Советы и рекомендации по подготовке к деловой встрече для максимальной эффективности и достижения поставленных целей.

Прежде чем разобраться с правилами подготовки к бизнес–встрече, нужно обозначить, что данное мероприятие имеет разные форматы и цели, а значит, подготовка к ним будет отличаться. Поэтому в начале мы рассмотрим основные существующие виды, а затем узнаем, что нужно сделать перед встречей.

Первый тип – стратегические совещания.

Это ответственное мероприятие, которое подразумевает встречу всех заинтересованных лиц внутри предприятия. Она направлена на то, чтобы обсудить существующую стратегию компании и улучшить ее, либо вовсе создать новую.

Обычно такие встречи проводятся в преддверии каких–то серьезных перемен. Они могут быть вызваны снижением эффективности, увеличением количества брака, ростом недовольства со стороны клиентов и т.д.

Подготовка к данной встрече осуществляется весьма основательная, потому что ее главной целью является построение курса компании на длительную перспективу от 1 до 5 лет. Соответственно, осуществляется полный анализ текущего состояния организации во всех аспектах, чтобы найти проблемы, требующие немедленного решения. Они обязательно включаются в стратегический план по степени приоритезации. Также осуществляется глубокий анализ рынка, отрасли и законодательной базы, чтобы разрабатывать стратегию с учетом новых требований и условий.

В процессе обсуждения назначаются ответственные лица, которые будут реализовывать план, контролировать работу команды и предоставлять отчеты о достигнутых результатах.

По итогам встречи должен быть готовый документ с указанием основных целей и задач, стратегии, сроков и контрольных точек, средств и ресурсов, необходимых для исполнения, а также ответственных лиц и исполнителей.

Второй тип – рабочие совещания.

Это более регулярный тип встреч, который позволяет участникам обсудить текущие задачи и проблемы в рамках производства или проекта. Повестка рабочего собрания может меняться от раза к разу, либо переноситься в зависимости от сложности темы.

Участниками события обычно являются сотрудники разных подразделений – это или руководители, или ведущие специалисты. Не обязательно, что на встрече может присутствовать топ–менеджер компании, но для решения какого–то стратегически важного вопроса он может прийти. Количество людей будет зависеть от цели собрания, но слишком большое число участников не приветствуется, так как это снижает эффективность совещания.

В Agile практике рабочие встречи проводятся ежедневно перед началом нового рабочего дня. Они очень короткие, так как предназначены скорее для быстрого обмена актуальной информацией, которая имеет важное значение для продуктивной работы. Обычно каждый участник отчитывается о достигнутых результатах за прошедший период и сообщает о планах на текущий день. Также, в случае, если менеджер или его команда столкнулись с какими–то сложностями и препятствиями, о них также сообщается. Даже в том случае, если они были успешно разрешены и не успели повлиять на эффективность процессов и работу подразделений.

Третий тип – презентация продукции.

Это более формальный вид встречи, имеющий коммерческую основу, так как в рамках этого мероприятия команда демонстрирует новый продукт, услугу или результаты проекта. Презентация осуществляется для заинтересованных лиц, таких как инвесторы, клиенты или партнеры.

Команда делает все возможное, чтобы получить поддержку с их стороны. Это может быть выражено в виде совершения покупки или дополнительных вложений на развитие продукта или проекта.

Обычно в рамках такого типа мероприятий используются дополнительные материалы и инструменты. Это могут быть демонстрационные материалы, которые дают возможность потрогать изделие, протестировать его, познакомиться с дизайном и габаритами, попробовать на вкус и т.д. Это могут быть макеты как статичные, так и функционирующие. Также это может быть презентация с видео и слайдами, где будет добавлена не только визуальная часть, но и обозначены основные тезисы, статистика и прочая фактическая информация.

В некоторых случаях форма мероприятия может измениться и стать более неформальной. Таким образом команда добивается того, чтобы все решения по инвестициям или покупке принимались в более расслабленной обстановке.

Четвертый тип – team-building.

Такой тип встреч больше носит неформальный характер, так как его цель не решать типичные рабочие задачи, которые обычно решаются в рамках планерок, а укрепление отношений внутри команды. Это крайне важно, если компания действительно хочет добиться эффективных результатов в своей деятельности.

Команда является единым организмом, все участники зависят друг от друга в разной степени, так как разные подразделения связаны общими процессами и целью. Поэтому особое внимание нужно уделить тому, чтобы выстроить прозрачную коммуникацию и создать здоровую рабочую атмосферу.

Благодаря таким встречам удается укрепить командный дух, разобраться с конфликтами, найти слабые места и решить проблемы, не имеющие отношения к непосредственно проекту или продукту.

Нередко в таких случаях для проведения мероприятия могут привлечь специалиста со стороны. Это может быть коуч по личностному и командному росту, психолог или HR. Они нужны для того, чтобы помочь командам разобраться в каких–то спорных ситуациях без лишних эмоций. Также психолог может провести анализ сотрудников, чтобы выявить причины, по которым произошел спад продуктивности.

Пятый тип – обучающие семинары и тренинги.

Ещё один тип мероприятий, который позволяет повысить продуктивность команды, чтобы она достигала более эффективных результатов. Этот тип встреч направлен на повышение уровня квалификации сотрудников. Обычно в этом возникает потребность, если было обнаружено увеличение количества брака на производстве или ошибок при разработке программного продукта. Также обучение может потребоваться в ситуации, когда компания внедряет какие–либо изменения: например, новые методы управления бизнес–процессами, новое оборудование и программное обеспечение и прочее.

Существуют и другие типы бизнес–встреч. Иногда они происходят в смешанном формате. Но все они в той или иной степени требуют подготовки.

Без должной подготовки к встрече она может пройти не продуктивно, а иногда это может стать причиной возникновения конфликтов. В этом случае придется сильно потрудиться, чтобы изменить ситуацию в лучшую сторону.

Рассмотрим некоторые распространенные ошибки, которые могут случиться во время встречи.

– Отсутствие цели.

Имеется в виду, если она не сформулирована четко. Просто встреча ради встречи никого не заинтересует. Повестка должна быть актуальной и поднимать такие вопросы, которые действительно стоят того, чтобы собраться.

В рамках одной встречи лучше всего собираться ради одной цели, когда их несколько, фокус внимания начинает двигаться и поэтому возрастает риск упустить что–то важное. Если насущных вопросов, которые требуют срочного внимания, достаточно, то стоит заранее договориться о том, чтобы собрание проходило по времени чуть дольше, чем обычно. Также стоит расставить проблемы по степени приоритетизации, чтобы больше времени уделить именно тем, которые действительно безотлагательные.

– Низкий уровень организации.

Если встреча планируется заранее, то к ней нужно подготовиться. Как минимум найти помещение, где ничего не будет отвлекать от беседы и решения задач. Даже если это срочное собрание, то обеспечение комфортных условий крайне необходимо, чтобы встреча была эффективной.

Важно не забыть оповестить всех участников, предварительно убедившись, что они смогут присутствовать в очной или заочной форме. Без некоторых людей начинать собрание просто не имеет смысла, так как они являются заинтересованными лицами, которые принимают решения.

– Неэффективное управление временем.

В идеале, если кто–то из участников собрания возьмет на себя роль человека, который будет следить за продолжительностью встречи. Он будет следить за тем, чтобы каждый мог высказать свое мнение относительно темы, но при этом не делал это слишком долго. Нужно понимать, что помимо встреч, полно рабочих задач, которые требуют времени на их реализацию. К тому же, если собрание слишком длительное, то это снижает уровень концентрации, и тогда возрастает риск влияния человеческого фактора, что вредит эффективности.

– Недостаточное участие.

Не все участники встречи могут одинаково вовлечены в обсуждение. На это могут быть разные причины: отсутствие мотивации, стеснение, отсутствие управления процессом, из–за чего не каждый получает возможность высказаться и другие. Если человек присутствует на собрании, то, вероятно, предполагается, что он имеет важное значение в решении вопроса, поэтому необходимо, чтобы каждый активно принимал участие в дискуссии. Это позволит взглянуть на тему встречи с разных сторон и решить ее более эффективно.

– Низкий уровень коммуникации.

Эта проблема чаще всего возникает на начальных этапах взаимодействия, когда участники недостаточно взаимодействовали между собой, поэтому требуется время на то, чтобы выработать доверие друг к другу.

Также сложности могут возникнуть вследствие различных культурных и социальных особенностей. Такие ситуации обычно возникают на международных встречах.

Ещё одна сложность в коммуникации может возникнуть из–за языкового барьера. Причем речь идет не только об иностранных языках, но и специфических терминах или отраслевом сленге, который может быть понятен только специалистам узкого профиля. Поэтому важно, чтобы уровень общения был для всех одинаковым, чтобы это не вызывало дискомфорт и спорные ситуации.

Также не стоит забывать, что эмоции не всегда уместны, особенно если они чрезмерны. Все–таки это формальная встреча, которая требует некоторой сдержанности. Поэтому проявление эмоций должно быть в достаточной мере, чтобы у людей не было ощущения, что они общаются с роботом, но и не испытывали дискомфорт от избытка эмоций. Контроль дает возможность расположить к себе собеседника.

Лишняя информация, которая не имеет отношения к делу, также снижает уровень коммуникации. Она банально вызывает недоумение. Избыток данных, даже если он соответствует теме вопроса, тоже может утомить и запутать. Может сложиться впечатление, что спикер не разобрался в сути вопроса и не смог выделить важные детали, опустив лишнее.

– Отсутствие дальнейших действий.

То есть это ситуация, когда встреча прошла впустую и не привела ни к каким полезным действиям. Это может произойти по причине того, что в процессе дискуссии так и не удалось прийти ни к какому консенсусу. Ещё одной причиной может оказаться, что во время собрания не велась никакая документация, то есть все задачи ставились чисто на словах, поэтому о чем–то могли просто забыть.

В конце встречи необходимо проговорить ключевые тезисы и назначить ответственное лицо, которое будет следить за исполнением задачи. На следующем собрании человек должен будет отчитаться о полученных результатах.

Это лишь часть возможных ошибок, которые могут возникнуть в процессе встречи. Их можно предотвратить либо свести к минимуму, если подготовиться к мероприятию и следовать четко установленному плану.

Чтобы любая бизнес–встреча была продуктивной, необходимо к ней подготовиться. Это обязательный процесс независимо от цели собрания. В идеале составить план встречи, которому следовать на протяжении всего времени. Это позволит контролировать процесс и избегать очевидных ошибок, которые снижают эффективность.

– Начать стоит с определения цели встречи. Это ключевой момент, от которого можно в дальнейшем отталкиваться и вести собрание. Она позволит не сбиваться с курса и сделать так, чтобы встреча была продуктивной.

– Если речь идет о встрече с новыми людьми, то необходимо предварительно узнать о них информацию. Понимание того, с кем придется иметь дело, позволит выбрать правильный tone-of-voice.

Важно узнать, кто является лицом, принимающим решения, чтобы во время беседы в первую очередь работать на него, даже если в будущем коммуникацию осуществлять будет не он напрямую, а его помощники.

Также необходимо понять тему запроса, ради которой организуется встреча. В некоторых ситуациях это позволит сэкономить время и сразу отказаться от контакта, если ваши интересы и средства достижения целей не совпадают.

– Практически на каждый тип встречи требуются сопроводительные материалы. Это могут быть какие–либо документы, презентации, материалы, образы и т.д. Соответственно, их нужно заранее подготовить, чтобы потом не бегать и не искать как показать или не пытаться объяснить на пальцах.

Визуализация данных подкрепляет устную речь и позволяет задействовать другие сенсоры организма. Обработка информации будет осуществляться в полной мере, поэтому будет восприниматься лучше и запоминаться легче.

– В начале встречи необходимо обозначить не только ее цель, но и ожидания. Условно говоря, если целью является решение вопроса о переходе производства на новое программное обеспечение, то ожиданиями будут такие, как: активное участие в дискуссии, наличие аналитических данных, наличие вариантов ПО с полным обзором и т.д. Соответственно, главным ожиданием будет то, что участники встречи смогут принять решение по поставленному вопросу.

– Также заранее стоит побеспокоиться о возможных вопросах. То есть и самому подготовиться к тому, чтобы на них отвечать, и подготовить свои. В этом случае действительно получится построить диалог и добраться до сути темы встречи.

– Имеет смысл позаботиться об организации пространства. Установить необходимое оборудование и проверить его работоспособность. Поставить необходимое количество мебели, чтобы каждый участник мог сесть, а не стоять в процессе собрания, даже если встреча короткая.

В идеале, если время собрания будет выбрано таким образом, чтобы перед ним была возможность хотя бы немного отдохнуть после выполнения рабочих задач. Это позволит участникам не только переключить голову, но и самим подготовиться как морально, так и физически. В этом случае им будет проще включиться в процесс, дольше удерживать внимание и эффективно принимать решения.

– Если среди участников собрания есть конфликтующие стороны, то стоит заранее подготовиться к тому, что их эмоции и действия придется контролировать и регулировать, чтобы не снижать эффективность встречи. По возможности, можно договориться с каждой из сторон о том, чтобы они избегали открытых конфликтов в рамках мероприятия, если это не соответствующий формат типа team-building или тренинга. В любом случае контроль эмоций будет не лишним.

Каждый формат бизнес–встреч имеет свои ключевые особенности, но эти простые правила подходят под любую ситуацию и позволяют провести продуктивное мероприятие.