Краткий обзор ключевых процессов управления проектами. Понимание основных этапов и методов для эффективного управления и реализации проектных задач.

Процессы управления проектами позволяют координировать работу сотрудников, создать план работы и грамотно контролировать выполнение командой проекта отдельных задач. Именно благодаря им становится возможным успешное достижение поставленных задач. Благодаря процессам управления проектами можно структурировать выполнение задач.

Процессы управления проектами помогают улучшить следующие характеристики проекта:

• План работы. При осуществлении проекта важно правильно определить цели и ожидаемые результаты, разделить ответственность между членами команды, распределить для каждого сотрудника задачи и установить сроки начала и окончания отдельных этапов проекта. При наличии плана проект будет выполнен гораздо более эффективно.

• Координация команды. Процессы управления проектами помогают обозначить отдельные задачи для каждого сотрудника и выработать схемы взаимодействия между всеми членами команды.

• Контроль и оценка выполненных задач. При управлении проектом необходимо следить за работой сотрудников и вовремя корректировать ее, если во время выполнения задач возникают проблемы.

В управление проектом входят следующие процессы:

• Постановка целей. Для успешного завершения работы все члены команды должны понимать, какие именно задачи необходимо выполнить в процессе работы. Благодаря четкому определению целей и задач проекта достигается высокая эффективность выполнения отдельных мелких задач. Сотрудники компании должны понимать, что именно необходимо сделать и как их работа влияет на итоговый результат.

• Планирование. При планировании важно разделить проект на этапы, а этапы – на отдельные задачи. Это необходимо для того, чтобы сотрудники могли сосредоточиться каждый на своей работе. После распределения задач важно установить конкретные сроки их выполнения и выделить на каждую задачу необходимое количество ресурсов.

• Выполнение задач. После подготовки конкретного и развернутого плана проекта сотрудники приступают к его выполнению. Члены команды работают над отдельными задачами и несут ответственность за результаты своей работы и за достижение итоговых целей.

• Мониторинг выполненной работы. В процессе работы проводится постоянное отслеживание результатов. Это необходимо для нахождения проблем на этапе их появления и недопущения серьезного влияния небольших задержек или перерасхода бюджета на весь проект.

• Управление рисками. Среди процессов управления проектами управление рисками является одним из важнейших элементов. Управление рисками позволяет предсказать возможные сложности и проанализировать их причины, вероятность их возникновения и их влияние на проект. Благодаря этому можно заранее разработать стратегию минимизации рисков или их предотвращения.

В управление проектами включают следующие процессы:

1. Инициация. Перед началом проекта важно определить его требования и желаемый результат. Только после этого можно планировать работу и ставить перед сотрудниками конкретные задачи для достижения итоговых целей.

2. Планирование. На этом этапе проект разбивается на отдельные задачи и этапы, для которых выделяется необходимое финансирование и материальные ресурсы. План работ также предполагает выбор ответственных за отдельные задачи сотрудников.

3. Выполнение. На этом этапе производится непосредственная работа над достижением итоговой цели проекта. Сотрудники выполняют свои задачи и отслеживают время выполнения каждой из них, стараются не допускать отсрочек и задержек, а также слишком большой траты ресурсов.

4. Контроль. Во время работы над отдельными задачами необходимо постоянно отслеживать результаты работы и контролировать качество и скорость выполнения отдельных этапов проекта. Это гарантирует отсутствие проблем и эффективность достижения целей.

5. Завершение. После окончания непосредственной работы над проектом необходимо оценить результаты и задокументировать ошибки и недочеты в работе, если они есть.

Методологии управления процессами состоят из определенного набора процессов, принципов и способов организации и контроля проекта. Можно выделить два противоположных способа управления проектами: Waterfall и Agile.

Методология Waterfall также известна как каскадная модель управления проектами. Она требует строгого и последовательного выполнения задач и строится на следующих принципах:

• Во время работы над проектом все задачи выполняются в соответствии со строгим планом, разработанным заранее.

• Все задачи выстроены линейно, и каждый этап выполняется строго за предыдущим. При использовании этой модели нельзя вернуться на шаг назад и исправить ошибки.

• Проект должен иметь четкое разделение на отдельные этапы, в рамках которых будут отслеживаться результаты работы членов команды.

• В процессе работы над проектом все действия каждого члена команды должны быть задокументированы.

Методология Agile называется иначе гибким методом управления проектами. Она строится на следующих принципах:

• Проект состоит из небольших временных интервалов, во время которых и выполняются задачи. Благодаря этому сотрудники быстро получают обратную связь по результатам своей работы, а сам проект может меняться в зависимости от условий рынка.

• Внутри коллектива все работают совместно для достижения целей. Для этого внутри команды выстраивается эффективная коммуникация.

• В зависимости от изменений рынка требования к проекту и его составляющие могут изменяться для получения качественного и соответствующего результата.

• Все члены команды в любой момент могут получить всю необходимую информацию о проекте.

Основным навыком, необходимым для правильного управления проектом, становится умение правильно распределять ресурсы. Чаще всего внутри проекта ресурсы ограничены, поэтому при неверном их распределении на некоторых этапах проекта может возникнуть недостаток финансирования или материальных ресурсов. Именно поэтому умение соблюдать баланс в этом вопросе очень важно.

Во время управления ресурсами важно уметь распланировать проект и выделить внутри общей цели отдельные этапы работы, которые приведут к его достижению. Так как члены команды также в какой–то мере становятся ресурсом проекта, важно также уметь управлять командой так, чтобы нагрузка на сотрудников не была слишком большой, но вместе с тем оставалась достаточной для выполнения проекта.

Важно также контролировать бюджет проекта. При наличии перерасхода или неэффективном распределении средств проект становится нерентабельным и может быть изменен или отменен.

Для управления проектами используются следующие инструменты:

• Программное обеспечение. Можно использовать абсолютно разные программы, с помощью которых можно создать план проекта, разбить его на этапы и назначить ответственных за каждый этап. В программе также можно установить временные рамки каждой стадии проекта. Использование программ позволяет визуализировать проект в виде графиков и диаграмм, что помогает членам команды понять свое влияние на выполнение итоговых целей.

• Методологии управления проектами. Существуют разные методики, которые позволяют грамотно распределить ресурсы, разделить проект на отдельные этапы и эффективно выполнить все задачи в его рамках. В зависимости от целей проекта, его особенностей и рынка, на который планируется выпуск итогового продукта, существуют различные методики управления проектами. К примеру, каскадная модель предполагает разработку продукта в той среде, где требования заказчика и клиентов практически не изменяются, а условия на рынке стабильны. Гибкая же модель управления проектом предполагает, наоборот, работу с постоянными изменениями и возможность подстроиться под любые перемены на рынке или со стороны заказчика.

• Матрица ответственности. Использование матриц ответственности помогает точно определить роли внутри команды проекта и распределить обязанности между сотрудниками. Она помогает разделить ответственность между отдельными работниками. Матрицу ответственности также можно визуализировать, чтобы для каждого члена команды стало очевидным, кто отвечает за те или иные вопросы. Это помогает наладить эффективную коммуникацию при выполнении проекта.

• Инструменты для контроля времени. Инструменты для отслеживания времени помогают своевременно выявить задержки при их наличии и оценить, насколько быстро продвигается работа над проектом. Такие инструменты обычно предполагают изменения в реальном времени и помогают отслеживать все существующие проблемы, которые могут отсрочить окончание проекта. Они помогают сделать работу над проектом более эффективной.

При управлении проектом можно допустить ошибки, которые в дальнейшем могут привести к серьезным проблемам во время работы и отложить завершение проекта или привести к перерасходу бюджета. Наиболее распространенные ошибки заключаются в следующем:

• Недостаток планирования. При отсутствии проработанного плана в проекте присутствует неопределенность, что способствует неэффективной работе команды. Именно поэтому при запуске нового проекта необходимо точно разбить проект на отдельные фазы и декомпозировать фазы на задачи, а после назначить ответственных и распределить ресурсы таким образом, чтобы для каждого этапа было достаточно финансирования, расходных материалов и времени.

• Неверная оценка рисков. При отсутствии грамотного риск–менеджмента велика вероятность того, что во время работы над проектом члены команды столкнуться с непредвиденными сложностями, которые отложат достижение целей или сделают работу сотрудников неэффективной. Особенно серьезные сложности могут привести к полному провалу проекта. Именно поэтому важно заранее просчитать все возможные риски, их вероятность и возможное влияние на проект.

• Отсутствие вовлеченности заинтересованных лиц. Если при выполнении задач руководитель команды не поддерживает контакт с заказчиком или инвесторами, итоговый результат может сильно отличаться от ожиданий. То же самое происходит, если внутри команды нет коммуникации. Именно поэтому важно поддерживать постоянное продуктивное общение как внутри команды, так и с заказчиками проекта.