Понимание процессно-ориентированного подхода в управлении. Ключевые принципы и преимущества этой методологии для оптимизации управленческих процессов.

Процессно–ориентированный подход к управлению – методология, сосредоточенная на организации и оптимизации бизнес–процессов в компании. Данный метод подразумевает, что эффективное управление основано на систематическом и структурированном анализе бизнес–процессов, а также их улучшении.

При использовании процессно–ориентированного подхода организация достигает оптимальной эффективности и результативности. Это происходит путем фокусировки на процессах, а не на отдельно взятых задачах или функциях. Таким образом руководство компании может выявить слабые места в процессах и определить причины проблем, чтобы в дальнейшем разработать стратегию их решения.

Пример: Компания по производству автомобилей столкнулась с проблемой, что во время краш–теста повреждения машины слишком высокие. Чтобы решить эту проблему, они не просто заменили материал, из которого производится корпус, но также доработали конструкцию в целом. Чтобы осуществить эти работы, автоматизировали процесс контроля качества на всех этапах производства.

Внедрение процессно–ориентированного подхода в управлении позволяет компании стать более эффективной, гибкой и конкурентоспособной на современном рынке.

Каждый метод управления предприятием имеет свои характерные черты, которые отличают его от других подходов. Определим, какие основные черты имеет Process-Oriented Management Approach :

1. Ориентация на клиента.

Чтобы достичь высокого уровня удовлетворенности клиентов, компания выстраивает и оптимизирует бизнес–процессы с учетом потребностей и ожиданий клиентов. Таким образом удается предугадать спрос на продукт и сделать его максимально эффективным.

2. Управление результатами.

Единицей анализа и управления организации является процесс. Ключевой задачей процессно–ориентированного подхода является достижение эффективности, высокого качества и непрерывного совершенствования результатов работы.

3. Целостность.

Бизнес–процессы не существуют отдельно друг от друга, а являются частью единой системы. Чтобы достичь цели, которую поставила компания, важно обеспечить согласованность и взаимодействие всех процессов и их участников.

4. Интеграция.

В процессно–ориентированном подходе для улучшения координации работы требуется интеграция различных функциональных областей организации: производства, маркетинга, финансов и т. д.

5. Непрерывное совершенствование.

В рамках процессно–ориентированного подхода осуществляется постоянный анализ и улучшение процессов для достижения оптимальных результатов. Чтобы оптимизация проходила на постоянной основе, учитываются результаты мониторинга предыдущих результатов и обратная связь от клиентов.

Пример:

В банковской сфере возможно применение процессно–ориентированного подхода. Например, для того, чтобы ускорить процесс выдачи кредитов клиентам банка, внедряются инструменты автоматизации. Заемщик заполняет анкету необходимыми данными, которые затем попадают в систему. Там проводится анализ его кредитной истории, платежеспособности и далее выдается решение об одобрении или отказе.

Таким образом снижается трудоемкость процессов, сокращается срок выдачи кредита и увеличивается лояльность клиента банка.

Компания, которая возьмет процессно–ориентированный подход в управлении, получит ряд преимуществ, и вот каких:

1. Ясное определение ролей и ответственности.

Благодаря процессно–ориентированному подходу в рамках бизнес–процессов удается определить роли и уровень ответственности каждого сотрудника. Таким образом удается избежать дублирования работы, сохранить здоровый климат внутри коллектива и повысить эффективность работы команды.

2. Улучшение коммуникации.

Использование процессно–ориентированного подхода помогает стандартизировать коммуникацию между сотрудниками, которые занимаются разными задачами. Таким образом удается наладить эффективный рабочий процесс с низким уровнем возникновения ошибок. Это в свою очередь повышает качество выпускаемого продукта.

3. Идентификация и управление рисками.

С помощью процессно–ориентированного метода организация может идентифицировать и анализировать риски, связанные с бизнес–процессами. Таким образом руководство может принимать соответствующие меры по управлению рисками, минимизировать потенциальные угрозы для бизнеса.

4. Повышение безопасности.

Кроме того, процессно–ориентированный подход в управлении компанией дает возможность разработать и внедрить необходимые меры безопасности в рамках бизнес–процессов. Например, можно установить различные уровни доступа к систему в зависимости от обязанностей сотрудника.

Кроме того, можно ввести автоматизированную систему контроля качества, чтобы снизить риски на производстве и увеличить качество продукта. Обучение персонала технике безопасности также положительно повлияет на эффективность бизнес–процессов и всей компании в целом.

Пример: На фармацевтической фабрике произошла оптимизация бизнес–процессов для повышения уровня производительности и качества продукции. Для этого руководство произвело замену оборудования с автоматизацией некоторых операций, чтобы снизить риск ошибок из–за человеческого фактора.

Кроме того, была внедрена система управления, которая позволила следить за всеми процессами на фабрике, а также выстроить эффективную коммуникацию среди сотрудников разных цехов. В результате фармацевтическая компания за год увеличила свои обороты в 2 раза.

Существуют различные инструменты, которые применяются в процессно–ориентированном подходе. Они описывают и визуализируют процессы, а также занимаются сбором и анализом данных. Все это необходимо для эффективного управления процессами.

Рассмотрим некоторые из инструментов, которые используются в процессно–ориентированной модели:

Инструменты моделирования бизнес–процессов.

1. BPMN (Business Process Model and Notation) – графический язык моделирования, позволяющий описывать бизнес–процессы с помощью стандартных символов и обозначений. Благодаря ему можно создавать диаграммы потоков данных и активностей, а так же другие модели процессов.

2. UML (Unified Modeling Language) – универсальный язык моделирования, предоставляющий набор графических символов для описания различных аспектов процесса. Так же широко используется не только для моделирования программных систем, но и для моделирования бизнес–процессов.

3. EPC (Event-driven Process Chain) – метод моделирования бизнес–процессов, который основан на событийно–ориентированном подходе. Описывает процессы в виде цепочек событий, условий и функций.

Инструменты документирования бизнес–процессов.

1. Flowcharts (блок–схемы) – графический способ визуализации бизнес–процесса в виде последовательности шагов и решений. Наглядно показывает взаимосвязи между различными этапами и участниками процесса.

2. Swimlane diagrams (диаграммы секций) – специальный тип диаграмм, позволяющий описывать процессы с учетом различных ролей и ответственности. Каждая из ролей представлена отдельной "секцией". Это упрощает понимание взаимодействий между участниками процесса.

Пример:

Чтобы описать бизнес–процесс "Заказ товара онлайн" можно использовать BPMN. С помощью этого языка создаются диаграммы потоков данных, где каждый шаг процесса будет представлен символом или активностью. После этого можно использовать Swimlane diagrams для указания различных ролей, таких как покупатель, продавец и служба доставки.

Так бизнес–процесс "Заказ товара онлайн" будет визуализирован полностью, а значит появится возможность найти слабые и узкие места, которые требуют доработки.

Технологии играют важную роль в процессно–ориентированном подходе, позволяя автоматизировать процессы и ускорять выполнение задач.

Для автоматизации бизнес–процессов в рамках процессно–ориентированного подхода используют BPM–системы. Она дает возможность организациям моделировать, анализировать и оптимизировать свои процессы.

Благодаря системе можно автоматизировать процесс постановки задач, отслеживать их исполнение, передачу в другие отделы и определять, на каких этапах требуется оптимизация. Этот инструмент снижает уровень ошибок и сокращает издержки, что делает бизнес–процессы эффективными.

Роботы–программы (Robotic Process Automation; RPA) являются ещё одной полезной технологией, которую применяют в процессно–ориентированном подходе. RPA может автоматизировать рутинные задачи через программное обеспечение. Это позволяет снизить нагрузку на персонал и перераспределить трудовые ресурсы на новые задачи, а то и вовсе сократить штат. Этот инструмент также снижает количество ошибок в бизнес–процессах, так как снижается влияние человеческого фактора.

Системы управления качеством (Quality Management Systems, QMS) тоже активно применяются в процессно–ориентированном методе управления. Благодаря им компании могут контролировать и улучшать свои бизнес–процессы, достигая высокого качества продукции или услуг. QMS имеют функционал для автоматизации процесса контроля качества и отслеживания несоответствий.

Таким образом снижается вероятность ошибки, появляется возможность оперативно реагировать на проблемы и предотвращать дефекты.

Пример: Кондитерская компания, которая занималась производством пирожных, решила открыть цех для серийного производства. Чтобы достичь высокого уровня производительности, был принят ряд решений, а именно:

• установить конвейер и автоматизированное оборудование с функцией контроля качества на всех этапах;

• осуществить переподготовку и обучение персонала для управления оборудованием;

• внедрить BPM–систему для постановки и управления задачами;

• внести в систему данные по поставщикам и подрядчикам, чтобы автоматизировать процессы поставок и логистики;

• автоматизировать процессы планирования на основе анализа данных, чтобы оптимизировать бюджет предприятия.