Разбираемся, кто такой фасилитатор, каковы его роли и задачи. Понимание важности фасилитатора в командной работе и проектном управлении для достижения целей.

Фасилитация (facilitate) в переводе с английского означает помогать, направлять, облегчать. Фасилитатор — проводник, в арсенале которого есть необходимые инструменты и навыки. Он помогает увидеть проблему, обсудить ее и выработать совместное решение.

Одним из наиболее заметных различий между гибкой разработкой программного обеспечения и ее традиционными аналогами является широкое применение методов групповой фасилитации agile–практиками.

Во многом это связано с высокой степенью сотрудничества, требуемой agile–методами: необходимо изучить эффективные способы обмена информацией и совместного принятия решений — настолько, что это стало одной из основных обязанностей Scrum-Master.

Фасилитация рассматривается как основа для самоорганизации и имеет критически важную роль в новых методах управления: фундаментальное понимание того, что информированный совместный подход к решению проблем с участием тех, кто ближе всего к работе, будет постоянно давать лучшие результаты, чем план, разработанный одним экспертом.

Сотрудничество является императивным навыком в любой рабочей силе. Однако способность направлять группы к успешному сотрудничеству — это навык, который может сделать вас суперзвездой в любой организации.

Независимо от того, разрабатываете ли вы бизнес–стратегию или обед в офисе (помните то, что было до пандемии?), помогать товарищам по команде эффективно общаться и достигать консенсуса друг с другом может быть непросто, но и очень полезно. Каждое вспомогательное действие отличается и может потребовать своего собственного набора «правил» для достижения успеха, однако приведенные ниже советы полезны — независимо от того, насколько простым или сложным может быть ваше занятие. Итак, вот 5 того, что можно и чего нельзя делать в следующий раз, когда вы окажетесь на месте фасилитатора.

Представьте, вы участвуете в рабочем совещании. Каждый участник хочет высказаться, но кто–то слишком затягивает свой монолог, другие начинают спорить, третьи вовсе заскучали и передумали говорить, хотя имеют ценные для компании идеи. Рабочая сессия превращается в хаос. Сфокусировать людей на достижении результата и сделать обсуждение по–настоящему продуктивным поможет фасилитация.

Фасилитация (facilitate) в переводе с английского означает помогать, направлять, облегчать. То есть это одновременно процесс и набор навыков, инструментов, с помощью которых можно организовать групповое обсуждение и сделать его эффективным.

Управляет таким обсуждением фасилитатор — проводник, в арсенале которого есть те самые инструменты и навыки. Он помогает участникам увидеть проблему, обсудить ее и выработать совместное решение.

Миссия фасилитатора — помочь каждому участнику группы думать наилучшим образом.

Для этого фасилитатор побуждает каждого члена группы к полноценному участию, способствует взаимопониманию и ощущению общей ответственности группы за результат.

Функции фасилитатора:

• побуждать к полноценному участию

• способствовать взаимопониманию

• стимулировать принятие взаимоприемлемых решений

• культивировать чувство общей ответственности.

Итог работы фасилитатора — более прочные договоренности и более жизнеспособные решения группы.

Внутренний цензор.

Часто люди не говорят то, что думают из–за страха критики и оценочных суждений их идей. Защищаясь, люди включают внутреннего цензора.

Фасилитатор побуждает всех участников группы к полноценной совместной работе: разговорить «молчунов», создать безопасную среду, удержать участников группы от преждевременной критики, помочь участникам развивать свои мысли.

Фиксация только на своей позиции.

Если члену группы трудно сдвинуться со своей привычной позиции, чтобы услышать то, что говорят другие, фасилитатор способствует взаимопониманию и оказывает уважительную поддержку.

Фасилитатор помогает группе осознать, что жизнеспособные соглашения строятся на фундаменте взаимопонимания. Оставаясь беспричастным, уважая все точки зрения и выслушивая всех участников так, чтобы каждый человек в группе был уверен, что кто–то его понимает.

Установка win-lose.

Когда участники фиктируются на своих идеях и защите собственных интересов из установки «будет по моему», дискуссии с целью найти общее решение сводится только к критике, оправданиям, попыткам торговаться.

Фасилитатор помогает достичь жизнеспособного соглашения применяя теории и практики совместного решения проблем и методы принятия взаимоприемлемых решений.

Зависимость от авторитетов.

При работе в группе участники могут полагаться на мнения лидеров и экспертов делая выбор в пользу пассивного участия в дискуссии и не высказывания собственных идей.

Фасилитатор помогает группе перейти от привычной иерархии и подчиненности к целенаправленному сотрудничество и коллективной ответсвенности.

Фасилитатор должен каждому участнику встречи помочь думать и дать высказаться. Он помогает найти решение и при этом не дает совещанию превратиться в базар.

Нейтральный фасилитатор, Фасилитатор–лидер, Участвующий фасилитатор, по опыту — Фасилитатор–новичок, Универсал, Специалист, Эксперт отрасли.

Его приглашают (нанимают) на совещание, чтобы он выступил третьей, независимой стороной. В этом случае фасилитатор содействует обсуждению, но остается нейтральным к теме, решениям, эмоциональному состоянию. Он внимательно слушает и стимулирует других не отвлекаться, создает для всех участников максимально комфортные условия. Нейтральный фасилитатор уделяет каждому равное внимание и время, сам пребывает в состоянии интереса, а не отрешен от процесса. Задает участникам вопросы, например, что вы узнали? Чему научились? У кого есть другое мнение? Это помогает им еще лучше осмыслить процессы, люди начинают генерировать больше идей.

Он же активный участник дискуссии. Выполняет тот же функционал, что и фасилитатор–лидер. Но при этом открыто выражает свою точку зрения по обсуждаемому вопросу, предлагает свои идеи, аргументирует и опровергает мысли, с которыми не согласен.

Но тут крайне важно, чтобы фасилитатор не забывал соблюдать баланс. Ведь него больше власти и полномочий, чем у других участников. Предлагает, но не забывает слушать и слышать других.

Фасилитатор должен каждому участнику встречи помочь думать и дать высказаться. Он помогает найти решение и при этом не дает совещанию превратиться в базар. Сам процесс фасилитации подразумевает, что люди следуют инструкциям и выполняют определенные задания.

Где это нужно? Например, компания выпускает новую линейку товара На обсуждении собираются сотрудники из разных отделов: дизайнеры, маркетологи, руководители производства, продажники. Цель у всех одна — выпустить классный товар, который будут хорошо покупать. Но ответственность у всех разная. Отличаются и стили общения, способы ведения дискуссии. Дизайнерам и маркетологам разумным и очевидным кажется одно. Руководитель производства понимает, что это требует дополнительных трудозатрат и времени, он отстаивает свою точку зрения. Продажники продвигают свою позицию.

Без фасилитатора такое совещание может стать бесполезным, участники рискуют увязнуть в обсуждении и не придумать ни одной стоящей идеи.

Помимо постоянного совершенствования, фасилитационные функции Scrum-Master включают в себя хорошее планирование встреч, эффективное использование временных рамок и обеспечение хорошего потока коммуникаций как внутри команды, так и за пределами организации. На уровне процесса это гарантирует, что предстоящая работа будет должным образом подготовлена, и что все будут осведомлены об ограничениях, чтобы были установлены правильные ожидания. Здесь функция фасилитатора заключается в том, чтобы убедиться, что используемое время и затраченные усилия уместны и ценны, и что как на собраниях, так и в обычных повседневных делах тратится как можно меньше времени.

И это часть «искусства» фасилитации: откуда нам знать, что расточительно, а что полезно? Какой уровень шума требуется, чтобы мы достаточно исследовали все области? В разных контекстах обсуждение касательной или изучение альтернативной технологии может быть полезным, вредным или неуместным, но если это достаточно важно, чтобы всплыть, нам нужно убедиться, что мы достаточно изучили первые две возможности и избегаем последнего. Опять же, этот вызов должен управляться групповым вводом. Фасилитация включает в себя обеспечение того, чтобы каждый, кто участвует в принятии решения, имел право голоса, четко понимал как ограничения, так и возможности и мог действовать осознанно.

• Создает атмосферу, в которой каждый участник (даже если он стесняется, думает, что нечего сказать, хотел «отсидеться») хочет высказаться и вовлечен в процесс. Для этого фасилитатор продумывает разные активности, вводит в обсуждение элементы, которые раскроют людей с разным темпераментом и характером. Это может быть простой шаг — рассадить всех по кругу. Или что–то посложнее — раздать участникам конструктор Лего.

• Продумывает несколько разных сценариев встречи. Если что–то пойдет не по плану, фасилитатор не растеряется, а просто перейдет к другому сценарию. Это требует долгой подготовки к совещанию. Как правило, подготовка занимает в 3-4 раза больше времени, чем само обсуждение. Фасилитатор определяет, как понять, что цель достигнута и все прошло успешно. Продумывает длительность мероприятия, пространство где все пройдет, какие материалы ему нужно взять с собой.

• Изучает участников совещания. Чем больше фасилитатор узнает о людях, их особенностях, динамике работы, тем лучше все спланирует. Ему важно, чтобы каждый участник вынес положительный опыт из этой встречи. Бывает, что на совещании встречаются группы, которые вместе работают, но не знакомы лично. Тогда фасилитатору нужно выделить время, чтобы сблизить людей, познакомить их друг с другом.

• Устанавливает понятные правила и согласовать их с группой. Какие–то моменты можно уточнить, например, если участники говорят, что им важно взаимное уважение в процессе обсуждения. Фасилитатор уточняет, как может выглядеть уважение, в чем оно проявляется. И именно эти моменты закрепить в правилах, а не общие понятия, которые каждый понимает по–своему.

• Дает четкие инструкции к заданиям и упражнениям. Участники выполняют их и постепенно приходят к цели совещания. Такой формат работы напоминает работу с детьми. Все упражнения фасилитатор объясняет по шагам, уточняет, все ли поняли, что нужно делать.

• Использует техники отзеркаливания, парафраз и трекинг. Так фасилитатор добивается, чтобы участники активно слушали друг друга. Отзеркаливание предполагает точное повторение за спикером. Парафраз — повторение, но своими словами, что–то вроде пересказа. Например, «То есть, я правильно понимаю, что (то, о чем говорил спикер)» или «Верно ли я понял вашу мысль о том, что…». Техника трекинга — это отслеживание и обобщение мыслей, которые родились в ходе дискуссии.

• Следит за временем. Фасилитатор должен мастерски управлять ходом активностей, контролировать время и предупреждать участников.

• Перевоплощается в Мэри Поппинс. У фасилитатора всегда должна быть с собой сумка или чемоданчик с инструментами и материалами. Все они служат одной цели — привести группу к определенным результатам. Но не все могут быть использованы. Если что–то пойдет не по плану, фасилитатор прибегает к помощи своей волшебной сумки. Там могут быть психологические игры, маркеры, бумага, мячики, конструктор Лего, да что угодно, лишь бы помогло привести участников дискуссии к цели.

• Оценивает энергию группы. Начать с веселых активностей, если все сонные и вялые. Или, напротив, «притушить» энергию, если все слишком возбуждены. Фасилитатор, как фокусник, манипулирует состояниями людей. То заставляет их максимально сфокусироваться на чем–то, то веселит или настраивает на творческий лад.

В этой роли фасилитатор включен в повестку обсуждения и двигает его вперед, к цели. С помощью своих инструментов он пробуждает у участников интерес к теме, заставляет их концентрировать внимание, задает вопросы, чтобы «зажечь» людей.

Фасилитатор–лидер зорко следит за тем, чтобы каждый участник внес свой максимальный вклад в дискуссию. Он же задает темп совещанию, заставляет участников глубже погружаться в тему, постоянно напоминает им, почему это так важно и какое больше дело они делают.

• Определите успех заранее, чтобы мероприятия были составлены таким образом, чтобы помочь учащимся достичь конкретной цели.

• Неустанно готовьтесь, включая самоподготовку, подготовку учебной среды и подготовку контента. При переходе от очного класса к виртуальной среде следуйте этим советам по фасилитации.

• Начните с воздействия, чтобы учащиеся с самого начала были воодушевлены, наделены полномочиями и вовлечены в процесс.

• Поддерживайте вовлеченность обучающихся на протяжении всего занятия, включая разнообразные виды обучения, такие как вопросы, ролевые игры, практические упражнения и возможности для обучающихся поделиться своим опытом и поучиться друг у друга.

• Управляйте дисфункцией, которая возникает, когда учащийся, сознательно или бессознательно, выражает недовольство целью и содержанием тренинга.

Студентам завязывают глаза и одному из них дают в руки веревку. По сюжету команда оказалась в пустыне и началась пыльная буря. Им нужно найти человека с веревкой, всем схватиться за нее. При этом нельзя произносить ни слова. Когда все найдут веревку, говорить можно. И теперь нужно вслепую растянуть ее в форме треугольника, чтобы дать сигнал вертолету.

Задача обучения: вывести участников из зоны комфорта и оценить, как каждый из них реагирует на ситуацию.

Самая интересная и важная часть этого упражнения — обсуждение того, что произошло с участниками. Они анализируют свое поведение, оценивают, почему вели себя именно так. Затем команде дают второй шанс — как правило, он оказывается успешнее первой попытки.

Вот небольшой список вещей, которые вы можете попробовать:

1. Примите к сведению и продолжайте движение: если в вашей группе есть член, который настаивает на том, чтобы высказать мнение, касающееся выполняемой работы, лучшая стратегия — просто признать это и двигаться дальше. Пример: «Это действительно хорошее замечание, но я хочу вернуть нас к упражнению. Я отмечу это здесь (покажите, что вы схватываете идею), и если будет время, мы обязательно вернемся к этому».

2. Перенаправление: если член группы кажется зацикленным на одной идее, дайте ему возможность высказать мнение о чем–то другом. Пример: «Мне очень нравится твоя идея по этому поводу. Мне любопытно, однако, что вы думаете о <вещи, на которой вы хотите, чтобы они сосредоточились>? У вас есть что–то еще, что мы должны рассмотреть здесь?

3. Вовлекайте других в разговор: если один человек слишком долго держал в центре внимания, не стесняйтесь переместить его на кого–то другого. Пример: «У кого–нибудь есть мысли по поводу того, что он здесь говорит? Есть ли что–то еще, о чем мы должны думать? Василий, я заметил, что тебя раньше прервали, тебе есть что добавить.

4. Устанавливайте связи: один из самых мощных инструментов, который используется фасилитатором, — это свобода говорить то, что другие не могут сказать сами. Отличный способ сделать это — наладить связи между другими членами группы. Объяснение различий во мнениях, которые вы слышите, может помочь направить разговор в правильное русло. Пример: «Егор, это действительно интересное замечание, но мне кажется, что я слышу от Елены что–то другое. Елена, у нас есть другие мысли по этому поводу, которые мне следует рассмотреть?» Примечание. Обратите внимание на использование Я и Мы. Использование себя и группы в качестве посредника между Егором и Еленой, помогает снять напряжение и вносит ясность между ними.

Если фасилитатор эффективно выполняет свои функции, группа достигает всех выгод совместной работы:

• участники группы становятся сильнее — развивают уверенность в себе, закрепляют полезные навыки, увеличивают взаимную осведомленность, берут на себя большую ответственность;

• сильные группы — укрепляется структура и повышается общая экспертность, работоспособность группы в целом;

• достигаются более прочные и более жизнеспособные соглашения.

Фасилитатор относительно новая профессия, хотя по ней уже много курсов, тренингов и книг. При этом нем каких–то четких принципов, по которым можно определить развитие навыков фасилитации у специалиста. Но можно отличить новичка от опытного фасилитатора и понять, кого и когда лучше нанимать.

• Узнайте, какие навыки фасилитатор использует в работе. У новичков — это 1-2 стратегии. Их они и будут применять везде, даже там, где это не всегда оправдано. У профи в арсенале будут разные методики и модели, он миксует их между собой в зависимости от ситуации. Причем все навыки он подкрепляет примерами из практики, где и что лучше сработало.

• Опыт и экспертиза фасилитатора. С задачами и контентом какой сложности ему приходилось работать.

Фасилитатор–новичок подойдет для несложных собраний, результат которых не слишком значим для компании. Например, совещание по персоналу. По сути здесь нужен нейтральный человек, который может провести дискуссию, дает высказаться всем участникам, настроит их на рабочий лад. Ему вполне хватит базового набора навыков фасилитатора.

Стоимость таких специалистов на рынке стартует от 10 тысяч рублей за мероприятие.

Универсал. Лучше нанять его, если результат совещания важен для компании. А в дискуссии нужно соблюсти определенные процедуры. Фасилитатор–универсал сможет применить разные стратегии и инструменты, чтобы обошлось без споров и конфликтов. Он вовлечет в диалог всех участников и сможет подготовить документацию по итогам встречи. Такой специалист подойдет для совещаний по оперативному планированию и фокус групп.

Специалист. Он обладает высокой экспертностью в разных областях. Подойдет для мероприятий, где нужен участвующий фасилитатор — полноценный участник дискуссии. Подойдет для сложных задач: внедрение изменений в работу компании, технологическое планирование, вывод нового продукта на рынок, обсуждение инвестпроекта или размещения капитала.

Эксперт отрасли. Этот чудо–специалист обладает высокой экспертизой и широким охватом навыков фасилитации. У него широкий кругозор и обширные знания. Такой фасилитатор не может быть нейтральным по определению. Но его экспертность может повлиять на результаты обсуждения, дать участникам новые идеи и позволит копнуть глубже. Эксперта–фасилитатора зовут на сессии стратегического планирования, обсуждение условий партнерства, на встречи по слияниям поглощениям. Стоимость таких специалистов стартует от 100 тысяч рублей за мероприятие.

• Hyper Island — креативная шведская бизнес–школа. Филиалы открыты в Бразилии, Великобритании, США и Сингапуре. Эту школу называют «цифровым Гарвардом». На базе школы проходят тренинги по фасилитации — Understanding Group and Leadership.

• KaosPilots — тоже бизнес–школа, но родом из Дании. Здесь обучают лидерству и предпринимательским навыками, дают знания и практику по фасилитации.

• Онлайн–курсы, бизнес–тренинги, модули в программах MBA. Здесь важно, чтобы обучали именно навыкам фасилитации, а не тимбилдингу или модерации мероприятий.

Фасилитатор может быть полезен в случаях, когда:

• Решается новая задача.

• Необходим творческий подход.

• Необходимо, чтобы участники группы были вовлечены в процесс, все высказывались, брали ответственность за принятые решения.

• У участников есть базовые знания и необходимый опыт для решения задачи.

Когда фасилитация не нужна

• Есть очевидное решение. Вне зависимости от наличия или отсутствия фасилитатора, будет принято это решение.

• Решение по сути уже принято. Опять же, вне зависимости от наличия или отсутствия фасилитатора, будет принято это решение.

• У участников нет экспертизы, необходимой для решения задачи.

Как область, фасилитацию трудно определить. Википедия и Google дают представление о широком диапазоне контекстов, в которых используется термин «фасилитация», от бизнеса до нейронауки.

Это дает хороший обзор, но беспокоят определения, которые говорят, что фасилитация — это «упрощение вещей» (от корня «легкий»). Потому что, хотя фасилитация и является значительным подспорьем в сотрудничестве, как показывает опыт, сотрудничать нелегко. Хорошая фасилитация дает способы решить эту проблему и сделать ее более комфортной в долгосрочной перспективе, но она не является ни волшебной панацеей для решения проблемы, ни поверхностным решением, которое мы можем использовать, чтобы избежать конфликта.

Чтобы прояснить понимание этой области, предлагаем вниманию один из взглядов на фасилитацию – это «искусство» (осведомленное сочетание методов и понимания) помощи группам в совместной интерпретации их (проектного) контекста и определении наиболее ценного пути продвижения вперед.