Полное руководство по ключевым этапам управления проектами согласно PMBOK. Узнайте, как применять стандарты PMBOK для успешного управления проектами.

PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) или Свод знаний по управлению проектами — это сумма профессиональных знаний по управлению проектами, выпускающаяся американским Институтом управления проектами (PMI) с 1986 года. Это документ используется институтом в качестве основного справочного материала, руководства по созданию программ профессионального развития. PMBOK регулярно изменяется, дополняется и переиздается — на текущий момент (2023 год) он выдержал уже 7 редакций, последняя из которых, седьмая, была выпущена в 2021 году.

Несмотря на то, что каждая новая редакция PMBOK может значительно отличаться от предыдущей (так, версия 2008 года вносила новые структурированные модели и методики), с 1994 года все издания включают «Стандарт управления проектом», в котором сформулированы нормы и процессы, считающиеся общепризнанным ориентиром в среде профессиональных проектных менеджеров, входящих в бизнес–лигу PMI.

Шестая редакция, речь о которой пойдет в нашей статье, не стала исключением.

Жизненный цикл проекта по PMBOK 6 включает пять основных фаз: инициацию, планирование, выполнение, контроль и завершение. Каждая из этих фаз имеет свои уникальные процессы и цели.

1. Фаза инициации: В этой фазе определяются цели проекта, анализируются потребности заинтересованных сторон и оценивается его жизнеспособность. Процессы включают:

— Разработка учредительного документа проекта.

— Определение основных заинтересованных сторон.

— Выполнение предварительной оценки рисков.

Пример: Представим ситуацию, когда компания решает разработать новую программу для управления своими проектами. В фазе инициации будут определены цели этого проекта, а также потребности заинтересованных сторон, таких как менеджеры проектов, пользователи программы и высшее руководство компании.

2. Фаза планирования: Здесь разрабатывается подробный план выполнения проекта с учетом всех его аспектов. Процессы включают:

— Определение содержания работ.

— Разработка графика проекта.

— Оценка ресурсов и бюджета.

Пример: В фазе планирования проекта по разработке программы для управления проектами будут определены все необходимые задачи, создан график выполнения работ, а также оценены требуемые ресурсы и бюджет.

3. Фаза выполнения: На этой фазе осуществляется фактическое выполнение задач, описанных в плане. Процессы включают:

— Распределение ресурсов и управление командой проекта.

— Выполнение работ согласно плану.

— Обеспечение качества продукта или услуги.

Пример: Во время фазы выполнения проекта по разработке программы для управления проектами команда разработчиков будет выполнять задачи в соответствии с планом, а также обеспечивать высокое качество продукта.

4. Фаза контроля: Здесь осуществляется мониторинг и контроль над ходом проектных работ. Процессы включают:

— Мониторинг выполнения работ и контроль за рисками.

— Управление изменениями в рамках проектных задач.

— Оценка выполнения проекта.

Пример: В фазе контроля проекта по разработке программы для управления проектами будет осуществляться мониторинг выполнения работ, контроль за рисками и оценка прогресса проекта.

5. Фаза завершения: Здесь происходит закрытие проекта и оценка его результатов. Процессы включают:

— Подготовка и представление финального отчета.

— Передача результатов заказчику или стейкхолдерам.

— Анализ уроков, извлеченных из выполнения проектных работ.

Пример: В фазе завершения программы разработки программы для управления проектами будет подготовлен финальный отчет, переданы результаты заказчику и проведен анализ уроков, извлеченных из выполнения данного проекта.

Таким образом, жизненный цикл проекта по PMBOK 6 включает пять основных фаз с соответствующими им процессами на каждой стадии. Это позволяет эффективно планировать, контролировать и завершать прoекты в соответствии с международными стандартами управления.

Многие проектные менеджеры считают PMBOK готовой методологией, пошаговой инструкцией или математической формулой, применимой к любому проекту.

Однако PMBOK — это общее руководство, применимое к очень разным и непохожим друг на друга областям.

В нем:

• Формализуются, стандартизируются и структурируются форматы проектной деятельности;

• Описываются подходы к организации и концепции управления проектами;

• Закрепляются термины и понятия;

• Называются рекомендованные методы, которые можно применить на той или иной фазе разработки проекта.

PMBOK — это универсальная заготовка, на основе которой необходимо создать методологию, используя базу уже существующей в той или иной организации системы управления.

Таким образом можно сказать, что любая редакция PMBOK — это информация о проектном менеджменте, которая будет работать только в связке с существующей в организации корпоративной методологией и культурой.

PMBOK 6 — хороший помощник в управлении проектами, примененный на практике много раз. Он представляет собой четко структурированный подход к управлению процессами и знаниями в области проектного менеджмента. Его инструменты и методики для планирования, выполнения, контроля и завершения проектов основываются на немецкой системе bewährter Verfahren, которая помогает повысить эффективность работы команды по управлению проектом, снизить риски неудач или проблем в ходе выполнения поставленных задач и обеспечить достижение конечных целей проекта.

Для удобства структура PMBOK 6 состоит из пяти основных разделов:

Введение: Здесь содержится общая информация о PMBOK 6, его целях и области применения. Здесь также описываются основные термины и определения, используемые в руководстве.

Среда проекта: Этот раздел посвящен контексту, в котором осуществляется управление проектом. Раздел охватывает факторы среды, которые могут повлиять на выполнение проекта, такие как структура организации, ее корпоративная культура и законодательные требования.

Процессы управления проектами: В разделе содержится описание всех ключевых процессов управления проектами, которых в шестой редакции определено сорок девять, подразделяющихся на основные пять групп: инициирование, планирование, выполнение, контроль и завершение.

Разделы знаний: Здесь содержится детальное описание каждого из десяти разделов знаний, каждый из которых охватывает определенный аспект управления проектами, например, управление областью знаний или управление временем.

Дополнительные материалы: В этом разделе представлена дополнительная информация, которая может быть полезна для управления проектами. Она включает в себя шаблоны документов, примеры форм и другие ресурсы.

Работу со стандартом PMBOK 6 можно разделить на три условных, но необходимых для проектной команды этапа: управление качеством, управление бюджетом и управление коммуникациями.

Каждый этот управленческий этап, в свою очередь, подразделяется определенные подходы и методики, о которых мы расскажем отдельно.

Управление качеством

Планирование качества: Этот метод предусматривает определение четких стандартов качества для проекта и определение индивидуального плана действий для достижения выработанных стандартов. План может включать в себя такие элементы, как проверка соответствия заявленным требованиям, тестирование продукта или услуги на соответствие спецификациям и т.д.

Управление качеством: Этот метод фокусируется на полном контроле качества продукта или услуги на протяжении всего жизненного цикла проекта. Для проектной команды он включает такие действия, как мониторинг выполнения работ, проверка соответствия продукта заявленным требованиям, анализ возникающих отклонений и принятие мер по корректировке этих отклонений.

Обеспечение качества: Метод включает в себя проверку и подтверждение соответствия продукта или услуги заявленным требованиям. Он также включает в себя процессы аудита и ревизии, во время которых проектная команда должна продемонстрировать выполненную работу и доказать, что установленные стандарты качества строго соблюдаются.

Управление бюджетом

PMBOK 6 предоставляет руководство по управлению бюджетом проекта. Это значит, что он описывает различные процессы, помогающие проектному менеджеру планировать и контролировать расходы на протяжении всего жизненного цикла проекта. Ниже приведем некоторые описанные в стандарте методы:

Планирование бюджета: Этот метод предусматривает определение оценки затрат на выполнение работ по проекту и разработку бюджетного плана на основе полученной суммы.

Управление бюджетом: Этот метод фокусируется на контроле расходов по проекту. Он включает в себя мониторинг фактических затрат, сравнение их с теми, которые были заявлены в изначальном плане и принятие мер для предотвращения перерасхода бюджета или его полной растраты.

Прогнозирование бюджета: Этот метод предусматривает прогнозирование оставшихся затрат на выполнение работ по проекту на основе данных о выполненных проектной командой работах и производительности.

Управление коммуникациями

Одной из ключевых областей управления проектами в рамках PMBOK 6 является управление коммуникациями. Методы управления коммуникациями определены в одноименном разделе этого стандарта. Эти методы помогают обеспечить эффективное взаимодействие между отдельными членами проектной команды, партнерами, заинтересованными сторонами и другими заинтересованными лицами.

Ниже описаны некоторые из методов, содержащихся в PMBOK 6:

Идентификация заинтересованных сторон: Процесс определения всех заинтересованных сторон проекта и анализ их потребностей по коммуникации.

Планирование коммуникаций: Процесс разработки стратегии коммуникации, определения необходимых сообщений, методов доставки и расписания коммуникации.

Распределение информации: Процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам в соответствии с планом коммуникации.

Управление стейкхолдерами: Процесс управления отношениями с заинтересованными сторонами, включая учет их потребностей по коммуникации и урегулирование конфликтов.

Отдельно от перечисленных выше этапов работы с проектом по PMBOK 6 стоит этап управления изменениями в проекте. Он не так четко структурирован как предыдущие этапы, однако в нем описываются процессы, связанные с идентификацией, оценкой и контролем изменений в проекте. Этот раздел предоставляет менеджеру методы для эффективного управления изменениями и внештатными ситуациями, чтобы минимизировать риски и обеспечить успешное выполнение проекта.

Управляющий проектом, согласно PMBOK 6, должен обладать определенными ключевыми компетенциями, чтобы успешно управлять проектами. В данной статье мы рассмотрим основные компетенции, которыми должен обладать управляющий проектом по PMBOK 6.

1. Знание и понимание основных принципов PMBOK 6: Управляющий проектом должен быть хорошо знаком с основными принципами и стандартами PMBOK 6. Это включает в себя понимание ключевых терминов и определений, а также знание организационной структуры проекта.

2. Определение рисков проекта: Управляющий проектом должен уметь определять потенциальные риски, которые могут возникнуть в ходе выполнения проекта. Для этого необходимо провести анализ окружения и выявить все возможные угрозы и возможности.

3. Управление рисками: После определения рисков необходимо разработать стратегии по минимизации или устранению этих рисков. Управляющий должен иметь навыки по разработке планов предотвращения потенциальных проблем и контроля рисков на протяжении всего проекта.

Пример: Представим, что управляющий проектом работает над строительством нового здания. Он должен определить возможные риски, такие как задержки в поставке материалов, изменения в законодательстве или финансовые проблемы. Затем управляющий должен разработать стратегии по снижению этих рисков, например, заключить долгосрочные договоры с поставщиками материалов или создать финансовый резерв для возможных неожиданных расходов.

В итоге, управляющий проектом должен обладать знаниями и пониманием основных принципов PMBOK 6. Он должен уметь определять потенциальные риски проекта и разрабатывать стратегии по их управлению. Примеры таких компетенций могут быть использованы для успешного выполнения проекта и достижения его целей.

Использование стандарта PMBOK 6 в управлении проектами имеет несколько важных преимуществ.

Во–первых, PMBOK 6 обеспечивает единый язык и стандартные практики для управления любыми проектами по разным отраслям знаний. Он помогает улучшить коммуникацию и сотрудничество между всеми участниками проекта, а также повысить эффективность их работы.

Во–вторых, PMBOK 6 предоставляет набор проверенных на практике инструментов и методов для успешного выполнения проекта. Выше мы говорили о методах планирования, оценки рисков, контроля качества и бюджета, однако это далеко не полный список ключевых аспектов, которые предоставляет стандарт.

Хорошим примером использования PMBOK 6 может служить разработка нового программного продукта в IT сфере. Проектная команда может использовать PMBOK 6 для определения целей проекта, разработки расписания работ и бюджетирования ресурсов. Проектная команда также может применять инструменты PMBOK 6 для оценки рисков и контроля качества продукта.

В заключении статьи стоит сказать, что разработанный PMI стандарт PMBOK 6 имеет большое значение для всего мирового менеджмента. Он предоставляет стандартные процессы и инструменты для каждого исполнителя, вне зависимости от страны его проживания и действующего там управленческого законодательства. При это неважно с каким проектом вы работаете — коммерческим, некоммерческим или государственным, PMBOK 6 способствует качественной коммуникации и эффективному сотрудничеству в рамках вашей проектной команды, что повышает вероятность ее проекта стать успешным и реализованным на рынке.