Ответим в течение 30 минут — contact@leadstartup.ru
+7 495 150 42 63 — с 8:00 до 21:00 МСК
Получите материалы тренингов — бесплатно, через Telegram
Получите все материалы с наших тренингов — бесплатно
Создание 💡 и Развитие Проектного Офиса
Создание 💡 и Развитие Проектного Офиса
Создание 💡 и Развитие Проектного Офиса

Создание 💡 и Развитие Проектного Офиса + Функции Проектного Офиса

Проектный офис

Проектный офис

Проектный офис — он же офис проекта, служба управления проектом или Project Management Office — это структура, которую создают в компании для разработки и запуска проекта. Она может быть временной и создаваться под определенный проект, например, инвестиционный. Или постоянной. В таком случае проектный офис становится отдельным подразделением компании.

проектный офис

🎓
Получите материалы наших тренингов — бесплатно
Вы научитесь управлять Scrum–командами, создавать Kanban–системы и руководить внедрением Agile фреймворков.
18 января
14 910 рублей Скидка -29%
18 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь вести Scrum–команды к самоорганизации и высокой продуктивности, с получением сертификации PSM I.
17 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
25 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы освоите роль Владельца Продукта в Scrum, научитесь приоритизировать задачи и максимизировать бизнес–ценность.
12 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
23 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%

Когда нужен проектный офис?

Как правило, компании не сразу приходят к проектному офису. Но наступает момент, когда текущие задачи переходят в формат проекта. У него появляется свой ответственный руководитель.

Со временем проектов становится все больше, растет и количество их руководителей. Кто–то из них справляется, кто–то — нет. Каждый руководитель отчитывается только по своему проекту.

Если в этом процессе:

  • нет системности
  • проекты частично дублируют друг друга или противоречат один другому
  • нет единого куратора по всем проекта
  • отчетность не дает понять цельную картину по всем проектам.

Значит, самое время задуматься о проектном офисе.

Вы научитесь проводить глубинные интервью для поиска сильнейших инсайтов по развитию вашего продукта.
22 января
14 910 рублей Скидка -29%
26 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь радикально повышать вероятность выхода на положительную рентабельность новых бизнес–направлений.
8 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
17 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь использовать безбюджетный маркетинг и сделаете первые продажи вашего продукта или идеи прямо на тренинге.
29 марта
14 910 рублей Скидка -29%
13 мая
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%

С чего начать запуск проектного офиса?

Чтобы запустить проектный офис, компания должна пройти определенные этапы.

  • Провести аудит текущей работы. На этом этапе нужно изучить документацию, опросить владельцев компании, ключевых участников. Важно описать текущие процессы и сформировать портфель проектов.
  • Оценить результативность. Нужно понять, чем недовольно руководство и заказчики. Если зашла речь о создании проектного офиса, то, очевидно, есть какие–то недостатки и узкие места. Хорошо их определить уже сейчас, чтобы понимать, что исправить и к чему стремиться.
  • Разработать концепцию по внедрению проектного офиса в жизнь компании. Нужно согласовать ее со всеми ключевыми участниками процесса. Иначе есть риск столкнуться с их сопротивлением и непониманием: зачем что–то менять, если и так работает?
  • Разработать методологию. Тут нужно по шагам понять и прописать в документах, как и что будет работать, кто за что отвечает. Сделать шаблоны проектных документов, составить инструкции, правила работы с документацией, шаблоны по оформлению.
  • Внедрить информационную систему управления проектами. В реальной жизни в компании, как правило, одновременно идет несколько проектов, в них участвуют одни и те же сотрудники. Чтобы избавиться от хаотичности и разрозненности в управлении, нужно создать единую система планирования и контроля над проектами. Но ИСУП — это инструмент. Он сработает только если общие правила управления проектами уже задокументированы и работают на практике. Так что сначала выполняем пункт 4 — отлаживаем процессы — и только потом переходим к созданию информационной системы управления проектами.
  • Обучить сотрудников работе в проектном офисе. Рассказать им о методологии и технологиях управления, которые теперь будете использовать. Научить работать с информационный системой управления проектами. Здесь же нужно пройти адаптационный период, когда все принимают нововведения и учатся работать по новым правилам. Обязательно проверить, как все усвоили знания. Могут ли менеджеры эффективно управлять проектами, понимает (и принимает) ли проектная команда, что нужно делать.
  • Выполнить пилотный проект. На нем можно опробовать все инструменты и правила.

 создание проектного офиса

Вы освоите методологию развития аналитической культуры в корпорациях для достижения целей цифровой трансформации.
27 января
14 910 рублей Скидка -29%
3 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь управлять запуском цифровых инноваций и выступать в роли бизнес–трекера для внутренних стартапов.
21 января
14 910 рублей Скидка -29%
25 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Обучитесь Agile-инструментам влияния на выживаемость бизнеса в условиях крайней неопределенности.
19 января
14 910 рублей Скидка -29%
19 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%

Типы проектных офисов

Всего их выделяют четыре. Каждые имеет свои плюсы и минусы. А еще запоминающиеся названия.

Проектный офис «Метеостанция". Он нужен, чтобы собирать информацию о нескольких запущенных проектах. Сведения здесь не анализируют. По сути такой проектный офис никак не вмешивается в ход работы, а просто передает сведения о процессах наверх, начальству. Плюс в том, что такой офис легко создать. Но в разноплановых проектах с большим числом участников он будет неэффективен.

Проектный офис "Управляющая башня". Его создают для контроля над проектными менеджерами и командой. Действуют ли они в соответствии с концепцией и методологией. Какой результат дают. Такой офис может проводить аудиты и аттестовать менеджеров.

Проектный офис "Ресурсный пул". Он запускается для распределения сотрудников между проектами и задачами. Контролирует нагрузку и приоритеты.

Проектный офис "Стратегический программный". Нужен для организации взаимодействия между стратегическими менеджерами и операционными. Но самостоятельно за финансирование и расходы не отвечает.

Вы научитесь определять точки кратного роста прибыли и обоснованно принимать решение где сфокусировать усилия.
14 мая
14 910 рублей Скидка -29%
14 июня
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы освоите методологию Growth Hacking — быстрого тестирования гипотез для кратного роста по прибыли.
29 января
14 910 рублей Скидка -29%
5 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь создавать бизнес–модели цифровых продуктов и защищать их на презентации перед ТОП–менеджментом.
20 января
14 910 рублей Скидка -29%
22 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%

Из кого состоит проектный офис

Для работы проектного офиса нужно 2-3 сотрудника на постоянной основе. Это непосредственный руководитель, менеджер проектов и ответственный за методологию.

Под конкретные проекты и задачи в Project Management Office нанимают:

  • куратора
  • аудитора
  • тренера
  • менеджера по отчетности и документации
  • специалиста по распределению ресурсов
  • специалиста, который управляет портфелем стратегических инициатив.
Вы научитесь масштабировать Agile–мышление на уровень всей корпорации и взаимодействовать с ТОП–менеджментом.
15 января
14 910 рублей Скидка -29%
15 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь визуализировать клиентский опыт взаимодействия с компанией, учитывая мысли, цели и задачи клиента через CJM.
25 января
14 910 рублей Скидка -29%
1 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы освоите методологию дизайн–мышления и научитесь использовать дизайн-мышление для поиска прорывных идей.
26 января
14 910 рублей Скидка -29%
2 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%

Что дает компании внедрение проектного офиса?

Представьте себе компанию (это может быть производство кухонь или разработка мобильных приложений, что вам ближе), которая постоянно затягивает сроки и не выполняет заказы вовремя. О ней копятся негативные отзывы в интернете, ее не рекомендуют знакомым, «сарафанное радио» работает в обратную сторону: «только не обращайся к ним». Кассовые разрывы растут, персонал уходит, заказы получить все сложнее. Как им может помочь проектный офис?

Они разработают свою систему управления проектами. То есть не будут каждый раз брать проект и начинать все с нуля.

У них появятся шаблоны с определенным порядком процессов, задач, работ. Компания будет понимать и предвидеть возможные риски и работать с ними. И все это под контролем менеджеров проектов, руководителей проектов.

Они видят все узкие места и вовремя реагируют на риски, не впадают в панику, а знают, что делать. Так, с каждым проектом компания становится только сильнее, набирает очки в глазах сотрудников, клиентов, партнеров. У исполнителей есть четкий план работы, быстрая реакция от менеджеров и руководителей на их вопросы. У заказчиков — четкие сроки выполнения заказа и понятный результат.

Проектный офис при правильном подходе может дать экономический эффект в период от 6 месяцев до 2-х лет. Этот вид управления более жизнеспособен, по сравнению с процессной и задачной работой.

Проектный офис позволяет:

  • Правильно расставить приоритеты, избавиться от хаоса в управлении проектами. Сократить количество лишних действий, которые не вписываются в стратегию компании.
  • Сконцентрироваться на том, что приносит компании деньги и повышает лояльность клиентов.
  • Становится понятно: кто за что отвечает, и кто несет ответственность за результат.
  • Увеличивается количество успешных проектов в портфеле компании.
  • Уменьшаются затраты на реализацию проектов.
  • Сокращаются сроки их реализации.
  • Все процессы приходят к определенному стандарту.
  • Ресурсы компании начинают учитываться, их используют более рационально и экономно.
  • Все этапы работы над проектом контролируются.
  • Улучшается коммуникация между сотрудниками.
  • Упрощается ведение документации.
  • Легче найти и получить доступ к нужной информации.
  • Растет профессиональный уровень сотрудников компании.

 развитие проектного офиса

Вы научитесь проводить интервью и исследования по методологии Jobs To Be Done для валидации идей роста.
1 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
10 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь применять навыки Ситуационного Лидерства для развития самоорганизации на уровнях команд и организаций.
3 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
12 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь проектировать Канбан–системы и работать с Канбан–доской в рамках продуктовой и проектной работы.
4 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
15 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%

Проектный офис для банка

В одном из банков, входящих в ТОП-50, решили внедрить офис управления проектами. Причина — несоблюдение сроков по всем проектам банка. Прибыль от одного выполненного в срок проекта могла бы покрыть все расходы на выстраивание системы и внедрение ИСУП (информационной системы управления проектами). То есть ставки высоки. И заинтересованность руководства в создании проектного офиса была максимальной.

Ч ерез два года после создания Project Management Office сдвиги по срокам выпуска проектов составляли 5-15%. Еще через год отставать от сроков перестали вовсе. Все проекты выполняли четко в оговоренное время.

Проектный офис за 90 дней

Компания занимается консалтингом и разработкой софта на заказ. В штате 150 сотрудников. В организации действовал отдел бизнес–анализа: он занимался непосредственно консалтингом и аналитикой для других отделов. Именно с него началось внедрение проектного офиса. То есть все изменения шли снизу и были инициированы командой энтузиастов.

Сотрудники отдела бизнес–анализа поставили цель: выстроить системную работу компании и изменить систему управления проектами, ввести аналитиков в проектные команды IT–отделов. Они проанализировали текущую ситуацию и выявили слабые места.

Для начала сгенерировали ряд шаблонов и концепций для своего отдела. Например, отчет об интервью, отчет об обследовании, правила работы с документами и их оформления. Минимизировали бюрократию и оставили только важное. Обязали всех сотрудников работать только с шаблонами. Если что–то не подходило — создавать новый шаблон документа. На этот этап потребовалось 9 дней.

Объединили сотрудников департамента на онлайн–платформе с форумом, базой знаний и шаблонами документов. Также всех работников переместили в один кабинет.

На 21 день начали проводить раз в неделю внутренние лекции и тренинги.

На 35 день ввели практику написания паспорта проекта (с характеристиками и сроками) и концепции проекта (что сделать, чтобы проект считался успешным).

Поддержки от высшего руководства в компании к этому моменту так и не получили. На 50-й день сотрудники впали из–за этого в уныние. Однако в этот момент они заметили, что документы и шаблоны департамента бизнес–аналитики начали использовать в других отделах. Аналитики подразделения стали востребованы в других проектах.

И, наконец, генеральный директор обратил внимание на отдел бизнес–аналитики. В 55-й день практика написания паспортов проекта и концепции проекта была распространена на всю компанию.

Затем в департаменте бизнес–аналитики занялись классификацией проектов: разделили инвестиционные и коммерческие. Что позволило правильно расставлять приоритеты и устанавливать сроки.

К 60 дню начали вводить метрики для сотрудников. Исследовали критерии правок заказчиков к проектам. Внедрили практику анализа рисков в проектах.

В этот момент руководители компании заговорили о создании проектного офиса. Так, инициатива "снизу" получила мощную поддержку "сверху", реальные полномочия на изменения и проектные эксперименты.

К 90 дню в компании опробовали разные методологии управления проектов в отделах. В некоторых из них начали применять Agile.

В тренингах стали участвовать почти все сотрудники компании.

Кроме того, в этот период была начата аттестация аналитиков и менеджеров проектов. Это позволило здраво оценить компетенции сотрудников.

Через год число успешно завершенных проектов в компании выросло на 45%. Число запускаемых проектов снизилось на 25%. Начали отказываться от безумных инвестпроектов и от слишком рискованных. При этом доходность имеющихся проектов выросла на те же 25%.

Количество отзывов (рецензий) 1
Средний рейтинг рецензии 5
Вы научитесь масштабировать Agile–мышление на уровень всей корпорации и взаимодействовать с ТОП–менеджментом.
15 января
14 910 рублей Скидка -29%
15 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь управлять Scrum–командами, создавать Kanban–системы и руководить внедрением Agile фреймворков.
18 января
14 910 рублей Скидка -29%
18 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
2 790 рублей Скидка -80%
Обучитесь Agile-инструментам влияния на выживаемость бизнеса в условиях крайней неопределенности.
19 января
14 910 рублей Скидка -29%
19 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь создавать бизнес–модели цифровых продуктов и защищать их на презентации перед ТОП–менеджментом.
20 января
14 910 рублей Скидка -29%
22 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь управлять запуском цифровых инноваций и выступать в роли бизнес–трекера для внутренних стартапов.
21 января
14 910 рублей Скидка -29%
25 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь проводить глубинные интервью для поиска сильнейших инсайтов по развитию вашего продукта.
22 января
14 910 рублей Скидка -29%
26 февраля
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь визуализировать клиентский опыт взаимодействия с компанией, учитывая мысли, цели и задачи клиента через CJM.
25 января
14 910 рублей Скидка -29%
1 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы освоите методологию дизайн–мышления и научитесь использовать дизайн-мышление для поиска прорывных идей.
26 января
14 910 рублей Скидка -29%
2 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы освоите методологию развития аналитической культуры в корпорациях для достижения целей цифровой трансформации.
27 января
14 910 рублей Скидка -29%
3 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Обучение эмоциональному интеллекту — способ обновить и оживить корпоративную культуру компании.
28 января
14 910 рублей Скидка -29%
4 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы освоите методологию Growth Hacking — быстрого тестирования гипотез для кратного роста по прибыли.
29 января
14 910 рублей Скидка -29%
5 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь проводить интервью и исследования по методологии Jobs To Be Done для валидации идей роста.
1 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
10 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь применять фреймворк LeSS для объединения нескольких Agile–команд при работе над продуктом.
2 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
11 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь применять навыки Ситуационного Лидерства для развития самоорганизации на уровнях команд и организаций.
3 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
12 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь проектировать Канбан–системы и работать с Канбан–доской в рамках продуктовой и проектной работы.
4 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
15 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь управлять продуктовой стратегией и совместно со стейкходерами формировать дорожную карту развития продукта.
5 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
16 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь радикально повышать вероятность выхода на положительную рентабельность новых бизнес–направлений.
8 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
17 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь проводить оценку целесообразности запуска нового цифрового продукта или бизнес–направления.
9 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
18 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь формировать амбициозные, значимые для бизнеса OKR–цели и совместно с сотрудниками достигать их.
10 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
19 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь использовать сервис продуктовой аналитики Amplitude для нахождения точек роста прибыли продукта.
11 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
22 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы освоите роль Владельца Продукта в Scrum, научитесь приоритизировать задачи и максимизировать бизнес–ценность.
12 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
23 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь применять фреймворк SAFe для объединения нескольких Agile–команд при работе над продуктом.
16 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
24 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь вести Scrum–команды к самоорганизации и высокой продуктивности, с получением сертификации PSM I.
17 февраля
14 910 рублей Скидка -29%
25 марта
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы освоите все мероприятия, роли и артефакты фреймворка Scrum, и сможете применить Scrum на практике в своем отделе.
26 марта
14 910 рублей Скидка -29%
12 мая
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь использовать безбюджетный маркетинг и сделаете первые продажи вашего продукта или идеи прямо на тренинге.
29 марта
14 910 рублей Скидка -29%
13 мая
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%
Вы научитесь определять точки кратного роста прибыли и обоснованно принимать решение где сфокусировать усилия.
14 мая
14 910 рублей Скидка -29%
14 июня
14 490 рублей Скидка -31%
Онлайн–курс Digital–курс
2 790 рублей Скидка -80%