Разбираемся в методах избежания узких мест в производстве. Узнайте, как оптимизировать процессы для бесперебойной работы и повышения продуктивности.

Понятие «узкого места» в производстве наиболее распространено в гибких Agile методологиях управления проектами. Здесь его определяют, как явление, снижающее производительность или пропускную способность системы. Это может происходить как из–за одного отдельно взятого компонента, так и из–за их совокупности.

Такие «узкие места» могут возникать на разных этапах производства. В начале формирования команды под этим будут понимать слабую коммуникацию. Участники проекта не могут быть в достаточной мере откровенны друг перед другом, поэтому информация, которую они передают, может быть искаженной и непрозрачной.

В процессе разработки под «узким местом» нередко подразумевают ошибки в коде, которые снижают производительность и эффективность продукта. Чтобы их обнаружить, проводят ручное и автоматическое тестирование.

Недостаток ресурсов тоже можно назвать «узким местом». Например, если на фабрике не хватает сырья для производства продукта, то это может привести к замедлению или даже остановке цикла. В конечном счете товар не дойдет до потребителя, и это снизит уровень прибыли предприятия.

Обычно «узкие места» делят на два типа:

Краткосрочные.

Возникают на короткий период времени. Быстро обнаруживаются и устраняются. Примером может служить снижение производительности предприятия из–за постоянной поломки оборудования. В этом случае компания постоянно решает проблему путем ремонта. Однако период эксплуатации не вечный, поэтому радикальным решением в данной ситуации будет замена оборудования. Это более дорогостоящее предприятие, требующее времени и дополнительных средств.

Долгосрочные.

К ним можно отнести регулярно возникающие проблемы, которые требуют больше времени на их решение. Здесь причинами могут быть как внешние, так и внутренние факторы. Например, компания ведет деятельность в сфере, которая не имеет сформировавшегося законодательства и нормативных актов. Соответственно в процессе их разработки организация будет сталкиваться с новыми требованиями, которые требуется соблюдать и исполнять. Так происходит в сфере рекламы и пиара. В этом случае рекламным агентствам приходится постоянно держать руку на пульсе.

Как бы то ни было, поиск и устранение «узких мест» в производстве является неотъемлемой частью любой организации, которая стремится к росту и развитию. Так как для того, чтобы увеличить свою эффективность и впоследствии прибыль, требуется постоянное совершенствование. Оно достигается, в том числе и поиском «узких мест» и прочих видов проблем.

В следующем разделе узнаем, каким образом можно находить узкие места в производстве.

Начнем с того, что определим, зачем необходимо находить «узкие места» в производстве. Самый простой и быстрый ответ – для того, чтобы повысить производительность. Зачем компании требуется повышение производительности? Чтобы снизить издержки и увеличить свою прибыльность.

Чем раньше удается обнаружить "узкие места", тем проще их будет устранить. Если закрывать глаза на существующую проблему, то она может стать критической. Тогда потребуется больше времени и ресурсов, чтобы ее решить.

Например, если руководство предприятия будет игнорировать постоянные поломки оборудования, то это может привести к серьезным последствиям. Ремонт требует постоянных затрат. На первый взгляд кажется, что расходы незначительны, но это поверхностное отношение к проблеме. Поломки от раза к разу будут все более серьезными. Неисправное оборудование становится небезопасным, поэтому может привести к проблемам с электричеством или даже нанести вред здоровью и жизни человека.

Если оборудование заменить на новое, то это позволит обезопасить производство и сделать его более безопасным. Кроме того, снизятся издержки на ремонт, так как сервисное обслуживание требует меньше затрат и позволяет своевременно находить проблемы. В конечном счете это позволит увеличить производительность, а значит увеличится количество выпускаемой продукции и ее качество. Это в свою очередь приведет к росту прибыли.

«Узкие места» возникают не только в производственном цеху. Они появляются во всех производственных процессах компании. Признаками появления «узких мест» может служить:

• Большой объем работы, накопившийся за короткий промежуток времени.

• Длительное время ожидания, будь то сырье, люди или другие ресурсы или процессы.

• Рост операционных издержек.

Предположим, что предприятие занимается строительством космического спутника. Она распределила работу между своими подразделениями. Каждая команда занимается работой над своими задачами. Одни пишут программный код, другие отвечают за инженерную часть, и так далее. Из–за того, что подразделения географически разрознены — возникают проблемы в логистике. Также существуют проблемы в согласовании. Каждая команда существует автономно, поэтому поставки сырья организуют самостоятельно. С этим так же иногда возникают проблемы.

«Узкие места» тормозят производство спутника, поэтому его запуск все время переносится.

Каким образом нужно находить «узкие места» производства, чтобы их оптимизировать, расскажем ниже.

Одним из действенных способов обнаружения является мониторинг производительности системы. Обычно для этого используют специальные инструменты и метрики. Их выбор зависит от структуры предприятия, сложности проекта и конечных целей. Благодаря этому удается автоматизировать и ускорить процесс поиска «узких мест». Таким образом снижается риск воздействия человеческого фактора.

После того, как благодаря мониторингу удалось собрать данные о текущем состоянии системы, проводится их анализ. Здесь также применяются различные инструменты и методы, которые позволяют визуализировать информацию и показать все «узкие места» наглядно. Они могут быть выражены в виде различных графиков и диаграмм. Например, таким образом можно отследить количество выполненных задач за разный период времени и понять причины, по которым произошел спад производительности.

Ещё одним способом поиска «узких мест» является тестирование. Особенно часто к этому методу прибегают в IT–отрасли. В гибких подходах к управлению проектами, тестирование проводится на каждом этапе производства, что способствует постоянному улучшению качества продукта. Причем тестирование проводится как в ручном, так и в автоматическом режиме. Таким образом удается ускорить процесс и снизить фактор влияния человеческого фактора.

Применение метрик дает возможность отслеживать различные показатели эффективности, такие как время, скорость, количество и качество. То есть команда может узнать, какое количество времени они тратят на выполнение задач, чтобы узнать существуют ли простои из–за длительного ожидания. Количество произведенной продукции покажет, существует ли отставание от плана. Возможно, проблемы возникли из–за задержки поставок сырья. Качество продукции можно проверить в сравнении с нормативными актами. Это могут быть стандарты производства, ГОСТы или блэког с указанием требований к продукту.

Также получить информацию об узких местах можно через обратную связь от сотрудников, пользователей или других заинтересованных лиц. Заказчик продукта может указать на какие–либо несоответствия или предложить новые запросы. Пользователи наравне с тестировщиками могут исследовать, насколько удобным будет программное обеспечение. Фокус группа может рассказать о том, какие ассоциации у них вызывает продукт, если вдруг возник вопрос о его этичности или удобстве.

Все эти способы выявления «узких мест» могут использоваться как по отдельности, так и в совокупности для получения более полной картины.

После того, как были применены различные методы и инструменты для поиска «узких мест», необходимо приступить к анализу полученной информации и поиску путей решения проблем. Чем более точные данные были получены в ходе исследования, тем лучше получится выбрать наиболее подходящий способ устранения ошибок и оптимизации процессов.

Какую информацию можно считать подходящей для определения «узких мест»?

Важнее всего то, что она должна быть актуальной и достоверной. Больше такой информации содержится в первоисточниках. Это могут быть базы данных, системы управления, документы, нормативные акты, почта и прочее.

Для удобства анализа данных об «узких местах» можно их визуализировать в виде графиков и диаграмм. Тогда информация станет более прозрачной и доступной для разных участников процессов, будь то сотрудники компании или ее руководство.

Далее необходимо оценить, как «узкие места» влияют на производительность компании и ее прибыльность. Это необходимо понять, для определения типа проблемы – временная она или постоянная. Тогда руководство сможет принять объективное решение о том, какой способ устранения или оптимизации выбрать.

Например, если у производителя возникли проблемы с поставкой сырья, но существуют запасы на выпуск ещё одной партии продукции, то тогда у руководства будет чуть больше времени на поиск нового поставщика. Это говорит о грамотном распределении ресурсов с учетом возможных рисков.

После того, как руководство определило, как именно «узкие места» влияют на производительность, оно может приступить к поиску решений проблемы и их планированию по внедрению. В некоторых ситуациях, когда «узкие места» кратковременные, то их устранение может потребовать меньшего количества затрат и ресурсов. В противном случае потребуется составить стратегию внедрения изменений и осуществить распределение средств, которые потребуются на оптимизацию.

Следующим шагом будет проведение мероприятий по устранению проблем и дальнейший мониторинг ситуации. Важно не только внедрить изменения, но и оценить их влияние на производительность. Это можно сделать с помощью различных метрик и инструментов, которые могут наглядно отразить степень эффективности.

Сейчас мы поэтапно разобрались, как происходит процесс устранения «узких мест», теперь узнаем, какими способами можно это сделать.

Распределение нагрузки.

Одной из частых причин возникновения «узких мест» является неравномерное распределение нагрузки среди сотрудников компании. Это происходит в тех случаях, если участники проекта не знают свои роли, обязанности и зону ответственности. Так бывает в командах, где не сформулирована четкая цель предприятия или проекта.

Чтобы верно определить роли и правильно распределить нагрузку, нужно обратить внимание на то, какими навыками, знаниями и компетенциями обладает сотрудник. Кроме того, важно, чтобы руководитель умел грамотно делегировать задачи по степени их важности.

Распределение ресурсов.

В некоторых случаях не требуется увеличение ресурсов, а нужно лишь их оптимальное распределение. Например, команда работает над разработкой программного продукта. На одном из спринтов выясняется, что не все задачи были выполнены. Причиной оказалась нехватка трудовых ресурсов. Одной и той же занималось слишком много людей, в то время как другие задачи оставались невыполненными.

Поэтому перед началом рабочего процесса важно определить точное количество ресурсов, которое требуется для реализации проекта или производства продукта.

Автоматизация.

Ещё одной частой причиной возникновения «узких мест» можно считать чрезмерное количество ручной работы, которая занимает достаточно много времени. К тому же она подразумевает риск влияния человеческого фактора, из–за которого чаще всего возникают различные ошибки.

Автоматизация процессов позволяет на постоянной основе собирать данные, проводить их анализ и своевременно находить «узкие места». Например, раньше предприятие управляло рабочими процессами вручную. То есть для того, чтобы выписать наряд–задание для рабочего, нужно было заполнять документы от руки, затем согласовывать с руководством и передавать задачу ответственному лицу. То после внедрения автоматической системы управления, программа может сама заполнять необходимые графы и определять сотрудника, который будет выполнять работу.

Кроме того, системы автоматизации позволяют контролировать рабочее состояние оборудования и оповещать о том, что требуется сервисное обслуживание или ремонт.

Это лишь некоторые из способов, которые можно использовать для того, чтобы устранить «узкие места». Выбор необходимого метода зависит от целей и возможностей организации.

Как мы уже обозначили раньше, после того, как была произведена оптимизация процессов и были устранены ошибки, требуется провести мониторинг и оценку внесенных изменений. Это необходимо сделать для того, чтобы определить, были ли верными предпринятые меры и требуется ли внести корректировку.

Самым простым способом оценки эффективности устранения «узких мест» будет достижение цели. То есть, если организация ставила перед собой цель увеличить производительность в два раза после проведения оптимизации, и им удалось этого добиться, то значит результат достигнут.

Системы управления и автоматизации на постоянной основе занимаются сбором данных о текущем состоянии рабочих процессов. В процессе анализа это можно использовать, чтобы сравнить показатели до начала работ и спустя некоторое время. Признаками улучшения показателей будет увеличение скорости производства, сокращение количества брака, рост прибыли и так далее.

Внесение изменений по запросу заказчика или других заинтересованных лиц можно считать краткосрочным типом «узкого места». Поэтому соответствие продукта новым нормам и требованиям будет говорить о том, что компании удалось устранить проблему. Обычно стандарты качества содержатся в различных нормативных документах. Это могут быть как внутренние регламенты, так и законодательные акты.

Большое значение в оценке оптимизации дает обратная связь. Если руководство компании получает положительные отзывы и их большинство, значит были предприняты верные действия. Если мнения разделились или отзывы оказались отрицательными, то требуется корректировка.

Ну и, разумеется, самым главным показателем улучшений после устранения «узких мест» будет увеличение прибыли организации. Если компании удалось отрегулировать и автоматизировать рабочие процессы, верно распределить роли и ответственность, то это позволит увеличить производительность и качество продукта. Соответственно это поспособствует росту прибыли.

Например, компания оптимизировала цикл выпуска продукции за счет автоматизации линии производства. Таким образом организация добилась снижения количества брака, наладили скорость выпуска до конечного потребителя и добились оптимального распределения ресурсов. Все это способствовало росту производительности.

Кроме того, в связи с ростом эффективности, была разработана новая стратегия сбыта, чтобы выпущенный продукт не залеживался на складе, а доходил до покупателя.

Оценка эффективности управления «узкими местами» производства будет отличаться в каждом отдельно взятом случае. Все зависит от целей и задач компании, которые они ставили перед началом оптимизации.

Методы, инструменты и метрики поиска и устранения «узких мест» производства так же будут отличаться. В любом случае, при грамотном их использовании, компания сможет улучшить свои показатели эффективности и постоянно развиваться и расти.