Применение метода 'сверху вниз' для оценки стоимости проектов. Как этот подход помогает в точном и эффективном планировании бюджета проектов.

Метод "сверху вниз» является одним из самых распространенных методов оценки стоимости проекта. Он заключается в том, чтобы в начале оценить общую стоимость проекта, без углубленного изучения отдельных составляющих. Затем, когда появляется больше различных нюансов и подробностей, эти общие цифры детализируются по мере продвижения работы.

Чаще всего этот метод используется стадии зарождения проекта, когда отсутствуют детальные данные о структуре и компонентах, необходимых для реализации работы. Чтобы осуществить подсчет с помощью метода "сверху вниз», профессионалы опираются на свод общих знаний и личного опыта в этой сфере. Кроме того, специалисты примерно определяют риски, которые могут возникнуть, в процессе работы над проектом.

По мере того, как будет осуществляться работа над проектом, появятся новые детали и подробности, произойдет переработка и дополнение бюджета. Метод "сверху вниз» позволяет начать планирование даже в условиях ограниченной информации, когда ни со стороны исполнителя, ни со стороны заказчика нет четкого понимания конечной цифры бюджета.

Шаги, необходимые для проведения оценки стоимости проекта "сверху вниз»:

Шаг 1: Осуществляется оценка проекта с точки зрения поставленной цели.

Шаг 2: Принимается решение о создании сметы затрат на основе аналогичных прошлых проектов и личного опыта.

Шаг 3: После этого предполагаемая стоимость согласовывается со всеми заинтересованными сторонами, которые дают обратную связь.

Шаг 4: На основе обратной связи, могут быть внесены изменения и уточнения по поводу конкретных трат.

Шаг 5: После того, как все изменения были согласованы, формируется конечный бюджет проекта, который становится основой.

Метод "сверху вниз» – не самый точный для того, чтобы проводить оценку стоимости проекта, но он позволяет приступить к работе в короткие сроки.

Несмотря на то, что метод оценки "сверху вниз» недостаточно точен и требует большого количества доработок в процессе реализации проекта, все–таки он имеет несколько преимуществ. Вот некоторые из них:

1. Быстрая начальная оценка.

Этот метод больше всего подходит на ранних стадиях зарождения проекта. В этот момент ставятся цели и задачи, определяется масштаб работ, происходит оценка ресурсов. Подход "сверху вниз» позволяет быстро определить общую стоимость проекта.

Примером может служить строительная сфера, где бригаде каждый раз приходится сталкиваться с новыми задачами. Даже типовые постройки могут иметь свои нюансы, которые будут отличать их стоимость. Метод "сверху вниз» позволит опираться на уже полученный опыт, но сделать поправки на отличия.

2. Гибкость.

Метод "сверху вниз» является гибким подходом, позволяющим систематически уточнять оценки стоимости по мере возникновения более детальной информации.

Примером может служить разработка программного обеспечения. Команда может опереться на свой собственный опыт или опыт конкурентов и обозначить примерную стоимость работ. Однако, если заказчик захочет внести изменения в проект, то произойдет перерасчет бюджета.

3. Начальное определение приоритетов.

Поскольку метод "сверху вниз» дает возможность определить общую картину стоимости, то команда проекта может принимать решения о приоритетах задач и распределении ресурсов на основе предварительных оценок. Таким образом работа над реализацией проекта начнется раньше, что повысит лояльность клиента, который хочет быстрее получить результат.

Примером может служить транспортная сфера. Компания может заниматься разработкой внедорожника по индивидуальному заказу. В начале определяется примерная стоимость затрат на работы и расходники по той рыночной стоимости, которая имеется. Однако стоит учесть, что создание абсолютно нового продукта с нуля является трудоемким процессом, поэтому в течение этого времени цены могут меняться. Так или иначе, с учетом этих факторов команда может распределить задачи по приоритетности и уже приступить к работе.

О том, какие недостатки имеет метод оценки "сверху вниз», расскажем в следующем разделе.

Про недостатки метода "сверху вниз» мы не можем не рассказать. Поэтому обозначим ключевые из них:

1. Большой объем работы.

Поскольку в начале оценки стоимости проекта недостаточно деталей для формирования конечного бюджета, то приходится дополнять данные по ходу реализации проекта. В случае, если организация является достаточно крупно или проект имеет сложную структуру, то процесс оценки становится достаточно трудоемким и трудозатратным. Это в свою очередь может сказаться на эффективности работы и увеличить сроки достижения цели.

2. Отсутствие системности.

В некоторых ситуация, бюджет на начальных этапах может быть непродуманным или непоследовательным. В свою очередь это затрудняет его интеграцию на высшие этапы иерархии. В конечном счете результат оценки стоимости проекта может привести к расхождениям между фактическими и запланированными показателями.

3. Риск потери общей стратегической направленности.

При формировании бюджета снизу вверх, нередко взгляд ограничивается конкретными задачами, и поэтому не учитывается общая стратегическая направленность проекта.

Несмотря на наличие недостатков, в целом, метод оценки проекта "сверху вниз» является эффективным инструментом планирования финансов на начальных этапах. Точность подхода зависит от множества факторов, например, вовлеченность специалистов, которые могут дать обратную связь и детализировать расчеты.

Чтобы оценить стоимость проекта, требуется применение различных методов и инструментов. Они позволяют собрать необходимую информацию, провести ее анализ, осуществить расчеты. Рассмотрим, какие инструменты и методы оценки могут пригодиться:

Оценка трудозатрат.

Этот метод позволяет вычислить размер стоимости трудозатрат. В рамках него определяется количество работы и времени, необходимых для реализации проекта. На основе этих данных можно понять, какой будет стоимость услуг специалистов, чтобы добавить эту сумму к общему бюджету проекта.

Анализ стоимости.

Чтобы дать оценку стоимости проекта, необходимо обратить внимание на такой важный аспект, как материальные ресурсы. Они важны для работы, поэтому их цена будет влиять на общую сумму бюджета. Важно проанализировать рынок и найти наиболее выгодные предложения, в которых будут соблюдены все условия. Кроме того, необходимо учесть стоимость логистики: расходы на транспорт и техобслуживание, если он принадлежит компании, или стоимость услуг доставки..

Сравнение аналогичных проектов.

В данном методе осуществляется анализ и сравнение стоимости аналогичных проектов. Они либо были ранее выполнены командой, либо выполнялись конкурентами. Некоторые из компаний публикуют свои удачные кейсы в сети, чтобы продемонстрировать свою успешность и привлечь новых клиентов. Важно обратить внимание на то, что стоимость проектов все–равно будет отличаться. За то время, которое прошлом между проектами, могли поменяться цены на рынке, поэтому бюджет уже возрастет.

Методика точечной оценки.

Данный метод основан на применении исторических данных и экспертных оценок, которые становятся образцом для проведения оценки стоимости проекта. Чем опытнее эксперты, которые дают оценку, тем ниже вероятность возникновения ошибок. Ещё лучше, если опыт был разнообразным.

Использование специализированного программного обеспечения.

Разумеется, что того, чтобы процесс оценки стоимости проекта был наиболее точным, можно использовать специальные программы, которые производят расчет автоматически.

Примером может служить программное обеспечение Estimate. Оно дает возможность автоматизировать процесс оценки ИТ–проекта. Таким образом получится сократить подготовительный этап, согласовать бюджет и быстрее приступить к работе.

На выбор инструмента или метода оценки стоимости проекта могут повлиять различные факторы, такие, как цели, доступные ресурсы, экспертность команды, особенности отрасли и многое другое.

Помимо метода «сверху вниз» существуют и другие подходы к оценке стоимости проекта. Среди них, такие как:

Метод «Снизу вверх»

Обратным методом «сверху вниз», является метод «снизу вверх». Этот подход считается более точным, так как сразу учитывает детали и нюансы проекта. Чтобы применить его для оценки, требуется составить иерархическую структуру работ. Чем более детальной она будет, тем точнее получится результат оценки стоимости.

Однако на такой способ требуется больше времени, и он не всегда может подойти для проектов на начальной стадии.

Примером применения метода «снизу вверх» может служить строительство отеля. Чтобы финансово оценить постройку, нужно учесть цены отдельных работ, например, заливка фундамента, строительство стен и крыши, покраска стен, установка дверей и окон и прочее, чтобы затем сложить их вместе.

Параметрическая оценка

В этом случае стоимость проекта будет складываться на основе взаимосвязи стоимости операции и стоимости материалов или других важных критериев.

Например, необходимо рассчитать стоимость проекта по электрификации здания. Для этого определяется метраж помещения, определяется стоимость кабелей, проводов, розеток и осветительных приборов. Также учитывается стоимость доставки и работа специалистов. В совокупности получается стоимость электрификации.

«По аналогу»

Если компания уже имеет достаточный опыт, то вероятно, в ее арсенале накопились проекты, которые могут стать основой для оценки стоимости новых проектов. Этот подход может применяться на начальных стадиях проекта, когда требуется предварительная оценка. Для того, чтобы увеличить точность расчетов, можно совместить оценку по аналогам и параметрическую.

Метод оценки «по аналогу» позволяет быстро производить оценку в условиях, если требуется предварительный расчет бюджета. Важно брать за основу максимально похожие проекты, тогда потребуется минимальное количество правок.

Примером может служить изготовление тортов на заказ. В некоторых случаях заказчики просят повторить десерт, который уже ранее был представлен в ассортименте кондитера. Обычно в такой ситуации вносятся правки по индивидуальному запросу, однако уже можно заранее прикинуть бюджет торта с учетом прошлого опыта. Кондитер уже будет знать, сколько потребуется сырья на изготовление десерта, какое количество времени, какая будет стоимость услуг и доставки.