Разберитесь, какие потери бывают в производстве, офисе и других сферах. Узнайте, как их минимизировать для повышения эффективности.

Под потерей подразумевают любые действия, которые приводят к излишнему потреблению ресурсов, но при этом они не приносят никакой ценности самому продукту.

Сама концепция была придумана в компании Тойота в 40-50-е годы, когда автопроизводитель пытался выбраться из экономического и производственного кризиса, вызванного Второй мировой войной.

В рамках работы над оптимизацией производственных процессов было выявлено семь видов потерь: перепроизводство, лишние движения, ненужная транспортировка, излишки запасов, избыточная обработка, ожидание и переделка брака.

Со временем эта концепция вышла далеко за пределы стен Тойота и приобрела популярность не только в автомобилестроение, но и на других типах производства.

Перепроизводство наступает в том случае, если предложение превышает спрос. Тогда компания вынуждена менять стратегию ценообразования, чтобы сократить количество издержек, которые и так уже возникли. Впоследствии перепроизводство приводит к возникновению других потерь, и в первую очередь это будут излишки запасов.

Причины возникновения перепроизводства

– Недостаточное прогнозирование потребительского спроса без учета текущего состояния рынка и долгосрочных тенденций. Если компания не имеет четкого и достоверного представления о своей аудитории, а также не понимает, как работать с разными сегментами, то это приводит к непониманию потребностей клиентов.

– Злоупотребление технологиями позволяет увеличивать объемы производства. Это, в свою очередь, может привести к снижению качества, так как будет недостаточно времени на то, чтобы его проверять.

– Избыточная кредитная доступность может привести к увеличению инвестиционной активности. С одной стороны, компания видит в этом привлекательные условия, благодаря которым она может оптимизировать свои процессы и улучшить качество выпускаемой продукции и услуг. С другой стороны, это рост рисков из–за обязательств, которые не получится исполнить, если не будет должного уровня спроса, способного перекрыть затраты.

Какими способами можно избежать перепроизводства?

– Необходимо уделять достаточное количество времени изучению аудитории и ее потребностей. Причем эта информация должна постоянно обновляться, так как условия рынка постоянно меняются. Необходимо использовать количественные и качественные метрики, чтобы оценивать интерес к предложению в текущий момент и в долгосрочной перспективе.

Наиболее показательным способом будет получение обратной связи от клиентов и потребителей. Чтобы получить честный ответ о качестве производимой продукции или услуг, важно выстроить доверительные и открытые отношения со своей аудиторией. Кроме того, нужно демонстрировать им, что все замечания и пожелания действительно рассматриваются и принимаются к сведению.

– Внедрять более гибкие производственные системы. Они помогут быстрее адаптироваться под изменения в спросе, чтобы избежать издержек из–за перепроизводства.

– Ещё одним способом является сокращение числа малозначимых поставщиков. Они будут стимулировать покупать больше сырья для производства, потому что нуждаются в продажах. Необходимо выбрать несколько надежных партнеров, способных своевременно поставлять нужные ресурсы для производства. Если выбрать только одного, то в этом случае возникает риск зависимости от тех условий, которые он предоставит, а перейти на другие будет сложно.

Лишние движения не имеют ценности для продукта и приводят к потере времени и ресурсов. В конечном итоге это снижает общую эффективность, что не только увеличивает издержки, но также и негативно влияет на рабочее настроение сотрудников, забирая у них энергию.

Причины возникновения лишних движений

– Недостаточная организация рабочего пространства. Это может выражаться не только в том, что необходимые инструменты и материалы находятся не в логичной последовательности, но также в их отсутствии.

– Отсутствие стандартов также может привести к тому, что последовательность производственных процессов может быть нарушена, что приведет к лишней суете.

– Уровень квалификации и личные качества исполнителей также играют важную роль для того, чтобы построить эффективные процессы. Если у сотрудника недостаточно опыта и навыков, то он будет выполнять много суетливых движений или даже дублировать некоторые действия, чтобы перепроверить себя.

Какими способами можно сократить количество лишних движений в процессах?

– Для начала требуется провести анализ всех производственных процессов, чтобы обнаружить узкие места. Для этого собирают обратную связь от всех участников производства, а также визуализируют каждый этап в логичной последовательности от начала до конца.

– Организация рабочего места позволяет сделать более эффективным каждый отдельно взятый этап. То есть происходит углубление в анализ, на основе чего приводится в порядок рабочее место для одного или нескольких сотрудников. При этом учитывается специфика каждого процесса.

– Применяются принципы бережливого производства 5S, что позволяет привести производство к единому стандарту и порядку. Кроме того, этот метод позволяет увеличить контроль качества и тем самым избежать переделки брака.

– Постоянное обучение как новых, так и старых сотрудников позволит увеличить их уровень навыков и сократить количество возможных ошибок из–за лишних движений. Они будут лучше понимать свои обязанности и поэтому будут больше уверены в своих действиях.

Ненужная транспортировка отражается на общей эффективности производства. Она может затруднять выполнение некоторых задач, что увеличивает время ожидания. Кроме того, это приводит к росту издержек.

Причины ненужной транспортировки

– Первая причина кроется в сложности процессов и неграмотной организации пространства. Например, есть проблемы с управлением запасов, что может выражаться в отсутствии единого реестра и программы менеджмента. Или если компания использует несколько складских помещений, то они должны быть расположены в соответствии с этапами производства.

– Отсутствие автоматизации транспортировки. То есть, когда значительная доля труда осуществляется вручную, без использования погрузчиков или другого специализированного оборудования. На это требуется значительно больше времени и усилий.

– Неграмотное управление производственным графиком. Опять же, чаще всего так бывает, когда операции по логистике выполняются по старинке, вручную, например, в тетрадке. Либо используется устаревшая программа, к которой не все участники производственного процесса имеют доступ. То есть у сотрудников нет представления о том, что и где находится и кто является ответственным, чтобы это можно было взять.

Какие существуют методы управления транспортировкой?

– В этом случае снова пригодится анализ процессов, чтобы понять, насколько логично организовано пространство и оборудование. Это позволит лучше понять, какие существуют запасы и каким образом их нужно расположить, чтобы они были частью производственного процесса. Благодаря этому сокращается время транспортировки.

– Внедрение программ и прочих технологий для автоматизации процесса. Это могут быть погрузчики, конвейерные системы или роботизированные устройства. Они частично заменят человеческий труд и сделают его легче.

Если своевременно обслуживать оборудование, то оно исправно прослужит долгое время, окупится и позволит значительно повысить эффективность производственных процессов.

– Разработка четкого плана и графика работ, а также внедрение программы управления запасами позволит лучше понимать, где и что находится, не тратя при этом время на поиски. Кроме того, таким образом можно лучше управлять ресурсами и своевременно пополнять их, чтобы не возникало простоев.

– Все сотрудники, которые непосредственно имеют дело с логистикой, должны пройти обучение для большего вовлечения в процесс. В этом случае количество возможных рисков сокращается, как и количество ненужной транспортировки.

Излишки запасов часто являются причиной роста издержек. В том числе, включая ухудшение ликвидности и устаревание продукции. Кроме того, они усложняют управление цепочками поставок, что в свою очередь отражается на производительных процессах.

Причины возникновения излишков запасов

– Перепроизводство является причиной ненужного количества запасов. Это относится как к расходным материалам и деталям, так и к уже готовой продукции. Первопричина кроется в неправильном прогнозировании спроса.

– Недостаток информации об объемах заказов и сроках поставок. Такая проблема может возникнуть в случае, если компания не выстроила надежных партнерских отношений с поставщиками и поэтому не имеет представления о том, когда получит необходимые ресурсы.

– Ещё одной причиной может быть избыток незаконченной продукции на разных этапах производства. Эта ситуация может возникнуть из–за неправильного распределения нагрузки, неисправности оборудования, нарушения технологии производства и так далее.

Какие методы позволят избежать излишков запасов?

– На постоянной основе должен осуществляться мониторинг и анализ текущих запасов, что упростит управление ресурсами. Для этого используются специальные программы, которые помогают планировать поставки.

– Кроме того, необходимо регулярно обновлять информацию о целевой аудитории, чтобы правильно прогнозировать спрос. Важно обращать внимание не только на демографические показатели, но также иметь в виду экономические, социальные и культурные аспекты.

Если произошла смена потребительского поведения, то изменились и запросы аудитории. В случае если это долгосрочная тенденция, стоит задуматься об изменении продукта или услуги. Тогда может потребоваться замена некоторых компонентов, поэтому не пополнять некоторые запасы лучше не надо.

– Применение метода Just-In-Time (точно в срок) способствует созданию гибкой и адаптивной системы управления запасами. Это значит, что ресурсы пополняются ровно тогда, когда возникает для этого необходимость. Таким образом, удается избежать ситуаций дефицита и профицита.

Под избыточной обработкой подразумевают действия, которые не добавляют ценности производимому продукту или услуге. Вроде бы подразумевается, что должно быть наоборот, но на деле они лишь занимают время и увеличивают издержки.

Примером может служить большое количество упаковки. В этом случае лучше отказаться от излишнего декора. Если стоит вопрос о сохранности продукта, то нужно разработать такой тип упаковки, которая будет обладать и защитными, и эстетическими качествами.

Причины возникновения избыточной обработки

– Недостаточное понимание запросов клиентов к продукту или услугам. Такие ситуации могут возникнуть, например, при разработке программного, когда сторона исполнителей не собрала достаточно информации по требованиям к продукту. В результате заказчик остался недоволен конечной работой, потому что программное обеспечение не соответствовало его запросам и не помогало в решении проблем.

– Отсутствие стандартизации. Это происходит по причине того, что сотрудники могут по–разному понимать, какой результат должен получиться по итогу. Поэтому они используют разные методы, и в некоторых случаях это может стать причиной брака, что потребует переделки, а значит, дополнительных затрат.

– Неэффективное управление временем и ресурсами. Если сотрудники не понимают, какое количество времени требуется на выполнение задач и какую они имеют приоритетность, то последовательность действий может быть нарушена. Как следствие, это может привести к снижению уровня контроля качества и росту брака.

Такая ситуация может возникнуть, если нет четкого распределения обязанностей и не определены зоны ответственности. Также в компании нет четкого графика, в соответствии с которым будет реализовываться план производства.

Что нужно сделать для предотвращения избыточной обработки?

– Внедрение стандартов позволит решить множество проблем. Все сотрудники будут стремиться к получению одинакового результата. При этом они будут использовать одни и те же методы и инструменты для того, чтобы продукт или услуга соответствовали всем запросам.

– Необходимо собрать обратную связь от клиентов и сотрудников, чтобы понять, какие из процессов можно оптимизировать. Это позволит создать востребованный товар и предоставлять высокий уровень сервиса.

– Стоит стремиться к постоянному улучшению, в том числе проводить регулярное обучение персонала. Так они будут больше вовлечены в производственный процесс и с большей ответственностью отнесутся к исполнению своих обязанностей. Тогда и внедрение стандартов будет происходить более эффективно.

– Кроме того, стоит поощрять инновации. Они позволяют упрощать процессы и делать их более понятными. При этом сам продукт становится более качественным и ценным для конечного потребителя.

Ожидание возникает из–за задержки в процессе производства. Они могут быть вызваны различными факторами как внутренней, так и внешней среды.

Причины возникновения ожидания на производстве

– Все этапы взаимосвязаны между собой, поэтому если на одном из них произойдет задержка, то она затронет и остальные. Тем самым производство собьется, из–за чего общая производительность снизится.

– Проблемы с поставками могут привести к тому, что передача продукта с одного этапа на другой будет происходить медленнее.

– Нарушение технологии производства приводит к ошибкам и заторам из–за того, что приходится переделывать брак.

– Недостаток информации говорит о том, что между различными участниками производства нарушена коммуникация. Это, в свою очередь, может привести к тому, что некоторые процессы не начинаются вовремя, поэтому возникают заторы и ожидания.

– Неравномерное распределение нагрузки может привести к тому, что на некоторых участках работники будут перерабатывать, а на других наоборот перерабатывать. Это не только заставляет одних ждать других, но также может привести к снижению личной эффективности и внутренним конфликтам в коллективе.

– Неисправности оборудования и программного обеспечения также могут снизить эффективность и скорость производственного процесса.

Каким образом можно избежать ожидания?

– Визуализация производственного процесса позволит выявить потенциальные слабые и узкие места, где может возникнуть затор. На основе этой информации разрабатывается план оптимизации, чтобы сократить количество и вероятность наступления рисков.

– Необходимо наладить линию поставок, чтобы она была регулярной и своевременной в соответствии с текущим уровнем спроса.

– Обучение персонала и получение от них обратной связи по процессам позволит понять, каким образом этот аспект можно оптимизировать.

– Все участники процесса должны пользоваться единой системой управления производством, чтобы отслеживать актуальный статус задач и быстро решать возникающие проблемы.

– В целом, стоит позаботиться о том, чтобы в коллективе была развитая и открытая коммуникация. Это значит, что сотрудники должны понимать не только свой вклад в достижение общей цели, но и какую пользу приносят остальные. Понимание того, как расположены зоны ответственности, позволит своевременно находить проблемы и пути их решения.

– График работы должен строиться таким образом, чтобы все силы между разными этапами производства были распределены равномерно. Если возникает ситуация, что где–то не хватает ресурсов, то это нужно компенсировать для поддержания общей эффективности. Это реализуется за счет перераспределения задач или внедрения инструментов автоматизации.

– Своевременное обслуживание оборудования и обновление программного обеспечения позволит снизить вероятность наступления технических рисков, которые могут снизить производительность.

Переделка брака, пожалуй, самая дорогая из потерь производства. Она несет за собой множество последствий, и все они в конечном итоге связаны с прибылью компании.

Причины возникновения брака

– Дефицит расходных материалов приводит к нарушению технологии производства продукта. Из–за этого возникают скрытые дефекты, которые затем могут проявиться непосредственно при эксплуатации. Это приведет к негативному опыту и недовольству со стороны клиента.

– Человеческий фактор один из самых непредсказуемых и сложных в оценке, потому что не всегда удается найти источник возникновения проблемы. Здесь могут сказаться и уровень квалификации, и личностные качества, и даже степень загруженности. Если работник работает в режиме постоянной многозадачности, то это приведет к усталости и снижению концентрации.

– Неисправность оборудования, ошибки в настройках и сбои могут привести к возникновению брака.

– Отсутствие или недостаточный уровень контроля качества повышает риск того, что дефект не будет устранен вовремя, и поэтому с каждым следующим этапом производства проблема будет становиться все серьезнее. В некоторых случаях это может потребовать не просто переделки, а полной утилизации продукта.

Каким образом можно сократить количество переделок брака?

– Надежные отношения с поставщиками и партнерами позволят получать необходимое количество ресурсов в соответствии со стандартами качества. Это снизит вероятность возникновения скрытых дефектов.

Для этого также нужно разработать стандарты приемки поставок, чтобы заведомо предотвратить попадание в производство некачественного сырья и материалов.

– Регулярное обучение сотрудников позволит поддерживать их уровень квалификации, что снизит влияние человеческого фактора. Кроме того, рекомендуется внедрить культуру постоянных улучшений и контроля качества, чтобы работники производства проявляли инициативу и заведомо не пропускали дефектный продукт на следующий этап.

– Грамотное распределение нагрузки на сотрудников в соответствии с их уровнем квалификации и опытом также сократит влияние человеческого фактора. Важно не просто грамотно распределить задачи, но также следить за тем, чтобы специалисты не подвергались выгоранию и вовремя отдыхали. Для этого необходимо разработать систему мотивации и следить за физическим и ментальным здоровьем персонала.

– Регулярное техническое обслуживание оборудования позволит своевременно находить дефекты, которые могут привести к более серьезным поломкам и даже отразиться на качестве производимой продукции и услуг.

– На каждом этапе производства должен осуществляться контроль качества. В силу возможностей бизнеса этот процесс можно автоматизировать с помощью специального оборудования и программного обеспечения, чтобы избавить работников от рутинной работы и тем самым сократить влияние человеческого фактора.

Все семь видов потерь взаимосвязаны между собой, соответственно, если возникают проблемы в одном из аспектов, то это затронет и остальные. Поэтому необходимо регулярно проводить мониторинг всех этапов производства, оценивать промежуточные и конечные результаты, чтобы своевременно находить ошибки и узкие места. Подобные меры позволят повысить общую эффективность производства и снизить размер издержек.