Примеры и шаблоны операционных планов, которые помогут вам эффективно организовать и управлять бизнес-процессами.

В менеджменте организации операционным планом называют документ, содержащий в себе подробное описание мероприятий, инструментов и стандартов, которые будут использоваться для достижения целей компании. Это подразумевает ежедневное планирование и исполнение задач для определенных ответственных лиц, управление ресурсами и расстановку приоритетов по операциям.

Операционное планирование решает текущие проблемы и задачи. План рассчитан на ближайшую перспективу и является частью стратегии предприятия. То есть возникновение каких–то ошибок или потребностей так или иначе связано с деятельностью компании. Она имеет краткосрочные и долгосрочные цели. Операционный план помогает управлять целями и задачами на короткие промежутки времени, чтобы соответствовать текущим запросам клиентов и условиям рынка.

Ключевой целью оперативного планирования является обеспечение стабильной, эффективной и непрерывной работы предприятия с учетом имеющихся условий, сроков, бюджета и ресурсов.

Операционный план необходим для того, чтобы решать следующие задачи организации:

– Грамотно распределить нагрузку на исполнителей таким образом, чтобы поддерживать непрерывность производственного процесса и его ритм. То есть не должно быть таких ситуаций, когда в одном подразделении организации высокая занятость персонала, а в другом наоборот простой. Этого нужно избегать, чтобы сократить возможный рост издержек.

Ритм производства может меняться в зависимости от множества внешних и внутренних факторов. Спрос на товары и услуги не всегда бывает равномерным, поэтому и операционное планирование осуществляется на короткие промежутки времени с учетом этих особенностей.

Например, если компания производит сезонные продукты, то и ритм, и темп производства будут меняться. Соответственно, в сезон они возрастают, а вне сезона снижаются до необходимого минимума.

– Обеспечивать оптимальное распределение мощностей.

То есть оборудование не всегда должно работать на полную мощность. Во–первых, в этом не всегда есть потребность. Опять же из–за неравномерности нагрузки в силу изменения спроса на товары или услуги на рынке. Во–вторых, оборудование хоть и является машиной, но все–таки имеет свой уровень износостойкости. Чем дольше техника работает без остановки, тем быстрее она сломается или вовсе придет в негодность. Это, в свою очередь, приведет к увеличению издержек.

В плане можно указать график обслуживания оборудования, то есть когда оно будет остановлено для осмотра или ремонта. Кроме того, можно автоматизировать этот процесс. Если какой–то тип инструмента или машины/компьютера в настоящий момент работы не требуется, то его можно отключить либо перевести в спящий режим. Это позволит не только снизить уровень нагрузки на оборудование, но и сократить потребление электроэнергии.

– Предоставление сырья и материалов, необходимых для выполнения поставленных задач и целей, в соответствии с текущей нагрузкой. Переизбыток запасов может привести к повышению издержек на хранение. В некоторых случаях крайне сложно контролировать сохранность сырья даже при условии оптимальных условий. Это в первую очередь касается пищевой промышленности или фармацевтики.

Недостаток сырья может привести к простою, что также отразится на размере издержек и скорости доставки продукции или услуг до конечного потребителя. Поэтому нужно проводить регулярный анализ спроса, чтобы спрогнозировать оптимальное количество сырья или материалов, необходимых для производства.

– Осуществление постоянного контроля текущих процессов для достижения более высокого уровня качества продукции и услуг. То есть поиск отклонений от норм и стандартов, а также внедрение изменений, направленных на улучшение. Операционный план содержит информацию о предстоящих проверках, которые должны осуществляться так, чтобы не мешать производству. Это же правило относится и к внедрению изменений. Оптимизация направлена на то, чтобы улучшить процессы, а не затормозить их.

Чтобы операционный план работал эффективно, нужно придерживаться определенных принципов.

Первым из них является гибкость.

На заре становления промышленности можно было долгое время придерживаться определенного плана, и это бы давало высокую эффективность. Но сейчас это уже не актуально. Практически любой тип производства должен быть динамичным и гибким, чтобы быстро адаптироваться к новым условиям рынка и запросам потребителя.

По этой причине операционный план составляется на короткий промежуток времени и должен включать такие действия и инструменты, которые реально реализовать в рамках этого срока. Они будут касаться именно актуальных проблем и задач, так как у них высокий уровень приоритетности.

В конечном итоге, методы, направленные на решение текущих проблем, работают и в перспективе, так как не дают им развиваться и становиться кризисными.

Вторым принципом является единство.

Операционные планы хоть и рассчитаны на короткий промежуток времени и направлены на решение конкретных задач и проблем, но должны соответствовать общей стратегии компании. То есть, если вносятся какие–то изменения, касающиеся оптимизации процессов, то они не должны быть бессмысленными и временными.

Все процессы на производстве в разной степени связаны между собой и влияют на общую эффективность. Поэтому применение каких–то методов или инструментов в одном месте не должно вредить другим аспектам бизнеса.

Третьим принципом можно назвать непрерывность.

Планирование должно происходить на постоянной основе. Когда принимается решение внести какое–то изменение в процесс производства, важно контролировать, чтобы полученные результаты соответствовали ожиданиям. Если происходит какое–либо отклонение, то необходимо внести корректировки для того, чтобы добиться цели. Это нужно учитывать при планировании.

Например, в гибких методологиях процесс реализации проекта делится на итерации. Каждая последующая подразумевает, что в ней заложено время на внесение корректировок по мероприятиям из предыдущего плана.

Ну и наконец, четвертым принципом является точность.

Нельзя составлять какой–то примерный план, основанный на субъективных представлениях руководства. Необходимо опираться на факты и планировать таким образом, чтобы все предполагаемые меры было возможно реализовать. При этом нужно учитывать реальность сроков, наличие необходимых ресурсов и мощностей, а также риски, с которыми придется столкнуться.

Операционный план обычно сосредоточен на решении какой–то конкретной глобальной проблемы или задачи. Он может содержать в себе и другие сопутствующие задачи, которые в той или иной степени связаны с основной.

При создании плана необходимо придерживаться определенной последовательности действий, чтобы добиться наиболее эффективных результатов.

1. Создание стратегического плана.

Этот этап происходит до наступления того момента, когда нужно составлять оперативный план. Он нужен, чтобы создать основу как для операций, так и для всей деятельности компании в целом.

Для составления стратегического плана проводится анализ отрасли, конкурентов и целевой аудитории, а точнее ее портрета и потребностей. Эти данные необходимо регулярно обновлять, чтобы и стратегический, и операционный план действовали эффективно.

2. Определите цели.

Чтобы достичь глобальной цели, необходимо ее разбить на несколько маленьких в рамках определенных сроков. Это позволит сделать ее более осязаемой и достижимой.

Цели и задачи должны быть направлены на то, чтобы достичь более высоких результатов как количественных, так и качественных. Важно помнить, что операционный план должен соответствовать ключевой стратегии предприятия.

При постановке цели нужно учитывать следующие факторы:

– существующий бюджет;

– сроки;

– инструменты и материалы;

– ресурсы;

– компетенции команды и возможность ее обучения;

– прогнозирование;

– стратегия компании;

– метрики;

– требования отрасли и потребителей.

3. Документирование.

Важно помнить про документирование, чтобы не забыть ни одной важной детали, иначе план может оказаться неэффективным. Визуализация плана позволит облегчить его восприятие. Его можно передать различным участникам процесса и предоставить им разную степень доступа в соответствии с уровнем ответственности и компетенциями.

Поскольку составление операционного плана является регулярной задачей операционного менеджера, то есть необходимость в том, чтобы автоматизировать этот процесс по максимуму.

Перечислим основные способы, как это сделать.

Использовать специализированные программы и сервисы.

Это различные программы для планирования проектов и управления командой, а также CRM- и ERP–системы. Они имеют набор инструментов, которые позволяют собирать данные о процессах, визуализировать и анализировать. На основе этого строится план.

Также они обеспечивают доступ к документу, чтобы каждый участник бизнес–процесса мог ознакомиться с тем списком задач, которые ему придется реализовывать в ближайшее время. Это удобно и для команд, работающих в офисе, и для удаленщиков.

Создавать шаблоны и использовать стандарты.

Если операционный план имеет определенную форму, то ее можно преобразовать в шаблон и использовать его каждый раз при составлении документа. То есть, по сути, операционный менеджер будет всегда иметь «рыбу», на которую будет накладывать основу с новыми условиями.

Типовые задачи должны соответствовать стандартам, чтобы обеспечивать постоянство бизнес–процессов и установленный уровень качества.

Использование аналитики и прогнозирования.

Инструменты и методы аналитики позволят адаптировать операционный план под новые условия. То есть они обеспечат лучшее управление рисками и ресурсами, а значит, сократят возможность возникновения различных ошибок в процессе реализации плана.

Проводить интеграцию между системами и программами.

Если компания использует разные инструменты для решения разного рода задач, то они должны управляться единой системой. Это позволит держать все данные в одном месте и быстрее обрабатывать их в процессе подготовки нового операционного плана. Это обеспечит операционного менеджера актуальной информацией, которую он будет использовать для принятия решений.

Конечно, нельзя возлагать ответственность за план на одного человека. Это всегда должна быть командная работа. Поэтому все участники бизнес–процессов производства несут ответственность за составление плана и его реализацию в разной степени.

За составление операционного плана несет ответственность операционный менеджер. Он управляет всеми бизнес–процессами и операциями предприятия.

Главной целью операционного менеджера является построение эффективных бизнес–процессов, которые при минимальных затратах будут давать максимальные результаты. Он выполняет именно руководящие обязанности, поэтому у него в подчинении есть другие менеджеры подразделений, которые помогают ему составлять план и реализовывать его на практике.

Ключевыми обязанностями операционного менеджера являются планирование, координация, контроль и оптимизация процессов. Об этом поговорим подробнее ниже.

– Планирование.

Это самая ответственная обязанность операционного менеджера, так как от этого зависит эффективность и прибыльность всего предприятия. План должен быть четким и исполнимым, чтобы каждый участник производственного процесса мог трактовать его одинаково. Это позволит избежать лишних действий и быстро достичь поставленной задачи.

Операционный менеджер должен в целом иметь представление обо всех бизнес–процессах, чтобы понять, как правильно распределить ресурсы, составить график нагрузки или как экономно и безопасно использовать оборудование.

– Координация.

Операционный план – это документ, который выступает основой для текущей деятельности предприятия в ближайшей перспективе. Операционный менеджер назначает ответственных лиц по исполнению конкретных задач. Они же будут предоставлять ему отчетность о достигнутых результатах. На их основе менеджер будет принимать управленческие решения и вносить коррективы.

Кроме того, он помогает команде, если у нее возникают какие–то вопросы или препятствия в процессе реализации плана.

Также операционный менеджер вносит корректировки в рабочий график в случае внезапной болезни или запланированного отпуска кого–то из сотрудников. Производственные нормативы должны исполняться, ведь они являются частью операционного и стратегического плана.

– Контроль.

Поскольку в реализации операционного плана есть ответственные люди за выполнение задач, то операционный менеджер должен следить за тем, чтобы они вовремя выполняли свои обязанности и делали это качественно.

Он следит за прогрессом, чтобы не было отставания от графика. То есть, если стоит цель выполнить определенный объем работы за определенный промежуток времени, то нужно приложить максимум усилий для этого.

Операционный менеджер вносит изменения в план, если возникает такая необходимость. Соответственно, ему нужно донести до всех ответственных лиц, что появились изменения, которые нужно учитывать при реализации оперативного или стратегического плана.

Для того, чтобы осуществлять контроль, менеджер может использовать различные метрики, как количественные, так и качественные. Они отражают наиболее объективную картину происходящего.

– Оптимизация процессов.

Это залог эффективности в достижении целей производства. Чем быстрее продукт или услуга достигнет конечного потребителя, тем лучше. Для этого и требуется оптимизация. Она возможна за счет автоматизации процессов или за счет их упрощения.

Для этого операционный менеджер разрабатывает и внедряет шаблоны и стандарты, которые позволяют качественно производить продукцию или услуги компании.

Непрерывное улучшение процессов дает возможность постоянно улучшать качество, что сокращает количество возможного брака и издержек.

Кроме того, операционный менеджер занимается управлением рисков. То есть делает так, чтобы деятельность компании осуществлялась с минимальными потерями. Сложно предугадать все ошибки и препятствия, которые могут возникнуть, но их влияние можно максимально сократить.

Независимо от отрасли, операционные менеджеры играют важную роль в управлении бизнес–процессами. Они помогают компаниям достигать своих целей в рамках общей стратегии и при этом иметь здоровую экономию. То есть использовать доступные ресурсы разумно и эффективно.

Внедрение операционного плана в работу компании имеет свои преимущества и недостатки. О них поговорим подробнее ниже.

Преимущества заключаются в том, что план обеспечивает прозрачность и структурированность действий. То есть у команды есть четкие цели и задачи на ближайшее будущее, которых им необходимо достичь. Кроме того, они знают сроки достижения и средства.

План содержит информацию об инструментах, средствах и прочих ресурсах, нужных для достижения цель и задач. Соответственно, ответственные лица будут понимать, что и как необходимо использовать, чтобы достичь ожидаемых результатов. Это и материалы, и оборудование, и сам персонал.

Кроме того, в плане содержится информация о том, в рамках каких сроков нужно решить установленные проблемы или задачи. Также описываются механизмы, с помощью которых осуществляется мониторинг и контроль прогресса и качества.

К недостаткам операционного плана можно отнести:

Операционный план подразумевает следование определенным задачам и целям, которые нельзя изменить по ходу реализации. То есть внести изменения, если вдруг не удалось достичь поставленных результатов, получится только в следующем цикле. На все нужно время.

Реализация плана подразумевает затраты. Речь идет как про ресурсы, такие как люди или материалы, так и про время. Не всегда удается добиться быстрых результатов и при этом дешево. Компания не всегда готова к затратам в настоящий момент.

Все–таки операционный план имеет больше значимости и преимуществ, поэтому его реализация дает неоспоримую пользу при должном подходе. Грамотный операционный менеджер может это обеспечить.