Погрузитесь в изучение Закона Литтла и его применения в проектном и продуктовом менеджменте для оптимизации процессов и улучшения эффективности работы.

Это закон, согласно которому работа оказывается наиболее эффективной при минималном количестве незавершенной работы ("работы в процессе").

Если вы занимаетесь несколькими задачами одновременно, вы теряете время на переключения с одной задачи на другую. Кроме того, вам может понадобиться дополнительное время, чтобы вспомнить требования и особенности задачи. Если заниматься сфокусированно одной работой — таких потерь можно избежать.

Сокращайте работу в процессе ("Work In Progress") у себя и у своих коллег. Для этого можно использовать канбан метод.

Также закон Литтла иногда называют результатом, леммой, формулой. Однако слово «закон» является наиболее распространенным, особенно в среде предпринимателей и менеджеров бизнеса.

Наиболее часто ссылки на закон Литтла можно встретить в Kanban.

Как конкретно выглядит закон Литтла? Давайте разберем переменные и посмотрим формулу.

Формула выглядит следующим образом:

L = λW

Здесь всего три переменные. Давайте разберем каждую из них. Используем наглядную метафору с потоком воды.

Количество задач

L — это количество в системе заявок, запросов, или задач. Это все то, что требует выполнения, решения. Это то, над чем вы работаете.

У вашей команды/отдела, конечно, есть определенное количество задач, находящихся в процессе. В Kanban это так называется — Work In Progress (WIP), работа в процессе.

Важно! WIP — это не все задачи вообще, которые есть у вас в бэклоге. Например, если у вас есть отдел сервисного обслуживания, у вас может быть в конкретный день 500 и более тикетов, которые вам нужно «разобрать».

Это не переменная WIP! К работе в процессе относятся только те задачи, которые вы уже взяли в работу — то есть делегировали конкретным людям или отделу в целом.

Общее правило таково — пока вы не знаете о задаче, она не влияет на вашу функциональность. Пока ваше внимание остается на ограниченном количестве задач, оно более сфокусировано, и ваш рабочий поток двигается быстрее.

В нашей метафоре с потоком воды это будет общее количество воды, которое обычно находится в системе. Грубо говоря, чем больше литров — тем больше у нас задач «в работе».

Время задачи в системе

W — это Lead Time, то есть среднее время, которое задача находится в системе.

Допустим, в нашу систему было «загружено» еще несколько задач. Как долго они будут там находиться? Как давно там находятся те, которые были загружены раньше?

В некоторых командах задачи выполняются день–в–день. Это очень низкий Lead Time, и это хорошо. А в некоторых они могут находиться «в работе» месяцами и годами — это очень плохо (сейчас разберемся, почему).

Пропускная способность

λ (лямбда) — это ваша «пропускная способность» (Throughput), то есть то, как много времени требуется на выполнение определенного количества задач.

Вы уже должны примерно понимать текущую «пропускную способность» вашей команды/отдела. Это то, как быстро вы справляетесь с имеющимися задачами — как быстро задачи проходят от первого этапа до последнего, от точки А к точке Б.

Суть формулы Литтла

Что же со всем этим делать и как эту формулу понимать?

Все просто.

Предприниматель или менеджер эту формулу — L = λW — может читать дословно следующим образом: «Чем больше у нас задач в процессе, тем дольше будет каждая задача находиться в работе и тем хуже будет пропускная способность».

Это также значит, что если у нас очень много задач в работе, нам нужна более высокая пропускная способность — в противном случае мы также задерживаем выполнение задачи.

В нашей метафоре с водой этот значит, что чем тяжелее и объемнее весь наш бак с водой, через который проходит поток задач — тем медленнее этот поток. Как будто вес этого бака влияет на то, как быстро течет вода.

Если бы мы хотели «заткнуть» систему, чтобы задачи вообще не выполнялись — можно было бы попробовать загрузить туда побольше задач, чтобы система просто заглохла.

И наоборот, чтобы ускорить процесс максимально — лучше, чтобы задачи выполнялись точно–в–срок (Just In Time), как бы сразу «падали» в самый низ и выходили из системы. Это самое лучшее, как можно заставить систему работать эффективно.

Закон Литтла нужно применять в проектном и продуктовом менеджменте по той причине, что чем быстрее вы выполняете задач — тем быстрее ваш бизнес получает ценность (обычно — деньги), и тем быстрее получает ценность ваш клиент.

Логика простая — «невыполненная работа», то есть находящаяся в процессе, имеет нулевую ценность.

Кто–то может возразить на это: «Нет, мы же выполняем важную работу, это нужно для таких–то целей!» Но факт остается фактом — пока вы только «выполняете» работу, ваш бизнес ничего не получает; также не получают ничего ваши клиенты.

Именно поэтому нужно стремиться к тому, чтобы выполнять работу максимально быстро. И именно выполнять — то есть, чтобы она была доведена до своего логического разрешения, когда клиент и бизнес получают ценность. Если этого не происходит — значит она по–прежнему находится в процессе, и это плохо.

Кроме того, использование этого закона на практике приводит и к другим преимуществам:

• Сотрудники меньше выгорают — т.к. не нужно переключаться на разные задачи, плюс они максимально быстро видят результат своей работы. Это особенно важно для интеллектуального труда, где ощущение результативности работы может быть поставлено под вопрос.

• Сотрудник выполняет работу качественнее — опять же, из–за того, что он не переключается, он может полностью сфокусироваться на всех элементах конкретной задачи, чтобы выполнить ее максимально качественно.

• Прозрачность в командной работе — благодаря тому, что количество задач у человека в работе не очень большое, каждый знает, чем конкретно он занимается. Сотрудник при необходимости может очень легко напомнить, какие у него задачи прямо сейчас (т.к. их ограниченное и небольшое количество).

Закон Литтла работает для любых систем, в которых соблюдаются следующие условия:

• Система стабильная и содержание ее работы предсказуемо

• Система работает непрерывно и циклично

• Цикл работы системы предсказуем и не меняется

В связи с этими условиями закон Литтла некорректно применять в ситуациях, когда постоянно меняется содержание задач, способ работы с ними, когда в систему «встраиваются» новые содержания.

Для оптимизированной работы, согласно этому закону, вам нужна стабильная и циклическая система. Тогда вы сможете оптимизировать «рабочий поток» (Workflow).

Например, такая система может быть в области сервисного обслуживания. Цикл выглядит примерно так:

• Возникновение заявки / запроса в системе;

• Взятие заявки в работу;

• Передача заявки на нужный отдел;

• Закрытие заявки.

Поскольку рабочий процесс выглядит одинаково, здесь целесообразно применять закон Литтла и не брать много задач в систему одновременно. По крайней мере не давать несколько задач одному человеку!

Однако, на практике это бывает не так проблематично.

Например, в Kanban этот недостаток снимается тем, что возникающие новые и более актуальные задачи могут просто смещать другие, а когда эти задачи выполняются — рабочий поток восстанавливается.

Вопрос лишь в том, как часто такие ситуации возникают — учитывайте тот факт, что каждый раз, когда в систему встраивается таким образом новая задача, сотрудники тратят время и энергию на переключение. Чем меньше таких ситуаций — тем лучше. Если их слишком много, возможно, целесообразнее использовать другие фреймворки менеджмента (например, Scrum).