Обзор основных функций менеджмента с таблицей, схемой и детальным описанием каждой функции. Изучите ключевые аспекты управления и их роль в успехе организации.

Функции менеджмента – это набор действий руководителя, который направлен на эффективное управление людьми, процессами и ресурсами с целью достижения желаемого результата. Это может быть как задача, поставленная в рамках проекта, так и глобальная задача развития компании.

Например, перед руководителем отдела продаж стоит цель увеличить показатели эффективности команды за предстоящий квартал на 15%. Для этого он проведет собрание с командой, составит список задач, который распределить между всеми участниками. Кроме того, менеджер может провести анализ текущих процессов и имеющихся ресурсов, чтобы определить слабые стороны и найти способы их оптимизации.

За определение основных видов функций менеджмента брались разные теоретики и практики менеджмента, например, такие как Анри Файоль, Майкл Мескон, Франклин Хедоури и Майкл Альберт. Труды последних трех можно прочитать в учебном пособии «Основы менеджмента» в классическом издании, он послужит как база.

Кто–то из теоретиков разделял функции менеджмента на большее количество групп, а кто–то наоборот объединял. Так или иначе, их можно выразить в виде таблицы, в которой кроме этого будут указаны функции и взаимосвязи.

Данная таблица является одной из множества вариаций распределений функций менеджмента. В целом понятно, почему некоторые из них объединены по общему признаку. Это связано с этапами работы, которые повторяются как в каждом отдельно взятом проекте, так и просто в жизненном цикле компании.

В следующих разделах разберем каждую функцию менеджмента по отдельности, чтобы углубиться в ее особенности и обозначить ее важность.

Как мы ранее уже отметили, функции менеджмента сопоставимы с этапами работы компании или проекта. Руководитель принимает на себя большую часть ответственности, поэтому и берется за выполнение этих задач. Даже если в команде действует горизонтальная система управления, разница лишь будет в том, что все эти функции будут обсуждаться внутри коллектива и распределяться между всеми в соответствии с обязанностями и квалификацией сотрудника.

Цель менеджмента заключается в том, чтобы последовательно выполнить определенный набор действий для достижения поставленной цели. Когда мы разделяем функции, то имеем возможность уделять внимание актуальной работе и выполнять ее качественно. Иногда они, как и задачи, выполняются одновременно, иногда последовательно после завершения предыдущей. В целом любая из функций взаимодополняема. Разберемся с этим ниже.

Планирование.

Дает возможность понять, какие действия требуется совершить для достижения цели. Определить, какие методы и инструменты позволят добиться необходимых результатов в рамках установленного срока. Если команда имеет четкий план действий, то, во–первых, она имеет представление о том, что от них ожидает руководитель. Во–вторых, она может распределить свои силы таким образом, чтобы рабочий процесс был эффективным.

Кроме того, планирование дает возможность грамотно распределить ресурсы и бюджет компании с учетом возможных факторов риска. Для этого осуществляется не только оценка текущих ресурсов, но также происходит изучение конечного потребителя, конкурентов, тенденций, требований и изменений в отрасли, а также текущего законодательства, если это требуется. Таким образом удается предотвратить лишние расходы и оптимизировать процессы перед началом работы.

Чтобы планирование было более наглядным, используются различные средства визуализации. Это могут быть доски с карточками задач, различные графики и диаграммы, а также системы управления задачами, которые содержат все эти инструменты в своем функционале. Желательно, чтобы в планировании принимали участие все члены команды, чтобы была возможность верно оценить все возможности и преграды, которые могут повлиять на достижение цели.

Прогнозирование.

Дает возможность предположить, как скоро получится добиться требуемого результата, какие могут быть последствия и прочее. Менеджер может спрогнозировать, что если незначительно увеличить стоимость продукции или услуг, то произойдет рост прибыли и снизятся некоторые расходы. Но если цена вырастет значительно, то это приведет к риску потери части клиентов. Это один из вариантов того, каким может быть прогноз.

В бизнесе существуют специальные инструменты, которые позволяют более грамотно осуществлять прогнозирование. Например, формула прогноза продаж. Можно рассчитать предполагаемую прибыль, умножив средний объем продаж на количество месяцев, оставшихся в году. Такие расчеты можно сделать, например, на квартал, чтобы сделать их более точными. На их результаты может влиять сезонность, наличие или отсутствие праздников, какие–то определенные события в экономике и тд. Кроме того, существуют различные методы прогнозирования, которые выбирают в соответствии с поставленными целями.

Например, такие, как:

• Интуитивное прогнозирование;

• Историческое прогнозирование;

• Метод снизу вверх и другие.

Практически каждый из них дает возможность делать более объективные и взвешенные управленческие решения.

Организация.

Это процесс создания среды, в которой будет осуществляться деятельность по достижению цели. Это и рабочее пространство, и специалисты, которые будут выполнять задачи, и ресурсы, которые для этого потребуются, а также бюджет. Мало того, что со всем этим нужно определиться, нужно ещё и выстроить эффективную взаимосвязь для получения необходимых результатов.

Для этого используются различные инструменты и методы. Это и обучение, и регулярные встречи для выстраивания открытых и доверительных отношений в коллективе, и внедрение различных техник работы, приобретение необходимого оборудования и многое другое. Благодаря этому удается управлять и контролировать процессы, которые способствуют достижению цели.

Координация и регулирование.

Когда все цели и задачи определены, а условия созданы, команда готова приступить к работе. Здесь менеджер выполняет свою функцию координатора, который занимается распределением нагрузки на сотрудников в соответствии с их уровнем компетенций и ответственности.

Руководитель продолжает исследовать процессы, чтобы найти слабые места, требующие оптимизации. Кроме того, он может отвечать на уточняющие вопросы со стороны команды. Он продолжает взаимодействовать с заказчиком для получения обратной связи по проделанной работе. Если вдруг возникнут изменения или новые требования к проекту, то он должен внести корректировки в план и согласовать это с командой. В случае, если возникают как–либо проблемы или конфликты, менеджер так же принимает участие в их урегулировании.

На самом деле эти четыре функции менеджмента могут присутствовать на каждом этапе работы от начала до конца. И дело не только в том, что проекты повторяют цикл, но и в том, что компания по мере развития достигает своих целей. Поэтому, чтобы развивать дальше, им нужно ставить новые цели. А для того, чтобы это сделать, нужно снова пройти все этапы. Это необходимо для того, чтобы понять, как можно оптимизировать свои бизнес–процессы, чтобы сделать их более эффективными.

Мотивация.

Один из способов повысить эффективность работы и производительность команды. Это можно сделать множеством способов, выбор определенного из них зависит от разных обстоятельств. Тут свою роль играет и стиль управления руководителя, и корпоративная культура, и культурные особенности, и многое другое.

При авторитарном стиле управления мотивацией будет служить получение премии, а в некоторых случаях и избежание наказания. В либеральных и демократических методах, помимо денежного вознаграждения, сотрудников компании могут мотивировать дополнительным отдыхом, различными «плюшками» в виде билетов, абонементов и т.д. Кроме того, руководитель может поощрить стремление сотрудника повышать свою квалификацию и компенсировать полностью или частично его обучение.

Также компании проводят корпоративные мероприятия, которые в первую очередь направлены на сплочение, развитие креативности и поддержку инноваций. Это позволяет в большей степени вовлекать членов команды в процессы, а значит, и повышает их уровень отдачи. Каждый сотрудник стремится к самореализации, так как это заложено в списке наших потребностей. Нам важно ощущать свою нужность, это заряжает нас энергией. Что собственно и требуется для командной работы и эффективного достижения цели.

Контроль.

Даже если команда работает в гибкой системе управления проектами, она нуждается в контроле. Для этого они используют системы управления или доски задачи. Благодаря им можно отслеживать прогресс выполнения задач, наблюдать за процессами, назначать ответственных людей, проводить анализы, составлять отчеты и прочее. Весь функционал зависит от конечных целей компании или проекта.

Для того, чтобы оценить эффективность, используются различные метрики. Они отражают количественные и качественные показатели. Это может быть как отдельно взятая методика, так и функционал системы, которую используют для управления задачами.

Контроль нужен прежде всего самим членам команды, чтобы поддерживать должный уровень производительности, а также сократить количество ошибок, которые возникают в процессе работы. Степень мониторинга зависит от стиля управления и структуры организации. Кроме того, на это влияет сфера деятельности компании, так как некоторым из них приходится соблюдать строгие регламенты и стандарты. Например, фармацевтические компании обязательно должны проверять качество своей продукции на всех этапах работы, так как от этого зависит здоровье и жизнь людей.

Учет и анализ.

Фиксирование данных необходимо для любой организации независимо от рода ее деятельности. Существует множество целей для которых может понадобиться информация:

– Налоговая отчетность;

– Планирование бюджета;

– Распределение ресурсов;

– Составление отчетности для клиентов;

– Поиск слабых и сильных мест;

– Поиск ошибок;

– Оценка рисков;

– Обучение сотрудников;

– Установление стандартов и регламентов.

А также большое количество других вариантов.

В любом случае нельзя недооценивать важность сбора данных и их анализа. Благодаря этому менеджер может принимать более объективные управленческие решения, которые позволят добиться наиболее эффективного результата.

Рассмотрим основные направления в менеджменте, где могут быть как отдельно взятые функции, так и каждая из них.

Проектный менеджмент.

Это временная деятельность, которая заключается в том, что команда должна произвести новый продукт или добиться какого–то конкретного результата за определенный срок. Это может быть и создание программного продукта, и строительство дома, и проведение масштабного мероприятия, и многое другое.

Во главе такого проекта находится проектный–менеджер. Он осуществляет планирование, распределение, контроль и прочие функции. В зависимости от типа проекта и метода управления, эти обязанности он может выполнять как в одиночку, так и разделять эту ответственность с другими членами команды.

Операционный менеджмент.

По сути — это управление основной деятельностью компании. Например, компания может заниматься производством мебели – это основная деятельность. Но если им поступает индивидуальный заказ, то это уже проектная деятельность.

Оперативный менеджер решает повседневные задачи, которые возникают каждый день. Он нанимает персонал, улучшает процессы, рассчитывает риски, прибыль и издержки. В дела проектного менеджера он обычно не лезет, чтобы не сбивать фокус внимания и следить за уровнем основного производства.

Стратегический менеджмент.

Основной функцией данного направления менеджмента является планирование, так как оно рассчитано на перспективу, на долгий период времени. То есть по сути в этом случае деятельность направлена на развитие именно компании, а не какого–то отдельного проекта.

Чаще всего стратегическим менеджментом занимается основатель и/или директор организации. Он обладает необходимыми для этого полномочиями, может управлять бюджетом и ресурсами.

HR–менеджмент.

По мере становления и развития компании осуществляется управление кадрами. Если на начальных стадиях поиском и обучением, возможно, занимался руководитель, то со временем, когда команда выросла, эти обязанности были делегированы.

Теперь HR занимаются поиском персонала, его обучением, выстраиванием корпоративной культуры, созданием оптимальных условий работы и прочее. Развивается коллектив – улучшается производительность и эффективность. А это рост конкурентоспособности и в целом ценности компании.

Финансовый менеджмент.

Направлен на то, чтобы добиться максимальной прибыльности компании. Этого удается добиться разными путями. Обычно это стараются сделать за счет снижения издержек, регулирования цен, увеличения объема продукции и улучшения ее качества.

Кроме того, в рамках финансового менеджмента осуществляется финансовый учет и анализ, которые позволяют находить прорехи в управлении бюджетом. Также это необходимо для налоговой отчетности и общего понимания дел.

Риск–менеджмент.

Управление рисками — ещё одно важное направление в управлении компанией. Эта функция может возлагаться, как на руководителя организации, так и на отдельно взятого менеджера. В любом случае менеджер занимается тем, что осуществляет прогноз рисков и их влияния на компанию. Он контролирует и управляет ими.

Например, менеджер может следить за сроками исполнения проекта, чтобы успеть его завершить вовремя и не вызвать недовольство со стороны заказчика и лишних расходов.

Управление компанией или проектом — дело непростое, которое требует учитывать множество разных нюансов. Для этого нужно обладать определенным набором профессиональных и мягких навыков. Они позволяют принимать грамотные управленческие решения и эффективно добиваться поставленных целей.