Откройте для себя, как матрица принятия решений может стать ключом к эффективному управлению и принятию обоснованных решений в бизнесе.

Принятие решений – это очень важный аспект правильного планирования и развития компании. Однако выбрать правильный вариант, проанализировать все аспекты решения и понять, каким именно образом должна развиваться компания, без применения специальных техник невозможно. Особенно в том случае, если у вас есть несколько равноценных альтернатив. В таком случае как раз и нужна матрица принятия решения, которая позволяет оценить плюсы и минусы каждой альтернативы, взвесить различные переменные и быстро прийти к верному решению.

Матрица принятия решения используется для оценки каждого из нескольких возможных вариантов и выбора наилучшей альтернативы. Этот инструмент особенно полезен в том случае, если у вас несколько вариантов решения проблемы и несколько факторов, на которые нужно обратить внимание для принятия наиболее выгодного для компании решения. Матрица принятия решений имеет несколько названий: матрица Пью, матричный анализ, теория многомерной полезности, матрица выбора проблем, сетка принятия решений.

Когда используется матрица принятия решений

Матрица принятия решений нужна далеко не всегда. Она удобна в том случае, если у вас есть несколько вариантов решения проблемы, которые можно сопоставить и сравнить по одинаковым критериям. Если же критерии сравнения не одинаковы, то использование матрицы принятия решений будет не лучшим вариантом. Использовать матрицу нужно в следующих ситуациях:

• Сравнение сопоставимых вариантов. Если у вас есть несколько различных вариантов решения одной проблемы, их можно сравнить с помощью матрицы принятия решений. При этом важно, чтобы альтернативы были сопоставимы: они должны оцениваться по определенным, одинаковым для всех вариантов критериям. Если выбрать одинаковые критерии у вас нет возможности, использовать матрицу принятия решений не стоит.

• Выбор окончательного решения из нескольких возможных альтернатив. Если у вас есть несколько возможных альтернатив решения одной ситуации, выбрать наилучшее решение можно с помощью матрицы принятия решений. Матрица позволяет оценить влияние каждого фактора и каждого критерия оценки альтернатив на каждое из потенциальных решений и понять, какая альтернатива является наиболее выгодной для вашей компании с точки зрения удобства, скорости внедрения, преимуществ для организации.

• Определение совокупности важных факторов. В процессе использования матрицы принятия решений вы получаете возможность определить, какой вес имеет каждый критерий с точки зрения его важности для принятия решений. Оценка веса каждого критерия и фактора помогает в дальнейшем принять верное для компании решение, отталкиваясь от логики, а не от эмоций или интуиции руководства.

• Принятие логического решения. Для принятия логического решения необходимо взвесить и сравнить каждый из существующих факторов, выявить их влияние на развитие организации, понять, каким именно образом это влияние воплощается в жизнь. На основе матрицы принятия решений можно увидеть те факторы, которые влияют на каждое решение, понять, какая из альтернатив проще и выгоднее для компании. Это позволяет принять решение осознанно, а не опираясь на эмоции или интуицию. Благодаря этому инструменту вы сможете выбрать именно ту альтернативу, которая дает компании больше преимуществ.

Матрица принятия решений позволяет выбрать один из наилучших имеющихся вариантов на основании определенного количества ключевых факторов и измерения их важности. Для создания матрицы нужно выполнить следующие действия:

1. Определение альтернатив.

2. Выбор важных критериев.

3. Создание матрицы решений.

4. Заполнение матрицы.

5. Добавление веса.

6. Расчет взвешенных оценок.

7. Вычисление итоговой оценки.

Определение альтернатив

Перед тем, как начать выбор одного из нескольких решений, нужно сформулировать те варианты, из которых вы будете выбирать. Важно, чтобы все альтернативы принадлежали одной проблемы и решали ее разными способами. При этом необходимо учитывать, что все варианты в дальнейшем будут оцениваться по одинаковым критериям. Именно поэтому необходимо заранее подобрать те альтернативы, которые вы сможете оценить с использованием одинаковых факторов.

Определение важных критериев

После определения того, какие альтернативы вы будете сравнивать, важно понять, по каким критериям будет идти это сравнение. Важно, чтобы критерии были объективными. С помощью этих критериев нужно иметь возможность оценить все альтернативы, которые были выдвинуты в процессе анализа ситуации. Критерии позволяют избежать субъективности в процессе оценки, выявить наилучшее решение и оценить каждую альтернативу.

Создание матрицы решений

После определения того, сколько у вас альтернатив и критериев, можно приступать к созданию непосредственно самой матрицы. Матрица принятия решений выглядит как сетка или таблица, в которой проходит сравнение каждой альтернативы и выявление влияния отдельных критериев на каждый вариант. Такая таблица помогает организовать объективную оценку критериев и альтернатив, обеспечивает четкое принятие решений.

Заполнение матрицы

После создания черновика матрицы она заполняется данными. Каждый критерий необходимо расположить на шкале оценок, при этом, если варианты не слишком различаются между собой, для критериев можно использовать шкалу от 1 до 3, а если нужна более заметная вариативность, шкалу можно увеличить до диапазона от 1 до 5. В этот момент вы как раз и сможете получить все преимущества от использования матрицы решений.

Каждое альтернативное решение вы можете описать словами, используя одинаковые критерии, однако сравнение текстовой информации требует гораздо больше сил и времени. Именно поэтому представление плюсов и минусов каждого варианта в табличном эквиваленте в матрице принятия решений позволяет быстро проанализировать каждую альтернативу, определить ее преимущества и недостатки и решить, какой из вариантов лучше.

Добавление веса

В процессе анализа вы можете определить, что некоторые критерии более важны, чем все остальные. В этом случае можно использовать специальную взвешенную матрицу принятия решений. Вес каждого критерия можно установить в размере от 1 до 3 или до 5 в зависимости от количества вариантов. После этого каждое значение критерия нужно умножить на его вес. Таким образом вы получите обновленное значение для каждого критерия и для каждого варианта. Это позволит вам более точно оценить каждую альтернативу в соответствии с приоритетами компании.

Получение взвешенных оценок

После применения шкалы оценок и определения веса каждого критерия нужно провести простые математические операции, чтобы выявить, какое решение наиболее важно и наиболее положительно отразится на работе компании. При перемножении веса и оценки самые важные критерии будут иметь наибольший вес. Это позволит быстро понять, какое из решений наиболее выгодно компании.

Вычисление итоговой оценки

После получения окончательных взвешенных оценок по каждому критерию для каждого решения вы можете сравнить уже непосредственно альтернативные решения. Это происходит благодаря вычислению общего балла каждого решения путем сложения баллов, полученных решениями по каждому критерию. Итоговые оценки нужно сравнить. Это позволит выбрать действительно наиболее предпочтительное для компании решение.

Матрица принятия решений – это не единственный инструмент, которым можно воспользоваться для выбора лучшей из возможных альтернатив. Этот метод нельзя назвать универсальным, однако это не такой большой недостаток. Как и у любого метода, у матрицы принятия решений есть свои плюсы и минусы.

Плюсы матрицы

Преимущества матрицы принятия решений заключаются в следующем:

• Наглядность. Основное преимущество этой системы в ее наглядности. Вам не нужно писать огромные тексты, в которых будут заключаться преимущества и недостатки каждой альтернативы. Вы не сможете упустить важную информацию. В процессе анализа вам будет легче собрать всю информацию в одном месте, в одной компактной и удобной таблице. При использовании матрицы принятия решений вы можете быть уверены, что вы не потеряете ничего важного. При этом все данные вы сможете сравнить наглядно, что позволяет вам также не держать их в голове и не дает вам запутаться.

• Удобство. Каждая строка таблицы отвечает за одно решение, что позволяет вам не запутаться в числах и результатах. А каждый столбец таблицы отвечает за отдельные критерии, по которым оцениваются решения, что тоже не даст вам запутаться и позволит сравнить каждую альтернативу точечно по отдельным критериям.

• Простота. Таблица принятия решений очень проста в использовании. Для ее создания не нужны специализированные знания. Составить ее можно в любой простейшей программе для работы с таблицами или даже вручную, если доступа к компьютеру нет. При этом не нужно осваивать специализированное программное обеспечение или писать код.

Недостатки системы

Основным недостатком использования матрицы принятия решений является то, что ее составление требует определенного времени. Иногда это время может оказаться решающим, поэтому в некоторых случаях матрицу принятия решений использовать не получится.

Еще одним серьезным минусом этого метода является то, что он не универсален. Матрицу принятия решений нельзя использовать в том случае, если альтернативы нельзя сравнить по одинаковым или схожим решением. Также ее не получится использовать в том случае, если у вас только одно решение, для которого надо взвесить плюсы и минусы, или если у вас только один критерий, по которому происходит сравнение.

Некоторые аналитики считают недостатком матрицы принятия решения ее громоздкость. Дело в том, что добавление хотя бы одного критерия или одного варианта заметно увеличивает таблицу, и если вариантов или критериев сравнения слишком много, она становится неудобной для восприятия и анализа. Однако назвать минусом это сложно: скорее, если матрица становится неудобной, это признак того, что при ее использовании допущена ошибка, и некоторые альтернативы или критерии, указанные в таблице, не играют такой серьезной роли, как кажется аналитику.

Далеко не всегда матрица принятия решений – это лучший инструмент, который можно использовать для выбора лучшего решения. Если она по какой–то причине вам не подходит, вы можете попробовать и другие распространенные методики, которые служат хорошей альтернативой.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это небольшая таблица из четырех ячеек. Она используется для определения наиболее приоритетных задач и позволяет распределить задания по их важности и срочности. Эта матрица помогает выбрать наиболее нужные и важные задачи из ряда разнородных работ, которые невозможно сравнить по сходным критериям. Она нужна для расстановки приоритетов в процессе работы компании.

В левом верхнем углу этой матрицы необходимо описать наиболее срочные и важные задачи. Такие задания имеют высочайший приоритет, поэтому ими нужно заниматься в первую очередь. Если вы не можете заняться ими сразу же, необходимо запланировать их скорейшее выполнение или делегировать их тем сотрудникам, которые могут их выполнить в ближайшее время.

В правом верхнем углу этой матрицы нужно описать важные, но гораздо менее срочные задачи. Их необходимо добавить в календарь, установить для них четкие сроки выполнения в системе управления проектами. Важно проследить, чтобы эти задачи не были просрочены или не откладывались постоянно до того момента, как они не станут максимально срочными.

В левом нижнем углу матрицы должны располагаться срочные, но не очень важные задачи. Эти задачи также нуждаются в выполнении, однако их можно поручить другим специалистам. Чтобы не перегружать себя, вы можете делегировать их тем, кто более свободен и сможет сдать их в срок.

В правом нижнем углу обычно располагаются те задачи, которые наименее важны для компании и не имеют сроков выполнения. Их можно делать только в свободное время: если вы понимаете, что вы не успеваете их выполнить, можно отказаться от их выполнения в принципе. Если же у вас в компании есть достаточно свободные сотрудники, которые могут выполнить эти задачи, вы можете перепоручить их коллегам.

Такая система ранжирования заданий позволяет прояснить приоритеты, определить, какие задачи нуждаются в как можно более быстром выполнении, а какие задания можно делегировать или вовсе не делать. Это помогает распределить задачи между всеми сотрудниками, добиться своевременного их выполнения и снизить риски выгорания для отдельных специалистов.

Карта анализа заинтересованных лиц и матрица RACI

Если вам нужно выявить, кого нужно привлекать к проекту и кого информировать о его состоянии, необходимо создать карту анализа заинтересованных лиц. Эта карта позволяет разбить специалистов, заказчиков, руководство и других потенциальных интерессантов по нескольким категориям в зависимости от уровня их влиятельности и заинтересованности. В рамках карты анализа можно выделить четыре типа заинтересованных лиц.

Самые главные люди в любой компании и в любом проекте – это специалисты, имеющие высокую заинтересованность в результате и высокий уровень влияния. Такие сотрудники очень важны для проекта. Их нужно включить в процессы планирования. Такие специалисты также достойны получить право на принятие решений, в том числе и стратегических.

Еще одна категория лиц, которые играют важную роль в любом проекте – это влиятельные руководители, которые мало заинтересованы в работе команды. Их необходимо постоянно держать в курсе всех процессов. Важно также постоянно анализировать уровень их заинтересованности. Если они захотят принять участие в работе, а уровень их заинтересованности вырастет, их можно будет включить непосредственно в работу.

Сотрудники с низким влиянием и высокой заинтересованностью в проекте – это те люди, которых уже не стоит включать в работу по принятию серьезных решений. Однако их интерес нужно поддерживать. Именно поэтому их стоит держать в курсе тех изменений, которые происходят в проекте. Пускай они получают информацию обо всех обновлениях, чтобы быть в курсе актуальной ситуации.

Сотрудники с низким влиянием и низким уровнем заинтересованности – это специалисты, которые наименее важны для проекта или компании. Однако контактировать с ними все равно необходимо, особенно на ключевых этапах. При этом необязательно постоянно поддерживать их осведомленность.

Матрица RACI создается на основе информации о заинтересованности сотрудников и их важности для проекта. В рамках этой матрицы определяются ответственные лица, подотчетные, эксперты и информируемые. Матрица RACI позволяет определить, кто будет главным ответственным за каждую инициативу и задачу.

Коллективное обсуждение

Один из лучших вариантов принять решение – это привычное обсуждение и общение в коллективе. Его можно провести дистанционно или вживую. Для фиксации информации стоит задействовать офисную доску, специальные программы для ведения заметок. По окончании обсуждения каждый сотрудник должен иметь возможность проголосовать за лучшие, по его мнению, варианты решения проблем.