Эффективные способы удаленного контроля работы сотрудников. Как обеспечить продуктивность и прозрачность в удаленных командах с сохранением доверия.

Удаленный формат работы стал распространенным во время пандемии в 2020 году. Тогда многие компании были к этому не готовы, так как не обладали необходимыми методами и инструментами для контроля сотрудников.

С тех пор, как ограничения были сняты, часть сотрудников удалось вернуть обратно в офисы, но достаточно большая часть продолжает бороться за то, чтобы оставаться работать на удаленке. Компании вынуждены идти на уступки, поэтому актуальность удаленного контроля работы сотрудников до сих пор не пропала.

Разберемся, почему удаленный контроль работы может быть полезным:

Оценка производительности.

В случае работы с командой в офисе, есть возможность наблюдать за всеми рабочими и бизнес–процессами лично. Таким образом руководитель может осуществлять не только контроль исполнения обязанностей, но и оперативно вносить какие–либо правки в работу проекта, чтобы добиться наибольшей результативности.

В случае, если участники команды работают на удаленном доступе, то осуществлять управление и контроль над рабочими и бизнес–процессами становится сложнее. Большую роль может сыграть человеческий фактор, что отрицательно скажется на эффективности.

Оценка производительности должна быть измеряемой, чтобы сохранить эффективность и непредвзятость. Это важно для того, чтобы отношения в коллективе были здоровыми и доверительными.

Управление проектами.

Поскольку руководитель лишен возможности непосредственно следить за процессом исполнения задач, то удаленный контроль позволяет сделать это достаточно прозрачным.

С помощью различных инструментов можно ставить цели, делегировать задачи, измерять эффективность, анализировать полученные результаты и вносить необходимые изменения в процессы.

Таким образом, руководитель сможет достичь целей проекта, при этом не потеряв эффективности.

Безопасность данных.

Не во всех случаях, когда сотрудники отправлялись работать на удаленный доступ, компания могла их обеспечить необходимым оборудованием для работы. В этом случае возникали риски потери данных или возникновения несанкционированного доступа.

Поэтому в случае удаленного контроля необходимо обеспечить сотрудников либо рабочим оборудованием со всем необходимым софтом, либо установить необходимые программы на личный ПК с ограничением доступа.

Соблюдение норм и правил.

В каждой организации имеется свой определенный свод правил и нормативных актов, которые необходимо соблюдать. Даже при переходе на удаленную работу важно сохранить тот режим работы, который был в офисе.

Таким образом соблюдается контроль дисциплины и мотивация сотрудника. К тому же может пострадать эффективность всего рабочего процесса, если каждый сотрудник будет работать в то время, когда ему удобно.

Ресурсы и эффективность.

В случае, когда контроль над работой сотрудников осуществляется на удаленном доступе, происходит перераспределение ресурсов. Руководитель имеет инструмент, который автоматизирует и оптимизирует практически все рабочие и бизнес–процессы. В свою очередь, это дает возможность управлять ресурсами более эффективно.

К тому же компания может экономить на денежных ресурсов. Например, полностью отказаться от офиса или арендовать помещение меньших размеров. Это сократит расходы на коммунальные услуги. Тогда сэкономленные финансы можно потратить на оборудование для сотрудников или вложиться в их обучение.

Обратная связь и развитие сотрудников.

Удаленный контроль дает возможность не только следить за эффективностью процессов в специальной программе, но и получать обратную связь от сотрудников. Это позволит поддерживать доверительные отношения в коллективе, а так же находить слабые места в процессах и принимать решения по их оптимизации.

Важно разработать лояльную систему управления удаленной работой сотрудников, и найти баланс между личной свободой и контролем производства. Сохранив здоровые доверительные отношения с участниками команды, которые работают на удаленном доступе, получится поддерживать должный уровень эффективности.

Удаленный формат работы стал распространенным во время пандемии в 2020 году. Тогда многие компании были к этому не готовы, так как не обладали необходимыми методами и инструментами для контроля сотрудников.

С тех пор, как ограничения были сняты, часть сотрудников удалось вернуть обратно в офисы, но достаточно большая часть продолжает бороться за то, чтобы оставаться работать на удаленке. Компании вынуждены идти на уступки, поэтому актуальность удаленного контроля работы сотрудников до сих пор не пропала.

Разберемся, почему удаленный контроль работы может быть полезным:

Оценка производительности.

В случае работы с командой в офисе, есть возможность наблюдать за всеми рабочими и бизнес–процессами лично. Таким образом руководитель может осуществлять не только контроль исполнения обязанностей, но и оперативно вносить какие–либо правки в работу проекта, чтобы добиться наибольшей результативности.

В случае, если участники команды работают на удаленном доступе, то осуществлять управление и контроль над рабочими и бизнес–процессами становится сложнее. Большую роль может сыграть человеческий фактор, что отрицательно скажется на эффективности.

Оценка производительности должна быть измеряемой, чтобы сохранить эффективность и непредвзятость. Это важно для того, чтобы отношения в коллективе были здоровыми и доверительными.

Управление проектами.

Поскольку руководитель лишен возможности непосредственно следить за процессом исполнения задач, то удаленный контроль позволяет сделать это достаточно прозрачным.

С помощью различных инструментов можно ставить цели, делегировать задачи, измерять эффективность, анализировать полученные результаты и вносить необходимые изменения в процессы.

Таким образом, руководитель сможет достичь целей проекта, при этом не потеряв эффективности.

Безопасность данных.

Не во всех случаях, когда сотрудники отправлялись работать на удаленный доступ, компания могла их обеспечить необходимым оборудованием для работы. В этом случае возникали риски потери данных или возникновения несанкционированного доступа.

Поэтому в случае удаленного контроля необходимо обеспечить сотрудников либо рабочим оборудованием со всем необходимым софтом, либо установить необходимые программы на личный ПК с ограничением доступа.

Соблюдение норм и правил.

В каждой организации имеется свой определенный свод правил и нормативных актов, которые необходимо соблюдать. Даже при переходе на удаленную работу важно сохранить тот режим работы, который был в офисе.

Таким образом соблюдается контроль дисциплины и мотивация сотрудника. К тому же может пострадать эффективность всего рабочего процесса, если каждый сотрудник будет работать в то время, когда ему удобно.

Ресурсы и эффективность.

В случае, когда контроль над работой сотрудников осуществляется на удаленном доступе, происходит перераспределение ресурсов. Руководитель имеет инструмент, который автоматизирует и оптимизирует практически все рабочие и бизнес–процессы. В свою очередь, это дает возможность управлять ресурсами более эффективно.

К тому же компания может экономить на денежных ресурсов. Например, полностью отказаться от офиса или арендовать помещение меньших размеров. Это сократит расходы на коммунальные услуги. Тогда сэкономленные финансы можно потратить на оборудование для сотрудников или вложиться в их обучение.

Обратная связь и развитие сотрудников.

Удаленный контроль дает возможность не только следить за эффективностью процессов в специальной программе, но и получать обратную связь от сотрудников. Это позволит поддерживать доверительные отношения в коллективе, а так же находить слабые места в процессах и принимать решения по их оптимизации.

Важно разработать лояльную систему управления удаленной работой сотрудников, и найти баланс между личной свободой и контролем производства. Сохранив здоровые доверительные отношения с участниками команды, которые работают на удаленном доступе, получится поддерживать должный уровень эффективности.

Для того, чтобы осуществлять контроль и управление деятельностью сотрудников на удаленном доступе, используются различные методы. Они дают возможность оценить эффективность не только каждого отдельно взятого участника коллектива, но производительность всей команды в целом.

Рассмотрим, какие методы удаленного контроля работы существуют:

Мониторинг рабочего времени.

Благодаря системе учета времени или программному обеспечению для отслеживания рабочего времени, работодатель может контролировать время затраченное на выполнение задач. Можно мониторить как весь процесс в целом, так и отдельно взятые задачи. Таким образом получится не только проверить производительность сотрудника, но и найти слабые места в тех или иных рабочих процессах. Возможно, для того, чтобы ускорить исполнение задач и повысить их эффективность, требуется дополнительный софт.

Учет выполненной работы.

Системы управления проектами и задачами, электронные таблицы и другие инструменты позволяют отслеживать прогресс исполнения. Таким образом руководитель в курсе того, на каком этапе сейчас находится команда на пути достижения цели, и требуется ли корректировка стратегии. А сотрудники имеют представление о том, какое количество работы уже сделано и какие задачи требуется выполнить.

Мониторинг интернет–активности.

В некоторых организация руководители используют программное обеспечение для мониторинга активности сотрудников в интернете. Таким образом, они хотят убедиться, что рабочее время расходуется эффективно, а не в личных целях. Так как не все сотрудники в одинаковой степени обладают высокой степени дисциплины и самоорганизации.

Веб–камеры и видеонаблюдение.

Установка видеонаблюдения или веб–камер для контроля за работой сотрудников осуществляется и на удаленном доступе, но не на всех случаях. Удаленная работа не всегда подразумевает, что сотрудник работает из дома. Например, сотрудники все таки же могут посещать офис, но это подразделение будет находиться в другом городе от головного офиса организации.

Мониторинг электронной почты и чатов.

Для некоторых организаций важно соблюдение безопасности и сохранение коммерческой тайны. Поэтому для контроля сотрудников осуществляется мониторинг электронной почты и рабочих чатов.

Осуществлять контроль сотрудников на удаленном доступе важно с соблюдением всех норм и законодательства. У каждого работника есть не только его профессиональные обязанности, но и личная жизнь. Особенно важно об этом помнить в случае, если сотрудник работает не на рабочем оборудовании, а с использованием личного ПК. Если его приватность будет нарушена, то это станет основанием для судебного разбирательства.

Для того, чтобы осуществлять контроль и управление деятельностью сотрудников на удаленном доступе, используются различные методы. Они дают возможность оценить эффективность не только каждого отдельно взятого участника коллектива, но производительность всей команды в целом.

Рассмотрим, какие методы удаленного контроля работы существуют:

Мониторинг рабочего времени.

Благодаря системе учета времени или программному обеспечению для отслеживания рабочего времени, работодатель может контролировать время затраченное на выполнение задач. Можно мониторить как весь процесс в целом, так и отдельно взятые задачи. Таким образом получится не только проверить производительность сотрудника, но и найти слабые места в тех или иных рабочих процессах. Возможно, для того, чтобы ускорить исполнение задач и повысить их эффективность, требуется дополнительный софт.

Учет выполненной работы.

Системы управления проектами и задачами, электронные таблицы и другие инструменты позволяют отслеживать прогресс исполнения. Таким образом руководитель в курсе того, на каком этапе сейчас находится команда на пути достижения цели, и требуется ли корректировка стратегии. А сотрудники имеют представление о том, какое количество работы уже сделано и какие задачи требуется выполнить.

Мониторинг интернет–активности.

В некоторых организация руководители используют программное обеспечение для мониторинга активности сотрудников в интернете. Таким образом, они хотят убедиться, что рабочее время расходуется эффективно, а не в личных целях. Так как не все сотрудники в одинаковой степени обладают высокой степени дисциплины и самоорганизации.

Веб–камеры и видеонаблюдение.

Установка видеонаблюдения или веб–камер для контроля за работой сотрудников осуществляется и на удаленном доступе, но не на всех случаях. Удаленная работа не всегда подразумевает, что сотрудник работает из дома. Например, сотрудники все таки же могут посещать офис, но это подразделение будет находиться в другом городе от головного офиса организации.

Мониторинг электронной почты и чатов.

Для некоторых организаций важно соблюдение безопасности и сохранение коммерческой тайны. Поэтому для контроля сотрудников осуществляется мониторинг электронной почты и рабочих чатов.

Осуществлять контроль сотрудников на удаленном доступе важно с соблюдением всех норм и законодательства. У каждого работника есть не только его профессиональные обязанности, но и личная жизнь. Особенно важно об этом помнить в случае, если сотрудник работает не на рабочем оборудовании, а с использованием личного ПК. Если его приватность будет нарушена, то это станет основанием для судебного разбирательства.

Для того, чтобы успешно применять методы удаленного контроля работы сотрудников, требуется использование специальных инструментов. Они помогут отслеживать показатели производительности, чтобы у руководителя была объективная основа для принятие управленческих решений. Вот некоторые из этих инструментов:

1. Системы учета рабочего времени:

• Toggl – программное обеспечение разработанное в Эстонии. Позволяет отслеживать рабочее время и создавать отчеты по выполненным задачам. Доступно как в веб–версии, так и в качестве приложения для ПК и смартфонов.

• Time Doctor – помогает отслеживать рабочее время и производительность сотрудников. Также позволяет определять наиболее эффективных сотрудников команды. Имеет возможность интеграции с более чем 60 корпоративными инструментами управления.

• Hubstaff – американское программное обеспечение для отслеживания продуктивности сотрудников на удаленном доступе. Делает снимки экрана в процессе деятельности и измеряет уровень активности в этот период.

• RescueTime – веб–инструмент для отслеживания и аналитики времени, который работает в фоновом режиме. Показывает, сколько времени сотрудник тратит на просматривание сайтов и приложений.

2. Программы управления проектами:

• Asana – мобильное и веб–приложение для управления проектами. Благодаря этому инструменту можно управлять несколькими проектами и задачами одновременно. Позволяет автоматически добавлять новых участников в процесс. Обладает системой уведомлений об изменениях по поставленным задачам, что дает возможность всегда быть в курсе всех дел.

• Trello – онлайн система для управления проектами, основанная на японском методе планирования канбан. Доступно бесплатно в веб–версии, но есть и платные услуги. Подходит для управления командами разных размеров, так как не имеет никаких ограничений в интерфейсе.

• Jira – ещё одно программное обеспечение, которое основано на принципах канбан- и скрам–досок. Имеет большое количество вспомогательных механизмов для управления проектами и мониторинга эффективности команды. Кроме того, система исповедует Agile–методику разработки.

• Microsoft Project – программное обеспечение для управления проектами, принадлежащее компании Microsoft. Дает возможность выстраивать эффективный рабочий процесс, распределять ресурсы, генерировать расписание критического пути.

3. Виртуальные офисные платформы:

• Zoom – программа, необходимая для проведения видеоконференций и созвонов. Доступна как в десктоп–версии, так и виде приложения для смартфонов и планшетов. Часто используется в финансовых организациях, IT–компаниях, образовательных учреждениях, где в работе не требуется использование специальных инструментов или оборудования.

• Microsoft Teams – ещё один полезный продукт управления от Microsoft, эффективный для управления малым и средним бизнесом. Подойдет не только для звонков и видеоконференций, но и для постановки задач и передачи данных.

• Slack – инструмент коммуникации для сотрудников, который имеет сеть отдельных каналов по различным тематикам, а также возможность вести личную переписку. Объединяет все каналы обмена информацией в одном месте, позволяя перевести все дела из мессенджеров и почты на платформу.

• Google Workspace – набор облачных инструментов для управления рабочими процессами. Дает возможность работать с файлами с любого устройства по ссылке, которая ограничивает доступ и возможность совершать операции. Кроме того, может работать и в офлайн режиме.

4. Мониторинг использования компьютера:

• ActivTrak – программа для мониторинга и анализа поведения сотрудников во время работы на компьютере. Не отображается на панели задач, поэтому не будет вызывать дискомфорт со стороны работников.

• Teramind – помимо того, что программное обеспечение позволяет следить за активностью сотрудников, также оно позволяет находить внутренние проблемы, требующие оптимизации.

• TimeCamp – ещё одна программа мониторинга продуктивности, которая позволяет следить за работой сотрудников как в маленькой, так и в большой команде. Поддерживает более 110 различных интеграций с другими инструментами управления проектами.

Стоит отметить, что применение таких инструментов необходимо согласовать с сотрудниками. Кроме того, они должны соответствовать действующему законодательству о защите данных и конфиденциальности. Необходимо установить ясные правила и ожидания по использованию этих инструментов для удаленного контроля работы.

Разумеется, чтобы выстроить эффективную методику управления удаленной работой сотрудников, необходимо обратить внимание на такие важные факторы, как:

1. Четкие ожидания и цели.

Несмотря на то, в каких условиях сотрудник выполняет свои задачи, в офисе или удаленно, перед ним необходимо поставить ясные и достижимые цели и задачи. Это значит, что он должен четко понимать свои обязанности и иметь реальный срок исполнения, который действительно оптимален для конкретного процесса. Кроме того, важно своевременно оповещать сотрудника о любых изменениях в целях или условиях его задачи.

2. Используйте измеряемые метрики.

Если рабочий процесс не имеет измеряемой метрики, то не может быть объективно оценен. В этом случае сотрудник может ощутить несправедливость относительно своей персоны. Поэтому, при постановке задач необходимо указать количество задач, сроки исполнения и необходимые стандарты, к которым следует стремиться. Если сотрудник является новичком в команде, то также необходимо предоставить соответствующие инструкции для эффективного исполнения работы.

3. Организуйте систематическую обратную связь.

Обратная связь с удаленными сотрудниками имеет важную роль. Это необходимо не только для того, чтобы контролировать процесс исполнения задач, но и собирать данные по слабым местам системы. Кроме того, необходимо регулярно проверять психологическое состояние и уровень удовлетворенности сотрудника. Эти факторы могут значительно повлиять на его продуктивность. Благодаря постоянной коммуникации возможно избегать возможных рисков и кризисов, а также эффективно добиваться поставленных задач.

4. Проводите аудиты производительности.

Инструменты, которые используются для мониторинга и управления производительности сотрудников, позволяют проводить анализ эффективности на основе предоставляемых данных. С их помощью можно следить за каждым отдельно взятым сотрудником или проводить аудит всей команды. Чем чаще производится срез промежуточных результатов, тем яснее можно представить, насколько эффективно удается придерживаться стратегии по достижению цели проекта или бизнес–процесса. Это позволит принять управленческие решения, чтобы оптимизировать или автоматизировать процессы.

5. Обеспечьте коммуникацию и связь.

Коммуникация внутри команды имеет одно из ключевых значений, особенно, когда все участники находятся в разных местах. Грамотно выстроенные цепочки позволят эффективно управлять проектом, назначать ответственных лиц и оперативно решать возникающие проблемы.

Главная цель удаленного контроля работы сотрудников – установить здоровый и доверительный баланс между контролем и автономией. Без этого практически невозможно выстроить продуктивный рабочий процесс и достичь высоких результатов. Сотрудники должны осознавать свою важность и чувствовать уважение со стороны руководства. Работники на удаленном доступе – такие же ответственные люди, как и те, кто работает в офисе.