогичный опыт. В случае, если компания управляет проектами по принципам гибких методологий, они могут достаточно быстро внести изменения в процессе работы.

В краткосрочных целях ошибки нередко допускаются при планировании итерации. Команда может переоценить свои силы или не учесть факторы риска, поэтому поставить слишком большое количество задач.

Ошибки при планировании итераций также могут возникать из–за того, что команда недостаточно осведомлена о том, какого результата им нужно достичь.

Чтобы избежать ошибок при постановке целей, используются различные методы и инструменты. Приведем пару распространенных примеров.

SMART

Один из самых известных инструментов для постановки целей, который используется как для личного пользования, так и для работы в команде. В целом можно сказать, что SMART будет хорошо и для новичков, и для опытных, так как его можно использовать для разных типов проектов или видов деятельности.

Напомним значение аббревиатуры:

• Specific — конкретные;

• Measurable — измеримые;

• Achievable — достижимые;

• Realistic — реалистичные;

• Time-bound — ограниченные по времени.

Это простой способ не только конкретизировать цель, но и выстроить путь к ее достижению. Часть принципов данного метода (конкретные, измеримые и достижимые) мы описали уже выше. Поясним значение оставшихся двух.

Реалистичность крайне важна в постановке целей, особенно краткосрочных. Например, перед командой могут поставить вполне достижимую цель увеличить производительность на 10% в течение полугода. Но она может оказаться нереалистичной, если для этого не будет создано никаких условий. Сложно улучшить показатели, если для этого не предоставлены нужные ресурсы или не проведена оптимизация процессов. Вряд ли малоквалифицированный сотрудник сможет качественно выполнять большой объем работ, укладываясь в сроки.

Ограниченность во времени так же важна для успешного достижения цели, как краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Если не установить крайнюю точку, когда необходимо достичь результата, то возникнут сложности в отслеживании прогресса. К тому же возрастает вероятность того, что цель так и не будет достигнута, так как тут свою роль может сыграть человеческий фактор.

Данный метод дает возможность визуализировать план достижения цели. Он будет отражать этапы со своими задачами, целями и контрольными точками. А также предоставит необходимые метрики, с помощью которых можно следить за прогрессом исполнения и качеством работы**.**

Методика «Цели и ключевые результаты» или OKR.

Ещё одна распространенная методика постановки измеримых целей. Она используется в командах, которые ставят краткосрочные цели на регулярной основе. Данная методика имеет гибкий шаблон, который можно применять практически для любого типа деятельности или проекта.

Он звучит следующим образом: «Я достигну [формулировка цели], что можно измерить [ключевым результатом]. В этом случае под целью подразумевается результат, к которому стоит стремиться. А под ключевым результатом понимается измеримый показатель, который будет показывать эффективность.

Например, компания может поставить цель увеличить посещаемость интернет–магазина за счет размещения рекламы. Далее уже конкретизируется ЦА, количество, частота и площадки для публикации, а также ожидаемые результаты.

Существует три элемента, которые позволяют эффективно использовать данный шаблон на практике: создание, периодичность и проверка.

Периодичность определяет регулярность целей. Обстоятельства постоянно меняются, в особенности внешние факторы, которые не зависят от деятельности компании. Поэтому рекомендуется строить краткосрочные планы на квартал, полгода, максимум год. Это позволит организации сохранять гибкость и своевременно адаптироваться к изменениям.

Создание – это процесс применения определенной модели постановки цели. Они бывают трех типов:

• Сверху–вниз постановкой целей и задач занимается руководитель;

• Сверху–вверх ответственность берут на себя различные исполнители;

• Гибридная, когда решение о постановке целей и задач принимается совместно руководством и исполнителями.

Проверка является инструментом визуализации, который дает возможность команде сверять поставленные цели с достигнутыми результатами.

Существуют и другие методы постановки цели. Выбор зависит от типа компании, ее структуры и возможностей.