Откройте для себя книги Элияху Голдратта и его теорию ограничений. Узнайте, как применять ее для улучшения процессов в бизнесе.

Метод Элияху Голдратта известен также как Теория ограничений (Theory of Constraints, TOC). Он предлагает совершить комплексный подход к управлению бизнес–процессами и производством, чтобы повысить их эффективность. Это необходимо для того, чтобы обеспечить устойчивость компании и ее высокие позиции на рынке.

Ниже перечислим основные шаги, которые нужно пройти, чтобы оптимизировать процессы бизнеса и улучшить свои результаты.

Первый шаг – определение ограничений.

То есть нужно провести анализ всех процессов, чтобы обнаружить ошибки, узкие места, убытки и прочие недостатки, которые снижают эффективность и приводят к потере прибыли. Для этого используются различные инструменты, такие как SWOT–анализ, изучение исторических данных, опрос экспертов и другие.

Важно, чтобы на этом этапе было вовлечено как можно больше специалистов, чтобы получить разные мнения и видение ситуации. Кроме того, это позволит распределить ответственность и нагрузку между всеми участниками, что снизит вероятность влияния человеческого фактора. По возможности, можно автоматизировать сбор и обработку информации, чтобы ускорить этот процесс и заведомо избавляться от дублирующей информации.

Ещё одним важным фактором является проверка данных на достоверность и актуальность. Это позволит избежать дальнейших ошибок в процессе анализа.

Второй шаг – анализ обнаруженных ограничений.

Собранную информацию необходимо структурировать, чтобы она стала более простой для понимания и оценки. Нужно выстроить причинно–следственные связи, то есть как и почему появились эти угрозы, каким образом они влияют на процессы, какие будут последствия, если их не устранить. Это позволит понять, какие усилия придется приложить, чтобы исправить ситуацию и повысить эффективность.

Например, может оказаться, что после внедрения новой технологии снизилось качество выпускаемой продукции, что привело к росту недовольства потребителей и падению прибыли. Сравнив показатели за аналогичный период в прошлом, когда работники использовали старые методы работы, выяснилось, что прогресса по скорости не произошло. После этого был проведен опрос среди персонала, благодаря которому удалось узнать, что сотрудники не смогли самостоятельно освоить новые технологии, поэтому часто допускают ошибки и медленно выполняют свою работу. На основе этой информации разрабатывается план мероприятий по оптимизации процессов.

Третий шаг – максимизация производительности, ограничений.

После того, как выстроен план мероприятий по устранению ограничений, требуется его реализация. Все запланированные действия не обязательно будут производиться в настоящем моменте. Чем масштабнее требуются изменения, тем больше времени и ресурсов может потребоваться на их реализацию. Соответственно, план выстраивается таким образом, чтобы в начале устранить наиболее критические ограничения, а потом незначительные. При этом, если требуется активное участие сотрудников или других заинтересованных лиц, то нужно учитывать и фактор их занятости.

Например, если требуется обучение персонала, то его нужно проводить таким образом, чтобы оно не тормозило рабочий процесс. Можно провести обучение ведущих специалистов и руководителей, чтобы затем они свои знания и опыт передали младшему персоналу. В таком случае даже если и произойдет снижение производительности, то значительно меньше, чем если бы всех работников отняли от производства. К тому же, полная остановка производственных процессов приведет к потерям, что для бизнеса невыгодно.

Четвертый шаг – поддержание ограничений.

После внедрения изменений, нужно следить за достигнутыми результатами. Для этого необходимо назначить коэффициенты полезности, причем как количественные, так и качественные. Кроме того, нужно определить ответственные лица, которые будут выполнять задачи по устранению ограничений и контролировать их. Если в процессе мониторинга эффективности было обнаружено, что есть какие–то отклонения от ожидаемых результатов, то вносятся необходимые коррективы.

Пятый шаг – повторение процесса.

Теория ограничений по Голдратту является непрерывным процессом. Это значит, что после достижения определенных результатов цикл по поиску и устранению ограничений нужно повторить снова. То есть нужно заново изучить все бизнес–процессы и производства, чтобы обнаружить новые ошибки, узкие места и потери. Это не обязательно может быть погрешностью в управлении угрозами в прошлом. Условия внешней среды постоянно меняются, поэтому и могут возникать новые риски, которые будут влиять на эффективность бизнеса снаружи.

Благодаря многократному повторению цикла по устранению ограничений, процессы будут приносить более высокие результаты. С каждым разом придется тратить меньше ресурсов и усилий на то, чтобы предотвратить риски или разобраться с их последствиями. В особенности, если план мер изначально был рассчитан на долгосрочную перспективу, что подразумевает использование методов и инструментов, которые призваны устранить проблему без возможности рецидива.

Шестой шаг – применение концепции «потока».

Важным фактором успешного применения метода Голдратта является то, что все процессы компании должны проходить в потоке, то есть быть систематизированными. Даже если бизнес не имеет возможности реализовать все меры по устранению ограничений, то план все равно должен быть согласованным. Это необходимо для того, чтобы обеспечить плавный переход между разными этапами изменений. Кроме того, это уменьшит сопротивление со стороны менее лояльных сотрудников или других заинтересованных сторон, которым тяжело даются перемены.

Седьмой шаг – внедрение систем управления.

Часто для того, чтобы устранить ограничения и оптимизировать процессы, требуется внедрение новых технологий. Специальное программное обеспечение необходимо для того, чтобы своевременно идентифицировать риски, собирать о них информацию и проводить ее оценку. Это позволит избавиться от рутины и сократить количество возможных ошибок из–за влияния человеческого фактора. Разумеется, инновации должны интегрироваться не после того, как все ограничения были устранены, а в процессе, чтобы способствовать этому.

Восьмой шаг – обратная связь и вовлечение сотрудников.

Сотрудники должны быть готовы к переменам и поддерживать их, так как от степени их вовлеченности многое зависит. Поэтому не лишним будет вовлекать их с самого первого этапа, чтобы обозначить значимость их вклада в достижение общей цели. Они могут предлагать действительно ценные решения, которые позволят повысить эффективность как отдельно взятых процессов, так и всю производительность в целом. Кроме того, это повышает уровень ответственности сотрудников, так как они тоже участвуют в решении проблем, а не только выполняют задачи по их устранению.

Все процессы работают как единая система, а если в одной из ее частей возникает ограничение, то оно повлияет и на остальные части. Компании нужно сосредоточиться на критически важных аспектах, которые наносят наибольший урон эффективности. Процесс должен осуществляться на постоянной основе, чтобы добиться наиболее высоких результатов.

Теория ограничений помогает оптимизировать множество видов процессов внутри компании. Ниже перечислим, как метод Голдратта в этом помогает.

– Производственные процессы.

Производственный процесс состоит из множества этапов, и на каждом из них могут возникать ограничения. Их устранение позволит ускорить доставку продукта или услуги до конечного потребителя. Кроме того, сам товар или сервис будут более качественными, так как после оптимизации будут удалены лишние действия и сокращено количество ошибок.

Ограничения в производственных процессах:

– плохое качество сырья или материалов;

– низкий уровень квалификации сотрудников;

– отсутствие мотивации у рабочих;

– неисправность оборудования;

– беспорядок на рабочем месте и т.д.

Как решить проблему:

– заключить договоры с разными поставщиками, чтобы не зависеть от их условий и иметь возможность выбрать наиболее качественные расходные материалы;

– провести тестирование, чтобы выяснить, какие именно проблемы есть в знаниях и навыках сотрудников. На основе этого выбрать программу обучения и реализовать ее своими силами либо с привлечением сторонних экспертов;

– получить обратную связь от персонала с целью выявления мотивов для работы. Пересмотреть график работы и обязанности специалистов, чтобы распределить их в соответствии с нагрузкой и квалификацией;

– провести сервисное обслуживание оборудования с целью выявления неисправностей. Это позволит определить, какие меры понадобятся на устранение ограничений. В каких–то случаях это потребует ремонта, в каких–то — полной замены техники.

– внедрить стандарты работы на рабочем месте, чтобы привести все в порядок и сократить вероятность возникновения несчастных случаев на производстве и т.д.

– Логистика и цепочка поставок.

Также метод Голдратта позволяет более эффективно управлять запасами как сырья, так и готовой продукции. Анализируются все логистические показатели, то есть рентабельность используемого пространства, цепочки поставок, условия партнеров и прочее. На основе этого предпринимаются меры, которые позволят наладить более быстрое перемещение запасов – и входящих, и исходящих.

Ограничения в логистике и хранении запасов:

– недостаточно места, либо, наоборот, слишком много неиспользуемой площади;

– условия, которые не соответствуют правилам хранения определенных продуктов, будь то готовый товар или сырье;

– слишком высокие расходы на транспорт, в том числе на его обслуживание.

– длинная цепочка поставок;

– высокие расходы на поставки и т.д.

Как решить проблему:

– провести анализ исторических данных и составить прогноз продаж, чтобы на их основе определить оптимальное количество площади складского помещения для хранения сырья и товаров;

– устранить недостатки в соответствии с нормами отрасли для хранения готовой продукции или расходных материалов;

– пересмотреть условия работы с логистической компанией. Если бизнес работает по нескольким направлениям в разных регионах, то имеет смысл заключать сотрудничество с разными организациями, чтобы не зависеть только от одной;

– рассмотреть другие доступные варианты цепочек поставок, чтобы сократить время на доставку сырья или товаров.

– Услуги и клиентское обслуживание.

Оптимизации может потребовать служба поддержки клиентов и партнеров. Особенно, если компания на постоянной основе работает и в опте, и в рознице. В этом случае ограничениями могут быть задержки в обратной связи, будь то письма, сообщения в чате или звонки. Это же относится к тем случаям, когда клиенты или партнеры обращаются в компанию для обслуживания или ремонта оборудования.

Ограничения в клиентском сервисе:

– низкий уровень квалификации сотрудников;

– слишком длинная цепочка специалистов, которую нужно пройти для решения вопроса;

– не предоставление гарантий;

– низкий уровень качества обслуживания и т.д.

Как решить проблему:

– изначально принимать сотрудников, которые смогут поддерживать должный уровень клиентского сервиса и проводить регулярное обучение. Кроме того, чтобы снизить текучку кадров, рекомендуется предоставить специалистам сервиса работать с психологом, так как длительное взаимодействие с людьми требует больших энергетических затрат.

– по возможности автоматизировать некоторые вопросы, чтобы клиенты могли решать свои проблемы самостоятельно, без участия специалистов. Также не стоит раздувать слишком большой штат, если он не наделен необходимыми полномочиями.

– клиенты хотят получать гарантии, так как им это придает уверенности, что его вопрос будет решен и компания возьмет на себя ответственность, а значит, не обманет.

– ремонт и обслуживание оборудования и прочей техники должны осуществлять квалифицированные сотрудники, которые способны обнаружить корень проблемы и устранить его без рецидива.

– Управление проектами.

Проект — это ограниченный по времени процесс, в отличие от производства, которое осуществляется на постоянной основе. Это может быть строительство дома, проведение мероприятий и прочие формы. В зависимости от типа проекта могут возникать различные преграды как внешние, так и внутренние.

Ограничения в управлении проектами:

– недостаток финансирования;

– ограниченность ресурсов;

– законодательные запреты;

– низкий уровень вовлеченности участников и прочее.

Как решить проблему:

– постараться максимально точно рассчитать бюджет проекта с учетом форс–мажорных ситуаций, а также возможные убытки и прибыль. Это позволит инвесторам оценить рентабельность вложений, и им будет проще согласиться на поддержку;

– составить план проекта, чтобы точно определить необходимые ресурсы, будь то сырье, время, специалисты или другие расходные материалы;

– изучить отраслевое законодательство, чтобы разработать план проекта с учетом этих особенностей. Соблюдать эти стандарты и ограничения, чтобы добиться более эффективных результатов и избежать проблем с законом;

– грамотно распределить обязанности и ответственность участников проекта, с учетом их квалификации и нагрузки. Также определить мотивирующие факторы, чтобы дополнительно воздействовать на людей.

– Административные процессы.

Сюда относятся: финансирование, бухгалтерия, HR и прочие управленческие процессы, не связанные с операционными или бизнес–процессами.

Какие ограничения существуют в администрировании:

– отсутствие четкой документации;

– задержки в оплате счетов;

– трудности в поиске квалифицированных специалистов и прочее.

Как решить проблему:

– внедрить программы, позволяющие автоматизировать процесс документирования процессов. Эти данные помогут в идентификации ограничений в будущем.

– автоматизация оплаты постоянных счетов, чтобы избежать проблем с кредиторами. Выделить те счета, которые не должны зависеть от размера прибыли.

– определить четкие критерии того, какого уровня специалист нужен. Отдавать предпочтение перспективным и замотивированным кандидатам.

Оптимизация этих процессов позволяет повысить эффективность бизнеса и снизить расходы и возможные потери. Важно, чтобы метод применялся на регулярной основе. Тогда полученные результаты всегда будут улучшаться.