Как оптимизировать ресурсы компании для повышения эффективности. Подходы к управлению ресурсами, способы снижения затрат и повышения производительности.

Оптимизация ресурсов организации помогает улучшить эффективность использования ресурсов компании, то есть добиться максимальной производительности и минимизировать затраты.

Для того, чтобы осуществить оптимизацию ресурсов в предприятии, необходимо пройти несколько шагов:

1 шаг: Анализ текущего состояния.

Необходимо провести оценку текущих бизнес–процессов, структуры расходов и использования ресурсов. Это поможет выявить узкие места и области, требующие улучшений.

2 шаг: Целеполагание.

Здесь осуществляется постановка конкретных целей оптимизации. Кроме того, происходит разработка ключевых показателей эффективности (KPI), с помощью которых будет измеряться достижение поставленных целей.

3 шаг: Автоматизация и технологические решения.

Чтобы успешно оптимизировать ресурсы, необходимо внедрить современные инструменты для автоматизации бизнес–процессов. Например, системы управления предприятием (ERP), CRM и другие.

4 шаг: Оптимизация человеческих ресурсов.

Чтобы системы управления работали, необходимо провести обучение и развитие персонала для повышения квалификации. После этого можно осуществить планирование нагрузки и оптимизации рабочих процессов.

5 шаг: Управление запасами и поставками.

Все те же системы управления помогут оптимизировать уровней запасов, чтобы избежать излишков или дефицита. Эти же инструменты помогут наладить работу с поставщиками для получения лучших условий снабжения.

6 шаг: Энергосбережение.

Энергия также имеет важное значение в бизнес–процессах, поэтому требуется внедрить энергоэффективные технологии и практики для снижения затрат.

7 шаг: Аутсорсинг и подрядчики.

Чтобы сократить некоторые издержки стоит рассмотреть возможность аутсорсинга. Выстройте эффективное управление контрактами с подрядчиками.

8 шаг: Анализ данных и принятие решений на основе данных.

Системы для автоматизации бизнес–процессов помогают собирать данные, осуществлять их анализ, а также выявлять тенденции и возможности оптимизации. Все это потребуется для принятия управленческих решений.

9 шаг: Стратегическое планирование.

Этот шаг подразумевает разработку долгосрочных стратегий оптимизации, которые соответствуют целям компании.

10 шаг: Контроль и регулирование.

Последним шагом является регулярное отслеживание и анализ результатов оптимизационных мероприятий. Это позволит корректировать стратегию в соответствии с изменяющейся обстановкой.

Пример:

Компания решила автоматизировать свои бухгалтерские процессы. До этого они тратили много времени на ручную фиксацию данных и ведение бумажной документации. В особенности было сложно осуществлять анализ и составлять отчетность.

После внедрения автоматизированной системы, им удалось значительно сократить время на бухгалтерию, а также снизить вероятность ошибок. Те операции, которые раньше могли занимать несколько часов или даже дней, теперь можно совершить в течение нескольких минут.

В результате компании удалось окупить вложенные в автоматизацию средства, грамотно распределить бюджет и повысить эффективность своей работы.

Оптимизация ресурсов организации позволяет достичь максимальной производительности и экономии денег. Руководству не требуется искать дополнительные средства на производственные процессы, так как освобождаются средства, которые появились после оптимизации ресурсов.

Мы узнали, что такое оптимизация ресурсов компании. Теперь разберемся, какие именно ресурсы можно оптимизировать:

1. Финансовые ресурсы.

Такой вид оптимизации включает контроль расходов и поиск возможностей для экономии бюджета.

Например, компания может пересмотреть свои текущие расходы на аренду помещений и выбрать более оптимальный вариант. Либо можно сменить поставщика сырья, который может предложить более выгодные условия без потери качества продукта.

2. Человеческие ресурсы.

Эффективное управление персоналом является примером оптимизации человеческих ресурсов. Это подразумевает правильное распределение задач, обучение новых сотрудников и повышение квалификации, мотивацию и удержание квалифицированных специалистов.

Руководство компании может внедрить системы управления и автоматизации, чтобы собрать все данные по бизнес–процессам в одном месте. Так у каждого сотрудника будет возможность получать полную и своевременную информацию, чтобы выстроить эффективный рабочий процессы. К тому же такие системы могут иметь каналы для коммуникации, чтобы каждый участник процесса мог осуществлять передачу данных и давать обратную связь.

3. Материальные ресурсы.

Эффективное использование материалов и оборудования так же служит примером оптимизация ресурсов компании. Подразумевает улучшение системы управления запасами, оптимизацию логистических процессов и использование более энергоэффективного оборудования.

Например, промышленное предприятие меняет оборудование со старого полу–механического на роботизированное. Таким образом руководство выбирает более экологичный вариант, который к тому же сократит цикл производства, а также уменьшит издержки. В этом случае растет производительность компании в целом и эффективность отдельно взятых бизнес–процессов.

Каждый вид организации в зависимости от сферы деятельности имеет свой набор бизнес–процессов и ресурсов, которые необходимо оптимизировать. Поэтому и методов для этого может быть множество. Например, такие:

Виртуализация серверов.

Если компания специализируется на выпуске программного обеспечения, то для оптимизации ресурсов она может сократить количество физических серверов. Это приведет к снижению потребления электроэнергии и уменьшит затраты на охлаждение серверных комнат. Виртуализация серверов делает бизнес–процессы более эффективным.

Управление мощностью.

Чтобы эффективно управлять вычислительной мощностью оборудования, можно применить облачные технологии. Они помогают идентифицировать энергоемкие процессы, что позволит сократить затраты на электричество за счет оптимизации энергопотребления.

Использование сенсоров и автоматизации.

Сэкономить на энергопотреблении также можно за счет установки сенсоров и датчиков которые будут контролировать освещение, температуру и другие параметры окружающей среды. В помещении будет оптимальная температура, а свет будет гореть только там, где находятся люди, что позволит сократить расходы на коммунальные услуги.

Цифровизация документов.

• Хранение бумажных документов неэффективно по нескольким причинам: ручное ведение документации более трудоемкий процесс;

• требуется дополнительное место для хранение физических хранителей;

• процесс передачи данных занимает много времени, что тормозит другие бизнес–процессы.

Поэтому рекомендуется перейти на электронный документооборот. Можно сделать цифровые копии тех документов, которые уже имеются, а в дальнейшем создавать файлы внутри системы управления. Таким образом можно сократить цикл сбора и анализа данных для того, чтобы принять решения по какому–либо из процессов.

Электронные подписи.

Современные технологии позволяют обходиться без печати документов. Электронная подпись дает возможность быстрее осуществлять управленческий процесс: подписывать договоры, приказы, квитанции и прочие важные документы. При этом электронные документы будут иметь такую же юридическую ценность, что и бумажный вариант.

Использование эффективных маршрутов.

Разработка эффективных маршрутов доставки помогает экономить на логистике. Благодаря анализу данных о расстоянии, дорожных условиях и объеме груза, можно определить оптимальный маршрут доставки.

Таким образом получится сэкономить на топливе, а значит сократить затраты на топливо и дальнейшее обслуживание транспорта. Кроме того, сократится время поставки товара до точки или клиента, что также повысит эффективность производства.

Консолидация грузов.

Осуществлять доставку одного небольшого груза будет достаточно расточительно. Поэтому некоторые компании применяют метод консолидации грузов, когда несколько небольших посылок объединяются в крупную поставку.

Да, чаще всего требуется время на то, чтобы собрать заказ и передать его в пункт выдачи, магазин или по адресу, где находится магазин. Однако, это позволяет сократить расходы на транспорт, а также дает возможность составить маршрут таким образом, чтобы за раз доставить весь груз.

Использование перерабатываемых материалов.

Вопрос о спасении экологии становится все более острым. Поэтому компании стараются сократить долю негативного влияния на окружающую среду. Это возможно благодаря использованию перерабатываемых материалов в производстве.

Также этот метод применим и в логистике, например, можно использовать биотопливо или электрический транспорт, что значительно снизит выбросы парниковых газов и других загрязняющих веществ в атмосферу.

Разумеется, это не все методы, которые могут быть применены для оптимизации ресурсов компании. Многое зависит от деятельности самой организации: в какой сфере она находится, какие имеет текущие ресурсы, ограничения и возможности.

Оптимизация ресурсов организации — полезный процесс, который позволяет не только повысить эффективность работы предприятия, но и заметно сэкономить ее бюджет. Но в случае, если оптимизация произошла неправильно, возникают определенные риски, негативно влияющие на работу организации:

Сокращение персонала.

В этом случае автоматизация некоторых процессов может привести к сокращению числа сотрудников. С одной стороны руководство компании сократит расходы на оплату труда, с другой стороны это может создать напряженность в коллективе и снизить мотивацию оставшихся сотрудников.

Ухудшение качества работы.

В некоторых ситуациях оптимизация ресурсов может подразумевать сокращение бюджета на обучение персонала. С одной стороны, руководство компании рассчитывает на профессионализм своих сотрудников и не видит в этом проблему.

Однако стоит помнить, что мы живем в условиях постоянных изменений. Информация обновляется постоянно, поэтому некоторые знания и методы работы могут быстро стать устаревшими и неэффективными, что скажется на качестве работы.

Увеличению затрат на долгосрочной перспективе.

В случае, если руководство компании принимает решение сократить затраты на техническое обслуживание оборудования, то это может обернуться ростом расходов на его ремонт. В современных условиях поиск новой детали может быть не просто трудоемким, но и затратным. Кроме того, данная проблема может привести к остановке производства и снижению общей эффективности.

Ещё одним неудачным примером оптимизации может служить сокращение расходов на маркетинг и рекламу.

В этом случае компания рискует потеряться в толпе конкурентов. В эпоху потребления покупатели пресыщены количеством предложений на рынке, поэтому требуется создавать уникальные и выгодные условия, чтобы не терять прибыль. Сокращение или отказ от рекламы или маркетинговой стратегии может быть губительным.