Узнайте, как картирование процессов помогает выявлять и устранять потери в производственных процессах, улучшая эффективность.

Картирование является инструментом визуализации и документирования производства. Карта отражает как весь производственный цикл как в целом, так и отдельно взятые бизнес–процессы в частности.

Использование данного инструмента преследует несколько ключевых целей.

– Построение карты позволяет лучше понимать процессы производства, их последовательность и взаимодействие с другими элементами, такими как люди, оборудование, ресурсы и так далее.

В дальнейшем эти данные можно использовать с разными целями. Например, для подготовки и внедрения новых инструментов или для обучения персонала.

– В процессе картирования уже на первоначальных этапах удается идентифицировать потери и слабые места. Например, задержки, перепроизводство, лишние действия, которые не добавляют ценности продукту или услуге и так далее. На основе этих данных принимаются управленческие решения, позволяющие оптимизировать процессы и избавиться от потерь.

– Картирование подразумевает описание процессов в той последовательности, которая позволяет сократить количество ошибок и увеличить качество выпускаемой продукции или услуг. То есть, по сути, создается стандарт производства. Его можно использовать как при выполнении повседневных задач, так и для обучения нового персонала.

– Данные, полученные в процессе составления карты, позволят составить наиболее точный план мероприятий по оптимизации процессов. Таким образом, можно улучшить качество выпускаемой продукции, услуг, а также сократить количество ошибок, дефектов и потерь.

– Наличие карты производства делает процессы более прозрачными и понятными для всех участников. Благодаря этому как руководители, так и подчиненные лучше понимают свои роли, обязанности и уровень ответственности.

Основные элементы, которые используются в картировании процессов.

Процессные шаги – это описание шагов, связанных с различными этапами производства, такими как обработка, проверка, доставка и т. д. Они также могут быть разделены на более мелкие этапы, которые либо добавляют, либо не добавляют ценность выпускаемому продукту или услуге.

При составлении карт обязательно используются визуальные символы. Они могут обозначать различных участников процесса, сам процесс и прочие элементы производства. Например, ромбами могут обозначать решение и проверку, а стрелками – потоки данных и взаимодействие между различными компонентами системы.

На карте обязательно указываются ответственные лица за каждый процесс, который существует в производстве. Это не обязательно может быть отдельно взятый сотрудник, это может быть группа лиц, которая выполняет определенные задачи. Благодаря этому удается понимать зону ответственности определенных участников производства, что улучшает взаимосвязь внутри команды.

На выполнение каждого шага или операции в процессе производства выделяется определенное количество времени. По сути, оно является стандартом, в рамки которого нужно укладываться. Если сотрудники не справляются, то может говорить о наличии узких мест или чрезмерной нагрузке. На основе этого можно определить меры по оптимизации процессов.

Также на карте обязательно нужно отразить количество запасов сырья, материалов и готовой продукции на различных этапах производства. Это позволит понять, где возникают задержки процессов, которые приводят к потерям.

Отражение потока информации может показать, в каких цепочках коммуникации существуют разрывы. То есть какие компоненты производственной системы не имеют достаточного взаимодействия между собой.

В процессе картирования удается сразу обнаружить проблемные зоны. Их, разумеется, необходимо сразу же отразить на карте. В дальнейшем, когда они будут устранены, нужно будет создать новую версию документа, но при этом не избавляться от старой, чтобы была возможность сравнить.

Помимо ответственных лиц, на карте также необходимо отразить заказчиков и заинтересованные стороны, так как они тоже являются участниками производства. Это могут быть поставщики, партнеры, сторонние организации, которые помогают доставить конечный продукт или услугу до потребителя. Они могут как создавать ценность изделия, так и снижать уровень его качества. Поэтому они являются обязательными элементами карты.

Еще один важный компонент, который нужно указать в процессе картирования – это ожидаемые результаты. То есть необходимо описать, каким должен быть конечный продукт или услуга. Также можно заказать промежуточные итоги на различных этапах производства, так как этот документ является своего рода стандартом, на который опираются сотрудники предприятия и руководители.

Завершающим, но при этом не менее важным элементом карты являются метрики. Они выступают в качестве ориентира и показывают, каких результатов необходимо добиться на разных этапах производства. По сути, они являются идентификаторами несоответствия.

В зависимости от типа предприятия составляющие карты могут отличаться, но перечисленные выше элементы будут встречаться практически во всех вариантах.

Картирование является трудоемким процессом. По мере создания карты могут возникать трудности и препятствия, а также различные ошибки. Перечислим некоторые из них.

1. Сложность и запутанность процессов.

В зависимости от специфики компании, производственные процессы могут быть очень сложными и динамичными. Различные компоненты карты могут иметь множество взаимосвязей и последовательных действий. Это может привести к искажению результатов и усложнит визуализацию.

2. Недостаток информации.

Чтобы карта процессов была действительно эффективной, необходимо, чтобы она была построена на основе полноценных и актуальных данных. К сожалению, не все компании собирают и хранят информацию о своих процессах на должном уровне, либо они ее не структурируют. Поэтому карта опять же может оказаться искаженной, что в дальнейшем скажется на принятии управленческих решений.

3. Сопротивление сотрудников.

Если сотрудники предприятия недостаточно осведомлены о том, почему осуществляется картирование процессов, то они могут сопротивляться и не оказывать содействия в работе над картой. В этом случае данные могут искажаться. Например, предоставляться не полностью, либо в улучшенном виде.

4. Недостаток времени.

В некоторых случаях предприятие нуждается в быстром принятии управленческих решений. Например, если возникла какая–то кризисная или форс–мажорная ситуация. Поскольку картирование является трудоемким и длительным процессом, то нет возможности оперативно принимать управленческие решения на основе разрабатываемой карты.

5. Неясные цели и ожидания.

Если на этапе подготовки не определить цели и границы процессов, то это может привести к невнятным результатам. Что, в свою очередь, может вызвать непонимание среди команды и других заинтересованных лиц. В итоге разработанную карту придется переделывать.

6. Технические сложности.

Для картирования процессов необходимо использовать интуитивно понятное программное обеспечение. То есть, чтобы в нем могли разобраться даже те, кто не является профессионалом и делает это впервые. Если выбрать слишком сложное ПО, то это может привести к тому, что процесс создания карты будет не только длительным, но и с ошибками.

7. Отсутствие последовательности.

При создании карты необходимо придерживаться принципов систематизации, чтобы все этапы проводились последовательно, иначе возникает риск пропустить какие–либо важные детали. В этом случае использование инструмента будет неэффективным.

8. Изменчивость процессов.

В условия высокой конкуренции и постоянно изменяющихся условий рынка, производственные процессы внутри компании могут меняться. Соответственно, актуальность карты быстро устаревает. Поэтому необходимо на постоянной основе следить за тем, чтобы данные в документе соответствовали текущим процессам предприятия.

9. Недостаток опыта.

В картировании процессов принимают участие разные сотрудники предприятия. Не каждый из них обладает необходимыми навыками и знаниями для того, чтобы составлять карту грамотно.

В идеале, если этим процессом будет руководить человек, который умеет работать с данными. Но если он отсутствует, то вероятность возникновения ошибок возрастает.

10. Интеграция различных систем.

В крупных предприятиях, где есть свои департаменты и подразделения, для сбора и управления данными о процессах могут использоваться собственные системы управления. Если они между собой не интегрированы, то работа над картой будет осуществляться очень сложно. Возможно увеличение сроков, также существует риск потери данных.

Чтобы избежать многих ошибок и их последствий, необходимо, чтобы в процессе создания карты принимали участие специалисты разных направлений. Это позволит взглянуть на производство с разных сторон. Руководством процесса должен заниматься человек, который умеет работать с данными. Также важно соблюдать последовательность всех этапов, чтобы прийти к эффективному результату.

В бережливом производстве картирование процессов используется для того, чтобы обнаружить и устранить широкий спектр различных потерь. Существует несколько распространенных методов создания карт, которые используются для улучшения производственных процессов. Ниже перечислены несколько вариантов.

1. Картирование потока создания ценности (Value Stream Mapping, VSM).

Это наиболее известный инструмент в бережливом производстве, позволяющий визуализировать путь продукта или услуги с момента его создания и до доставки конечному потребителю. Карта составляется с целью выявления узких мест, для оценки времени, необходимого для выполнения конкретных задач или даже целых этапов, а также для определения ненужных действий, которые не добавляют ценности продукту.

В конечном итоге, после составления карты потока создания ценности, обеспечивается целостный взгляд на производственный процесс. Благодаря этому появляется возможность обнаружить слабые места, которые нуждаются в оптимизации. После их исправления удается повысить эффективность производства.

2. Картирование текущего состояния (Current State Mapping).

Данный инструмент дает возможность фиксировать текущее состояние производственного процесса с учетом всех участников, ресурсов, этапов, потоков материалов и информации.

Процесс картирования делится на две фазы: сначала создается версия текущего состояния, а затем создается версия карты желаемых результатов. То есть то, к чему нужно стремиться. Благодаря этому удается определить национальную точку для анализа и дальнейшей оптимизации процессов.

3. Картирование будущего состояния (Future State Mapping).

В этом случае карта создается для того, чтобы иметь четкий план по достижению целей.

Карта отражает идеальную версию производственного процесса, к которому нужно прийти в ближайшем будущем. По сути, это помогает ставить четкие цели и определиться с тем, какие изменения позволят улучшить производственный процесс.

4. Картирование процесса (Process Mapping).

В данном случае в процессе картирования используются различные средства визуализации, такие как блок–схемы, диаграммы и так далее. Это позволяет упростить схему и сделать ее более читаемой для разных участников производственного процесса. Кроме того, это ускоряет анализ текущего состояния производства, что, в свою очередь, также дает возможность принимать управленческие решения быстро и эффективно.

5. Картирование рабочего места (Workplace Mapping).

Благодаря этой карте удается визуализировать физическое расположение оборудования, инструментов и различных зон на рабочем месте. Часто этот инструмент используется в сочетании с другими методами, например, такими как 5S. Карта рабочего места позволяет оптимизировать рабочее пространство таким образом, чтобы сократить возможные риски и потери, а также сделать выполнение задач более эффективным и безопасным.

6. Картирование потерь (Waste Mapping).

С помощью этой карты удается обнаружить все стандартные виды потерь, которые возникают в производственных процессах. А также классифицировать их и распределить по степени приоритезации. На основе полученных данных составляется план мероприятий по оптимизации и устранению потерь.

Картирование можно производить как по всем производственным процессам в целом, так и по каждому из них в частности. Углубиться в детали можно в том случае, если различные этапы производства являются очень сложными либо в них обнаружено большое количество потерь. Поэтому требуется больше информации для принятия необходимых мер по оптимизации и устранению последствий.

Создание карты процессов производства имеет большое значение для эффективного управления предприятием в будущем. Поэтому к картированию необходимо подходить ответственно. Для этого рекомендуется соблюдать определенную последовательность действий. Ниже перечислим основные этапы по составлению карты.

Для начала определяются границы процесса или процессов, которые требуется картировать. Иными словами, ставится цель. Четкое понимание предмета исследования снижает вероятность возникновения ошибок в процессе создания карты.

Далее осуществляется сбор данных по текущему состоянию производственных процессов. Это реализуется путем анализа существующей документации, через получение обратной связи от сотрудников, заказчиков и потребителей, а также из системы управления производством, если она имеется.

На основе собранных данных происходит картирование процессов. Визуализируются все элементы производства, выстраиваются связи между ними, определяется последовательность этапов, указывается сроки и ответственные лица и так далее.

Это один из самых трудоемких этапов. В его реализацию требуется вовлечь людей разных специальностей и уровня ответственности, чтобы иметь полную картину. То есть составлением карты должны заниматься не только руководители, но и ведущие специалисты, которые имеют четкое представление о задачах и проблемах производства. Они помогут обнаружить узкие места и методы их устранения.

В процессе создания карты важно использовать те символы и инструменты визуализации, которые будут понятны всем участникам производственного процесса. То есть они не должны читаться двусмысленно или вызывать много наводящих вопросов.

После того как карта процессов готова, осуществляется анализ узких мест, потерь и неэффективных действий, которые не добавляют ценности производимой продукции.

За счет того, что все данные визуализированы, проводить исследования и оценку становится значительно проще. В идеале, если карта составлена с помощью специальных программ. Они позволяют управлять данными в режиме реального времени, а также иметь доступ к карте с любого устройства.

По завершении анализа разрабатывается стратегия по улучшению производственных процессов. Предложения по оптимизации принимаются от разных участников производства. Это могут быть и руководители, и специалисты разных направлений. Важно иметь всесторонний взгляд на ситуацию, чтобы не упустить важных нюансов и выбрать наиболее эффективное решение для устранения всех недостатков.

В бережливом производстве процесс оптимизации является постоянным. Поэтому даже если создается эффективная карта, то со временем всегда находится возможность ее улучшить. Достигнув одной бизнес–цели, можно начать стремиться к другой.