Понимание и использование матрицы RACI для распределения ответственности. Эффективные советы и примеры применения в различных проектах и командах.

Это таблица, где указаны задачи, исполнители, ответственные, консультанты и информаторы.

Удобнее всего оформлять матрицу RACI в виде таблицы. По вертикали пишем задачи. По горизонтали пишем роли людей, ответственных за выполнение. Для каждой задачи назначают подотчетного, того, за кем последнее слово. Он решает готово или надо исправить. По каждой задаче оценивают, с кем нужно консультироваться и кого информировать о ходе проекта.

Матрицу RACI используют в управлении проектами, на этапе планирования задач, исполнителей и ответственных. Матрица полезна при описании бизнес–процессов, чтобы понять, кто и за какую часть процесса отвечает, с кого спрашивать. Матрица RACI нужна при запуске новых продуктов, когда процессы еще не выстроены. Матрица помогает договориться, кто за что отвечает: Василий — за маркетинг, Татьяна — за производство, Никита — за логистику и так далее. Тогда все занимаются своим делом, не хватаются за все подряд и не мешают друг другу. С таким подходом продукт получает шанс выйти на рынок.

Матрица RACI — это таблица со списком задач и сотрудников, которые отвечают за их выполнение. Сотрудников указывают вместе с ролью. Например, дизайнер Андрей делает прототип главной страницы сайта.

Самый простой вариант матрицы для бытовых дел

Матрица RACI для инженеров

RACI — это аббревиатура. Разберем слово по буквам, чтобы понять смысл инструмента.

R — Responsible — ответственный. Это человек, который выполняет задачу. Для одной задачи может быть несколько ответственных.

A — Accountable — подотчетный. Он принимает готовую задачу, если все готово, то дальше отвечает за ее выполнение в проекте. Если результат слабый, говорит, что исправить. Например, тимлид принимает дизайн прототипа. Для каждой задачи только один подотчетный.

C — Consulted — консультант. Он помогает выполнить задачу, направляет, согласовывает идею. Это эксперт. Роль консультанта не всегда есть в проекте. Например, в Бюро Горбунова его роль выполняет ведущий дизайнер. Он консультирует стажеров по задачам и личному росту. Но не несет ответственности за их проекты.

I — Informed — информатор. Человек, который следит за проектом, но не вмешивается в него. Например, руководитель службы поддержки пользователей. Он рассказывает пользователям, когда будет обновление игры. Следит за ходом работы, но повлиять на них не может.

Матрица RACI — это перечисление ответственных в проекте. Кто отвечает за то, чтобы задача была выполнена. С помощью RACI можно определить, кто несет ответственность, кто подотчетен, с кем необходимо консультироваться и кто должен оставаться информированным.

Ответственный — кто выполняет задание. Подотчетный — кто принимает решения и отвечает за конечный результат. Консультант — с кем будут общаться по поводу решений и задач. Информированный — кто будет информирован о решениях и действиях о ходе проекта.

Матрицу распределения ответственности используют во всем мире, это общепризнанный инструмент. Если вы покажете таблицу на собрании с иностранными партнерами, они сразу поймут, о чем речь.

Матрицу RACI используют в управлении проектами, на этапе планирования задач, исполнителей и ответственных.

Матрица полезна при описании бизнес–процессов, чтобы понять, кто и за какую часть процесса отвечает, с кого спрашивать.

Матрица RACI нужна при запуске новых продуктов, когда процессы еще не выстроены. Матрица помогает договориться, кто за что отвечает: Василий — за маркетинг, Татьяна — за производство, Никита — за логистику и так далее. Тогда все занимаются своим делом, не хватаются за все подряд и не мешают друг другу. С таким подходом продукт получает шанс выйти на рынок.

Удобнее всего оформлять матрицу RACI в виде таблицы. По вертикали пишем задачи. По горизонтали пишем роли людей, ответственных за выполнение.

Для каждой задачи назначают подотчетного, того, за кем последнее слово. Он решает готово или надо исправить.

По каждой задаче оценивают, с кем нужно консультироваться и кого информировать о ходе проекта.

Составлять матрицу RACI нужно вместе с командой. Все участники должны ее согласовать.

Матрица распределения ответственности показывает загруженность сотрудников. Например, проджект менеджера Игната слишком часто назначают на ответственную роль в проектах. А менеджера Нину назначили ответственной всего один раз. Матрица показывает, много у человека обязанностей или он мог бы взять на себя больше.

RACI помогает успешно завершить проект, так как все, кто в ней указан, находятся в курсе дел. Это уменьшает количество недопониманий между сотрудниками и повышает их производительность. Если задачу выполнили неправильно, то RACI подскажет, кто был вовлечен и несет ответственность.

Матрица RACI объясняет роль каждого человека в проекте, но необходимые действия для каждой роли могут быть неясны. Например, непонятно, кто планирует выполнение задачи — ответственный или подотчетный.

Роль консультанта в матрице не всегда очевидна. Чтобы это исправить, менеджер проекта и консультант должны решить, будет ли консультант давать указания только когда его попросят, или будет предлагать указания, когда сочтет нужным и следить за тем, чтобы его вклад был реализован.

Ответственный не подотчетен? Складывается впечатление, что это так, поскольку это отдельная роль. Этот момент нужно решать отдельно.

Матрица RACI не исправит команду с низкой мотивацией. Чтобы инструмент работал, нужна эффективная команда. RACI не сделает команду лучше, но поможет настроить коммуникацию и распределить ответственность.

Проджект менеджеры рекомендуют выполнять построение матрицы в шесть шагов:

1. Построить список задач проекта

2. Определить заинтересованные стороны проекта

3. Знать ответственных и подотчетных за каждую задачу, заинтересованных лиц

4. Хотя бы одна заинтересованная сторона несет ответственность за каждую задачу

5. Только одна подотчетная заинтересованная сторона

6. Обсудите матрицу со всеми заинтересованными сторонами.

Матрица RACI для скрам–команды

Есть примеры использования матрицы RACI в контексте scrum. В одном из успешных кейсов, проджект менеджер, чтобы достичь цели проекта, добавил F к RACI. То есть добавил роль фасилитатора или скрам–мастера.

Использование RACI в контексте scrum вызвало споры между западными профессионалами проджект менеджмента. Некоторые считали, что эта модель обеспечит признание хорошо выполненной работы и порицание плохо выполненной работы, что повлияет на сплоченность команды. И в конечном итоге повлияет на основы Scrum — самоорганизацию.

Проджекты сошлись на том, что необходимо учитывать степень применения RACI в Скрам–командах. Например, найти баланс между жесткими ролями и гибкостью команды.

Чтобы матрица RACI работала, важно соблюдать баланс. Например, если в каждой роли слишком много исполнителей или, наоборот, недостаточно людей, это замедлит выполнение задач. Каждому члену команды должно быть комфортно в его роли.

На каждую задачу нужен один подотчетный. Если у вас их несколько, это все равно, что несколько человек управляют автомобилем.

Не стоит увлекаться ролью консультанта: это может замедлить выполнение задачи. Если перед выполнением задания вам нужно проконсультироваться с несколькими людьми, вы теряете время. Или получаете разные мнения, как лучше сделать.

Возможно, вам не нужно советоваться с людьми, а просто нужно их информировать. Убедитесь, что у вас есть люди на эту роль, иначе могут возникнуть проблемы с общением.

Удобнее всего оформлять матрицу RACI в виде таблицы. По вертикали пишем задачи. По горизонтали пишем роли людей, ответственных за выполнение.

Для каждой задачи назначают подотчетного, того, за кем последнее слово. Он решает готово или надо исправить.

По каждой задаче оценивают, с кем нужно консультироваться и кого информировать о ходе проекта.

Удобнее всего оформлять матрицу RACI в виде таблицы. По вертикали пишем задачи. По горизонтали пишем роли людей, ответственных за выполнение.

Для каждой задачи назначают подотчетного, того, за кем последнее слово. Он решает готово или надо исправить.

По каждой задаче оценивают, с кем нужно консультироваться и кого информировать о ходе проекта.