Разъяснение понятия скоупа проекта: его определение, важность и как он влияет на успешное управление проектами. Основы определения и контроля скоупа.

Скоуп проекта содержит все задачи и работы, которые необходимо выполнить для достижения итогового результата. Определение скоупа позволяет ограничить проект и включить в него только необходимую деятельность, а его изменение заметно изменяет весь проект.

Изменение скоупа проекта приводит чаще всего к добавлению новых задач, которые нужно выполнить в ограниченное время. Так как заданий для команды становится больше, уложить их выполнение в те же самые временные рамки становится сложнее. Именно поэтому изменение скоупа часто приводит к задержкам в работе над проектом.

Важно контролировать скоуп проекта, чтобы отследить прогресс проекта и своевременно его завершить. Контроль объема задач позволяет проконтролировать соблюдение сроков проекта и избежать постоянных изменений. Имея четко обозначенный скоуп, можно контролировать смену требований заказчика и гарантировать прозрачную коммуникацию с командой.

Чтобы включить в скоуп только необходимые задачи и учесть как требования заказчика, так и важные параметры проекта, необходимо задать следующие вопросы:

• Какие задачи необходимо выполнить? Отвечая на этот вопрос, необходимо определить, какие задачи должны быть выполнены в рамках проекта и установить полный объем работы. Это позволит в дальнейшем правильно распределить необходимые ресурсы и установить время выполнения каждого этапа проекта.

• Каких результатов необходимо достичь? Необходимо определить конечные результаты проекта. Впоследствии это поможет объективно оценить результаты работы команды на каждом этапе и в конце проекта.

• Какие ограничения имеет каждая задача? Ограничения задачи могут заключаться во времени ее выполнения или в небольшом бюджете. Для правильного выполнения задач необходимо установить границы в соответствии с ограничениями. Это поможет избежать задержке или перерасхода бюджета.

• Какие ресурсы нужны для выполнения задач в скоупе? Нужно понять, какие расходные материалы и оборудование понадобятся для того, чтобы выполнить соответствующие задания. Нужно распределить соответствующие роли в команде и назначить ответственных за выполнение задач.

Границы скоупа – это те рамки, в которые включаются только необходимые для выполнения задачи. Остальные задания должны быть исключены из проекта, чтобы не перегружать сотрудников и не тратить ресурсы на лишние этапы проекта. Четкие границы скоупа помогают избегать недопонимания как внутри команды, так и в общении с заказчиком проекта.

Чтобы установить четкие границы скоупа, нужно сделать следующее:

• Регулярно встречаться с заказчиком. Во время общения с заказчиком проекта можно уточнить все требования и желаемый результат, к которому должна прийти команда. Обязательно задавайте конкретные вопросы, чтобы исключить ненужные действия из всего объема работы.

• Проанализировать требования. Анализ бизнес–требований важен для понимания ценностей компании и того, как конкретный проект поможет достичь итоговых целей.

• Использовать рамочные документы. Использование специализированных документов помогает зафиксировать определенные границы проекта и все его характеристики, в том числе его цели и ожидаемые результаты.

Любой проект допускает определенные изменения. Они могут происходить из–за смены условий на рынке, появления новых требований заказчика или новой информации. При возникновении необходимости изменить параметры проекта важно использовать механизмы контроля изменений и оценку предлагаемых перемен по определенным критериям. Каждое изменение должно быть целесообразно. Его влияние на стоимость проекта и время работы над итоговым результатом не должно быть критическим.

Важную роль во внесении изменений в проект играет также коммуникация со всеми заинтересованными сторонами. Во время работы над проектом необходимо постоянно держать контакт с заказчиком и с командой, которая работает над проектом, и доносить до всех заинтересованных лиц необходимую информацию. Это позволит обойтись без конфликтов и устранить недопонимания, которые могут возникнуть в процессе работы.

Границы скоупа – это те рамки, в которые включаются только необходимые для выполнения задачи. Остальные задания должны быть исключены из проекта, чтобы не перегружать сотрудников и не тратить ресурсы на лишние этапы проекта. Четкие границы скоупа помогают избегать недопонимания как внутри команды, так и в общении с заказчиком проекта.

Чтобы установить четкие границы скоупа, нужно сделать следующее:

• Регулярно встречаться с заказчиком. Во время общения с заказчиком проекта можно уточнить все требования и желаемый результат, к которому должна прийти команда. Обязательно задавайте конкретные вопросы, чтобы исключить ненужные действия из всего объема работы.

• Проанализировать требования. Анализ бизнес–требований важен для понимания ценностей компании и того, как конкретный проект поможет достичь итоговых целей.

• Использовать рамочные документы. Использование специализированных документов помогает зафиксировать определенные границы проекта и все его характеристики, в том числе его цели и ожидаемые результаты.

Любой проект допускает определенные изменения. Они могут происходить из–за смены условий на рынке, появления новых требований заказчика или новой информации. При возникновении необходимости изменить параметры проекта важно использовать механизмы контроля изменений и оценку предлагаемых перемен по определенным критериям. Каждое изменение должно быть целесообразно. Его влияние на стоимость проекта и время работы над итоговым результатом не должно быть критическим.

Важную роль во внесении изменений в проект играет также коммуникация со всеми заинтересованными сторонами. Во время работы над проектом необходимо постоянно держать контакт с заказчиком и с командой, которая работает над проектом, и доносить до всех заинтересованных лиц необходимую информацию. Это позволит обойтись без конфликтов и устранить недопонимания, которые могут возникнуть в процессе работы.

Управление скоупом важно для проекта по следующим причинам:

• При определении скоупа можно точно установить бюджет и рамки проекта. Это помогает правильно распределить ресурсы и избежать задержек во время работы над задачами благодаря отсутствию ненужных заданий.

• Управление скоупом позволяет сохранить изначальные требования к проекту. После документации скоупа любое изменение проекта требует документации. Поэтому неоправданные изменения гораздо сложнее внести в проект, ведь им необходимо обоснование и фиксация в документах.

Для управления скоупом можно использовать следующие инструменты:

• Рабочая структура проекта. Это основной инструмент для определения скоупа, который помогает разбить задачи на гораздо более мелкие компоненты. Чем меньше задача, тем проще ей управлять, именно поэтому разветвленная структура проекта, где указаны все небольшие задачи и их взаимосвязи.

• Матрица ответственности. В матрице ответственности можно указать, кто несет ответственность за отдельные задачи. Это помогает распределить роли между всеми членами команды.

• Документация требований. Каждое требование к проекту важно правильно документировать, чтобы избежать недопониманий и конфликтов. Точное указание требований в документах помогает убрать ненужные задачи и оставить только необходимые этапы работы над проектом.

• Контроль изменений. Во время управления скоупом важно постоянно контролировать изменения. Часто это очень формальный процесс, при котором все изменения оцениваются, утверждаются и документируются.

В рамках проекта часто выделяют глобальный и локальный скоупы. Оба этих вида скоупа важны для проекта, и, хотя они оба определяют цели и задачи, их назначение абсолютно различно.

Глобальный скоуп проекта относится ко всем задачам внутри проекта и определяет задачи, которые составляют общий проект. Он помогает оценить реалистичность целей и задокументировать их, ограничивает ожидания заказчиков и фокусирует команду на проекте.

Определение глобального скоупа помогает сконцентрироваться на цели и ограничить работу команды выполнением необходимых для успешного завершения проекта задач. Глобальный скоуп помогает выработать понимание целей и этапов их достижения, что способствует бесконфликтной коммуникации внутри коллектива.

Определение глобального скоупа помогает более точно определит бюджет проекта и время, необходимое для его выполнения. Благодаря точному определению количества задач, которые нужно выполнить, глобальный скоуп не допускает перерасхода бюджета и срыва сроков.

В отличие от глобального скоупа, локальный концентрируется именно на отдельных задачах внутри проекта. Он помогает установить границы между задачами, распределить между ними ресурсы и назначить ответственных за их выполнение сотрудников. Он может составляться для любой фазы проекта и для любого его этапа, где необходимо расписать отдельные задачи и их результаты.

При изменениях в скоупе затрагивается бюджет проекта. Так как постоянные изменения требуют перераспределения ресурсов, в какой–то момент бюджет может оказаться недостаточным для очередной корректировки.

Изменения в скоупе могут затронуть бюджет проекта следующим образом:

• Увеличение объема работ. При изменении скоупа в проект могут быть добавлены отдельные требования и задачи. В этом случае количество работы, которую команде необходимо выполнить, увеличится, и соответственно увеличится и необходимый бюджет проекта.

• Изменение сроков проекта. Так как при изменении количества задач в скоуп могут быть добавлены новые этапы работы, требуемые сроки на достижение целей могут быть также изменены. Это может привести к увеличению стоимости работы сотрудников и аренды оборудования.

• Изменение приоритетов и итоговой цели. При изменении приоритетов может потребоваться изменение количества задач, которые нужно выполнить, или перераспределение ресурсов.

• Увеличения риска возникновения проблем. При неожиданных изменениях внутри проекта велик риск возникновения дополнительных проблем, которые также оказывают серьезное влияние на бюджет.

Скоуп проекта напрямую связан с временными ограничениями проекта и его бюджетом. Определение скоупа важно для сроков и итоговой стоимости проекта по следующим причинам:

• Точность в определении целей. Так как скоуп ограничивает цели и ожидаемые результаты. Это помогает сконцентрировать свое внимание на целях проекта и избежать конфликтов внутри команды из–за непонимания.

• Ограничение количества задач. В границы скоупа не входят дополнительные и необязательные работы. Именно поэтому скоуп позволяет точно рассчитать необходимый для завершения проекта бюджет и избежать перерасхода средств точно так же, как и слишком длительного времени на выполнение проекта.

• Распределение ресурсов. При планировании скоупа важно досконально изучить планируемые ресурсы и правильно распределить их между задачами. Это также избавляет от перерасхода средств и слишком сильного увеличения сроков проекта.

Основными методами управления изменениями в скоупе являются следующие действия:

• Определение изменений. После того, как вы решили, что необходимо внести в проект определенные изменения, вы должны оценить их влияние как на результат, так и на план действий в рамках проекта. Важно понять, какие риски создает то или иное изменение, насколько сложно включить его в проект и насколько велики его преимущества.

• Установление приоритетов. После анализа всех преимуществ и рисков каждого изменения важно понять, какое из них значимо для проекта, а какое несущественно. После этого нужно рационально распределить уже имеющиеся на проекте ресурсы таким образом, чтобы включить в проект необходимые изменения.