Откройте для себя пять основных приоритетов управления, которые помогут вашему бизнесу не просто выживать, но и процветать в современных условиях.

Умение правильно расставить приоритеты – это один из наиболее ценных навыков в бизнесе. От этого умения зависит личная эффективность сотрудника и общая эффективность компании. В целом приоритизация задач для команды позволяет повысить скорость достижения ключевых показателей и целей и нарастить прибыль компании. При этом очень часто внутри компании перед руководителем встает выбор, что важнее, наладить внутренние процессы или просто нарастить доход. В этом случае важно определить, что для организации первостепенно. Проведите глубокий комплексный анализ ситуации и постарайтесь понять, каким образом изменится ситуация после принятия определенного решения.

Важно помнить о том, что универсальной приоритизации задач не существует. Определение приоритета сильно зависит от стратегии компании, ситуации на рынке, целей и ценностей организации. Особенно важно правильно расставить приоритеты в периоды кризиса.

Правильная расстановка приоритетов приносит компании следующие преимущества:

• Эффективное распределение и использование ресурсов. К ресурсам компании относятся ее бюджет, расходные материалы и сырье для производства товаров и услуг, технологии, которые используются в производстве, время и силы как руководителя, так и сотрудников разного уровня. В процессе приоритизации задач вы сможете полностью оценить, какие ресурсы необходимо задействовать для достижения наиболее важных целей. Расстановка приоритета позволяет не отвлекаться на более мелкие и менее важные задачи.

• Более высокие результаты работы. Отдельные задачи требуют высокого уровня знаний, навыков и компетентности сотрудников. Если их необходимо выполнить, а ресурсов на их выполнение нет, можно задействовать дополнительные силы, например, привлечь к их выполнению фрилансеров. Также понимание приоритетов задач позволяет оценить предпочтительный уровень развития сотрудников и при необходимости посвятить время их дополнительному обучению. В этом случае результаты достижения наиболее важных и приоритетных задач будут выше, чем в том случае, если из–за расфокусированности внимания вы не уделили время дополнительному обучению специалистов.

• Поддержание порядка в делах компании. Важно понимать, что приоритизация позволяет поддерживать порядок в делах. Она помогает сфокусировать внимание на более важных задачах, не хвататься за все сразу, выполнять только те задачи, которые приближают команду к достижению важной цели. Такая система работы позволяет компании тратить меньше времени на исправление ошибок, что снижает уровень стресса у сотрудников и повышает их мотивацию.

Существуют несколько критериев, на основе которых вы можете провести анализ каждой задачи и определить, какие из заданий нужно выполнить в первую очередь, а какие могут подождать или в принципе остаться не выполненными. При этом определяющие критерии для каждой задачи абсолютно различны. Для отдельных задач главный критерий – это важность, для других – стоимость или срочность. При этом в процессе приоритизации важно не только обозначить главный критерий, но и не забыть про другие.

Важность

Важные задачи – это те, которые приближают компанию к выполнению ключевых целей и реализации стратегии развития компании. Они соответствуют ценностям компании. В зависимости от того, какие у компании цели, важные задачи будут индивидуальными и уникальными для каждой организации. При приоритизации задач необходимо выбрать наиболее важные с точки зрения развития бизнеса.

Срочность

Срочность – это тот критерий, который определяет, за какое время задачи должны быть завершены. Некоторые задания имеют определенный срок, и если они не будут закончены вовремя, это может привести в лучшем случае к упущенной прибыли, а в худшем – к штрафам, судам, серьезным проблемам для бизнеса.

Срочность задач определяется на основе того времени, за которое нужно их выполнить. То есть, если задача должна быть сдана через час, она очень срочная, а если закончить ее нужно через месяц – ее выполнение можно отложить. А некоторые задачи и вовсе не имеют точного срока выполнения, и их нужно оценивать по другим критериям. У таких задач особую важность играет их место в комплексной стратегии развития бизнеса, то есть, если они являются наиболее важными для компании на данный момент, их нужно выполнять.

Бывают также срочные задачи по умолчанию. Такие задачи не имеют конкретного срока, однако они требуют максимального внимания и очень быстрого выполнения. Если их не выполнить как можно быстрее, это может серьезно повлиять на успех компании на рынке. К таким задачам относится, например, поиск специалиста для выполнения определенных работ и поддержания бизнес–процессов компании.

Затраты

Затраты – это характеристика задач, связанная не только с финансами, которые необходимо потратить на выполнение задачи, но и с временем, за которое задача может быть выполнена, а также расходными материалами, которые также необходимо учитывать в процессе работы. Отдельные задачи могут быть «бесплатными», если речь идет о финансовых вложениях. Однако они же могут требовать огромных временных затрат на выполнение. Чтобы сэкономить время, можно отдать такие задачи сразу нескольким исполнителям или отдать на аутсорс.

На этот параметр необходимо ориентироваться в тот момент, когда вы сравниваете две задачи с равными критериями. Если, к примеру, обе задачи одновременно важны для компании и должны быть выполнены срочно, необходимо подумать, стоит ли выбрать сначала ту, которая более затратна. Если вопрос только в финансовых вложениях, лучше выбрать более бюджетные варианты.

Ожидаемый результат

При выборе необходимых задач и их приоритизации необходимо проанализировать те результаты, которых вы можете достичь. Например, если вы анализируете несколько каналов продвижения для размещения рекламы, необходимо спрогнозировать, какой из них даст больше клиентов, и выбрать для рекламы те каналы, на которых больше целевой аудитории.

Эффективность

Эффективность – это возможность достижения цели с максимальным результатом и как можно более небольшими затратами денег, усилий и времени. Если вы не можете оценить задачи и сделать выбор, основываясь исключительно на затратах или ожидаемых результатах, необходимо проанализировать вероятную эффективность каждой из них. Лучше выбирать те задачи, которые более эффективны.

Эмоциональный отклик

Эмоциональный отклик – это еще одна важная характеристика каждой задачи. Некоторые виды работы могут быть тяжелыми именно с моральной точки зрения: они забирают большое количество энергии, из–за чего продуктивность сотрудника снижается. Это исключительно психологический фактор, который, тем не менее, играет большую роль в бизнесе.

Обычно специалисты по тайм–менеджменту рекомендуют сначала выполнять самые неприятные и сложные задачи. Это связано с тем, что само по себе откладывание вызывает стресс. А если сложная и неприятная задача делается быстро и в первую очередь, это вызывает чувство удовлетворения, потому что сложный и неприятный вопрос оказывается решенным. Если же выполнить неприятную задачу полностью вы не можете, можно выполнять ее частями, чередуя неприятную задачу с более приятными делами. Этот способ хорош тогда, когда дробление неприятной работы не приведет к серьезным потерям, а сама задача не имеет приоритетов по срочности.

Существуют различные методы расстановки приоритетов. Они подразделяются в зависимости от их направленности: некоторые методы помогают приоритизировать отдельные задачи, другие – расставить приоритеты по целям компании. При этом каждый метод нужно адаптировать под конкретную компанию и бизнес–ситуацию. При этом вы можете комбинировать техники и брать из них отдельные элементы, чтобы получить собственную схему приоритизации.

Методы приоритизации по задачам позволяют составить четкий план выполнения отдельных работ, запланировать время, которое потребуется на достижение результатов, определить основные задачи, которые нужно выполнить в кратчайшие сроки.

К методам приоритизации задач относятся следующие техники:

• Матрица Эйзенхауэра. Этот метод предполагает составление матрицы из четырех квадратов и распределение задач по ним в зависимости от их срочности и важности. Первый квадрат содержит наиболее важные и срочные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Во втором квадрате находятся важные задачи, которые на данные момент не имеют конкретного срока. В третий квадрат помещаются задачи, которые не слишком важны для бизнеса, но требуют срочного выполнения. А четвертый квадрат – это дополнительные задачи. Лучше всего при использовании такого метода сосредоточить внимание на задачах из второго квадрата, иначе они быстро станут срочными. Задачи из третьего квадрата можно делегировать, а из четвертого – не выполнять в принципе.

• АБВГД. Этот принцип предполагает разделение всех задач на пять групп. Буквой А нужно отметить самые важные дела, которые при невыполнении могут привести к необратимым негативным последствиям. Буквой Б отмечаются чуть менее значимые задачи и вопросы. В – это дела, которые хочется сделать, но они не сильно влияют на достижение цели. Г – это те задачи, которые можно делегировать. А Д – это те дела, которые в принципе можно не выполнять.

• Принцип Парето. Принцип Парето говорит о том, что к 80% результата приводят всего 20% усилий. При его использовании задачи важно расставить в порядке важности: наиболее приоритетными будут первые 15% задач, им нужно уделить 65% рабочего времени. Средний приоритет будут иметь 20% задач, на них нужно выделить 20% времени. На все остальные задачи должно остаться не больше 15% времени.

• Метод 1-3-5. Этот метод предполагает разделение задач на важные, средней важности и неважные. Вы должны получить одну важную задачу, которая выполняется в первую очередь, три менее важных, которые будут закончены следом, и пять не очень важных, которые нужно выполнить в конце.

• Метод Шваба. Он же известен как метод Айви Ли. Он предполагает составление целого списка дел, которые нужно пронумеровать и расставить в порядке приоритетности. При этом задачи лучше записывать, особенно если их много, так как большое количество задач мозг удержать попросту не может. В список задач можно вписать также крупные задачи, главное, не забыть описать отдельные их этапы.

• Многокритериальная оценка. Этот метод приоритизации задач предполагает составление списка из 5-7 критериев. Каждый из критериев должен иметь свой вес в соответствии с его важностью, и в сумме критериев должна получиться единица. После этого каждую задачу нужно оценить по трехбалльной шкале, и после умножить эти баллы на вес каждого критерия. Все полученные результаты каждой задачи по всем критериям нужно сложить. Такой метод позволяет объективно оценить важность каждой задачи.

Приоритизация целей и ценностей влияет на выбор наиболее приоритетных задач опосредованно. Она помогает понять, какие цели должны быть достигнуты, а какие можно отложить или вовсе к ним не стремиться. Благодаря этому в дальнейшем вы можете выбрать те задачи, которые позволяют вам достигнуть выбранных заранее приоритетных целей, и отложить или делегировать те дела, которые относятся к второстепенным целям и ценностям.

К методам приоритизации целей и ценностей относятся:

• Колесо баланса. Колесо баланса – это техника, которая используется не только в бизнесе, но и в личной жизни. Она позволяет определить, какие сферы достаточно проработаны, а какие требуют особого внимания. Колесо баланса – это круговая матрица, и каждая спица колеса обозначает определенные сферы. В личной жизни это может быть семья, карьера, здоровье, творчество, а в бизнесе – маркетинг, продажи, внутренние бизнес–процессы, корпоративная культура, технологии, уровень удовлетворенности сотрудников. По каждой категории необходимо оценить успехи и достижения по десятибалльной шкале. Если каждый аспект оценен равномерно, это говорит об определенном балансе. Если же отдельные аспекты оцениваются ниже, чем другие, это показывает, что к нему нужно приложить усилия, чтобы гармонизировать всю работу компании и обеспечить организации стабильное и устойчивое развитие.

• Метод взаимосвязи целей. Некоторые цели связаны друг с другом. При использовании этого метода важно определить основную цель, которая оказывает влияние на другие. Сделать это можно с помощью специальных майнд–карт. На майнд–карте нужно отметить отдельные блоки с целями и стрелками обозначить влияние их друг на друга. После этого можно подсчитать количество стрелок и определить, какая цель оказывает наибольшее влияние на все остальные.

• Матрица целей и ценностей. Эту матрицу составить очень просто. Важно выписать все цели в отдельную таблицу или документ. После этого необходимо выписать все ценности и присвоить каждой из них вес, а после оценить каждую цель в контексте выбранных ценностей: оценка 2 – это сильное влияние, 1 – слабое, а 0 – отсутствие влияния. Оценки умножаются на вес каждой ценности, а результат суммируется и подсчитывается. После этого выбираются наиболее важные с точки зрения ценностей цели.

При расстановке приоритетов необходимо соблюдать следующие правила:

• Создавайте свою технику приоритизации. Не может быть универсального решения для каждой компании и каждого случая. Бывают ситуации, когда, например, вы не можете делегировать кому–то задачи из матрицы Эйзенхауэра, или же вы решаете несколько десятков вопросов за рабочий час, поэтому метод 1-3-5 вам не подойдет. Поэтому не бойтесь экспериментировать и пробовать разные техники и методики. А если не один метод вам не подойдет в чистом виде, вы можете скомбинировать сразу несколько техник, чтобы получить уникальный способ приоритизации задач.

• Не фокусируйтесь на приоритизации как таковой. Помните, что задача расстановки приоритетов – не просто расставить дела и задачи в каком–то порядке, но и обосновать этот порядок. Поэтому в процессе приоритизации необходимо провести полноценный анализ каждой задачи и ценности. И важно определить, какая из задач сильнее приближает к значимым целям и больше совпадает с ключевыми ценностями.

• Приоритетных задач не может быть слишком много. Помните, что по статистике приоритетных задач не может быть более 30% от всех дел. Если важны все задачи, то приоритизация сама по себе полностью теряет смысл.

• Соблюдайте баланс. Если перед вами стоит несколько задач одновременно, важно распределить время таким образом, чтобы уделить время каждой из них. Вы можете тратить буквально полчаса в день, выполнять по одному небольшому этапу, но это позволит вам не допустить перекоса и форс–мажоров.

• Будьте бесстрастны в оценке приоритетности. Несмотря на то, что задачи иногда появляются неожиданно, что может вызвать стресс, не обязательно все бросать. Нужно уточнить, насколько срочно необходимо выполнить новую задачу, и поставить ее в список для выполнения.