Что такое дедлайн в проектном управлении, как его устанавливать и выполнять. Понятное руководство для эффективного планирования и соблюдения сроков.

Дедлайн – это последний срок, предельный срок, дата или время, к которому должна быть выполнена задача.

Основная задача дедлайнов – помогать командам достигать целей.

Существует несколько шагов установки дедлайна. Нужно: оценить проект и его риски, разделить проект на небольшие задачи и назначить отдельные крайние сроки для каждой из них. Затем сложите все отрезки времени, которые вы выделили для каждой отдельной задачи и определите общий дедлайн для всего проекта.

Сроки – это «вечная проблема» и причина тревожности большинства работающих людей. Но вряд ли кто–то сможет оспорить утверждение, что они играют огромную роль в реализации практически любой задачи. Дедлайны просто необходимы для бесперебойной работы любой компании. Так стоит ли делать вывод, что дедлайн – это плохо, ведь они преследуют множество целей.

В этом тексте мы разберем, почему так важны дедлайны, а также выясним как устанавливать реалистичные крайние сроки и как в них укладываться.

Ничто так не подталкивает к действию, как подкрадывающийся дедлайн. В них есть что–то волшебное, что заставляет нас работать быстрее.

Дедлайн – это последний срок, предельный срок, дата или время, к которому должна быть выполнена задача.

Большинство людей используют дедлайны как инструмент для повышения своей эффективности. Вместо того, чтобы нервничать и бояться, они учатся воспринимать их как еще один полезный маркер, влияющий на продуктивность.

Основная задача крайних сроков – помогать достигать целей. Это не значит, что любой дедлайн обязательно сработает. Важно также уметь и правильно установить его. Но пока что давайте сосредоточимся на том, почему наличие дедлайнов так сильно влияет на вашу успешность.

1. Ощущение срочности

Одна из самых мощных функций дедлайнов – это ощущение срочности. Не зная, когда вам нужно сдавать проект, вы скорее всего будете постоянно откладывать дела на потом.

Вот почему для достижения цели чрезвычайно важно иметь чувство безотлагательности. Это дает вам четкое представление о том, сколько времени вам нужно будет для выполнения определенного объема работы, чтобы стать на шаг ближе к цели.

Ведь на самом деле, цели без дедлайна – это не цели, а скорее просто желания.

2. Точные сроки позволяют планировать

Невозможно составить какой–либо график, не определив точные (или хотя бы примерные) временные рамки. Дедлайн определяет вашу стратегию и план в целом.

Представьте, что вы хотите начать свой бизнес и заработать первый миллион, но не устанавливаете никакие сроки на реализацию этой цели. Скорее всего, в результате такого подхода, вы просто не будете торопиться и потратите гораздо больше времени, чем могли бы. Что в свою очередь определенно повлияет на мотивацию и эффективность.

3. Вырабатывается чувство ответственности

Дедлайн как бы напоминает, что у вас есть ограниченное количество времени, и никто не будет выполнять задачу за вас. В таких условиях, нравится вам это или нет, вырабатывается чувство ответственности. Оно держится на страхе подвести команду или страхе последствий невыполнения. Однако, это не всегда плохо. Делать все вовремя – это полезный навык, даже несмотря на то, что выработать его не так просто.

4. Это отличный мотиватор

Прошлый пункт, возможно, выглядит достаточно пугающе. Однако дедлайны не только воспитывают в нас чувство ответственности, но также и мотивируют работать усерднее.

Если вы заинтересованы в достижении целей, то придерживаться плана и делать все возможное для воплощения его в жизнь – будет проще.

5. Помогают расставить приоритеты

Наконец, они могут помочь вам расставить приоритеты. Очень просто запутаться, если у вас много дел. В такой ситуации приходится решать, какая задача является более трудной, а значит требует больше времени и сил. Определив это, установите дедлайн, выполните ее, а затем аналогичным образом переходите к следующей.

Так вы сможете избежать путаницы и разобраться со всеми обязанностями вовремя.

6. Четкие сроки = увеличение доходов

В каждой компании существует план развития, дорожная карта проектов и множество других графиков, позволяющих всему коллективу работать сообща. Такие графики невозможны без дедлайнов, как, собственно говоря, и дедлайны невозможны без планирования.

Другими словами, наличие крайних сроков сдачи позволяет руководству максимально полезно и эффективно использовать ресурсы компании.

Но как определить, сколько времени вам может понадобиться на выполнение той или иной задачи? Это достаточно сложный вопрос. С чего начать? Ведь просто придумать дату – не гарантирует успех.

В этом тексте мы собрали несколько советов, которые помогут осознанно установить дедлайн проекта, который позволит не только выполнить работу как можно быстрее, но и не испытывать чувство паники из–за того, что придется выполнять несколько дел одновременно.

1. Оцените свой проект

Не бойтесь перечислять все задачи, которые вам нужно будет выполнить для реализации проекта. На этом этапе не нужно беспокоиться об их порядке. Лучше просто запишите их, чтобы в любой момент можно было обратиться к этому списку. Уже после того, как у вас есть полный набор задач – можно расставить их согласно приоритетности и сложности выполнения.

2. Подумайте о внешних факторах, которые могут повлиять на время выполнения

Когда вы рассматриваете трудоемкость каждой задачи или проекта в целом, не забывайте учитывать время, которое может понадобиться на преодоление возможных проблем. Это могут быть такие факторы, как: доступность людей, материалов, информации и т.д.

Отметьте потенциальные риски и в своем списке задач. Это пригодится, когда нужно будет определить финальный вариант дедлайна.

3. Определите дедлайны для каждой отдельной задачи

Идея заключается в том, что вам нужно разбить проект на более мелкие части (не забудьте и здесь учесть внешние факторы, которые могут замедлить процесс работы).

Не бойтесь выделять немного больше времени, чем может понадобиться. Это особенно актуальный совет, если вы новичок или раньше не сталкивались с подобными проектами. Так как, поскольку у вас нет опыта за плечами, скорее всего, выполнение этой работы займет гораздо больше времени, чем вы думаете.

4. Рассчитайте дедлайн

Основываясь на проделанной работе, вы уже можете рассчитать временные рамки, которые затронет ваш проект. По сути, для этого вам нужно сложить все отрезки времени, которые вы выделили для каждой отдельной задачи.

Если вы все равно не уверенны, что справитесь вовремя, то можно удвоить полученный результат или просто добавить небольшое количество времени, которое может вам понадобиться для завершения проекта.

5. Определяйте четкие сроки

Убедитесь, что вы и клиент согласны с конкретными вариантами дедлайна, включая дату и время (не забудьте про возможную разницу в часовых поясах). Если дедлайн будет нечетким, у вас могут возникнуть проблемы с его соблюдением.

6. Придерживайтесь плана

Дата назначена, но это только первый шаг. Не забывайте, что вам все еще нужно прилагать максимум усилий, чтобы завершить свою работу и уложиться в срок.

Постоянно обращайтесь к своему списку задач, а также следите за промежуточными дедлайнами. Если вы будете делать упор на них, то и весь проект будет выполнен вовремя.

Как мы уже говорили, просто установки дедлайнов недостаточно для реализации проекта. Репутация сотрудника обычно зависит от двух вещей: качества его работы и того, насколько он умеет соблюдать сроки выполнения. Поэтому сегодня мы рассмотрим еще и несколько советов, которые помогут соблюдать установленные временные рамки.

• Воспринимайте дедлайн серьезно

Многие люди достаточно небрежно относятся к крайним срокам, не замечая как сильно это снижает эффективность их работы. Начните воспринимать дедлайн, как что–то неприкосновенное. Тогда вы увидите, как быстро ваш проект начнет развиваться.

• Ведите список проектов и сроков

В каком–то смысле, мы уже упоминали этот пункт выше.

Если вы работаете над несколькими задачами или проектами – составьте список дедлайнов для каждого из них и держите под рукой. Такое простое решение позволит избежать путанницы и ошибок.

• Постарайтесь заканчивать работу над задачей немного раньше установленного дедлайна

Подушка безопасности необходима для оценки готовности выполненного задания. Так вы будете уверенны, что задача или проект точно будут сданы. Поэтому изначально закладывайте немного больше времени на каждое отдельное задание, а также не затягивайте с его выполнением.

Опять же, если вы не знаете, сколько времени займет проект – разбейте его на более мелкие части. Если не получается установить дедлайн и тогда – разбейте на еще более мелкие составляющие.

• Определите четкий результат, который должен быть получен после выполнения каждой задачи

Не игнорируйте этот шаг, так как он является важной составляющей, которая показывает готовность проекта в целом. Если вы не совсем понимаете, как должен выглядеть результат, попросите помощи у вашей команды или обратитесь за уточнениями к клиенту.

• Будьте последовательны

Когда вы разбили проект на задачи и расставили их согласно приоритетам – сосредоточьтесь на первой из них. Постарайтесь не беспокоиться об остальных (кроме тех случаев, когда несколько задач напрямую связаны между собой). Выполнив эту задачу – приступайте к следующей. Другими словами, не пытайтесь сделать все и сразу.

• Не переусердствуйте

Этот совет является следствием предыдущего. Одной из основных причин нарушения дедлайна является попытка выполнить как можно больше задач в короткий промежуток времени. Научитесь брать на себя такое количество работы, которое вы точно сможете завершить вовремя.

• Учитесь на ошибках

Если так вышло, что вы все же нарушили дедлайн, выделите себе немного времени, чтобы проанализировать, что пошло не так и как этого избежать в будущем.

• Не бойтесь просить о помощи

Если вы понимаете, что не справляетесь (так бывает), не стесняйтесь просить о помощи своих коллег. Важно работать сообща, так как результат проекта может повлиять на вашу репутацию и репутацию команды в целом.

• Поддерживайте связь с клиентом или руководством

Это тоже касается той ситуации, когда вы не успеваете в срок. В таком случае, вам следует обратиться к своему руководству или к напрямую к клиенту, чтобы договориться о переносе сроков. Лучше, если вы сразу сообщите, что не укладываетесь, чем молча завалите все дедлайны. Но обязательно постарайтесь уложиться в новые сроки, потому что два пропущенных дедлайна подряд – не самая лучшая ситуация для вашей репутации.

Заключение

Дедлайны напрямую влияют на достижение как долгосрочных, так и краткосрочных целей. Однако просто установка произвольных сроков для проекта вряд ли поможет вам добиться успеха в деловом мире. Забудьте о дедлайнах, которые не дают вам спать по ночам и лишь нагнетают. Ведь в основном это происходит из–за ошибок в планировании или постоянном откладывании. Ваши дедлайны должны быть стратегически обоснованными и точными. Таким образом, вы будете постоянно одерживать небольшие победы, которые замотивируют всю команду двигаться дальше.