Обзор основных задач управления проектами. Узнайте о ключевых аспектах и ответственностях менеджера проекта для успешного выполнения и достижения целей.

Управление проектами — это многогранный процесс, состоящий из множества аспектов. Основу составляют цели и задачи. Однако, нередко эти понятия используются как взаимозаменяемые синонимы, но это в корне неверно. Различия существуют по многим параметрам.

Под целью обычно понимают конечный результат, к которому стоит стремиться по окончанию проекта. Чаще всего она описана общими формулировками без указания конкретных инструментов или действий и задает общее направление работ. Обычно она направлена на то, чтобы решить какую–либо проблему, удовлетворить какую–либо потребность или реализовать возможность.

Цели имеют разные классификации. Одной из самых распространенных является систематизация по времени.

Ключевая цель проекта будет долгосрочной, так как она рассчитана на длительный период и является самой глобальной. Среднесрочные могут быть поставлены на квартал, а краткосрочные — на одну итерацию.

Под задачами чаще всего подразумевают конкретные действия и шаги, которые необходимо совершить для достижения цели. То есть по сути они конкретизируют ее и делают достижимой. Чаще всего в процессе управления проектами, задачи входят в состав коротких итераций. Это этапы, позволяющие сделать работу измеримой в плане прогресса.

Предположим, что компания взялась за реализацию проекта.

Команда ставит глобальную цель: создать интернет–магазин. Она является долгосрочной и может занять несколько месяцев. Каждый этап работы разбивается на отдельные фазы, которые имеют свои цели. Они будут среднесрочными. Внутри каждой фазы будут итерации, которые тоже имеют свои цели. Они будут краткосрочными.

В этом случае задачи дают подробное описание, каким способом и с помощью каких инструментов будут достигнуты эти цели. Например, на первом этапе работы целью будет аналитика. Задачами будут: проведение интервью с заинтересованными лицами, анализ рынка, мониторинг конкурентов и прочее.

Независимо от того, ставятся цели или задачи, важно, чтобы они были ясными, доступными для понимания, не имели разночтений. У них должен быть определен конкретный срок исполнения, который обычно указывается в плане работ. Важно, чтобы целей и задач можно было достичь при реалистичных условиях. Поэтому необходимо учитывать существующие ресурсы, возможности и препятствия.

В следующем разделе подробнее разберемся с классификацией задач в рамках проекта.

Содержание задач зависит от каждого отдельно взятого проекта. В зависимости от деятельности компании, они могут быть как постоянными, так и временными. Последние могут решать какие–то конкретные проблемы.

Например, если компания ведет деятельность в сфере ИТ и специализируется на разработке приложений, то независимо от конкретного проекта, команда может выполнять одни и те же операционные задачи. Каждый рабочий процесс разбивается на этапы и итерации, которые содержат в себе стандартные шаги и действия, которые необходимо выполнять для достижения цели.

Разберемся с тем, какие существуют виды задач и чем они отличаются друг от друга.

Обычно в процессе управления проектом деление задач осуществляется по степени приоритетности.

Первостепенные.

Выполняются в первую очередь. Обычно они самые сложные и трудоемкие. Их ни в коем случае нельзя пропускать, потому что это нарушает логику рабочего процесса.

Второстепенные.

Имеют вторую степень приоритетности и чуть менее важны, чем первостепенные, но так же имеют большое значение для достижения цели, поэтому их не стоит пропускать.

Неважные.

Не имеют большого значения при реализации проекта. Чаще всего связаны с основной деятельностью компании. Они выполняются в последнюю очередь или не выполняются вообще, если со временем обнаруживается их нерентабельность.

Приоритетность задач обычно определяется в процессе планирования проекта. Уточнение сроков и последовательности осуществляется в рамках отдельно взятых этапов работы. По мере реализации проекта приоритезация задач может меняться.

Например, если в процессе тестирования программного продукта были обнаружены критические ошибки, то в следующей итерации в первую очередь будет осуществляться устранение проблем. Соответственно, следующий этап работы наступит после того, как все работы завершатся.

Ещё один способ классификации задач является разделение на те, которые создают продукт, и те, которые увеличивают потенциал компании или проекта.

В первом случае мы говорим о тех действиях и шагах, которые можно измерить с помощью объективных метрик. Условно, если стоит задача выполнить 10 заказов за день, то она измерима и создает продукт.

Во втором случае речь идет о нематериальных задачах. Чаще всего они стоят перед членами команды и руководством. Они имеют ценность для самой компании, а не для проекта. Например, это может быть повышение уровня квалификации специалистов компании. Это решает по сути сразу две задачи:

Это дает возможность повысить эффективность участников команды и сделать проект более качественным.

Это делает компанию более конкурентоспособной на рынке.

Иногда задачи могут путать с другими элементами управления проектами. Но на самом деле они скорее являются дополнениями, а не заменяют друг друга.

Бизнес–задачи напрямую не имеют отношения к проекту, так как являются задачами компании и его команды. Они более масштабные и направлены на решение проблем или удовлетворение потребностей самой организации, а не ее заказчиков.

Примером может служить проведение инвентаризации оборудования с целью оптимизации рабочего пространства. С одной стороны, это позволит компании освободить свое помещение от лишних вещей или наоборот приобрести недостающие. С другой стороны решение этой задачи может повлиять на производительность сотрудников и повысить их эффективность. Это полезно и для компании в целом, и для проекта в частности.

План проекта включает в себя все ключевые элементы по его управлению, в том числе и список задач, которые необходимо выполнить для достижения цели. Кроме того, в его состав входят имена заинтересованных сторон, ожидания от полученного результата, временные рамки и хронология, инструменты, ресурсы и многое другое.

Главные задачи формируются до начала составления плана, так как они и составляют его основу.

Вехи проекта – ещё один важный элемент, отражающий ключевые точки на временной шкале проекта, которых удалось достичь. Обычно их визуализируют с помощью специальных инструментов по управлению задачами. То есть вехи не являются какими–то конкретными действиями, а скорее выступают в качестве метрики.****

Ожидаемые результаты проекта отражают то, к чему стоит стремиться, а задачи показывают способ достижения. Здесь проще показать разницу на примерах.

Задача будет звучать следующим образом: увеличить активность и вовлеченность участников группы компании в социальных сетях за счет проведения онлайн–викторины.

Ожидаемый результат: онлайн–викторина повысить уровень вовлечения участников группы с 15% до 30%.

В следующем разделе разберемся, как осуществляется управление задачами и как их грамотно ставить.

Начнем с того, что определим алгоритм постановки задач, а затем разберем возможные инструменты для их управления.

Мы помним, что задачи являются одним из элементов управления проекта, поэтому чтобы они сработали должным образом, их следует определить и сформировать до начала работ.

Чтобы задачи были реалистичными и достижимыми, к их постановке нужно привлекать участников команды. Они смогут дать профессиональную оценку и предоставить критику. Кроме того, они помогут определить, какое количество времени потребуется на выполнение задачи и в какой последовательности их лучше осуществлять. Так команда будет в большей степени вовлечена в процесс работы над проектом и сможет показать наиболее эффективные результаты.

Все детали проекта заложены в его плане, поэтому формулировка задач должна быть в достаточной степени емкой. То есть включать в себя основные понятия и элементы, но не быть громоздкой. В противном случае может сложиться впечатление, что задача слишком большая, сложная и ее трудно будет выполнить.

Для постановки задач можно использовать различные проверенные методы, например, такой как S.M.A.R.T. Тогда они будут конкретные, измеряемые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени.

Ну и конечно же важно: в процессе работы над проектом необходимо сравнивать установленные задачи с теми, что выполняются в настоящий момент на определенном этапе. Таким образом можно отслеживать не только прогресс, но и находить неточности, которые могут отразиться на качестве работы и продукта. Кроме того, своевременное обнаружение проблем или дублирования задач избавит от незапланированных издержек и освободит команду от лишней работы.

Теперь, когда мы определились с тем, как ставить задачи, рассмотрим некоторые инструменты, помогающие в управлении проектами.

Существует не один десяток сервисов для управления проектами. Все они обладают своими ключевыми особенностями, достоинствами и недостатками. Каждый разработчик считает, что смог решить проблемы конкурентов, поэтому его продукт будет лучше.

Мы можем перечислить наиболее распространенные варианты, которые и так встречаются во многих статьях и подборках, но сделаем акцент на неочевидных вариантах, чтобы расширить выбор.

24Me – приложение, позволяющее связать между собой различные сервисы для управления задачами. Он поддерживает синхронизацию с «Google Календарь», Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Yahoo! Calendar, Apple iCal. Это, пожалуй, самые известные сервисы планирования, которые можно встретить в работе разных компаний.

Данное предложение подходит в тех случаях, если над проектом работает несколько команд, которые пользуются разными инструментами планирования и управления задачами. Например, можно назначить встречу для синхронизации по промежуточным результатам. 24Me пришлет уведомление пользователю независимо от того, в каком сервисе было запланировано мероприятие. Функционал расширяется после приобретения платной версии.

Todoist – подходит и для личного, и для командного планирования. Данный сервис поддерживает русский язык, поэтому может использоваться и в нашей стране.

Благодаря ему можно поддерживать приоритезацию задач и объединять их по проектам. Платная версия расширяет возможности. Можно ставить метки на задачи, чтобы отмечать их приоритетность, оценивать их и комментировать. Также можно ставить напоминания, которые будут приходить на почту или устройство и многое другое.

Кроме того, существует интеграция с другими известными сервисами управления для передачи и анализа данных.

Wrike – полностью русифицированный сервис по управлению проектами для работы в команде. Бесплатная версия ограничивает количество пользователей до 5, а объем облачного хранилища имеет всего 2 Гб. Поэтому если команда имеет большую численность, тогда требуется приобретение платной версии.

Также после оплаты доступна интеграция со множеством сервисов, например, такими как: Dropbox, «Google Диск» или Microsoft Office 365. Так же она обладает многими другими полезными инструментами и функциями. Пользователи могут использовать диаграмму Ганта, чтобы сделать планирование проекта более эффективным.

Как мы указали ранее, вариантов сервисов для планирования и управления проектами большое количество. Выбор той или иной версии зависит от множества факторов. Важно учитывать численность команды и сложность ее структуры. Кроме того, стоит обратить внимание на специфику проекта, так как некоторые сервисы предоставляют собственное виртуальное облако, объем которого будет зависеть от возможностей платной версии. Разумеется немаловажную роль играет бюджет, организации. Каждый разработчик предлагает свои гибкие тарифы, среди которых можно выбрать наиболее оптимальный вариант.

Теперь, когда у нас есть представление о том, какие бывают задачи, каким образом их нужно ставить и какие инструменты для этого необходимо использовать, мы можем поговорить об оценке их эффективности. Это не менее значимый фактор, который позволяет составить представление о том, удалось ли команде достичь поставленных результатов, какие были допущены ошибки и промахи, как работа над данным проектом отразилась на развитии команды в целом.

Что вообще оценивается в задачах?

Во–первых, продолжительность, то есть то количество времени, которое потребуется на ее выполнение. Может выражаться в минутах, часах, днях, неделях. Если она занимает большее количество времени, то это уже можно назвать целью.

Во–вторых, усилия, которые потребуется приложить участникам проекта, чтобы решить задачу. Чем больше степень нагрузки, тем она более трудоемкая, а значит по степени приоритетности будет стоять выше в списке.

В–третьих, емкость, то есть количество единиц работы в единицу времени. Ещё этот показатель можно назвать скоростью.

В–четвертых, ресурсы, необходимые для реализации задачи. Например, люди, энергия, материалы и прочее. Набор ресурсов будет зависеть от специфики компании и проекта.

В–пятых, стоимость задачи. Каждая из них имеет свою определенную стоимость, которая определяет общий бюджет проекта, зарплаты сотрудников и т.д.

В–шестых, это крайние сроки, когда стоит выполнить задачу, чтобы это не сказалось на качестве проекта и не вызвало недовольство со стороны заказчика.

Все эти показатели по сути можно назвать совокупностью оценки задач или суммой оценок. В дальнейшем их можно применять в различных инструментах визуализации, чтобы наглядно показывать прогресс и эффективность выполнения работ.

Например, можно использовать «Диаграмму сгорания задач» или, как его ещё называют, BurnDown Chart. Он представляет собой график с двумя осями. Горизонтальная отражает количество дней в одной итерации, вертикальная – сумма оценок всех задач на итерацию.

На графике есть точка исходных оценок, от которой по диагонали строится прямая линия к последнему дню запланированной итерации – это "Линия идеального сгорания". Он выступает в качестве ориентира при принятии управленческих решений.

В случае, если команда закрывает все задачи, которые запланированы на итерацию, то с каждым днем сумма оценок незакрытых задач будет сокращаться. Это так же отражается на графике, но отдельной линией, которая далеко не всегда может совпадать с идеальной линией сгорания. Она вообще может всячески преломляться. Например, в тех случаях, когда в рамках итерации возникают новые задачи. Они могут появляться в результате обнаружения критических ошибок, которые требуется срочно исправить, либо по обращению заказчика, который хочет внести изменения в проект.

Визуализация задач с помощью различных графиков и таблиц позволяет грамотно управлять проектами. Команда видит предстоящий объем работ, что дает им возможность выстроить не только общие планы, но и личные. Каждый сотрудник будет понимать, на какие именно задачи придется направить наибольшее количество усилий, а какие пока что можно отложить.

Доски с карточками, в которых описаны задачи, ответственные лица и сроки исполнения, родом из Японии. Это эффективный инструмент, который позволяет визуализировать работу команды, выявлять слабые места и возможности для оптимизации.

Выбор того или иного инструмента по управлению позволяет не только сделать проект более наглядным, но и обозначить в нем все необходимые метрики. Они будут показывать эффективность как всей команды в целом, так и отдельно взятых сотрудников.

Оценка эффективности задач может пригодиться при подготовке отчетов на каждом этапе реализации проекта. С каждым новым проектом команда оттачивает свои профессиональные навыки повторяя некоторые задачи. Чтобы узнать, какие ошибки снизили эффективность команды и качество продукта, проводится мероприятие, которое называется ретроспектива.

Это событие, в рамках которого команда оценивает полученный опыт. Они обращают внимание не только на негативные аспекты, но и на положительные. Благодаря этому удается находить сильные стороны команды и использовать это в текущем или будущих проектах.

Важно, чтобы в ретроспективе приняли участие представители разных специальностей, которые входят в состав команды. Таким образом будет возможность получить полную и разноплановую картину о текущем состоянии проекта.