Познакомьтесь с десятью основными правилами организации и проведения деловых встреч, которые помогут сделать каждую встречу максимально полезной.

Встречу нужно запланировать. Нужно продумать структуру встречи — кто там должен быть и что от этих людей нужно. Нужно определить цели встречи. Ко встрече нужно подготовиться.

Если вы явным образом формулируете структуру встречи, вы получите максимум результатов. Если вы не будете придерживаться хотя бы базовых правил проведения встречи, есть риски, что встреча будет бессмысленной тратой времени.

Во встрече должны участвовать все люди, которые нужны для принятия соответствующих решений. Нет никакой смысла решать что–то, если вам понадобится потом другая встреча. Также важно иметь цель встречи и понятную повестку.

Проведение деловых встреч это необходимая часть ведения бизнеса.

Независимо от того, встречаетесь ли вы с действующим или потенциальным клиентом, инвестором, или проводите встречу чтобы проверить вашу бизнес идею для стартапа, такие деловые встречи лучше проводить с ясным пониманием, зачем это делается, и что вы хотите получить в результате.

Если у вас есть такое понимание — осталось только провести эту встречу таким образом, чтобы получить максимум полезной информации и заручиться обязательствами с другой стороны, которые продвигают ваш бизнес.

Разберемся с тем, как сделать деловую встречу более эффективной.

Главные вопросы

У вас должен быть заранее готов ориентир в виде главных вопросов, к которому вы сможете обращаться при проведении беседы.

Мы всегда рекомендуем отталкиваться от клиента и его потребностей, поэтому задайте себе такие вопросы — что волнует вашего собеседника больше всего, чего он больше всего хочет?

Возможно, ваши ответы на этот вопрос будут не точными. Тем не менее, на первых этапах это поможет вам вести переговоры в определенном русле. Этот список главных вопросов — первичный ориентир, который вам помогает быстро начать разговор и перейти к наиболее важным вопросам.

Изучите собеседника

Посмотрите информацию о человеке, с которым вы будете общаться, о компании. Это небольшое действие поможет вам лучше понять, как вести разговор и о чём.

Командная подготовка

В идеале, в подготовке к беседе должны участвовать все лица, интересы которых будут затрагиваться при беседе.

Если вопрос касается продажи продукта или его презентации, и он идёт по заранее известному регламенту, не требуется командная подготовка.

Однако, если цель вашей встречи сбор информации для понимания актуальности какой–то проблематики — есть смысл обсудить предстоящую встречу с теми, кто будет вовлечен в процесс разработки нового продукта.

Если этого не произойдет, те вопросы, которые интересны участникам процесса разработки, не будут затронуты в обсуждении. Вам же нужно сделать деловую встречу максимально эффективной, а значит, нужно поднять все вопросы, которые имеют значимость.

После того, как вы провели подготовку, есть смысл проанализировать все полученные вами данные в групповом формате.

Вот некоторые вопросы, которые можно поднять в групповой дискуссии:

• Зафиксированы ли все ориентиры для беседы?

• Нужно ли изменить какие–то из вопросов? На что именно?

• Все ли значимые вопросы были подняты?

Вам необязательно формализовывать процесс анализа для встречи. Несмотря на то, что при богатом опыте такой групповой анализ может занимать не более 5-10 минут, это может быть проблемой, если у вас много встреч, и каждый из участников команды вовлечен в свои задачи.

В таком случае достаточно просто поделиться своими «главными вопросами», и спросить мнения команды, что еще можно обсудить на встрече. Если члены команды территориально распределены, можно задать этот вопрос в групповом чате и быстро собрать ценную информацию.

Подготовка и анализ часто кажутся настолько простыми, что можно отказаться от них вовсе. Не делайте этого. Так вы можете пропустить важную информацию, касающуюся встречи, а новой возможности для встречи может уже и не будет.

Когда вы занимаетесь проведением деловых встреч, у вас стоит целый ряд задач.

Вам нужно одновременно:

• Вести диалог

• Внимательно слушать собеседника

• Фиксировать получаемую информацию

• Ориентироваться на ваши главные вопросы

• Подводить и подталкивать собеседника к обязательствам и действиям

Мы рекомендуем делать записи во время проведения деловых встреч.

Записи имеют несколько полезных функций:

• То, что вы записываете, вы лучше запоминаете. А то, что вы забудете, будет зафиксировано, и вы сможете к этому вернуться.

• Ведение записей структурирует общение. Вы избегаете риска задавать те же самые вопросы, и слышать те же самые ответы.

• Вы сможете опираться на ваши записи при обсуждении встречи с командой. Особенно это ценно, если вы будете записывать прямую речь клиента — то есть именно то, что он говорит, и именно так, как он говорит.

Как вести записи?

Лучше всего записывать прямую речь человека. Ваши интерпретации и ваше понимание ситуации может сыграть злую шутку.

Бывает такое, что получая у клиента во время проведения деловой встречи подтверждение почти теми же словами, он может возразить, что это совсем не так.

Если во время диалога вы сможете прояснить это несовпадение вашего восприятия ситуации, то когда у вас это просто зафиксировано в записях, есть риск начать отталкиваться в управленческих решениях от некорректной информации.

Проще говоря — начать считать важным для клиента то, что для него важным не является, или считать неважным то, что является важным.

Также может быть полезно фиксировать символами некоторую важную для вас информацию.

Например, эмоции:

• :) — возбуждение

• продукт должен быть создан к конкретному сроку

• :(— гнев

• :l — смущение

Вы можете придумать и использовать собственный символьный язык. Мы рекомендуем особенное внимание обращать на деньги, упоминание других людей и компаний, запросы к вам или к функциям вашего продукта.

Эта информация необходима для того, чтобы потом получить обязательства — например, представить вас другому человеку, заплатить за прототип продукта или попробовать его испытать.

При проведении деловых встреч важно заранее готовиться к встрече. Для этого может быть полезен сбор информации от коллег и других заинтересованных в результате встречи лиц.

Подготовка должна выражаться в готовых ориентирах относительно того, чем должна завершиться встреча, какая информация у вас должна появиться, какие вопросы должны быть подняты.

Лучше всего дополнительно анализировать подготовленные вопросы с командой. Все ли готово? Остались ли дополнительные вопросы?

Для эффективного процесса на самой встрече лучше вести записи, и лучше всего записывать прямую речь клиента — так вы избежите некорректных интерпретаций.