Изучите основы и принципы теории управления. Полезные знания для начинающих руководителей и тех, кто хочет улучшить свои управленческие навыки.

Теорией управления называют научную дисциплину, занимающуюся изучением принципов и методов достижения сложных целей. Они предполагают кооперацию исполнительной деятельности, которая основана на осуществлении управления.

В основе теории находятся кибернетика и теория информации.

Кибернетика – является наукой, изучающей модели управления системами и их взаимосвязи между собой. К таким системам можно отнести общество, организацию и даже технику. Кроме того, кибернетика занимается исследованием того, как внутри систем происходит передача и обработка информации. Это позволяет повысить эффективность работы.

Теория информации – раздел математики, изучающий то, как хранится, передается и преобразуется информация. Благодаря этой теории удается определить, какое количество информации содержится в разных видах сообщений и каким образом ее можно передать или сохранить.

Менеджмент основан на множестве внешних факторов, таких как социокультурные, политические, национальные и т.д., в то время как теория управления от них абстрагируется и базируется на более стабильных аспектах управленческой деятельности.

Главная цель теории управления заключается в том, чтобы разработать общие правила и закономерности управленческой деятельности, а также описать условия, которые формируют устойчивые схемы принятия решений.

Главной задачей теории является обобщение полученного опыта управления с целью создания рабочих рекомендаций. А именно:

– Как лучше оптимизировать управление труда.

– Каким образом оптимизировать имеющиеся ресурсы компании.

– Как наилучшим способом адаптировать управленческую деятельность для решения практических задач, которые возникают перед обществом или организацией.

Также теория управления решает такие задачи, как:

– Поиск средств оптимизации структур различных систем управления.

– Определение методов, благодаря которым удается регулировать социально–экономические процессы как в обществе, так и в организации.

– Обоснование видов управленческой деятельности.

– Разработка различных алгоритмов для того, чтобы принимать наиболее эффективные решения.

– Создание благоприятных условий для социального партнерства.

Современная практика управления занимается решением различных проблем. Среди них такие, как:

– Поиск методов эффективного разделения труда.

– Определение оптимальных способов стимулирования труда.

– Создание благоприятных условий между уровнями управления и оптимизация разграничений полномочий.

– Поиск компромиссных и адекватных способов управленческого воздействия;

– Создание условий для безболезненной адаптации организационной структуры к особенностям организации.

Основные принципы теории управления.

Цикличность.

Это значит, что для достижения определенных целей требуется повторение определенного алгоритма действий, а также мобилизация усилий и ресурсов компании на определенный период времени. Такая закономерность позволяет обеспечивать стабильность и равновесие в условиях изменяющейся среды.

Например, компания занимается разработкой мобильных игр. Чтобы выпустить игру, они проходят несколько этапов: от разработки идеи до тестирования на целевой аудитории. Отработанный алгоритм действий позволяет им сохранять качество и темп. Даже если внешние обстоятельства меняются, то на основе устоявшегося плана действий им проще внедрять изменения в процесс.

Дискретность.

В теории управления это говорит о том, что в процессе достижения цели управленческая деятельность может протекать в дискретном временном пространстве. Таким образом происходит структурирование управленческой деятельности и объединение индивидуальных результатов в один общий результат.

Например, над созданием новой модели автомобиля трудится огромная команда конструкторов, дизайнеров, инженеров и т.д. Их общей целью является разработка новой модели автомобиля, но в процессе достижения каждый из них занимается своими задачами. Результаты работы каждого участника команды суммируются и в итоге они достигают поставленной цели. Каждый этап и каждая задача имеют собственный отрезок во временной линии.

Динамизм.

Свойство, позволяющее вовлекать участников управляющей деятельности в принятие оперативных решений, соответствующих изменениям внутренней и внешней среды компании. Благодаря этому можно регулировать динамику производственного процесса и добиваться наиболее эффективных результатов.

Например, компания занимается разработкой программного обеспечения в банковской сфере. Для обеспечения сохранности данных клиентов банков и защиты их от действий мошенников, на законодательном уровне вносятся новые требования к идентификации пользователей. Поэтому разработчикам требуется принять оперативное управленческое решение о том, как внедрить изменения в продукт, чтобы не произошло значительного снижения производительности.

Иерархичность.

Создание устойчивой основы для организационных структур, в которой каждый последующий уровень будет подчиняться предыдущему, то есть от высшего к низшему. Таким образом, обеспечивается эффективная параллельная реализация независимых процессов под контролем руководителей высшего звена.

Например, строительная компания может параллельно заниматься несколькими строительными объектами. Это разные процессы с одинаковой последовательностью действий. На каждый отдельный проект может быть назначен свой руководитель, чтобы эффективнее контролировать прогресс и качество исполнения работы.

Непрерывность.

Отвечает за постоянство в процессе управления. Все действия выполняются последовательно, тем самым обеспечивают эффективное достижение цели без напрасных и неоправданных рисков.

Например, при разработке программного обеспечения со стороны участника команды может поступить предложение об оптимизации процессов для скорейшего достижения цели. В этом случае руководитель или вся команда могут оценить целесообразность данного нововведения, так как может оказаться, что подобный риск приведет к возникновению ошибок.

Скалярность.

Подразумевает строгое следование управленческим решениям на разных уровнях управления. Это, в свою очередь, дает гарантию контроля исполнения распоряжений, а также позволяет локализовать ответственность руководителя за исполнение своих функций.

Если руководитель вносит изменения в рабочие процессы компании, то сотрудники на всех уровнях обязаны их соблюдать. Особенно это имеет большое значение в организациях со строгой вертикальной иерархией.

Взаимозависимость.

Помогает обществу или сотрудникам организации адаптироваться к новым условиям и сообща преодолевать кризисные ситуации путем трансформации связей внутри сообщества. Каждый понимает, что является не просто индивидуумом, который несет ответственность только за свои действия, но является частью общества или организации, то есть несет ответственность и за общий результат.

В случае возникновения форс–мажора никто не снимает с себя ответственность. Они коллективно пытаются решить кризисную ситуацию, чтобы добиться ожидаемого результата или хотя бы уменьшить потери.

Основными подходами в теории управления являются: процессный, системный и ситуационный. Они отражают ключевые особенности современной теории управления, выступают в качестве связующего между опытом прошлого и распространенными практиками в настоящем. Ниже рассмотрим каждый подход подробнее.

Процессный подход.

Согласно представлениям процессного подхода, все функции управления связаны между собой и образуют общий процесс. В то время как управление является системой постоянных и взаимосвязанных между собой действий, которые формируются в группы управленческих функций. В целом, этот процесс представляется в виде упорядоченных и повторяющихся управленческих функций внутри системы. Отсюда вытекает, что важным условием успешного менеджмента является не просто эффективная реализация управления, но также и грамотная самоорганизация.

Основными принципами процессного подхода можно назвать шесть категорий управленческих функций:

Планирование.

Руководящее звено принимает участие во всех этапах планирования. Менеджеры согласовывают последовательность всех этапов работ, дедлайны, бюджет, ресурсы и прочее. Планирование является ключевым этапом, который выступает основой для будущего проекта. Чем четче и яснее план, тем проще его будет реализовать.

Организация.

Грамотная организация всех процессов обеспечивает высокий уровень производительности и снижает риск возникновения человеческого фактора. Каждый сотрудник занимается работой, которая связана с его профессиональными обязанностями, но при этом имеет представление о работе компании в целом. Это позволяет выстраивать связи внутри команды и делать производственный процесс более слаженным. Также это позволяет эффективнее управлять ресурсами.

Мотивация.

Эффективность работы команды во многом зависит от уровня мотивации. Руководитель может создать необходимые комфортные условия. Например, организовать лаунж–зону, чтобы сотрудники офиса могли отдохнуть в перерыве между задачами. Также руководитель может проводить регулярные тимбилдинги для получения обратной связи от команды, чтобы узнать, каким образом можно улучшить их условия.

Кроме того, к методам мотивации можно отнести: – Оплата курсов по повышению квалификации.

– Повышение зарплаты.

– Дополнительное премирование.

– Предоставление отгула за счет компании.

– Поддержка сотрудника при участии в конкурсе.

и т.д.

Способы мотивации могут быть как материальными, так и нематериальными. Их можно чередовать или комбинировать, чтобы поддерживать необходимый уровень эффективности и производительности сотрудников.

Контроль.

Контролирование процессов в организации или обществе позволяет следить за эффективностью выполняемых действий для достижения цели. Также это помогает в принятии управленческих решений. Например, если обнаружены какие–либо проблемы в работе, то руководитель может оценить ситуацию и на основе этого анализа предпринять какие–либо действия. После внесения изменений опять проводится исследование и, по необходимости, корректировка.

Кроме того, регулярный контроль со стороны руководства позволяет сотрудникам осознавать свой уровень ответственности за выполнение задач.

Принятие решений. Это ежедневная обязанность руководителя в любом обществе или организации. Это самая большая зона ответственности. От принятых решений зависит эффективность всех рабочих процессов. К ним можно отнести распределение ресурсов, найм сотрудников, согласование бюджета и т.д.

Коммуникация.

Коммуникация в коллективе играет огромную роль. Руководитель в этом случае выступает в качестве лидера–оратора, который доносит до сотрудников идеи, мысли, задачи и т.д. Также он выступает в качестве связующего между участниками команды и помогает в решении конфликтов. Кроме того, руководитель является представителем компании, он презентует ее на рынке и контактирует с внешними участниками. Если в коллективе выстроены открытые и доверительные отношения, то руководитель хорошо справляется со своими обязанностями.

Согласно представлениям данного подхода, любой тип организации является системой в полном смысле этого слова. То есть это некая целостность, которая состоит из разных компонентов, влияющих на конечный результат.

Главная задача руководителя — не только видеть каждый аспект системы по отдельности, но и представлять ее в целом. То есть понимать, как все работает раздельно и в совокупности. Он также должен осознавать, что каждое принятое управляющее решение может повлиять не только на отдельно взятый компонент в частности, но и на всю систему в целом.

Каждый тип организации существует по своей внутренней логике и законам. Это важно учитывать при принятии управленческих решений. В то же время такие особенности являются и теми самыми усложняющими факторами, которые не позволяют применять некоторые эффективные методы и инструменты управления.

Например, если попытаться внедрить гибкую систему управления в компанию с жесткой вертикальной иерархией, то возникнут большие трудности. Во–первых, будет сопротивление со стороны сотрудников. Во–вторых, потребуется много времени на переобучение и внедрение новых методов и инструментов. В–третьих, на реализацию необходимо большое количество ресурсов и денег.

Социотехнические системы имеют собственные подсистемы, которые должны органично вписываться в общую иерархию. Причем неважно, какую форму имеет структура организации: вертикальную или горизонтальную.

Если в процессном подходе в центре внимания находится сам процесс управления, то в системном это сам объект управления.

Также стоит отметить, что данный подход основан на общей теории систем, а также включает в себя методы анализа и синтеза. Его основными принципами считаются:

Целостность.

Под целостностью в данном случае понимают объект как целостное образование, которое ограничено от влияния других явлений и среды. Достичь этого удается за счет определения специфических свойств явления, а также соотношения их с характеристиками его компонентов.

Структуризация.

В данном случае это деление системы по составным компонентам. Они вступают во взаимосвязь, чтобы достичь общей цели. Также процесс позволяет определить границы системы, обозначить ее компоненты и выстроить взаимосвязь между ними. Кроме того, благодаря структуризации производится анализ внутренней структуры каждого отдельно взятого элемента.

Иерархичность.

Каждая система имеет несколько уровней и элементов, которые зависят друг от друга и подчиняются вышестоящему уровню. Таким образом, обеспечивается порядок и соподчиненность разных элементов системы. А ещё это позволяет распределять ответственность и полномочия между участниками команды.

Множественность.

Дает возможность использовать большое количество различных моделей с целью описания каждого компонента по отдельности и всей системы в целом. За счет этого учитываются ее различные аспекты и свойства, что обеспечивает выбор наиболее выгодной и оптимальной стратегии управления.

Данный подход утверждает, что оценить эффективность методов управления возможно исходя из конкретных ситуаций, которые возникают в компании. В этом случае организация уже является не изолированной. Она наоборот вступает во взаимодействие с окружающей средой.

К основным принципам ситуационного подхода относят:

– Осознание уникальности каждой организации.

Если мы проведем анализ и сравним несколько организаций из одной отрасли, которые существуют одинаковое количество времени, то у каждой из них будет свой уникальный путь. Даже при условии, что компании являются прямыми конкурентами и часто используют похожие методы продвижения или имеют одинаковые методы управления. Всегда найдутся нюансы, которые изменят конечный результат.

– Влияние окружающей среды на деятельность компании.

Организация может трансформироваться под влиянием как внутренних, так и внешних обстоятельств. Кризис в макроэкономике может стать причиной сокращений, что в свою очередь приведет к снижению производительности. Выход на рынок может оказаться неудачным, если при создании маркетинговой стратегии не учитывать культурные и социальные особенности региона.

– Возможность сохранять гибкость к изменяющимся условиям, а также адаптивность в методах управления.

Это одно из важных свойств, к которому стоит стремиться любому типу организации, чтобы сохранять конкурентоспособность. Высокий уровень гибкости и адаптивности может говорить о слаженной работе команды.

– Акцентирование на результатах анализа конкретных ситуаций, а также подбор оптимальных решений.

Полученный опыт формирует прецеденты, которые затем можно будет использовать в будущем для принятия эффективных управленческих решений. Если опыт был негативным, то руководитель сделает выводы о том, как не нужно делать, если позитивным, то может просто повторить или даже улучшить результаты.