Разбор понятия воркфлоу в управлении проектами и бизнес-процессами. Определение, ключевые особенности и примеры эффективных рабочих процессов.

Workflow — это способ организации работы, при котором необходимо определить последовательность задач для достижения результата и следовать ей для выполнения целей. В зависимости от сложности задач и количества членов команды существуют линейный и параллельный Workflow.

Workflow нужен для того, чтобы команда эффективно справлялась с задачами и не тратила лишнего времени и ресурсов. При неправильном использовании Workflow вы можете столкнуться со следующими сложностями:

• Задержки. При неправильном планировании и распределении задач возникают задержки и сдвигаются сроки выполнения отдельных этапов проекта, что в итоге может привести к проблемам со сдачей проекта во время.

• Ошибки в работе. Неверное распределение задач между отдельными членами команды может привести к возникновению ошибок из–за отсутствия у сотрудников необходимых навыков. К этому также приводит неправильная коммуникация внутри команды.

• Несоответствие результатов планируемым. В каждом проекте перед его началом выставляются планируемые результаты и метрики контроля качества. Неправильное построение Workflow может привести к нарушению производственных процессов и как следствие несоответствию реального результата ожиданиям.

Существуют следующие типы Workflow:

• Линейный. Линейный Workflow позволяет выстроить задачи в четкой последовательности. Он применяется в тех случаях, когда между отдельными задачами существует прямая взаимосвязь, и каждый из этапов проекта может выполняться только после завершения предыдущего.

• Параллельный. Параллельный Workflow предполагает выполнение нескольких задач одновременно. В этом случае отдельные задачи слабо зависят друг от друга, поэтому их сроки выполнения не так плотно взаимосвязаны.

• Конвергентный. Этот тип Workflow расставляет задачи таким образом, что несколько отдельных этапов проекта сходятся в одной точке. Это необходимо в тех проектах, где для достижения результата необходимо выполнить несколько различных действий, которые впоследствии объединятся в итоговый продукт.

• Итеративный. В итеративном Workflow главной особенностью становится то, что все действия выполняются несколько раз на разных циклах работы над задачами.

• Интерактивный. Этот тип Workflow строится на взаимодействии членов команды между собой и на постоянной передаче результатов выполнения отдельных задач между участниками работы.

• Подстрочный. Этот тип Workflow также называется адаптивным. Он основывается на том, что вся команда гибко реагирует на изменения на внешнем рынке, а проект постоянно изменяется и подстраивается под ситуацию.

Организация Workflow в компании требует особенного внимания к налаживанию коммуникации между членами команды и настройке способов мониторинга отдельных процессов. Важно определить соответствующие каналы коммуникации, благодаря которым сотрудники смогут беспрепятственно общаться между собой и постоянно передавать друг другу информацию о том, на какой стадии находится проект и каким образом выполняется работа.

Для налаживания коммуникации можно использовать следующие подходы:

• Единый центр общения. Для обмена информацией между сотрудниками важно создать общий чат или платформу для общения, с помощью которой все сотрудники смогут делиться информацией, а руководство сможет следить за передачей данных между членами команды.

• Собрания. Во время регулярных собраний члены команды не только могут делиться информацией, но также получают возможность обсудить существующие проблемы и совместно выработать их решения. Это помогает сотрудникам своевременно получать обратную связь по своим задачам и наладить качественную коммуникацию.

• Проектные системы. Многие системы управления проектами позволяют сотрудникам не только отслеживать, какие задачи выполняются, а какие требуют внимания, но и поддерживать постоянную коммуникацию внутри команды.

• Соцсети и почта. Для общения внутри команды можно использовать не только специальные программы, но и социальные сети или электронную почту. В них можно обмениваться информацией, пересылать друг другу файлы. На оповещения и сообщения в социальных сетях люди реагируют лучше, а данные из переписки проще найти.

При регулярном анализе Workflow и мониторинге работы сотрудников важно использовать соответствующие метрики, которые позволят вам проконтролировать, как выполняются отдельные задачи и не возникает ли проблем и задержек во время выполнения проекта. Анализировать можно время выполнения работы, отдельные показатели качества, степень удовлетворенности клиентов, сотрудников или заказчиков.

Workflow имеет следующие преимущества:

• Автоматизация. Благодаря применению Workflow можно автоматизировать выполнение отдельных процессов и не тратить время на ручной контроль отдельных задач. Использование этой системы предполагает автоматизированное распределение заданий, подключение оповещений о новых процессах.

• Стандартизация. Workflow предполагает установление определенных критериев оценивания качества бизнес–процессов. Это помогает установить одинаковые метрики для отдельных сотрудников и сделать работу для них понятной и простой. Отдельные сотрудники таким образом могут сами контролировать свою работу и отслеживать ее качество, точно так же как руководители легко определяют, насколько результаты отдельных задач соответствуют планируемым.

• Прозрачность. Использование Workflow предполагает прозрачные и понятные процессы для всех членов команды. То есть каждый сотрудник видит, какая именно задача имеет наивысший приоритет, знает, кто несет ответственность за ее выполнение и какие отдельные шаги он должен предпринять. Это помогает настроить конструктивную коммуникацию внутри команды и избежать конфликтных ситуаций.

Workflow позволяет автоматизировать бизнес–процессы и их оценку. Для постоянного контроля и измерения качества работы отдельных сотрудников можно использовать следующие инструменты:

• Аналитические системы. Системы анализа данных занимаются сбором и проверкой информации о выполнении отдельных бизнес–процессов. Это позволяет быстро определить эффективность работы команды и отдельных сотрудников, собрать необходимые метрики в отчет или отразить их в графике для того, чтобы визуально выразить достигнутые результаты и сделать их более понятными для членов команды.

• Системы управления процессами. Системы управления рабочими процессами дают возможность создавать и автоматически отслеживать выполнение отдельных задач. В таких программах можно отметить отдельные этапы, которые должны пройти сотрудники, указать сроки, за которые должны быть выполнены отдельные задачи, и назначить ответственных.

• Интегрированные системы управления предприятием. Такие системы позволяют автоматизировать продажи, производство, закупки. Они автоматически измеряют эффективность процессов и создают цельную картину о работе организации.

Для создания Workflow можно использовать следующие программы и инструменты:

• Business Process Management (BPM). Эта методология помогает моделировать определенные бизнес–процессы, управлять ими и проводить автоматизацию отдельных их частей. Используя менеджеры бизнес–процессов, можно создавать Workflow и четко указывать роли каждого участника и шаги для выполнения целей.

• Project Management Software. Существуют специальные программы, которые работают как доски для размещения задач и контроля их выполнения. На таких электронных досках можно указать, кто именно является ответственным за отдельные задачи, отследить прогресс выполнения задач и то, каким именно образом продвигается работа над ними. В таких программах можно также разбивать крупные задачи на более мелкие задания и назначать ответственных для каждой из них.

• Collaboration Tools. Приложения для совместной работы помогают структурировать коммуникацию между отдельными сотрудниками и наладить конструктивное общение между ними для эффективного выполнения задач.

• Workflow Automation Tools. Автоматизация определенных процессов в Workflow осуществляется с помощью специальных программ. Такие программы нужны для того, чтобы автоматически отправлять заинтересованным лицам и ответственным за отдельные задачи членам команды уведомления, а также обновлять базу данных проекта.

В рамках развития технологий Workflow существуют следующие тренды, которые способствуют повышению эффективности бизнес–процессов:

• Использование искусственного интеллекта. Использование искусственного интеллекта позволяет автоматизировать отдельные бизнес–процессы. Так, например, ИИ может анализировать данные по проекту и по работе отдельных сотрудников, предлагать методы оптимизации работы и автоматически распределять задачи в зависимости от загруженности отдельных членов команды.

• Цифровизация и автоматизация. В процессе автоматизации бизнес–процессов все больше используются современные технологии. Они позволяют улучшить эффективность работы команды, собрать отдельные приложения и используемые системы в общий рабочий процесс. Это делает управление работой сотрудников простой и понятной.

• Мобильные и облачные технологии. Так как все больше во время работы используются мобильные приложения и облачные системы, Workflow–программы становятся доступными с разных устройств. Это позволяет сотрудником постоянно оставаться в курсе работы, отслеживать прогресс даже при работе вне офиса и легко получать доступ к отдельным задачам.

• Объединение отдельных систем в одну. Все большая автоматизация процессов постепенно ведет к возможности объединения нескольких программ в рамках автоматизированных бизнес–процессов. Так, некоторые приложения автоматически выгружают существующие данные из CRM–систем, проводят их анализ и распределяют задачи внутри команды практически без вмешательства человека.