Компания занимается консалтингом и разработкой софта на заказ. В штате 150 сотрудников. В организации действовал отдел бизнес–анализа: он занимался непосредственно консалтингом и аналитикой для других отделов. Именно с него началось внедрение проектного офиса. То есть все изменения шли снизу и были инициированы командой энтузиастов.
Сотрудники отдела бизнес–анализа поставили цель: выстроить системную работу компании и изменить систему управления проектами, ввести аналитиков в проектные команды IT–отделов. Они проанализировали текущую ситуацию и выявили слабые места.
Для начала сгенерировали ряд шаблонов и концепций для своего отдела. Например, отчет об интервью, отчет об обследовании, правила работы с документами и их оформления. Минимизировали бюрократию и оставили только важное. Обязали всех сотрудников работать только с шаблонами. Если что–то не подходило — создавать новый шаблон документа. На этот этап потребовалось 9 дней.
Объединили сотрудников департамента на онлайн–платформе с форумом, базой знаний и шаблонами документов. Также всех работников переместили в один кабинет.
На 21 день начали проводить раз в неделю внутренние лекции и тренинги.
На 35 день ввели практику написания паспорта проекта (с характеристиками и сроками) и концепции проекта (что сделать, чтобы проект считался успешным).
Поддержки от высшего руководства в компании к этому моменту так и не получили. На 50-й день сотрудники впали из–за этого в уныние. Однако в этот момент они заметили, что документы и шаблоны департамента бизнес–аналитики начали использовать в других отделах. Аналитики подразделения стали востребованы в других проектах.
И, наконец, генеральный директор обратил внимание на отдел бизнес–аналитики. В 55-й день практика написания паспортов проекта и концепции проекта была распространена на всю компанию.
Затем в департаменте бизнес–аналитики занялись классификацией проектов: разделили инвестиционные и коммерческие. Что позволило правильно расставлять приоритеты и устанавливать сроки.
К 60 дню начали вводить метрики для сотрудников. Исследовали критерии правок заказчиков к проектам. Внедрили практику анализа рисков в проектах.
В этот момент руководители компании заговорили о создании проектного офиса. Так, инициатива "снизу" получила мощную поддержку "сверху", реальные полномочия на изменения и проектные эксперименты.
К 90 дню в компании опробовали разные методологии управления проектов в отделах. В некоторых из них начали применять Agile.
В тренингах стали участвовать почти все сотрудники компании.
Кроме того, в этот период была начата аттестация аналитиков и менеджеров проектов. Это позволило здраво оценить компетенции сотрудников.
Через год число успешно завершенных проектов в компании выросло на 45%. Число запускаемых проектов снизилось на 25%. Начали отказываться от безумных инвестпроектов и от слишком рискованных. При этом доходность имеющихся проектов выросла на те же 25%.