Освойте метод набегающей волны для эффективного управления проектами, который обеспечивает гибкость и адаптивность в сложных проектах.

Методом набегающей волны называют подход к планированию, в ходе реализации которого происходит его постепенная детализация. То есть изначально план проекта не пишется полностью от начала до конца, все подробности формируются в процессе шаг за шагом по мере того, как предыдущие этапы были пройдены. Планирование происходит не на долгосрочную перспективу, а на краткосрочную. Данный метод предложил американский эксперт по менеджменту Марк Рейдел.

Такой подход используют в том случае, если заведомо известно о высокой вероятности того, что план придется менять в той или иной степени. Таким образом, команда имеет высокий уровень гибкости и может оперативно отреагировать на новые обстоятельства.

То есть плана не то чтобы нет совсем. Есть текущие задачи, есть те, которые запланированы на ближайшую перспективу. Таким образом, и команда знает, какой работой она занимается в настоящий момент, и заказчики (если они есть) могут иметь представление о том, как будет продвигаться процесс, чтобы это контролировать.

Метод набегающей волны не является универсальным, так как существует довольно много различных типов проектов, требующих четкой структуры и плана действий. Тем не менее, такой подход все–таки имеет свои преимущества. Например, таких, как:

– Высокий уровень гибкости и адаптивности. Особенно актуально для быстро меняющихся условий в сфере деятельности компании. Они могут быть вызваны экономической и политической ситуацией, либо другими внешними факторами. Даже если изменения произошли внутри компании, это позволяет сохранить необходимый уровень гибкости. Например, если команду покинул один из ключевых специалистов, то распределение задач в ближайшем будущем уже будет планироваться без его участия.

– Возможность контролировать исход проекта на каждом микро этапе. По мере того, как проходит каждый этап, завершается ревью результатов. Команда может оценить достигнутые цели и задачи, обнаружить проблемы, узкие места и ошибки, а также внести коррективы в последующие действия. То есть они уже будут содержать те изменения, которые требуется внести с учетом полученных результатов.

– Помогает в мотивировании команды. Это уже достаточно известный факт, что если задача сложная, то ее рекомендуют разбить на несколько небольших. Таким образом, и морально, и физически она становится проще для реализации. Появляется более четкое представление о том, как все должно происходить.

Соответственно, у команды не падает мотивация при виде большого проекта, так как они выполняют его задачи постепенно и фокусируются лишь на том, что сейчас актуально. Не происходит напрасной траты энергии и времени, что также снижает уровень тревожности за будущие результаты.

– Благодаря тому, что команда работает в рамках коротких циклов и имеет возможность оперативно реагировать на возникающие проблемы, они более эффективно управляют рисками. Это опять же принцип решения проблем по мере их поступления. Есть вещи, которые можно предугадать заранее, и их нужно учитывать. Однако, если тратить на их решение время сейчас, а не в будущем, то возникает риск допустить ошибку в текущих задачах.

Стоит также отметить и некоторые недостатки, которыми обладает метод набегающей волны.

– Не подходит начинающим командам, где ещё не выстроен достаточно высокий уровень коммуникации. То есть нет открытых и прозрачных отношений, построенных на профессионализме. Сначала стоит проработать все конфликты и внедрить средства автоматизации, которые улучшат коммуникацию, а потом можно будет применить метод набегающей волны.

Данный подход относятся к гибким методологиям управления проектами, поэтому одной из важных составляющих успешного достижения цели является открытый и доверительный диалог между всеми участниками коллектива.

– Не подходит тем проектам, которые требуют четкого соблюдения каких–либо регламентов. То есть те, которые не будут подвергаться никаким изменениям, так как их план полностью согласовывается заранее.

– Пожалуй, главным недостатком является то, что при таком планировании проекта сложно прогнозировать итоговые затраты. Бюджет будет меняться в зависимости от новых обстоятельств, что не всегда устраивает заказчиков.

– Кроме того, возникают сложности при управлении ресурсами, в особенности материальными. Можно купить определенное количество расходников, но иногда их оказывается недостаточно. В таком случае приходится либо увеличивать бюджет, либо пытаться выжать максимум из того, что есть.

– Также часто происходит увеличение сроков. Когда план четкий, то со стороны команды есть стремление уложиться в указанный дедлайн. Когда нет четкого понимания сроков, то это может сказаться на мотивации команды и снизить ее производительность.

Главный недостаток метода набегающей волны — это невозможность точно прогнозировать затраты. Мы не можем определить сроки и посчитать бухгалтерию проекта, не можем планировать расход материалов и других ресурсов. Если для нас это важно и речь не идет о четырех описанных выше ситуациях, то от использования метода лучше отказаться.

В целом, метод набегающей волны может применяться в разных сферах деятельности, будь то бизнес, образование или личная жизнь. Важно, чтобы он подходил под поставленные цели и был совместим со средствами реализации.

Разберемся в принципе работы метода набегающей волны. Если речь идет о краткосрочных планах, например, купить обувь, сделать ремонт в офисном помещении, выполнить спецзаказ к мероприятию и т.д., то такой способ планирования не подходит. Данная методология подразумевает, что проект, над которым ведется работа, будет продолжаться длительное время, то есть от полугода и больше.

То есть в таком случае все цели и задачи делятся на более мелкие, но не в рамках всего плана, а в рамках одного цикла. Условно, можно предположить, что через год нужно прийти к определенному результату, однако, детализация задач происходит постепенно. Мы не можем заведомо знать на 100%, что запланированные нами работы получится реализовать, так как на это влияет множество как внутренних, так и внешних факторов.

Чем более долгосрочные наши планы, тем выше риски. Волнообразное планирование с постепенной детализацией позволяет избежать разочарования, а в некоторых случаях ещё и здорово экономит.

Существует множество ситуаций, в которых можно использовать метод набегающей волны. Рассмотрим несколько коротких примеров.

– Для планирования маркетинговой кампании.

В крупных организациях, где есть отдел маркетинга, план продвижения рассчитывается примерно на год. Event–менеджер просматривает мероприятия, на которых можно о себе заявить, контент–менеджер составляет медиаплан, маркетолог разрабатывает и согласовывает стратегию.

Однако в планы могут вмешаться различные факторы как внешней, так и внутренней среды. Может оказаться, что для реализации рекламной кампании выделено недостаточно средств, либо поступило предложение принять участие в каком–то важном мероприятии, но на платной основе.

– Для формирования бюджета.

Это особенно актуально для бизнеса, который постоянно находится в зоне риска по разным направлениям. Нет необходимости полностью расписывать бюджет компании на год вперед, так как никогда нельзя быть уверенным в том, что не произойдет какого–то экономического события, которое сильно отразится на деятельности организации.

– Для внедрения изменений.

Бывает так, что компания планирует перейти на новую систему управления процессами, чтобы оптимизировать их и добиться более высоких результатов. Резкий переход столкнется с сопротивлением, поэтому внедрение новых методологий, оборудования и т.д. происходит постепенно. На каждом этапе могут возникнуть свои сложности, которые не всегда можно предугадать.

Чтобы внедрение нового метода управления произошло наиболее эффективно, можно использовать планирование способом набегающей волны. То есть в целом обозначить общий план мероприятий, а затем детализировать каждый этап по мере того, как будет пройден предыдущий. Часто интеграция изменений может занять достаточно много времени: от нескольких месяцев до года, а иногда и больше.

– Для работы над экспериментальными проектами.

Тот случай, когда компания хочет попробовать что–то новое, прежде чем внедрить это в свою работу на постоянной основе. Это может быть выпуск нового продукта или новой услуги, которые ранее не были представлены. Прежде чем вложить в это большое количество денег, хочется удостовериться, что выбранное средство будет эффективным, а не убыточным.

Когда MSG Sphere планировали проект, то наверняка рассчитывали, что вложения «Сферу» быстро окупятся. Но уже спустя 2 месяца после открытия комплекса они сообщили об убытке в размере почти 100 миллионов долларов. Высокий уровень технологичности и общая зрелищность не привлекли большое количество рекламодателей или артистов, потому это очень дорого.

Разумеется, это не говорит о том, что проект вскоре закроется. Со временем он окупится, но это займет значительно больше времени.

Похожая история разворачивается с проектом «Линия». Это футуристический город, который собираются построить в Саудовской Аравии. Согласно плану проекта, протяженность этого сверхтехнологичного населенного пункта составит около 170 км, ширина 200 м, а высота около 500 м. Город позиционируют как самый экологичный, так как в нем не будет автомобилей и сверхвыбросов углекислого газа. Предполагается, что в нем будет проживать около 9 миллионов человек.

Ещё на начальных стадиях строительства возникла волна критики со стороны ученых, которые ставили под сомнение экологичность данного проекта. А спустя два года с начала строительства появились слухи о том, что бюджета катастрофически не хватает, поэтому габариты города будут беспощадно урезаны. Так ли это, узнаем со временем.

Конечно, планирование можно осуществлять и с использованием подручных средств, таких как бумага и ручки, но это сильно неудобно. Потому что, во–первых, это трудозатратно, во–вторых, все записи доступны только в одном месте, в–третьих, если потребуется внесение корректировки, то, возможно, придется переписывать все заново.

Поэтому для планирования используются различные средства автоматизации. Ниже рассмотрим, какие инструменты подойдут для метода набегающей волны.

Asana.

Мобильное и веб–приложение, которое используют для управления проектами. Благодаря ему команда может планировать задачи и расставлять их по степени приоритетизации. В данной платформе доступ к подзадачам осуществляется через родительскую задачу, что как раз таки удобно при планировании, особенно когда команда работает над несколькими проектами.

Кроме того, Asana имеет ряд следующих преимуществ:

– Приложение имеет простой и понятный интерфейс, который могут освоить люди с разным уровнем подготовки, так как не требуется дополнительное обучение.

– Платформа имеет набор инструментов для командной работы. То есть каждому участнику проекта доступен общий график работы и отдельно взятого специалиста. Также есть возможность следить за прогрессом выполнения задач в режиме реального времени, что позволяет контролировать реализацию плана работ.

– Asana имеет средства визуализации, что упрощает использование инструмента при планировании проекта. Панель быстрого доступа позволяет быстро перемещаться по страницам, следить за метриками и активностью ответственных лиц.

– Программа может интегрироваться с другими средствами для работы в команде и управления проектами.

– Доступна бесплатная версия, которая имеет достаточно широкий функционал для работы, без необходимости приобретать подписку.

– Приложение может использоваться в разных отраслях, так как его опции не заточены под конкретную сферу деятельности.

– В целом, инструмент позволяет автоматизировать и оптимизировать множество процессов управления и планирования проектами.

К недостаткам платформы можно отнести:

– Невозможность назначать задачи нескольким пользователям. То есть одна задача = один пользователь. При планировании, даже краткосрочном, это не особо удобно.

– Есть некоторые проблемы в мобильной версии приложения, которые являются неудобными и требуют доработки. Они пропадают, если пользоваться полноэкранной веб–версией.

– Чрезмерное количество уведомлений, которые вызывают чувство дискомфорта. Правда, этот вопрос регулируется через настройки.

Monday.com.

Является программой для планирования и управления проектами и командами. Его работа построена на принципах постоянной и прозрачной коммуникации, что дает возможность команде быть производительной и эффективной.

К преимуществам данного инструмента можно отнести:

– Доступный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс. В арсенале он имеет набор таких простых инструментов, таких как доска задач, которые можно настраивать под индивидуальные запросы пользователя или команды.

– Программа гибкая и адаптивная, что позволяет подстраивать ее под любой проект.

– Monday.com позволяет выстраивать быструю и эффективную коммуникацию в команде, чтобы участники проекта всегда имели актуальную информацию по работе.

– Дает возможность следить за прогрессом исполнения задач по проекту и контролировать дедлайны.

– Обладает набором средств визуализации, что облегчает работу с информацией.

– Поддерживает интеграцию с другими инструментами управления проектами и командой.

Помимо преимуществ, есть и недостатки, такие как:

– Чтобы получить доступ к полному функционалу программы, требуется приобрести подписку, которая не для всех пользователей является доступной.

– Возникают сложности в производительности при работе над крупными проектами.

– Программа хоть и имеет возможность интеграции с другими средствами управления, но они достаточно ограниченные.

– Также имеет более ограниченный функционал по отчетности по сравнению с другими специализированными ПО по управлению проектами.

– Имеет высокую зависимость от качества интернет–соединения, так как является облачным сервисом.

Microsoft Project.

Ещё одно специализированное программное обеспечение, которое имеет широкие возможности для планирования и управления проектами, а также позволяет отслеживать ресурсы компании. Имеет целый ряд достоинств:

– Помогает управлять ресурсами организации и контролировать бюджет.

– Имеет широкий обзор задач и сроков проекта, что позволяет удобно планировать и управлять разными его стадиями.

– Благодаря ему можно создавать отчеты и проводить анализ данных проекта.

– Поддерживает интеграцию с другими программами пакета Microsoft Office.

– Обладает набором шаблонов и готовых планов проектов, что значительно экономит время.

– Вокруг ПО создано обширное сообщество пользователей, готовых поделиться опытом.

Но так же обладает и недостатками. Такими, как:

– При освоении инструмента могут возникнуть сложности, которые потребуют времени и усилий.

– Имеет высокую стоимость для использования маленькой командой или одним пользователем.

– Если команда использует разные версии продукта, то могут возникнуть проблемы с совместимостью.

– Не подходит для небольших команд и простых проектов.

– Есть сложности в настройке ПО по сравнению с другими инструментами управления.

Все эти инструменты можно использовать при реализации метода набегающей волны. Они обладают необходимым набором инструментов, что позволяет делать этот процесс эффективным и результативным.