Поймите, что такое интегрированная система управления. Обзор, преимущества и примеры успешного внедрения для улучшения управления бизнесом.

Интегрированная система менеджмента (ИСМ) – это международный стандарт управления, объединяющий различные аспекты менеджмента в единую структуру. Однако стоит отметить, что данная стратегия не затрагивает финансовые вопросы менеджмента, такие как инвестиции или ценные бумаги. Основными объектами внимания ИСМ являются: управление качеством, охрана труда сотрудников организации, их безопасность, а также влияние на окружающую среду и прочие сопутствующие аспекты бизнеса.

Работа интегрированной системы заключается в том, чтобы управлять компанией не с помощью изолированных систем, каждая из которых отвечает за отдельный элемент бизнеса, а через единую структуру, учитывающую их всех.

Благодаря ИСМ организация получает ряд преимуществ:

– Осуществляется оптимизация всех процессов, то есть они ставятся проще и понятнее. Требуется меньше времени на то, чтобы выполнить какую–либо задачу. Кроме того, внедряются инструменты автоматизации, что позволяет сократить количество ошибок по вине человеческого фактора.

– Сокращается количество издержек. За счет систематизации процессов и ресурсов удается избавиться от лишних действий и ненужных операций, которые не несут ценности. Кроме того, компании не требуется тратиться на внедрение и обслуживание различных элементов управления бизнесом, так как они находятся в одной системе.

– Кроме того, оптимизация позволяет повысить эффективность бизнеса, так как внутренние операции осуществляются в соответствии с международными стандартами, которые были разработаны специалистами с многолетним опытом. То есть они созданы так, чтобы бизнесмены разных стран могли беспрепятственно взаимодействовать друг с другом на общем языке.

– Система документации предприятия становится проще, а значит процессы производства и сбыта осуществляются быстрее без лишней бюрократии.

– ИСМ помогает лучше контролировать все аспекты деятельности организации, что помогает сокращать количество ошибок и потерь.

– Также установленные международные стандарты заботятся о соблюдении безопасности личных данных и здоровья сотрудников, а также защищают окружающую среду от негативных факторов влияния бизнеса.

В конечном итоге интегрированная система менеджмента способствует тому, чтобы компания стала более стабильной, эффективной и конкурентоспособной на рынке и в отрасли.

Какие типы компаний могут внедрить ИСМ?

Такой вариант управления будет выгоден как для больших организаций, так и для малого бизнеса. Первые могут оптимизировать свои процессы, чтобы повысить качество продукции, так как ее объемы увеличиваются и контролировать качество вручную становится сложнее. Также это позволит создать более безопасные условия труда, так как многие операции могут быть автоматизированы.

Для малого бизнеса интеграция ИСМ полезна тем, что повышает конкурентоспособность компании на рынке и способствует ее развитию. Это возможно за счет привлечения новых клиентов, которые разделяют ценности бренда. Кроме того, повышается надежность бизнес–процессов за счет их стандартизации, а значит, становится проще прогнозировать спрос и продажи.

Применение стандартов ИСМ возможно в разных отраслях, так как их можно использовать для управления рисками, повышения степени удовлетворенности клиентов и для сокращения издержек. Все это является важным аспектом успеха бизнеса.

Интеграционная система менеджмента основана на трех стандартах: 9001, 14001, 45001.

ISO 9001

Является системой норм и стандартов, обеспечивающих качество продукции и услуг на предприятии. По сути, они являются требованиями к персоналу, оборудованию и конечному продукту. Их нужно соблюдать, чтобы сделать компанию более эффективной.

Стандарт 9001 используется для оптимизации системы управления компанией, что позволяет сократить количество издержек и добиться высокого уровня качества товаров и услуг.

Благодаря этому удается улучшить коммуникации между отделами и отдельно взятыми сотрудниками. Эффективное взаимодействие — половина успеха предприятия. Между подчиненными и руководителями выстраивается конструктивный и открытый диалог, построенный на уважении. Вовремя предоставленная актуальная информация позволяет поддерживать необходимый темп производства. Например, в сфере обслуживания грамотно выстроенное взаимодействие позволяет влиять на степень удовлетворенности клиентов.

ISO 14001

Каждая компания, независимо от сферы деятельности, несет социальную ответственность, которая в том числе заключается в соблюдении норм и стандартов экологического менеджмента.

Внедряя данный набор стандартов, компания получает ряд преимуществ. Во–первых, это повышает ее имидж в глазах потребителей и увеличивает шансы на победу в тендерах или других серьезных сделках. Во–вторых, сокращается количество выбросов углекислого газа в атмосферу и прочего негативного воздействия на окружающую среду. В–третьих, осуществляется экономия ресурсов за счет более грамотного планирования и оптимизации процессов. Кроме того, компании, которые соблюдают стандарты ISO 14001, часто получают господдержку в виде льгот, что способствует их дальнейшему развитию.

ISO 45001

Это набор стандартов для обеспечения безопасных условий труда. Их внедрение позволяет снизить количество травмоопасных ситуаций, а также защитить не только физическое, но и умственное здоровье. То есть это не банальное соблюдение пожарной безопасности, но грамотное распределение нагрузки, чтобы сотрудники не перерабатывали и успевали восстанавливаться. Это позволит сократить количество ошибок и брака, а также благоприятно отразится на производительности. Рабочие будут в большей степени замотивированы на то, чтобы вовлекаться в процесс.

К слову, соблюдение мер безопасности является дополнительной мерой по защите окружающей среды. Имеется в виду ситуация, когда на производстве случается чрезвычайное происшествие, которое может повлиять на природу. Причины могут быть в неполадке оборудования, неосторожном обращении с техникой, небезопасное поведение на рабочем месте и другое.

Соблюдение всех трех стандартов способствует повышению эффективности предприятия за счет оптимизации и стандартизации процессов. Процессы упрощаются, количество потерь становится меньше, сотрудникам проще выполнять свои обязанности. Они не только знают, как правильно решать определенные рабочие задачи, но и имеют для этого безопасные и комфортные условия.

Принципы построения ИСМ

Развитие ИСМ происходит на основании определенных норм, которые обеспечивают эффективность бизнеса. Ниже рассмотрим эти принципы:

– Первый принцип системы заключается в том, чтобы компания занималась своей деятельностью с ориентировкой на клиента. То есть нужно подробно изучить свою целевую аудиторию, ее модели поведения, возможности в текущий период времени, а также какие потребности она имеет. Это позволяет предприятию быть гибким и быстро реагировать на переменчивые условия рынка.

Выпускается достаточное количество продукции, что дает возможность компании управлять своими ресурсами, грамотно распределять нагрузку и лишний раз не оказывать негативного влияния на окружающую среду. В сфере сервиса ориентировка на клиента позволяет управлять степенью его удовлетворенности, что опять же обеспечивает стабильность за счет спроса.

– Лидеры выступают в качестве вектора для сотрудников компании. Они ставят цели и задачи, а также создают необходимые условия для продуктивной работы, то есть безопасную и комфортную. Если сотрудники находятся в среде, которая может нанести вред их моральному или физическому здоровью, то они не будут эффективны в достаточной мере. Такие условия также провоцируют текучку кадров. Это негативный фактор, который может дестабилизировать положение компании и сделать ее менее привлекательной на рынке.

Возглавлять организацию должен истинный лидер, способный своим опытом, знаниями и энергией вдохновить подчиненных и объединить их для достижения общих целей. Он же и создает ту идею и ценности, на которых строятся принципы компании.

– Руководство компании должно по максимуму вовлекать сотрудников в процессы, но делать это не по приказу, а на добровольной основе. Это можно реализовать путем внедрения системы мотивации, обучения и поддержки. Каждый работник должен понимать, какую роль он имеет в организации, какие обязанности на него возлагаются и зачем ему стараться на общее благо. То есть необходимо донести цели, задачи и миссию организации, а также обозначить ценность всех причастных.

– Необходимо уделять достаточное количество внимания процессам организации, так как именно от них зависит эффективность конечных результатов. Оптимизация сокращает производственный цикл и позволяет быстрее доставить продукт до потребителя. Кроме того, упрощение процессов сокращает количество ошибок, что, в свою очередь, повышает качество продукта или услуги.

– Для повышения эффективности необходимо, чтобы управление компанией было системным. Если управлять организацией стихийно, по настроению или на основе интуиции, то можно допустить множество ошибок и понести серьезные убытки. Поэтому нужно учитывать не только субъективное мнение и чей–то личный опыт, но и фактические данные.

– Чтобы повысить эффективность, нужно не только соблюдать стандарты и технологии, но и осуществлять регулярное обучение персонала. От их уровня осведомленности и компетенций во многом зависит успешный исход действий.

– Управленческие решения должны основываться исключительно на проверенной и актуальной информации. То есть использовать проверенные источники, первичную документацию и визуализировать данные, полученные из систем.

– Чтобы партнеры обеспечили регулярность поставок, необходимо сотрудничать с ними на взаимовыгодных условиях. Обязательства должны соблюдаться обеими сторонами, чтобы улучшить взаимоотношения.

Соблюдая эти правила, компания создает основу для эффективных процессов и результатов.

Чтобы интегрированная система менеджмента была по–настоящему эффективной при ее внедрении в работу компании, необходимо соблюдать последовательность действий.

Первый этап – анализ текущего состояния организации.

Необходимо определить, какие потребности имеет компания, каких целей хочет добиться и влияние каких рисков устранить. Кроме того, нужно понять, какие именно аспекты бизнеса нужно улучшить, чтобы повысить эффективность компании. Это могут быть не только внутренние процессы, но и взаимодействия с внешней средой.

Стоит напомнить, что учитываются только такие аспекты, как экологичность, безопасность труда и контроль качества. Соответственно, оптимизация должна касаться именно этих факторов.

Второй этап – планирование.

На основе проведенного анализа составляется план действий по внедрению ИСМ. В нем указываются цели и задачи, время, необходимое на интеграцию, а также ресурсы, которые для этого потребуются.

Также создается необходимая сопровождающая документация с описанием процедур и инструкциями, на которые будет ориентироваться команда.

Третий этап – подготовка персонала к изменениям и обучение принципам ИСМ.

Эта фаза позволит не только грамотно внедрить систему в работу, но и поможет сотрудникам легче адаптироваться к новым условиям труда и стандартам. Персонал получает инструкции и учатся работать с системой. Происходит прояснение ролей и обязанностей с учетом новых условий.

Четвертый этап – осуществляется реализация плана по внедрению интегрированной системы менеджмента.

Это подразумевает изменение текущих процессов, установку новой системы управления и сопутствующих инструментов, а также проведение мероприятий по оптимизации.

Сам по себе это достаточно длительный процесс, который осуществляется постепенно, так как он требует не только внедрения новых методов и применения стандартов, но и техническую интеграцию.

Пятый этап – осуществление мониторинга данных, анализ и их оценка.

Чтобы от системы действительно была польза, в процессе реализации плана нужно собирать данные и использовать метрики. Эта информация подвергается анализу, на основе которого делается вывод об эффективности внедрения ИСМ. При необходимости в план вносятся изменения, которые позволяют улучшить результаты.

Шестой этап – проведение мероприятий по улучшению процессов и качества продукции и услуг должно осуществляться на постоянной основе. Это подразумевает и корректировку плана внедрения ИСМ, и обучение персонала, и изменения документации, и другие методы.

Это важно делать для того, чтобы оставаться актуальными и вовремя реагировать на изменения во внешней среде и на рынке.

Какие сложности могут возникнуть в процессе внедрения интеграционной системы менеджмента?

Как уже отмечалось ранее, внедрение ИСМ является трудоемким процессом, поэтому вполне допустимо, что могут возникать различные сложности и препятствия. Об этом подробнее и поговорим.

– Сопротивление со стороны персонала.

Это, пожалуй, общая проблема всех методик управления. Внедряя изменения, можно столкнуться с тем, что не все сотрудники с одинаковым энтузиазмом примут новые условия работы. Возникает страх того, что не получится разобраться и запомнить новые стандарты, механику и инструменты. Впоследствии некоторые работники могут уйти из компании.

– Недостаточная поддержка со стороны руководства.

Инициатива и поддержка внедрения ИСМ должна идти со стороны руководства компании, ведь именно оно заинтересовано в повышении эффективности предприятия. Но если этого нет, то команда тоже не будет осуществлять необходимого содействия. Кроме того, руководитель обязан обеспечить требуемые ресурсы и бюджеты, чтобы система работала. Но если их выделили в недостаточном количестве, то пользы от этого не будет никакой.

– Низкий уровень квалификации персонала.

Сотрудники должны обладать не только собственными профессиональными компетенциями и опытом, но и погрузиться в основы ИСМ, чтобы использовать эту систему и ее стандарты правильно. Если специалисты в этом не заинтересованы, то это будет сказываться на качестве процессов и самой продукции или услуг.

– При внедрении интеграционной системы менеджмента компания может не до конца осознавать необходимость соблюдения стандартов в том виде, в котором они есть. Нарушение норм лишит методологию управления эффективности, поэтому от внесенных изменений не будет пользы.

– Чтобы обмен информацией между сотрудниками и отделами был эффективным, важно выбрать правильные каналы коммуникации, которые будут работать стабильно. Если использовать устаревшие технологии или слишком большое количество каналов связи, это может привести к потерям данных и возникновению ошибок.

Учитывая эти сложности, будет проще планировать внедрение ИСМ в работу компании и в дальнейшем поддерживать процесс постоянного улучшения.

Кто занимается внедрением интегрированной системы менеджмента?

Со стороны компании внедрением интегрированной системы менеджмента занимаются, как правило, руководители и их заместители, которые отвечают за различные аспекты бизнеса, такие как безопасность, качество и т.д. Они осуществляют все этапы от анализа текущей ситуации на предприятии до оценки эффективности внедренных изменений.

Внедрение ИСМ подразумевает выдачу сертификатов о соответствии всем стандартам. Их предоставляют различные организации, которые имеют аккредитацию от сертифицированных органов. Последнее зависит от государства, где находится бизнес, и конкретного стандарта.

Например, в США это будет American National Standards Institute – Американский национальный институт стандартов, а в России это может быть Ростехрегулирование. Кроме того, выдать сертификат соответствия могут международные сертификационные органы, например, BSI Group, а также международные организации по аккредитации. Важно, чтобы сертификат признавался на международном уровне, а сами компании были независимыми.